Een lezer vroeg me:
Ik blijf worstelen met het onderwerp “Emails inzien van (ex) werknemers”. Hoewel er veel is gepubliceerd, zijn er nog vragen genoeg. Is er bijvoorbeeld nu wel of niet toestemming nodig, geldt dat voor e-mail én agenda en wat verandert er als de werknemer overlijdt?Laten we met die toestemming beginnen. Nee, die is niet nodig – ik herhaal: niet nodig – als je mailboxen van werknemers in wilt zien. Toegang neem je (a) omdat het onvermijdelijk is om het werk voort te zetten of (b) omdat jouw belang bij toegang zwaarder weegt dan de privacy van de werknemer. Andere motivaties bestaan niet.
Criterium a gaat over situaties van ziekte en uitval, waarbij het werk verder moet. Dan mag een collega nieuwe mails overnemen of gericht zoeken naar oude berichten waar men wat mee moet (een klagende klant, een te lang openstaande factuur). Criterium b betreft situaties zoals klachten over de werknemer, waarbij de mailbox bewijs zou moeten bevatten.
In beide gevallen geldt: houd rekening met de privacy van de werknemer, want óók bij het werk geldt die en ook na uitdiensttreding. Je mag dus niet botweg alle mails doorzetten naar een collega (als dat al verstandig zou zijn), want er kunnen privéberichten tussen zitten.
Voor beide gevallen is tevens een reglement noodzakelijk. Hierin werkt het bedrijf de twee criteria uit tot procedures voor toegang, zoals vierogenprincipe of overleg met OR. Dat reglement moet apart goedgekeurd worden door de OR (en voor de duidelijkheid, de OR hóeft geen inspraak in individuele gevallen, maar het kan wel).
We hebben het in deze context vaak over toegang tot e-mail, omdat dat in de praktijk het meest prangende probleem is. Maar juridisch gezien gaat dit over toegang tot data. Dus naast mail ook de agenda, de bestanden op de computer van de werknemer en de inhoud van de bij hem behorende online mappen.
Wat betreft de overleden werknemer, zie mijn Juridische Vraag van januari. Nee, de AVG geldt niet bij overledenen. Maar privacy en persoonlijke levenssfeer is meer dan de AVG. En goed werkgeverschap is een aparte norm los van die twee: je moet eerlijk, netjes en redelijk handelen in alles dat je doet als werkgever. Mensen verwachten dat je zorgvuldig omgaat met zo’n mailbox of agenda, dus dat moet je dan doen.
Arnoud
Mail bestaat uit 3 zaken, een account om in te loggen, een mailbox en een emailadres. Die 3 staan technisch gezien los van elkaar. De mailbeheerder kan de mailbox van A koppelen aan het account van B en het emailadres van A koppelen aan het account van B. De mailbox (tijdelijk) aan een ander account koppelen is de gebruikelijke manier om inzage te geven als een andere werknemer het werk moet overnemen.
Maar hoe zit het met de 2de optie, het koppelen van een emailadres? Stel je voor Jan Jansen komt onder de tram en het bedrijf sluit zijn account en t.z.t. wordt zijn mailbox verwijderd. Een tijdje later treedt een andere Jan Jansen in dienst bij het bedrijf. Mag hij hetzelfde emailadres gebruiken? En zo nee, hoe lang moet dat emailadres op de zwarte lijst?
Het criterium zou voor mij zijn of er nog privacyschendingen voor de oude Jansen te verwachten zijn, zeg maar het goed werkgeverschap: is het ráár dat ik een nieuwe collega aanneem met dezelfde naam? Ik ken een geval van iemand die in de sollicitatieprocedure afgewezen werd met het argument dat zijn naam gelijk was aan de net overleden al lang daar werkende collega, wat te pijnlijk zou zijn voor de collega’s.
Ook bij nog levende personen kan het voorkomen dat medewerkers exact dezelfde naam hebben. Bij ons bedrijf ca. 250 medewerkers zeker 2 gevallen. De IT afdeling zal dan toch een ander mail adres / account moeten verzinnen. jan.jansen2 of iets dergelijks. Dat kan ook bij overleden of vertrokken medewerkers.
Aangezien een ex-werknemer meestal niet meer de gelegenheid heeft/krijgt om zich voor allerlei nieuwsbrieven, mailing lists e.d. af te melden zal de naamgenoot (houder van hetzelfde mail adres) overlast ervaren van de mail bestemd voor vorige houder van het mail adres.
Het voelt alleen wat gek: sorry, jij mag geen Arnoud Engelfriet heten want drie jaar terug werkte hier ook iemand met die naam.
Het voelt nog gekker als je uitgesloten wordt in de sollicatieprocedure vanwege je naam. (‘Sorry, je mag geen Arnoud Engelfriet heten want er is een werknemer met die naam net doodgegaan. Je past perfect in het team, en als je Jan Jansen had geheten hadden we je graag aangenomen, maar nu … helaas!’)
Je mag wel Arnoud Engelfriet heten, maar je mail adres wordt arnoud.engelfriet2@iusmentis.com bijvoorbeeld.
Dit doet me altijd denken aan die meneer die als machine operator begon bij een niet nader te noemen bedrijf, en de naamgenoot was van de senior VP die een enórme bedrijfsovername aan het regelen was. Wat pijnlijk was, omdat Wim.Tenbrink2 éérder kwam in de autosuggestie dan Wim.Tenbrink.
Zo heb ik ook wel bedrijfsovernamedocomenten gezien, die werden gestuurd aan mijn adres: {voornaam}@{bedrijf}.nl in plaats van het correcte {voornaam}@{bedrijf}-partners.nl. Een vriendelijke reply gestuurd met “sorry, ik moet een datalek melden, de email van de bedoelde ontvanger is …”.
Ik heb wel eens bij een bedrijf gewerkt waar je, als je ontslag had genomen, en een jaar later weer terug in dienst kwam, je nog steeds niet je oude email terugkreeg: was dat jan.jansen@bedrijf.nl, dan kreeg je dus na terugkeer alsnog jan.jansen2@bedrijf.nl.