Mag onze vereniging onder de AVG wedstrijdgegevens aan de andere club geven?

| AE 9894 | Privacy | 29 reacties

Een lezer vroeg me:

Bij onze schaakvereniging publiceren wij de wedstrijduitslagen inclusief namen van deelnemers op de site. Nu maakte een bezoeker daar bezwaar tegen, vandaar dat ik me nu afvraag hoe dit wettelijk zit, zeker onder de AVG die in mei van kracht wordt. Moeten wij toestemming vragen aan onze leden en hoe moeten we omgaan met bezoekers van andere verenigingen?

Voor publicatie van mensen hun persoonlijke informatie op internet is in principe altijd toestemming nodig, tenzij je een contractuele relatie met ze hebt waarbij dit noodzakelijk is, of wanneer je een eigen dringend belang hebt dat zwaarder weegt dan hun privacy. Een contractuele relatie zie ik hier niet – heel misschien met de eigen leden wel, het lidmaatschap van een vereniging is misschien als analoog met een overeenkomst te zien – en die eigen noodzaak kan ik ook zo niet bedenken.

Onder de AVG moet toestemming uitdrukkelijk, specifiek en apart worden gegeven. Dat mensen meedoen met een wedstrijd, is niet genoeg om toestemming uit af te leiden. Alleen als je bij inschrijving een kruisje laat zetten bij “Ik geef toestemming voor publicatie van mijn persoonsgegevens omtrent de wedstrijd op internet” dan gaat het goed.

Maar let op: mensen moeten dit vakje vrijelijk kunnen overslaan, én men moet de toestemming kunnen intrekken en dan van internet gehaald worden. Toestemming is immers op ieder moment zonder opgaaf van redenen intrekbaar.

Arnoud

Mag je per e-mail stemmen op de algemene ledenvergadering?

| AE 7329 | E-mail | 20 reacties

stemmen-stem-vergadering-besluitEen lezer vroeg me:

Bij onze vereniging hebben we altijd een erg lage opkomst bij de algemene ledenvergadering, waardoor we niet altijd kunnen stemmen over belangrijke zaken. Nu stelt een aantal leden voor dat ze hun stem per mail opsturen. Maar mag dat eigenlijk van het verenigingsrecht?

Hoofdregel bij algemene ledenvergaderingen is dat je om te mogen stemmen bij de vergadering moet zijn. Maar de wet, art. 2:38 BW om precies te zijn, bevat een aantal uitzonderingen die elektronisch aanwezig zijn en elektronisch stemmen regelen.

Allereerst heb je als afwezig lid de optie om een ander lid te machtigen. Wil je iemand machtigen, dan moet dat schriftelijk (lid 4) maar dat geschrift mag ook elektronisch zijn (lid 5). Wel moet je in beide gevallen kunnen nagaan dat het echt het lid was dat de machtiging afgaf natuurlijk. In de praktijk betekent dit dat het e-mailadres van het lid al bekend moet zijn bij het bestuur, als iemand met een nieuw mailadres een machtiging geeft dan moet daar even over nagebeld worden.

Op afstand stemmen is ook mogelijk van de wet. Dit moet alleen (lid 6) wel in de statuten staan, en ik gok zomaar dat slechts weinig verenigingen dit als optie hebben opgenomen. Plus, je moet dan zorgen dat de leden op afstand de discussie hebben kunnen volgen, en dat je als vereniging dan ook wéét welke leden er op afstand meedoen. Kort gezegd: zet Skype aan op een groot scherm, met webcam op de vergadering gericht en laat de leden hun webcam ook aanzetten. Dit moet in de statuten geregeld zijn, inclusief de optie of iemand mee mag praten of alleen mag luisteren als hij op afstand meedoet.

Specifiek voor stemmen over bepaalde onderwerpen is er (gelukkig) een iets makkelijker optie. De wet (lid 8) bepaalt dat mensen vooraf (maar niet eerder dan 30 dagen voor de ALV) mogen stemmen via e-mail of andere elektronische media. Ook dit moet in de statuten zijn vastgelegd, bovendien moet in de oproep voor de vergadering gemeld zijn dát men gaat werken met elektronisch stemmen.

Meelezende verenigingsleden: hebben jullie dit in je statuten? En zo niet, hoe gaat elektronisch stemmen of op afstand meevergaderen bij jullie?

Arnoud

Je beroepen op je auteursrecht als vrijwilliger bij een vereniging, kan dat?

| AE 5164 | Auteursrecht | 22 reacties

Een lezer vroeg me:

Bij onze vereniging stapt de webmaster met grote ruzie op een geeft te kennen dat hij de huidige site van de vereniging die hij ontwikkeld heeft, binnen een termijn van 3 weken offline zal halen. Hij beroept zich op het auteursrecht. Nu is er nooit iets op papier geregeld maar kan dit zomaar? Wij zijn dan behoorlijk onthand!

Dit soort ruzies lijken met enige regelmaat in vele verenigingen zich voor te doen, ik schat dat ik elke maand wel een mail van deze strekking krijg.

Natuurlijk, het beste is om expliciet af te spreken wat de vereniging wel en niet mag en wat het lid wel en niet moet maar lang niet iedereen denkt daaraan. Of, de klassieker, je bent lid omdat je de vereniging een warm hart toedraagt en dan ga je toch geen kil-zakelijke voorwaarden stellen? Tsja.

Gelukkig werkt de wet niet zó keihard dat als je weggaat je zomaar al je werk ongedaan mag maken. Samenwerkende partijen moeten zich in het rechtsverkeer gedragen naar redelijkheid en billijkheid, zo staat in de wet. En als er dan niet expliciet iets is afgesproken, dan moet je naar diezelfde redelijkheid en billijkheid kijken om te bepalen wat er dan impliciet afgesproken zou kunnen zijn.

Je beroepen op auteursrecht klinkt natuurlijk heel stoer maar ook dát valt onder die redelijkheid en billijkheid. Als je een vereniging toestaat je werk te gebruiken, en je wéét dat ze sterk afhankelijk zijn van jouw code, dan mág je eenvoudigweg niet zomaar die toestemming intrekken. Dat is niet redelijk, punt. Ook ineens een licentievergoeding gaan vragen mag niet. Dat had je dan vooraf moeten melden. (Natuurlijk mag je wél gaan piepen als de vereniging ineens iets heel anders met je code doet, bijvoorbeeld het als commercieel pakket gaat verkopen aan andere verenigingen.) discussies

Bij social media accounts van de vereniging geldt een vergelijkbare situatie.

Verder kan een vereniging zich mogelijk beroepen op artikel 8 Auteurswet:

Indien eene openbare instelling, eene vereeniging, stichting of vennootschap, een werk als van haar afkomstig openbaar maakt, zonder daarbij eenig natuurlijk persoon als maker er van te vermelden, wordt zij, tenzij bewezen wordt, dat de openbaarmaking onder de bedoelde omstandigheden onrechtmatig was, als de maker van dat werk aangemerkt.

Als dus op de site staat “© 2013 Vereniging X” dan is de vereniging de auteursrechthebbende, ondanks dat een vrijwilliger het werk maakte. Staat de naam van de vrijwilliger erbij, dan geldt deze regeling niet. En ook als de vereniging dit vermeldt terwijl uitdrukkelijk was afgesproken dat ze dit níet mogen vermelden, dan geldt deze regeling niet.

Arnoud

Is een stichting een bedrijf?

| AE 2560 | Webwinkels | 20 reacties

Let op: op 13 juni 2014 is de consumentenwetgeving ingrijpend veranderd. De onderstaande blog is daarom mogelijk verouderd. Voor actuele informatie zie Webwinkelrecht.nl. Een lezer vroeg me Als je als consument iets koopt bij een stichting is er dan altijd spraken van een consumentenkoop of zal dit af hangen van de omstandigheden en zo ja… Lees verder

Mag een vereniging haar leden spammen?

| AE 1796 | Internetrecht | 18 reacties

Tijdens de discussie over opt-in per algemene voorwaarden kwam nog een interessante vraag naar boven: mag een vereniging haar leden ongevraagde mails of SMS-berichten sturen? Hoofdregel is dat je bij ongevraagde elektronische berichten (SMS, e-mail, fax, MSN, noem maar op) toestemming moet hebben voor het versturen van deze berichten. Tenminste, als die berichten “commercieel, charitatief… Lees verder