Mag een vereniging met instemming van de ALV je postadresverkopen?

| AE 10444 | Privacy | 18 reacties

Verandering in de manier waarop de KNLTB met jouw persoonsgegevens omgaat, las ik op de site van de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond (KNLTB), en ik moest ook even zoeken wat de L was. De verandering houdt in dat men op zoek gegaan is naar manieren om “meerwaarde voor jouw KNLTB-lidmaatschap te creëren”, wat inderdaad neerkomt op “we gaan je persoonlijke informatie verkopen”. Maar geen zorgen, de ALV heeft ingestemd met deze nieuwe manier van werken en je kunt je altijd afmelden. Maar, wacht, AVG, wat?

Tussen de regels door lees ik dat de KNLTB op zoek is naar extra bronnen van inkomens, en haar ledenlijst als een waardevol betaalmiddel ziet. Daarom is besloten om die ledenlijst eens commercieel te activeren, door ze aan (ongetwijfeld zorgvuldig geselecteerde) partners te geven. Deze mogen dan bellen of brieven sturen met reclame, totaal maximaal drie keer per kwartaal. E-mail is uitgezonderd, daarvoor moeten leden een aparte opt-in geven vanwege het spamverbod uit de Telecomwet.

Het deed me denken aan de KNVB, die als vereniging het besluit nam om namens leden toestemming te geven. Maar dat is niet het geval hier, want de FAQ biedt zowaar een juridische uitleg:

De grondslag voor het delen van persoonsgegevens met partners van de KNLTB is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang, dat is ontstaan door de beslissing die de Ledenraad hierover heeft genomen in december 2017. Het delen van persoonsgegevens geldt voor eigen acties en promotionele acties van partners van de KNLTB of partijen waarmee de KNLTB een samenwerking is aangegaan.

Dit schuurt bij mij een beetje want het lijkt allemaal sterk op wat er in de AVG staat, maar het klopt volgens mij net niet. Het klopt dat je je kunt beroepen op een eigen gerechtvaardigd belang, en dan mag je persoonsgegevens gebruiken zonder toestemming. Direct marketing wordt in de AVG genoemd als een dergelijk belang, en in principe kun je dat dan doen mits je een opt-out toepast. Dat belang kan van de verantwoordelijke (de KNLTB) zelf zijn of van een derde, dus die marketing zou ook door een partner kunnen gebeuren. De relevantie van het besluit van de ledenraad zie ik niet direct, je hebt als organisatie een belang of niet en daarover stemmen verandert je belang niet, volgens mij.

Alleen wat ontbreekt en wat nou net de kern is van dat belang is dat er een áfweging achteraan komt waarom dit gepast is gezien de privacy en je eigenlijk geen andere optie hebt dan deze invulling. En dat is waar het bij direct marketing al heel snel misgaat. Toestemming vragen is immers niet moeilijk – in tegenstelling tot bijvoorbeeld cameratoezicht of fraude-detectie.

Daar staat tegenover dat de verkochte gegevens alleen je postadres en telefoonnummer zijn. De privacy-impact van reclame per post vind ik kleiner dan e-mail, zeker omdat er geen persoonlijke interesses en dergelijke worden verkocht. Behalve dan dat je houdt van lawn tennis natuurlijk.

Daarom denk ik dat dit misschien toch wel door de beugel kan, mede vanwege de duidelijke communicatie en de afmeldmogelijkheid. De KNTLB moet er wel zelf voor zorgen dat die partners je gegevens dan ook weggooien, overigens.

Arnoud

Mag onze vereniging onder de AVG wedstrijdgegevens aan de andere club geven?

| AE 9894 | Privacy | 29 reacties

Een lezer vroeg me:

Bij onze schaakvereniging publiceren wij de wedstrijduitslagen inclusief namen van deelnemers op de site. Nu maakte een bezoeker daar bezwaar tegen, vandaar dat ik me nu afvraag hoe dit wettelijk zit, zeker onder de AVG die in mei van kracht wordt. Moeten wij toestemming vragen aan onze leden en hoe moeten we omgaan met bezoekers van andere verenigingen?

Voor publicatie van mensen hun persoonlijke informatie op internet is in principe altijd toestemming nodig, tenzij je een contractuele relatie met ze hebt waarbij dit noodzakelijk is, of wanneer je een eigen dringend belang hebt dat zwaarder weegt dan hun privacy. Een contractuele relatie zie ik hier niet – heel misschien met de eigen leden wel, het lidmaatschap van een vereniging is misschien als analoog met een overeenkomst te zien – en die eigen noodzaak kan ik ook zo niet bedenken.

Onder de AVG moet toestemming uitdrukkelijk, specifiek en apart worden gegeven. Dat mensen meedoen met een wedstrijd, is niet genoeg om toestemming uit af te leiden. Alleen als je bij inschrijving een kruisje laat zetten bij “Ik geef toestemming voor publicatie van mijn persoonsgegevens omtrent de wedstrijd op internet” dan gaat het goed.

Maar let op: mensen moeten dit vakje vrijelijk kunnen overslaan, én men moet de toestemming kunnen intrekken en dan van internet gehaald worden. Toestemming is immers op ieder moment zonder opgaaf van redenen intrekbaar.

Arnoud

Mag je per e-mail stemmen op de algemene ledenvergadering?

| AE 7329 | Privacy | 20 reacties

stemmen-stem-vergadering-besluitEen lezer vroeg me:

Bij onze vereniging hebben we altijd een erg lage opkomst bij de algemene ledenvergadering, waardoor we niet altijd kunnen stemmen over belangrijke zaken. Nu stelt een aantal leden voor dat ze hun stem per mail opsturen. Maar mag dat eigenlijk van het verenigingsrecht?

Hoofdregel bij algemene ledenvergaderingen is dat je om te mogen stemmen bij de vergadering moet zijn. Maar de wet, art. 2:38 BW om precies te zijn, bevat een aantal uitzonderingen die elektronisch aanwezig zijn en elektronisch stemmen regelen.

Allereerst heb je als afwezig lid de optie om een ander lid te machtigen. Wil je iemand machtigen, dan moet dat schriftelijk (lid 4) maar dat geschrift mag ook elektronisch zijn (lid 5). Wel moet je in beide gevallen kunnen nagaan dat het echt het lid was dat de machtiging afgaf natuurlijk. In de praktijk betekent dit dat het e-mailadres van het lid al bekend moet zijn bij het bestuur, als iemand met een nieuw mailadres een machtiging geeft dan moet daar even over nagebeld worden.

Op afstand stemmen is ook mogelijk van de wet. Dit moet alleen (lid 6) wel in de statuten staan, en ik gok zomaar dat slechts weinig verenigingen dit als optie hebben opgenomen. Plus, je moet dan zorgen dat de leden op afstand de discussie hebben kunnen volgen, en dat je als vereniging dan ook wéét welke leden er op afstand meedoen. Kort gezegd: zet Skype aan op een groot scherm, met webcam op de vergadering gericht en laat de leden hun webcam ook aanzetten. Dit moet in de statuten geregeld zijn, inclusief de optie of iemand mee mag praten of alleen mag luisteren als hij op afstand meedoet.

Specifiek voor stemmen over bepaalde onderwerpen is er (gelukkig) een iets makkelijker optie. De wet (lid 8) bepaalt dat mensen vooraf (maar niet eerder dan 30 dagen voor de ALV) mogen stemmen via e-mail of andere elektronische media. Ook dit moet in de statuten zijn vastgelegd, bovendien moet in de oproep voor de vergadering gemeld zijn dát men gaat werken met elektronisch stemmen.

Meelezende verenigingsleden: hebben jullie dit in je statuten? En zo niet, hoe gaat elektronisch stemmen of op afstand meevergaderen bij jullie?

Arnoud

Je beroepen op je auteursrecht als vrijwilliger bij een vereniging, kan dat?

| AE 5164 | Intellectuele rechten | 22 reacties

Een lezer vroeg me: Bij onze vereniging stapt de webmaster met grote ruzie op een geeft te kennen dat hij de huidige site van de vereniging die hij ontwikkeld heeft, binnen een termijn van 3 weken offline zal halen. Hij beroept zich op het auteursrecht. Nu is er nooit iets op papier geregeld maar kan… Lees verder

Is onze vereniging een internetprovider?

| AE 2726 | Ondernemingsvrijheid | 29 reacties

Een lezer vroeg me: Sinds kort hebben wij internet in ons scoutinggebouw en wij waren benieuwd waar wij ons wettelijk aan moeten houden op het moment dat wij internet aan gaan bieden aan groepen en individuen, die ons scoutinggebouw huren. Hij is niet de eerste die me de vraag stelde: ook cafés, bibliotheken, bedrijvengebouwen en… Lees verder

Mag een vereniging haar leden spammen?

| AE 1796 | Informatiemaatschappij | 18 reacties

Tijdens de discussie over opt-in per algemene voorwaarden kwam nog een interessante vraag naar boven: mag een vereniging haar leden ongevraagde mails of SMS-berichten sturen? Hoofdregel is dat je bij ongevraagde elektronische berichten (SMS, e-mail, fax, MSN, noem maar op) toestemming moet hebben voor het versturen van deze berichten. Tenminste, als die berichten “commercieel, charitatief… Lees verder