Hoe maak je sms-berichten en appjes van ambtenaren Wob-baar?

| AE 11257 | Regulering, Uitingsvrijheid | 23 reacties

Alweer wat ouder nieuws, maar toch: sms-berichten en appjes van ambtenaren vallen onder de Wet openbaarheid van bestuur. Dat besliste de Raad van State enige tijd terug. Iets formeler gezegd: het medium waarin informatie wordt opgeslagen of verstuurd, is niet relevant. Of iets nu in een sms bericht staat of in een papieren brief: als de informatie onder de reikwijdte van de Wob valt, dan heeft de burger daar recht op. Werk aan de winkel dus voor ambtenaren, want sms- en appverkeer wordt gewoonlijk niet standaard gearchiveerd of zelfs maar centraal bijgehouden. Hoe ga je dat nu concreet beheren?

Alleen al praktisch is dat een behoorlijke kluif. Formele communicatie per brief gaat al heel wat jaren goed, omdat dit beheersbare informatiestromen zijn. Er is vaak ook een postkamer of secretaresse (m/v) die bepaalt wat bewaard moet, en een archivaris die er het juiste labeltje op plakt zodat het te vinden is. Bij e-mail blijkt dit in de praktijk nu al wat lastiger, maar het kan omdat dat centraal op te slaan is.

App-berichten en sms-berichten staan normaal echter alleen op de telefoon waar ze zijn ontvangen. Als je mazzel hebt, heeft de ambtenaar de desktopversie van WhatsApp maar dan nog. Natuurlijk, je kunt iemands telefoon periodiek leegtrekken maar dat is nogal een proces. En een oekaze rondsturen dat iedereen wekelijks zijn chatlogs moet inleveren is natuurlijk leuk op papier, maar dat zal niet -of althans niet 100%- gebeuren en dan heb je wettelijk een probleem.

En nog een leuke, uit dat NRC artikel: “Het maakt daarbij niet uit op welk apparaat (zakelijk of privé) deze berichten staan omdat anders de wet kan worden ontlopen door de keuze van het apparaat waarop deze staan.” Het klinkt me logisch in de oren dat veel ambtenaren met hun privételefoon zullen appen of sms’en over werk, dat doet namelijk iedereen. En dan moet je dus een proces invoeren waarbij je vanaf privételefoons die berichten uitleest, en daarbij ook nog eens de privacy van de ambtenaar in privéhoedanigheid respecteert. Ik geef het je te doen.

Een reglement dan, zullen de HR-professionals nu denken. Gewoon opschrijven dat alle berichten moeten worden ingeleverd en dat je geen privéconversaties mag voeren behalve in eigen tijd, en dan niet over werk praten zodat je de Wob vermijdt. Klinkt leuk, wederom op papier, maar werkt niet: mensen mógen privéconversaties voeren op het werk, ook met klanten en relaties, en de werkgever moet daar ruimte voor maken. Hij mag ook niet botweg die berichten dan opvragen en archiveren, er moet een goede reden zijn om in privécommunicatie te kijken. En dat de Wob mogelijk geldt op andere berichten in dat communicatiemedium, is niet goed genoeg.

Hoe zouden jullie dit aanpakken als je de verantwoordelijke informatiemanager was bij de overheid?

Arnoud

Mag een gemeente me verbieden gesprekken op te nemen?

| AE 8568 | Privacy | 22 reacties

microfoon-afluisteren-interviewEen lezer vroeg me:

Bij de uitkeringsinstantie in mijn gemeente hangen huisregels aan de deur waar onder meer in staat dat je gesprekken niet mag opnemen. Doe je dat toch, dan kun je sancties opgelegd krijgen. Hoe verhoudt zich dat tot jouw bericht dat je je eigen gesprekken mag opnemen?

In dat bericht refereer ik aan de algemene regels uit het Wetboek van Strafrecht. Die zeggen dat het strafbaar is om gesprekken op te nemen waar je geen deelnemer aan bent (of in opdracht van een deelnemer handelt).

Omgekeerd, als je wél deelnemer bent of in opdracht handelt, dan mag je dus opnemen. Ook zonder het te hoeven zeggen aan de wederpartij. Publicatie van de opname kan een probleem zijn, maar het opnemen sec is gewoon legaal.

Een deelnemer aan een gesprek kan daar bezwaar tegen hebben, en om die reden dan willen afspreken dat er geen opnames worden gemaakt. Dat mag in principe, je bent vrij om afspraken te maken (of niet). Ook als de wederpartij een overheidsinstantie is.

Lastig is alleen dat dit niet echt een vrije onderhandeling is maar een door de instantie opgelegde verplichting. En dan voelt het een stuk oneerlijker. Niet voor niets adviseerde de Ombudsman alweer een dik jaar geleden dat de overheid moet toestaan dat burgers gesprekken met ambtenaren opnemen. Maar de praktijk is hardnekkig.

Ik heb er moeite mee dat een overheid zo’n regel opstelt. Je bent als burger erg afhankelijk van de overheid, en een gespreksopname is vaak de enige manier om te bewijzen wat er écht is gezegd. Als ik dan heel formeel word, dan zeg ik dat hier censuur wordt gepleegd: een voorafgaand verbod op het vergaren van informatie (art. 10 EVRM).

De rechtvaardiging is meestal dat er misbruik gemaakt kan worden van de opname. Mensen gaan knippen in de opname en zetten dat op internet, of gebruiken de opname om de ambtenaar persoonlijk een hak te zetten. Dat is zeer kwalijk en moet kunnen worden aangepakt, maar het is nogal een paardenmiddel om dan te zeggen, dan mag niemand meer opnemen.

Arnoud

Gemeentemedewerker moet Facebookprotestberichten weghalen van werkgever

| AE 7677 | Ondernemingsvrijheid, Uitingsvrijheid | 9 reacties

facebook-dislike-like.pngEen medewerker van de gemeente Eindhoven, werkzaam bij het IJssportcentrum en tegenstander van het sluiten van deze accommodatie, heeft op last van zijn leidinggevende berichten van zijn Facebook-pagina tegen de voorgenomen sluiting moeten verwijderen. Dat las ik in het ED. De man had diverse posts geplaatst die het verzet tegen de sluiting ondersteunen. Merkwaardig zou je denken, je mag privé toch wel zeggen dat je tegen een sluiting bent ook al is je werkgever degene die de sluiting wil doorvoeren?

Vrijheid van meningsuiting versus de werkgever is een gevoelig punt. Op zich mag je je mening uiten, dat is een grondrecht. Echter, als je ergens in dienst treedt dan heb je vanaf dat moment óók rekening te houden met de rechten en belangen van je werkgever. En als je dan iets wil dat lijnrecht in gaat tegen wat je werkgever wil, dan ontstaat er een botsing. Het kan dan zijn dat je je in moet houden.

Dit is niet hetzelfde als “je mag niets meer zeggen als je werkgever vindt van niet”. Het gaat om een afweging van belangen. Hoe zwaar is jouw belang om te zeggen wat je wil zeggen, en hoe zwaar is het belang van de werkgever om dat niet te willen? Daarbij spelen tal van factoren een rol, zoals of je je bekendmaakt als werknemer (al dan niet met op persoonlijke titel erbij), hoe relevant het onderwerp is voor het werk en hoe controversieel je mening is. Landskampioen PSV liken als medewerker van een Amsterdams juristenkantoor zou geen probleem moeten zijn, maar werk je bij de Amsterdamse voetbalclub dan zou ik daar toch anders tegenaan kijken.

Bij ambtenaren ligt dit nog iets gevoeliger. Artikel 125a Ambtenarenwet bepaalt dat een ambtenaar “dient zich te onthouden van het openbaren van gedachten of gevoelens” wanneer daardoor “een goede vervulling van zijn functie of de goede functionering van de openbare dienst” in gevaar zou komen. Mijn collega Mathieu Paapst schreef eerder over de situatie van een ambassadeur die een anti-regeringspagina likete, waarvoor hij op de vingers werd getikt door de minister. Een ambtenaar moet dus meer dan gewone werknemers terughoudend zijn met zijn mening uiten als dat in de buurt komt van zijn werk of de overheid in het algemeen.

Ook dit wil niet zeggen dat een ambtenaar niets mag zeggen, maar uitkijken geblazen is het wel. En ik denk dat als je rechtstreeks ingaat tegen een genomen besluit van je eigen afdeling, je toch wel de grens overschrijdt. Of je dat nu doet door met een spandoek de straat op te gaan of door op Facebook een anti-site te liken, maakt daarbij voor mij niet uit.

Arnoud

Laptop kopende agent ongeschikt voor functie

Je koopt een laptop die gestolen blijkt, en vervolgens raak je je baan kwijt. Kan dat? Ja dat kan, tenminste als je observant bij de politie bent. Dan toont zo’n aankoop aan dat je niet goed kunt observeren en dus “geen goed ambtenaar” bent (art. 72 lid 2 Barp). Dat oordeelt de rechtbank Rotterdam bij… Lees verder

Roddelen over collega’s op de blogspot

| AE 1955 | Uitingsvrijheid | 4 reacties

Het is ongetwijfeld niet zo bedoeld, maar ik vond het erg grappig klinken: “(hierna: de blogspot)”. Die term gebruikte de rechtbank Rotterdam in haar vonnis over de bloggende echtgenoot van een onderwijzeres. De echtgenoot – ook werkzaam in het onderwijs trouwens – schreef op die blogspot negatieve en kwetsende verhalen waarin collega’s van de vrouw… Lees verder

I AMbtenaar vs I AMsterdam – Auteursrecht en merkenconflict (2)

Weet u nog, de ambtenaar van I Ambtenaar die ruzie kreeg met Amsterdam vanwege hun merk I Amsterdam? In juli schreef ik dat de twee plaatjes wel erg veel op elkaar leken. Op Rechtenforum meldt Maarten ter Horst dat hij een nieuw ambtenaren-logo heeft, met goedkeuring van de gemeente Amsterdam: Mochten er nog ambtenaren meelezen,… Lees verder

I AMbtenaar vs I AMsterdam – Auteursrecht en merkenconflict

| AE 294 | Intellectuele rechten, Ondernemingsvrijheid | 2 reacties

Maarten ter Horst, de ambtenaar achter de Hyves I Ambtenaar, kreeg een blafbrief van de juridische dienst van de gemeente Amsterdam. Daarin werd hem verweten inbreuk op auteursrecht en merkrechten van Amsterdam te maken door zijn gebruik van “I Ambtenaar”. Voor merkinbreuk moet er normaal sprake zijn van commerciële activiteit. Wie niets verkoopt en ook… Lees verder