Bij elektronisch procederen is zeventien seconden te laat écht te laat

Photo by Agê Barros on Unsplash

Wie elektronisch procedeert, moet scherp op de klok letten: zeventien seconden te laat is te laat, punt. Dat maak ik op uit een uitspraak van het Hof Amsterdam. Termijnen zijn formeel en moeten stipt worden nageleefd, alleen bij een storing aan de kant van de rechtbank is coulance mogelijk.

De feiten zijn op zich simpel genoeg. In een familierechtszaak wilde de man in hoger beroep, en dat moest uiterlijk 20 juni gebeurd zijn. De advocaat gebruikte hiervoor het softwareprogramma voor Veilig Mailen Zivver. Het beroepschrift werd als ontvangen geregistreerd op 21 juni 2023 te 0.00 uur. Dat is in de eerste minuut van de 21e, dus te laat.

De argumentatie van de (advocaat van de) man is helder genoeg:

De man heeft zich op het standpunt gesteld dat het beroepschrift gelet op de registratie wel tijdig is ingediend. Daarbij heeft hij gerefereerd aan de zogenaamde “fax-jurisprudentie”, waarbij geldt dat wanneer de eerste pagina voor middernacht is ingekomen, een tijdig beroep is ingesteld. Ook in dit geval kan volgens de man ervan worden uitgegaan dat, nu het beroepschrift om 0.00 uur is ingekomen, de informatie door de man is overgedragen voor 0.00 uur, en daarmee tijdig beroep is ingesteld.
Dat eerste argument is intrigerend, want hoewel er vaak met fax-jurisprudentie wordt geschermd, zie ik vrijwel nooit letterlijk de vindplaats er bij. Het argument is natuurlijk dat als de fax begon te ratelen om 23.59, de resterende printertijd niet relevant is want dat is puur een interne kwestie bij de rechtbank. Die kiezen niet voor een snellere fax.

Zoekend naar die zaak kwam ik wel een andere tegen die juist het omgekeerde zegt:

De gemachtigde van belanghebbende heeft naar aanleiding van de vraag van de rechtbank naar de faxverzending van de door de rechtbank op 14 november 2015 om 00:00:08 uur ontvangen fax, de stukken betreffende de (fax)verzending van het beroepschrift ingestuurd. Uit deze stukken maakt de rechtbank op dat het beroepschrift per fax is verzonden om 23:47 uur op 13 november 2015. Belanghebbende heeft verder geen redenen genoemd die het tijdsverschil tussen verzending en ontvangst verklaren.
De betreffende oudere jurisprudentie (1996) is ondertussen achterhaald door een arrest uit 2021:
[Dat eerstepaginaargument] miskent dat in de tijd van die rechtspraak en wetswijziging sprake was van een analoge techniek (pagina voor pagina) terwijl het nu om digitale verzending gaat waar een fax niet meer pagina voor pagina wordt ontvangen, maar in een keer, als pakketje, waarbij het gaat om een ontvangstbevestiging binnen de Rechtspraak die slechts één tijdstip van ontvangst kent.
Een document komt dus aan op één tijdstip, en niet in een tijdvak waarbij discussie kan zijn of een deel voor dan wel na een deadline was.

Dit is in zoverre frustrerend dat uploaden van een bestand geen deterministisch proces is: de ene keer duurt het 12 seconden, de andere keer 120 en dat weet je niet van tevoren. Dan is het bepaald zuur om te horen dat het “jouw keuze” is om zo kort voor een deadline een stuk in te leveren.

Arnoud

28 reacties

  1. Voor de grap even een argument die o.a. de giecheltoets niet zou doorstaan:

    Het zou onredelijk zijn als de rechtbank 20 fysieke brievenbussen heeft maar dat achter 19 van de 20 een papier shredder staat en dat ze alle post in die brievenbussen als niet ontvangen beschouwen. En dat ze bij de laatste het alleen als ontvangen beschouwen als je een bonnetje terug krijgt dat het ontvangen is.

    Stel het is 23:59 en je stukken hebben een groot formaat. Kan je dan alles full speed met UPD naar het IP van de rechtbank sturen? Het is immers onredelijk als achter een brievenbus (web poort) een papier shredder (negeer binnenkomende pakketten) staat. Het is ook onredelijk als ze bij de goede brievenbus (poort) het alleen als ontvangen beschouwen als er een ontvangstbonnetje (TCP) terug wordt gestuurd.

    “Het is jouw risico als het kwijt raakt in de post, had je het maar aangetekend moeten versturen.” hoor ik iemand zeggen. Ok, dan lever ik het persoonlijk af. Ik ga om 23:59 voor de rechtbank staan, maak verbinding met de publieke wifi en verstuur dan de data. De data is dan direct bij (het netwerk van) de rechtbank afgeleverd.

    Op de vraag waarom je het niet in de echte brievenbus gooit (als dat nog mag) als je er toch bent, daar heb ik geen antwoord op. Vooral omdat ze waarschijnlijk geen verschil zien tussen een brief die op 23:59 in de brievenbus gegooid is en eentje om 00:01

    1. Op de vraag waarom je het niet in de echte brievenbus gooit (als dat nog mag) als je er toch bent, daar heb ik geen antwoord op. Vooral omdat ze waarschijnlijk geen verschil zien tussen een brief die op 23:59 in de brievenbus gegooid is en eentje om 00:01

      Tenzij er bij de brievenbussen bewakingscamera’s hangen (met bijbehorend bordje) die opnames voorzien van (accurate) tijdsregistratie verwacht ik dat het onmogelijk zal zijn voor de rechtbank om te claimen dat je de boel te laat in de brievenbus hebt gestopt. Ik vermoed dan ook dat ze om die reden (en geen andere) een dergelijke claim niet zullen gaan maken. (wie eist die bewijst)

      Is er echter een timestamp, hetzij via de camerabeelden (met geijkte klok) of via de timestamp van de mailserver – dan is dat gewoon een feit.

      1. Ik zit even te zoeken of het toegestaan is rechtbankstukken in de brievenbus bij de hoofdingang te deponeren. Ik lees overal namelijk dat je moet Veilig Mailen, en als je dat niet wilt dan kun je “documenten en dossierstukken ook opsturen of afgeven bij de informatiebalie van de rechtbank, het hof of college.” Opsturen suggereert via PostNL, en afgeven bij de balie kan alleen tijdens openingstijden.

    2. In het algemeen ben je toch “te laat” als je je hoger beroep pas net voor middernacht nog moet versturen!? Dan is er ergens iets niet goed gegaan in de weken ervoor. Of sta ik echt te ver van de advocatuur af en gebeurd het zeer regelmatig dat last-minute hoger beroep wordt aangetekend?

      1. Het gebeurt niet dagelijks, maar vaak genoeg dat dit een bekend probleem is.

        Ik snap denk ik niet wat het gevolg moet zijn van deze constatering. Ja, de cliënt had eerder moeten ontdekken dat de wederpartij loog. Ja, ze hadden inderdaad eerder bij die slechte andere advocaat weg moeten gaan. Ja, er is te lang gewacht met die bijlage. Oké. En nu? Mag je alleen hoger beroep instellen als je dat een dag voor de deadline af hebt? Dan verschuift toch gewoon de deadline?

        1. Die deadline kan ook de andere kant op verschuiven.

          Als je coulant bent naar degenen die iets 1 seconde te laat inleveren dan zal er vroeg of laat iemand zijn die het 2 seconden te laat inlevert. Verdient die dan ook coulance of toch niet?

      2. En mijn studenten zijn ook “te laat” als ze de in Brightspace ingestelde deadline van 23:59 (want 00:00 levert alleen maar nog meer discussie op) niet halen, dan is er in de dagen daarvoor iets niet goed gegaan. Maar we leven in de echte wereld, waar mensen nou eenmaal mensen zijn, dus als het systeem strikt om 00:00 dicht zou gaan, zou ik een hoop ongelukkige studenten hebben.

        Klok-synchronisatie is een lastig probleem in de informatica. Ik snap dat er een eenduidige deadline moet zijn in de rechtspraak. Maar het zou m.i. redelijk zijn om, waar het gaat om digitale systemen, een fudge factor van een paar minuten te hanteren. ’t Is immers niet zo dat er klokslag om middernacht allemaal mensen aan de slag gaan met de ontvangen documenten.

        Probleem is dat als je die fudge factor tot regel verheft, je eigenlijk gewoon de deadline verschuift. Dan krijg je dat mensen die nú al tegen de deadline inleveren, de fudge factor gaan gebruiken als extra tijd om de laatste puntjes op de i’s te zetten, en ’t probleem wéér hebben. Maar op dát moment zou ik het redelijk vinden om te zeggen “met dit soort problemen ís al rekening gehouden, en nu komt het resultaat gewoon voor rekening van de verzender”.

  2. 17 seconden, dat valt toch echt binnen de marge van de nauwkeurigheid van een klok (ook een digitale) als die met de hand is ingesteld. Ik zou dus aanvoeren dat het niet aannemelijk is dat die klok zo precies is ingesteld, dat je er van uit mag gaan dat die de officiële tijd weergeeft. Ik besef dat moderne computers regelmatig automatisch synchroniseren met officiële tijd-servers, en de meeste dus wel minder dan een seconde afwijking zullen hebben, maar dan zou ik vragen of dat inderdaad het geval is.

    Dat er ergens een keiharde grens moet zijn dan snap ik, want als je zegt dat bijvoorbeeld 3 minuten mag, dan begint er iemand te piepen die 3 minuten en 17 seconden na de deadline iets indient.

    Normaal zou ik zeggen, waarom wachten tot de laatste seconde… je zult je argumenten toch al veel eerder in concept klaar moeten hebben staan, en als het echt niet gaat lukken, dien gewoon in wat je hebt (zo ging het vroeger met schoolwerk ook: een niet helemaal af werk is altijd beter dan niets).

    1. Wat is “op tijd” als dat niet de laatste minuut is? Ik procedeer zelf niet maar ken goed genoeg de stress van een lastminute ding in je schoot krijgen en dan echt iedere seconde nodig hebben om de deadline te halen. Als die deadline 23:59 is, dan wil ik om 23:59 kunnen indienen.

      De irritatie is denk ik vooral dat het proces niet deterministisch is. De ene keer heb je in 5 seconden een PDF van 100 pagina’s geupload, de keer daarop duurt een kattebelletje in txt formaat drie minuten. Een brievenbus is in ieder geval lekker duidelijk over wanneer je het er in gestopt hebt.

      1. Ik zie dat ook wel bij advocaten waar ik mee samenwerk. Zo laat indienen dat ik er nerveus van wordt.

        Gedeeltelijk is dat misschien noodzaak, maar ik heb toch ook de indruk dat dat gedeeltelijk cultuur is.

        En als je echt een lastminute ding in je schoot geworpen krijgt, dan is er ook al iets mis. Last-minute wil zeggen dat er eerder in het traject fouten gemaakt zijn, buiten jou om. Je werkgever doet zijn planning heel slecht, of de klant heeft zelf gewoon te lang gewacht.

        Lastminute is vrijwel altijd een keuze (maar misschien niet een keuze van jezelf).

          1. Natuurlijk mag dat. Dansen op de vulkaan mag ook. Maar je accepteert zelf (als individuele advocaat, of als totaliteit van betrokken personen incl client) dat het relatief gemakkelijk mis kan gaan, en daarom onverstandig is.

            En als je grote bezwaarpunt is dat je vantevoren niet weet of het enkele seconden of vele minuten duurt voordat het document geupload is: Ja dat is vervelend, maar als je dat weet dan moet je daarvoor een marge inbouwen.

            Als je het fysiek langs wilt brengen net voor sluitingstijd, moet je rekening houden met vertraging als het tegenzit: de brug staat open of het verkeer is extreem druk. Bij elektronisch indienen kan het ook tegenzitten.

            En ook met de fax kon het tegenzitten: Bij de ontvanger, maar ook best wel bij de verzender. Zelfs als je de ‘fax-jurisprudentie’ volgt, betekende om 23.59 op de verzendknop drukken niet dat het voor middernacht de deur uit was (machine stond af, alle uitgaande lijnen bezet, verkeerd telefoonnummer). Ook met faxmachines duurden dingen soms langer dan voorzien aan de verzendkant.

  3. Bij veel van dit soort systemen (die met harde deadlines werken) is het zo dat je eerdere versies kunt uploaden en dan vervangen door een nieuwe. Dat zou in het geval van een rechtbank ook kunnen (met een vlagje er bij dat het een “voorlopige” inlevering is, die automatisch op de deadline finaal word, or wel handmatig als eerdere indiening gewenst is).

  4. Vanuit technisch oogpunt zou ik een andere discussie verwacht hebben, maar ik denk dat het niet tot een andere uitspraak zou leiden. Ik vermoed ook dat het “fax arrest” al ingebakken zit in “Veilig mailen”.

    Voor “gewone” e-mail zou het fax-arrest nog wel eens van toepassing kunnen zijn. Technisch werkt e-mail zo dat een bericht als verstuurd wordt gemeld als het is geaccepteerd door de mail server van de verzendende partij. Dat is zelfs mogelijk zonder enig contact met de mail server van de ontvangende partij, al is dat tegenwoordig wel zo (o.a. vanwege bestrijding van spam). Het is ingebakken in het e-mail protocol dat er geen garanties zijn hoe (bijvoorbeeld via tussen-servers) en hoe snel de overdracht naar de mail-server van de ontvanger daarna moet verlopen. Dit is nog meer een asynchroon proces dan een fax. Gelukkig is er wel een eenduidige manier om harde deadlines te stellen, want in het bericht dat de ontvanger uiteindelijk heeft is te zien op welk moment het bericht is ontvangen (= moment van eerste contact) door de mail server van de verzender. Dat hoeft niet het moment te zijn dat op de verzendknop is gedrukt, als een bericht eerst een tijd in “te verzenden” is blijven hangen. Vanuit de techniek is het idioot om allerlei juridische argumenten te gaan loslaten over wat er zou moeten zijn gebeurd of wat er toelaatbaar is tussen het moment van verzenden en het moment dat het bericht leesbaar is door de ontvanger. Daar is het protocol niet voor geschikt.

    “Veilig mailen” is anders, want het is technisch eigenlijk een directe upload van een bestand naar een Zivver-server. Of anders gezegd: de Zivver-server fungeert zowel als de “e-mail server van de verzender” en als de “e-mail server van de ontvanger”. Vanuit technisch oogpunt zou ik daarom discussie verwachten over:

    • Als Zivver een tijdstip van ontvangst geeft, welk tijdstip is dat dan?
    • Hoeveel wijkt de klok van de Zivver-servers af van de “echte” tijd?

    Het antwoord op het eerste punt kan ik bij Zivver niet zo snel vinden. Technisch is het logisch om hiervoor het moment van eerste contact met de Zivver server te nemen, want afgezien van de tijd die een upload duurt zijn er ook allerlei interne asynchrone Zivver-server-processen. Daarvoor zijn vanuit de techniek ongetwijfeld geen harde beloften gedaan over de afhandeltijd, en de benodigde tijd wordt meestal diep in het technische verslag van de berichtafhandeling gestopt. Als dit klopt dan is er eigenlijk al sprake van een ingebakken “fax arrest”, want dan telt de tijd die het kost om een bestand naar de Zivver-server te krijgen niet mee voor het tijdstip van ontvangst en telt alleen de start van de “eerste pagina”.

    De klok van de Zivver-server zal vast afwijken van de “echte” tijd, zo precies zijn de klokken in computers niet, ze moeten regelmatig bijgesteld worden (gebeurt meestal automatisch). Maar 17 seconde is dan best veel, zeker als de machines die ook iets met security moeten doen waar de juiste tijd belangrijk is.

  5. Voor het synchroniseren van computerklokken bestaat het NTP protocol dat in staat is om de systeemklok binnen enkele milliseconden van de wereldtijd nauwkeurig te houden.

    Ik begrijp het nut van deadlines voor een soepele procesvoering, maar niet het nut deadlines op de seconde bij te houden. Voor een postbus als bij Zivver, waar de overdrachtssnelheid onvoorspelbaar is zou een regeling als “versturen starten voor 23:59:59.999, bericht volledig binnen voor 0:10” hanteerbaar zijn.

  6. Garanderen en juridisch aantonen dat een computersysteem de officiële tijd gebruikt is mogelijk, maar niet evident. Het wordt nog complexer als je zowel absolute tijden moet garanderen als de relatieve tijdspanne tussen 2 gebeurtenissen. Ik zou het niet graag juridisch sluitend moeten maken, laat staan aan gewone rechters en advocaten motiveren.

    In België kan je de officiële tijd automatisch opvragen, maar dan nog zal je moeten bijhouden hoe lang dit proces duurt en wat als het toch even niet lukt… Je bent dan immers afhankelijk van een derde partij binnen de overheid en ik heb geen garanties gevonden. Hoewel het goed geregeld lijkt, weet ik ook niet of ze voldoende capaciteit hebben als dit algemeen frequent zou gebeuren.

    Dan blijft nog de afhandeling van problemen bij de ontvangende server voor het indienen of algemene capaciteitsproblemen net ervoor.

    Een coulantieperiode is zoveel eenvoudiger.

    1. Eens. Je houdt dan het gevaar dat mensen de coulanceperiode als nieuwe eindtijd gaan nemen, maar het compromis van MathFox is wel slim: je upload moet begonnen zijn vóór de deadline, maar mag zeg tien minuten daar overheen gaan alvorens afgerond te worden. Afbreken om 00:02 is dus fataal, en om 00:03 beginnen met een beroep op de 00:10 eindtijd houdt geen stand.

      1. Arnoud

        MathFox zijn suggestie lost het technisch/juridisch tijdsprobleem niet op “wat was de juiste tijd en toon het juridisch sluitend aan”.

        Als je een ruime coulanceperiode hebt, is dit technisch veel eenvoudiger en de aanvechtbaarheid krijgt een giechelgehalte. Volgens ons hebt u pas om 02:11 opgeladen en u moest opladen voor middernacht, wilt u beweren dat de klok 2u11 fout loopt…

        Voor mij is de coulanceperiode hetzelfde als de marge die bij flitstoestellen voor snelheidscontrole ingebouwd is. Je kan er op rekenen, maar je moet achteraf er niet over komen zagen.

        Alle meettoestellen hebben een meetonzekerheid. De gemiddelde server heeft echt geen nauwkeurige klok en moet regelmatig gesynchroniseerd worden met de officiële tijd. (Wat bv. windows standaard niet doet, ze gebruiken een microsoft tijd…)

  7. Complete flauwekul natuurlijk. Je hebt tijd genoeg om in beroep te gaan, maar dan op het aller-, aller-, allerlaatste moment en dan net misgrijpen. Dan moet je niet zeuren, maar misschien eerst eens naar jezelf kijken.

  8. Ik vind het argument voor afwijzing, dat bij digitale techniek een stuk in een keer zou worden ontvangen, erg zwak. De rechtspraak gaat er hierbij aan voorbij dat een dergelijk stuk wordt opgeknipt in diverse IP pakketjes met een grootte van tot 1500 byte en een overhead van ongeveer 5%.

    1. Argumenten die het woord ‘gewoon’ bevatten zijn ongeldig, dat is wegwuiven van vervelende feiten en dan je conclusie als geldig deponeren.

      Als er een deadline is, dan moet je tot die deadline kunnen indienen. Of dat nou 18:00 of 23:59 is, maakt daarbij niet uit. De discussie is hoe je omgaat met de grensgevallen, en omdat het hier gaat om een wettelijke termijn moet die regeling redelijk en billijk zijn. “We zeggen niet hoe lang het duurt maar als het achteraf te laat is dan heb je pech” is niet redelijk.

      Wat als ik het om 18:00 opstuurde, maar door vertraging op de lijn duurt het 6 uur en 1 minuut om het te uploaden?

  9. De zivver concurrent AangetekendMailen heeft ook een log waar je kan zien hoe laat een upload is gedaan. Zou die log kunnen gelden als het verzenden van de stukken? De daadwerkelijke e-mail zou dan later gestuurd kunnen worden.

  10. Wat ik in dit soort gevallen mis.

    In deze situatie was het beroepschrift te laat. Dit is neem ik aan door de advocaat ingediend. Wie is er verantwoordelijk voor deze fout? Immers kan het missen van een beroep (of iets anders) gevolgen hebben die nadelig zijn voor de gene die het indient. Zou in een dergelijk geval de (mogelijk) ontstane schade niet minstens deels voor rekening van de advocaat moeten komen (en diens verzekering). De advocaat kan immers zelf tegen zijn client zeggen dat om een tijdige verwerking te garanderen zaken minimaal X (bv 24 of 48 uur of zelfs een week) tijd voor de deadline ingediend moeten worden.

    1. De voorvraag is of het wel een fóut is, dat er te laat is ingediend. Soms is iets haastwerk en moet je maar hopen dat je nog op tijd uitkomt. Je kunt denk ik best als advocaat zeggen “ik ga het proberen maar weet niet of er tijd genoeg is het beroepschrift tijdig in te dienen”.

      Ik weet niet precies wat de norm is (“een redelijk handelend beroepsgenoot”, zoiets vermoed ik) maar als het normaal wel verwacht mocht worden dat jij beroep instelt, dan ben je inderdaad aansprakelijk als je het niet doet. Probleem is dan wat de schade is, want het is niet gezegd dat je had gewonnen natuurlijk.

Geef een reactie

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren, <UL>/<OL> voor lijsten, en <em> en <strong> voor italics en vet.