Waarom moet contractuele correspondentie toch altijd op papier?

| AE 7882 | Informatiemaatschappij | 17 reacties

dode-boom-papier-contractEen lezer vroeg me:

Waarom eist vrijwel elk (Engelstalig) contract dat je alleen notices en correspondentie rond het contract op papier mag doen? Kennen juristen nog steeds geen e-mail of zo?

Het is inderdaad zeer gebruikelijk om in contracten een “notices” clausule op te nemen. Daarin staat dan dat alle verplichte mededelingen en vaak ook überhaupt alle correspondentie rondom het contract schriftelijk moet, en wel aan de in het contract opgenomen personen en adressen.

In theorie is het idee hierachter dat je dan voorkomt dat mensen mondeling van alles roepen en dan achteraf daar stennis over maken. Maar heel vaak komt dat niet voor: wie namelijk zegt dat hij ooit wat riep, mag bewijzen dat hij dat gedaan heeft. En dat zal niet meevallen.

Mijn gevoel zegt me dat deze clausule vooral opgenomen wordt omdat het gewichtig of juridisch staat. Zoals er wel meer rare clausules in ICT-contracten staan (zie ons Handboek ICT-contracten waar ik ze fileer).

De enige echte juridische reden om papier te willen is omdat een papieren tekst – mits met handtekening – een onderhandse akte oplevert, die in beginsel dwingend bewijs is tussen partijen. Daarmee kan er achteraf dus niet of nauwelijks meer worden getwist over de inhoud van de mededeling. Althans: over de letterlijke mededeling. Ook de inhoud van aktes mag nog steeds worden gesteggeld: wat bedóelden jullie toen je dat schreef?

In mijn praktijk zie ik het papiervereiste massaal misgaan: men schrijft het keurig op “want dat hoort in een contract” en vervolgens ziet niemand het belang van het versturen van een plakje dode boom en mailt dus gewoon wat ze willen zeggen. Als ze het mooi willen doen, dan gaat dat als PDF in bijlage. Er is ook geen reden om dergelijke communicatie als minderwaardig aan papier te zien, zolang maar duidelijk is van wie deze afkomstig zijn en vaststaat dat de inhoud is zoals bedoeld door de afzender. Zet dát dan gewoon in je contract, denk ik dan.

Arnoud