Hoe maak je sms-berichten en appjes van ambtenaren Wob-baar?

| AE 11257 | Regulering, Uitingsvrijheid | 23 reacties

Alweer wat ouder nieuws, maar toch: sms-berichten en appjes van ambtenaren vallen onder de Wet openbaarheid van bestuur. Dat besliste de Raad van State enige tijd terug. Iets formeler gezegd: het medium waarin informatie wordt opgeslagen of verstuurd, is niet relevant. Of iets nu in een sms bericht staat of in een papieren brief: als de informatie onder de reikwijdte van de Wob valt, dan heeft de burger daar recht op. Werk aan de winkel dus voor ambtenaren, want sms- en appverkeer wordt gewoonlijk niet standaard gearchiveerd of zelfs maar centraal bijgehouden. Hoe ga je dat nu concreet beheren?

Alleen al praktisch is dat een behoorlijke kluif. Formele communicatie per brief gaat al heel wat jaren goed, omdat dit beheersbare informatiestromen zijn. Er is vaak ook een postkamer of secretaresse (m/v) die bepaalt wat bewaard moet, en een archivaris die er het juiste labeltje op plakt zodat het te vinden is. Bij e-mail blijkt dit in de praktijk nu al wat lastiger, maar het kan omdat dat centraal op te slaan is.

App-berichten en sms-berichten staan normaal echter alleen op de telefoon waar ze zijn ontvangen. Als je mazzel hebt, heeft de ambtenaar de desktopversie van WhatsApp maar dan nog. Natuurlijk, je kunt iemands telefoon periodiek leegtrekken maar dat is nogal een proces. En een oekaze rondsturen dat iedereen wekelijks zijn chatlogs moet inleveren is natuurlijk leuk op papier, maar dat zal niet -of althans niet 100%- gebeuren en dan heb je wettelijk een probleem.

En nog een leuke, uit dat NRC artikel: “Het maakt daarbij niet uit op welk apparaat (zakelijk of privé) deze berichten staan omdat anders de wet kan worden ontlopen door de keuze van het apparaat waarop deze staan.” Het klinkt me logisch in de oren dat veel ambtenaren met hun privételefoon zullen appen of sms’en over werk, dat doet namelijk iedereen. En dan moet je dus een proces invoeren waarbij je vanaf privételefoons die berichten uitleest, en daarbij ook nog eens de privacy van de ambtenaar in privéhoedanigheid respecteert. Ik geef het je te doen.

Een reglement dan, zullen de HR-professionals nu denken. Gewoon opschrijven dat alle berichten moeten worden ingeleverd en dat je geen privéconversaties mag voeren behalve in eigen tijd, en dan niet over werk praten zodat je de Wob vermijdt. Klinkt leuk, wederom op papier, maar werkt niet: mensen mógen privéconversaties voeren op het werk, ook met klanten en relaties, en de werkgever moet daar ruimte voor maken. Hij mag ook niet botweg die berichten dan opvragen en archiveren, er moet een goede reden zijn om in privécommunicatie te kijken. En dat de Wob mogelijk geldt op andere berichten in dat communicatiemedium, is niet goed genoeg.

Hoe zouden jullie dit aanpakken als je de verantwoordelijke informatiemanager was bij de overheid?

Arnoud

Deel dit artikel

    • Uit het artikel: ” Onder meer sms- en WhatsApp-berichten werden geweigerd omdat de minister vindt dat het alternatieven zijn voor telefoongesprekken, en die vallen niet onder de Wob.”

      Het criterium is of informatie is opgeslagen op een wijze zodat deze op een later tijdstip kan worden teruggewonnen. Papier, SMS, WhatsApp, email, maakt niet uit. Een telefoongesprek of face-2-face gesproken woord wordt in de regel niet opgeslagen en valt dus niet onder Wob,

      Wat de praktische uitvoering aangaat van WhatsApp/SMS: laat eigenlijk maar. Met de bij Wob-verzoeken gebruikelijke zwarte stift is je schermpje na 3 strepen helemaal zwart dus het lijkt me allemaal de moeite niet 🙂

  1. Hoe zouden jullie dit aanpakken als je de verantwoordelijke informatiemanager was bij de overheid?

    Ik zou afkijken hoe men dat doet in het buitenland. Gegeven de diverse relletjes in de VS over Hillary’s privé email server en Ivanka Trump’s Facebook messaging (?) lijkt me dat buiten Nederland daar veel over wordt nagedacht.

  2. Een reglement dan, zullen de HR-professionals nu denken. [..] Klinkt leuk, wederom op papier, maar werkt niet

    Als dit niet zou werken waarom zit het probleem dan bij het medium SMS en Whatsapp ? Bij correspondentie via email speelt hetzelfde lijkt me ? Overigens lees ik dat de Afdeling overweegt dat dit wel een oplossing is.

    Anders dan de minister betoogt valt niet in te zien waarom de werkgever hiertoe geen mogelijkheden heeft bijvoorbeeld door het opstellen van werkprotocollen voor de omgang met berichten op telefoons. Hierbij kan worden omschreven hoe moet worden omgegaan met berichten die het werk betreffen
    Wat je dus eigenlijk zegt is dat de Afdeling daarmee erg ver los staat van de realiteit ?

  3. Wekelijks iedere ambtenaar zijn zakelijke chats (sms, whatsapp, etc.) laten aanleveren met de instructie om alles wat privé is weg te halen. En als ze het niet doen ze er op aanspreken en eventueel aangeven dat dat werk weigering is. Het aangeven dat er niets zakelijk is verstuurd of ontvangen moet kunnen. Op deze manier bescherm je de privacy van de ambtenaar en heb je de informatie.

  4. Wel eens geprobeerd om DM’s van Twitter te downloaden? Bijna niet te doen. Je kunt je tweets als archief downloaden maar daar zitten de DM’s niet bij. Je kunt ook “alles” opvragen maar dat is niet in een bruikbaar formaat. En ik merk dat er nogal wat mensen zijn die vooral per DM bereikbaar zijn. Mails worden vaak niet beantwoord.

  5. Wat ik denk?

    Dat er regels voor ambtenaren worden opgesteld dat men niet meer via deze kanalen over werk mag communiceren en/of niet meer op privé toestellen over werk mag communiceren. Uiteraard werkt dit voor geen meter en na een korte periode van aandacht verslapt de controle en gebeurt het toch. ‘We zien wel waar het schip strandt.’

    Af en toe levert dat een probleem op met WoB verzoeken waarbij de overheid zich excuseert: ‘we kunnen er niets aan doen onze medewerker heeft zich niet aan de regels gehouden en nu is het weg…’. De ambtenaar in kwestie krijgt een waarschuwing zonder verdere gevolgen en iedereen gaat vrolijk verder als altijd.

    Met andere woorden, wat er altijd gebeurt als de wet iets onwerkbaars eist en de gevolgen van niet volgen van de wet beperkt tot niet bestaand zijn.

    • Burgers ervaren het als zeer prettig en klantvriendelijk als ambtenaren via moderne communicatiemiddelen bereikbaar zijn. Het is daarom een slecht idee om WhatsApp en SMS te verbieden. Deze berichten kunnen ook archiefwaardig zijn en kunnen en moeten daarom ook opgeslagen worden. Bij een Wob-verzoek horen deze dan ook boven water te komen. Of dit bij elke overheidsinstantie en elke proceseigenaar goed gaat is natuurlijk een tweede, maar een verbod op WhatsApp en SMS lijkt me niet wenselijk.

      • Voor communicatie naar de burger toe kan voor zowel whatsapp als SMS een desktop applicatie worden gebruikt met een voor dit doel aangemaakt account. Met die software kan je berichten exporteren en dus archiveren. De data op de computer kan je dagelijk meenemen in backups. Daar zie ik niet zo’n probleem.

        Het probleem is dat interne communicatie ook onder WoB valt en daar zie ik de ambtenaren eerder een privé telefoon of een mobiele app gebruiken. En in die situatie ben ik erg sceptisch dat dit ooit goed geregeld wordt.

      • Ik vind dat erheel wat te zeggen is voor een overheid die op een beperkt, overzichtelijk aantal manieren communiceert. En het vereiste dat een communicatie relatief gemakkelijk van metadata (verzender, dossiernummer, geaddresseerde) voorzien kan worden en gearchiveerd kan worden mag best een rol spelen bij de keuze welke manieren van communicatie toegelaten zijn.

        Wat is er mis met een overheid die per brief communiceert, en in een spoedgeval via een telefoontje?

        Er zitten ook wel wat AVG aspecten aan dit hele verhaal.

        Als ik als ambtenaar mijn privenummer gedeeld heb met personeelszaken of collega’s dan is dit om bereikbaar te zijn in noodgevallen en om makkelijker de vrijmibo te regelen, niet om werkgerelateerde SMS-jes of Appjes op te ontvangen. (nee, zelfs niet na zogenaamde toestemming. Gegeven toestemming moet met een korrel zout genomen worden gezien de werkgever/werknemer machtsverhouding) .

        Ik maak me sterk dat werkgerelateerde berichten op een privetelefoon, uitzonderingen daargelaten, niet kunnen onder de AVG.

        En overheidscorrespondentie op een privetelefoon of via Whatsapp lijkt me ook al niet heel veilig. Wie weet welke buitenlandse mogendheid meekijkt.

        Houd het maar lekker bij enkele veilige en archieveerbare communicatiekanalen, da’s beter voor iedereen.

  6. Ik ben geen ambtenaar maar ik werk wel heel regelmatig met en voor ambtenaren. In mijn ervaring wordt er inderdaad wel zakelijk gecommuniceerd via sms of whatsapp e.d. maar in 95% van de gevallen is dat vooral in relatie tot het bijwonen of op tijd zijn bij afspraken en vergaderingen, of vragen wat er in een bepaalde brief stond of aangeven dat iets in een brief of mail moet worden opgenomen. (En dus staat het al in die brief of mail) Ik heb de WOB hoog zitten maar ik denk dat deze uitspraak van de rechter toch een dode letter gaat worden. Het enige wat deze uitspraak doet is formeel voorkomen dat mensen de telefoon gaan gebruiken om oder de WOB uit te komen, En mocht het echt om inhoudelijke communicatie gaan dan is de mentaliteit van de gemiddelde ambtenaar zodanig dat tenminste één (zoniet allebei) de partijen het appje zal archiveren om in de toekomst aan te kunnen refereren.

    • Met een Wob-verzoek kun je niet ineens beslag leggen op een heel opslagmedium als daar 1 ding over je op staat. De informatie moet worden vrijgegeven, niet het hele medium. Dit kan trouwens makkelijk ondervangen worden door dit soort SMS’jes te archiveren in een digitaal archief, en de SMS tijdig van je mobiel te verwijderen. Qua werkzaamheden lijkt het me ook handig om je informatie op zo min mogelijk plekken te hoeven zoeken. En als je tijdig verwijdert, loop je ook niet het risico dat je iets te lang bewaart. Denk bijvoorbeeld ook aan 15 jaar oude mailboxen die nooit geleegd zijn. Als je slordig bent, of het een lopend dossier betreft, kan er wat van de telefoon moeten komen. Als dat een privételefoon is, is dat jouw keuze geweest. Over het algemeen zal je namelijk een werktelefoon geleverd krijgen, of een compensatie voor het gebruik van je privételefoon voor werk.

  7. Er zijn mogelijkheden om selectieve extracten te maken van SMS- en Whatsapp berichten. De gebruiker/eigenaar van de telefoon kan selecteren welke berichten betrekking hebben op een WOB-verzoek en vervolgens deze extraheren en exporteren naar een PDF of XML-bestand. Er is digitaal forensische software op de markt waarmee dit kan worden gerealiseerd. Politie maakt hier bijvoorbeeld ook gebruik van om op een eenvoudige, laagdrempelige manier beeld- en tekstmateriaal van getuigen aan een zaak toe te voegen. Dit klinkt misschien wat “zwaar”, maar je moet het puur zien als een handig hulpmiddel. Iedere andere methode om tekstberichten van je telefoon te krijgen en in een leesbaar en bruikbaar formaat te verpakken kost enorm veel onnodige tijd en energie.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS