Mag je stiekem de algemene ledenvergadering filmen?

| AE 9736 | Privacy | 10 reacties

Een lezer vroeg me:

Bij de afgelopen algemene ledenvergadering van onze vereniging bleek iemand stiekem beeld- en geluidsopnamen te hebben gemaakt. Toen hij daarop aangesproken werd, verdedigde hij zich met het argument dat hij bewijs wilde verzamelen van wat er werd gezegd, omdat hij de notulen niet vertrouwde. Staat hij in zijn recht?

In principe heb je inderdaad het recht om zelfstandig bewijs te vergaren van wat er op een vergadering wordt gezegd. De klassieke manier was je eigen aantekeningen van het gesprek te maken, maar daarmee sta je natuurlijk niet heel sterk als de officiële notulen iets anders zeggen. Geluidsopnamen zijn sterker, en helemaal als je er beeld bij hebt.

Het opnemen van beeld en geluid in een vergadering is juridisch echter problematisch. Een ALV is meestal een besloten gebeurtenis, en de wet is vrij streng in stiekem maken van opnames in zo’n situatie. Het stiekem maken van afbeeldingen van mensen is bijvoorbeeld strafbaar (art. 139f Strafrecht), net als het stiekem afluisteren van gesprekken (art. 139a Strafrecht), hoewel bij dat laatste je niet strafbaar bent als deelnemer. Kort en goed: de camera moet worden gemeld maar de microfoon mag stiekem aan.

Wel zal zo’n opname vallen onder de Wet bescherming persoonsgegevens, en straks de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Beeld en geluid maken waarop mensen herkenbaar te zien/horen zijn, vormt een verwerking van persoonsgegevens. En omdat die meer is dan een zuiver huishoudelijke vastlegging, moet je je daarbij gewoon aan de regels uit de wet houden. (Ja, ook als je zegt dat dit een journalistieke verwerking is.)

Toestemming is niet perse nodig, maar als je zonder toestemming deze opnames maakt dan moet je wel een duidelijke rechtvaardiging hebben én doen wat je kunt om de privacyimpact bij andere mensen te minimaliseren. Publiceren van die beelden zal dus in principe niet kunnen, maar stukjes als bewijs overleggen bij een geschil kan denk ik wel. Daarnaast moet je de beelden natuurlijk veilig opslaan tegen datalekken, en moet je mensen informeren over wat je doet met de beelden.

Alles bij elkaar denk ik dat het nog knap lastig wordt om dit goed te doen als individueel lid. Misschien is het dan ook beter om de ALV te verzoeken standaard geluidsopnames te maken die de secretaris goed bewaart, zodat bij geschillen dingen teruggeluisterd kunnen worden?

Arnoud

Mag je per e-mail stemmen op de algemene ledenvergadering?

| AE 7329 | Privacy | 20 reacties

stemmen-stem-vergadering-besluitEen lezer vroeg me:

Bij onze vereniging hebben we altijd een erg lage opkomst bij de algemene ledenvergadering, waardoor we niet altijd kunnen stemmen over belangrijke zaken. Nu stelt een aantal leden voor dat ze hun stem per mail opsturen. Maar mag dat eigenlijk van het verenigingsrecht?

Hoofdregel bij algemene ledenvergaderingen is dat je om te mogen stemmen bij de vergadering moet zijn. Maar de wet, art. 2:38 BW om precies te zijn, bevat een aantal uitzonderingen die elektronisch aanwezig zijn en elektronisch stemmen regelen.

Allereerst heb je als afwezig lid de optie om een ander lid te machtigen. Wil je iemand machtigen, dan moet dat schriftelijk (lid 4) maar dat geschrift mag ook elektronisch zijn (lid 5). Wel moet je in beide gevallen kunnen nagaan dat het echt het lid was dat de machtiging afgaf natuurlijk. In de praktijk betekent dit dat het e-mailadres van het lid al bekend moet zijn bij het bestuur, als iemand met een nieuw mailadres een machtiging geeft dan moet daar even over nagebeld worden.

Op afstand stemmen is ook mogelijk van de wet. Dit moet alleen (lid 6) wel in de statuten staan, en ik gok zomaar dat slechts weinig verenigingen dit als optie hebben opgenomen. Plus, je moet dan zorgen dat de leden op afstand de discussie hebben kunnen volgen, en dat je als vereniging dan ook wéét welke leden er op afstand meedoen. Kort gezegd: zet Skype aan op een groot scherm, met webcam op de vergadering gericht en laat de leden hun webcam ook aanzetten. Dit moet in de statuten geregeld zijn, inclusief de optie of iemand mee mag praten of alleen mag luisteren als hij op afstand meedoet.

Specifiek voor stemmen over bepaalde onderwerpen is er (gelukkig) een iets makkelijker optie. De wet (lid 8) bepaalt dat mensen vooraf (maar niet eerder dan 30 dagen voor de ALV) mogen stemmen via e-mail of andere elektronische media. Ook dit moet in de statuten zijn vastgelegd, bovendien moet in de oproep voor de vergadering gemeld zijn dát men gaat werken met elektronisch stemmen.

Meelezende verenigingsleden: hebben jullie dit in je statuten? En zo niet, hoe gaat elektronisch stemmen of op afstand meevergaderen bij jullie?

Arnoud