Hoe maak je sms-berichten en appjes van ambtenaren Wob-baar?

| AE 11257 | Regulering, Uitingsvrijheid | 23 reacties

Alweer wat ouder nieuws, maar toch: sms-berichten en appjes van ambtenaren vallen onder de Wet openbaarheid van bestuur. Dat besliste de Raad van State enige tijd terug. Iets formeler gezegd: het medium waarin informatie wordt opgeslagen of verstuurd, is niet relevant. Of iets nu in een sms bericht staat of in een papieren brief: als de informatie onder de reikwijdte van de Wob valt, dan heeft de burger daar recht op. Werk aan de winkel dus voor ambtenaren, want sms- en appverkeer wordt gewoonlijk niet standaard gearchiveerd of zelfs maar centraal bijgehouden. Hoe ga je dat nu concreet beheren?

Alleen al praktisch is dat een behoorlijke kluif. Formele communicatie per brief gaat al heel wat jaren goed, omdat dit beheersbare informatiestromen zijn. Er is vaak ook een postkamer of secretaresse (m/v) die bepaalt wat bewaard moet, en een archivaris die er het juiste labeltje op plakt zodat het te vinden is. Bij e-mail blijkt dit in de praktijk nu al wat lastiger, maar het kan omdat dat centraal op te slaan is.

App-berichten en sms-berichten staan normaal echter alleen op de telefoon waar ze zijn ontvangen. Als je mazzel hebt, heeft de ambtenaar de desktopversie van WhatsApp maar dan nog. Natuurlijk, je kunt iemands telefoon periodiek leegtrekken maar dat is nogal een proces. En een oekaze rondsturen dat iedereen wekelijks zijn chatlogs moet inleveren is natuurlijk leuk op papier, maar dat zal niet -of althans niet 100%- gebeuren en dan heb je wettelijk een probleem.

En nog een leuke, uit dat NRC artikel: “Het maakt daarbij niet uit op welk apparaat (zakelijk of privé) deze berichten staan omdat anders de wet kan worden ontlopen door de keuze van het apparaat waarop deze staan.” Het klinkt me logisch in de oren dat veel ambtenaren met hun privételefoon zullen appen of sms’en over werk, dat doet namelijk iedereen. En dan moet je dus een proces invoeren waarbij je vanaf privételefoons die berichten uitleest, en daarbij ook nog eens de privacy van de ambtenaar in privéhoedanigheid respecteert. Ik geef het je te doen.

Een reglement dan, zullen de HR-professionals nu denken. Gewoon opschrijven dat alle berichten moeten worden ingeleverd en dat je geen privéconversaties mag voeren behalve in eigen tijd, en dan niet over werk praten zodat je de Wob vermijdt. Klinkt leuk, wederom op papier, maar werkt niet: mensen mógen privéconversaties voeren op het werk, ook met klanten en relaties, en de werkgever moet daar ruimte voor maken. Hij mag ook niet botweg die berichten dan opvragen en archiveren, er moet een goede reden zijn om in privécommunicatie te kijken. En dat de Wob mogelijk geldt op andere berichten in dat communicatiemedium, is niet goed genoeg.

Hoe zouden jullie dit aanpakken als je de verantwoordelijke informatiemanager was bij de overheid?

Arnoud

Gemeente mag geen leges heffen voor Wob-verzoek

| AE 5109 | Uitingsvrijheid | 26 reacties

wobGemeentes mogen geen leges heffen voor het leveren van informatie naar aanleiding van een Wob-verzoek, bepaalde de Hoge Raad gisteren. Bij De Nieuwe Reporter spreken ze van “uit handen slaan van een belangrijk wapen uit om Wob-verzoeken van journalisten te traineren”.

Op grond van de Wet openbaarheid van bestuur mag iedereen overheidsstukken opvragen (behalve in een paar categorieën uitzonderingen). Journalisten maken hier graag gebruik van, en met name bij gemeenten wordt dat nogal eens als een last ervaren. Om gevis naar stapels documenten onder de Wob binnen de perken te houden, of afhankelijk van je frame om de vrije nieuwsgaring te belemmeren, werd onder meer vaak leges geheven. Brenno ‘Bigwobber’ de Winter kreeg 30.000 euro aan leges voor de kiezen, bijvoorbeeld.

Nu zijn leges op zich legitiem wanneer de burger een dienst wil van de overheid. Maar bij diensten die primair om een algemeen belang gaan, mag dat niet. U herinnert zich wellicht nog de uitspraak uit 2011 over het paspoort dat gratis werd, dit ging over dezelfde redenering. (Daarna werd snel een reparatiewetje doorgevoerd dat expliciet zei dat gemeentes wél geld mogen vragen voor paspoorten, wat door de rechter bevestigd werd.)

De Hoge Raad trekt die lijn nu door naar leges voor Wob-verzoeken:

[Uit de wettekst] moet worden afgeleid dat de openbaarmaking van informatie naar aanleiding van een Wob-verzoek, behoudens de hierna in onderdeel 3.3.7 genoemde werkzaamheden, niet in overheersende mate verband houdt met dienstverlening ten behoeve van een individualiseerbaar belang.
Uitgezonderd zijn de in 3.3.7 van het arrest genoemde zaken: kopieën van documenten en uittreksels of samenvattingen van de inhoud daarvan. Dat is wél een “individualiseerbaar belang”, iets dat de Wobber specifiek vraagt en niet een dienst van algemeen nut.

Is het probleem daarmee van tafel? Nou nee, niet bepaald. Want gemeentes zullen nu niet ineens Wob-fan worden, noch zullen journalisten ineens minder Wobverzoeken gaan indienen. Dus er zullen hordes opgeworpen blijven worden tegen wat gemeentes zien als excessief gewob, en journalisten zullen daartegen blijven ageren.

De IT-er in mij ziet (zoals bij elk probleem) de oplossing in een database: waarom zetten gemeentes niet standaard zo veel mogelijk informatie online? Het lijkt me dat als je een document maakt je snel kunt inschatten of het openbaar moet zijn of niet. En als er privédetails in zitten dan kun je dat beter tijdens het opstellen van het document weglaten of redigeren dan achteraf. Of mis ik iets?

Arnoud