Waarom moet contractuele correspondentie toch altijd op papier?

| AE 7882 | Informatiemaatschappij | 17 reacties

dode-boom-papier-contractEen lezer vroeg me:

Waarom eist vrijwel elk (Engelstalig) contract dat je alleen notices en correspondentie rond het contract op papier mag doen? Kennen juristen nog steeds geen e-mail of zo?

Het is inderdaad zeer gebruikelijk om in contracten een “notices” clausule op te nemen. Daarin staat dan dat alle verplichte mededelingen en vaak ook überhaupt alle correspondentie rondom het contract schriftelijk moet, en wel aan de in het contract opgenomen personen en adressen.

In theorie is het idee hierachter dat je dan voorkomt dat mensen mondeling van alles roepen en dan achteraf daar stennis over maken. Maar heel vaak komt dat niet voor: wie namelijk zegt dat hij ooit wat riep, mag bewijzen dat hij dat gedaan heeft. En dat zal niet meevallen.

Mijn gevoel zegt me dat deze clausule vooral opgenomen wordt omdat het gewichtig of juridisch staat. Zoals er wel meer rare clausules in ICT-contracten staan (zie ons Handboek ICT-contracten waar ik ze fileer).

De enige echte juridische reden om papier te willen is omdat een papieren tekst – mits met handtekening – een onderhandse akte oplevert, die in beginsel dwingend bewijs is tussen partijen. Daarmee kan er achteraf dus niet of nauwelijks meer worden getwist over de inhoud van de mededeling. Althans: over de letterlijke mededeling. Ook de inhoud van aktes mag nog steeds worden gesteggeld: wat bedóelden jullie toen je dat schreef?

In mijn praktijk zie ik het papiervereiste massaal misgaan: men schrijft het keurig op “want dat hoort in een contract” en vervolgens ziet niemand het belang van het versturen van een plakje dode boom en mailt dus gewoon wat ze willen zeggen. Als ze het mooi willen doen, dan gaat dat als PDF in bijlage. Er is ook geen reden om dergelijke communicatie als minderwaardig aan papier te zien, zolang maar duidelijk is van wie deze afkomstig zijn en vaststaat dat de inhoud is zoals bedoeld door de afzender. Zet dát dan gewoon in je contract, denk ik dan.

Arnoud

Deel dit artikel

  1. Gokje. Advocaten zijn meestal oudere mensen, en daardoor hebben ze minder vertrouwen in technologie. De zelfde grap heb ik gezien met scan2email VS fax. Waar de ontvangende kant dus een fax2email gateway had. Telefoon gegevens worden langer bewaard dan email server logs. En je kan bij en rechter dus makkelijker hardmaken dat je de fax gehad hebt van iemand dan een email.

  2. In theorie is het idee hierachter dat je dan voorkomt dat mensen mondeling van alles roepen en dan achteraf daar stennis over maken. Maar heel vaak komt dat niet voor: wie namelijk zegt dat hij ooit wat riep, mag bewijzen dat hij dat gedaan heeft. En dat zal niet meevallen.

    Iemand zegt dat hij ooit iets riep. Zijn medewerker zegt dat die iemand dat inderdaad riep. Ik zeg dat hij dat niet riep. Wie staat er dan juridisch sterker?

    • Die medewerker is een partijgetuige, en die kunnen geen bewijs geven in het voordeel van die partij. Dat telt dus niet. Het gaat er dan om wie de rechter overtuigender vindt: A die zegt van wel, en B die zegt van niet. Er zullen dan argumenten gevonden moeten worden. Als geen van beiden een argument heeft (anders dan “welles/nietes”) dan verliest A. Die moet immers bewijzen wat hij stelde.

      • Arnoud, dat klopt niet helemaal. ‘Iemand’ in het voorbeeld van Fred is hier partijgetuige met beperkte bewijskracht (tenminste, als hij bewijslast heeft, artikel 164 Rv) maar zijn medewerker niet. De verklaring van Iemand moet ondersteund worden door andere bewijsmiddelen ‘die zodanig sterk zijn en zodanig essentiële punten betreffen dat zij de partijverklaring voldoende geloofwaardig maken’ (dixit Hoge Raad in 1995). Dat kan dus de verklaring van zijn medewerker zijn, dus die telt zeker wel. De rest van je redenering klopt wel: als ‘Ik’ dan iets anders verklaart, dan hangt het zoals jij zegt op wat ‘Ik’ en de medewerker precies verklaren om te bepalen of aan het criterium is voldaan. Is daar niet aan voldaan, dan verliest ‘Iemand’ 🙁

          • Nee, de vraag wie partijgetuige is op grond van de wet wordt juist vrij beperkt opgevat. Eigenlijk alleen partijen zelf (bij natuurlijke personen als procespartijen) en bij rechtspersonen (BV NV etc) hun statutair bestuurder, dat is het dan wel. Raadpleeg daarvoor de T&C bij artikel 164 Rv of de Groene Kluwer bij dat artikel (grr, gezaghebbende juridische informatie staat vrijwel altijd achter (betaal)muren).

            Dat neemt niet weg dat de rechter bij de bewijswaardering en de waardering van de betrouwbaarheid van zijn/haar verklaring heus wel acht kan slaan op het feit dat de medewerker een belang kan hebben bij zijn verklaring (als dat belangrijke contract niet wordt bewezen, verliest de werkgever een grote klant en staan we allemaal op straat etc….)

  3. In heb ervaring in een multinational waar dat ook gebruikelijk was, en wel om een (vind ik) goede reden.

    Bij het afsluiten/onderhandelen/uitvoeren van contracten zij vaak meerdere, tot aan tientallen personen betrokken. Het is voor beide partijen essentieel om te weten hoe en aan wie in de andere organisatie zij opmerkingen/wijzingen/uitvoeringsmoeilijkheden in de andere organisatie moeten melden (om er relatief zeker van te zijn dat de andere organisatie daarvan formeel op de hoogte is en de nodige maatregelen kan treffen).

    En dan vind ik de keuze voor papier, om het formeel te maken, nog niet zo gek.

    Er wordt in dit topic misschien iets teveel in termen van simpele consumentencontracten gedacht, waar dat best via email zou kunnen.

    Het ondubbelzinnig opzeggen van een abbonnement is wel iets anders dan het bouwen van een chemische fabriek.

    Je kunt je de problemen wel voorstellen als de leverancier van een belangrijk onderdeel aan de de aankoper een emailtje stuurt: ‘Hierbij delen wij U mede dat wij een week later zullen leveren’, en daarmee denkt dat het geregeld is.

    Prima, denkt die aankoper dan, dit is slechts ter info naar mij, want dit soort afspraken moeten ze met de bouwleider maken, dat staat in het contract, en ik heb de bouwleider nog niet horen klagen, dus die zal er wel mee akkoord zijn.

    En de bouwleider…. die weet van niets.

    Ik denk dus niet dat het een kwestie is van gewichtigdoenerij of overjuridisering, maar eerder van het belang erkennen van ondubbelzinnige communicatie met betrekking tot een contract, om de goede uitvoering ervan aan beide kanten zoveel mogelijk te verzekeren.

      • Dat klopt Bart, maar doordat je verplicht bent het op papier te doen kan die persoon niet snel reageren op een email die nog in zijn inbox zit, maar moet hij het adres opzoeken, een brief schrijven (bij de meeste professionele organisaties wordt een papieren brief niet geschreven als ‘We gaan een weekje later opleveren, kusje x’).

        Hierdoor is een grote kans dat hij zich bewuster is van zijn communicatie en zijn dreigende fout en zich misschien zelfs wel realiseert dat hij zelf niet eens de aangewezen persoon in zijn eigen organisatie is om dit soort dingen te communiceren naar de andere organisatie.

        Moet het perse op papier? Nee, maar een zeker formalisme helpt wel om de zakelijke relatie, en de verwachtingen die beide partijen van elkaar hebben, helder te houden.

  4. Beste Arnoud, Ik lees je blog altijd met veel interesse. Een kleine bijdrage aan de discussie “papier of elektronisch” is dat zelfs wanneer papier verplicht wordt gesteld, bijvoorbeeld “opzegging van de huur is alleen schriftelijk mogelijk” de rechter meermaals heeft beslist dat een opzegging per e-mail geaccepteerd moet worden. Dit was ook zo bij opzegging van abonnementen! Bijvoorbeeld van een sportschool. Ik zit in de auto en sta voor de brug anders had ik even de jurisprudentie voor je opgezocht.

    Groeten Art

  5. Arnoud, je zegt vele bedrijven stellen de papier vereiste wel in het contract, maar gaan daarna toch over op mail omdatze het belang niet zien. Gaat het niet JUIST daarom soms fout? Iets in de mail afspreken en daarna roepen dat dat niet onder het contract mag vallen, want contract vereiste papier? Zou misschien rare situaties veroorzaken, zoals dat een in het contract afgesproken boete niet kan worden opgelegd over een nader per mail afgesproken en verkeerd uitgevoerde wijziging…

  6. Beste Arnoud, De moderne variant die ik wel nuttig vind is dat afwijkingen van het contract alleen in de stuurgroep mogen worden besloten. Er is in een groot project altijd veel informele communicatie, en je wilt niet dat dit later opgevat wordt als officiële wijzigingsverzoeken of acceptatie. Email is een beetje een vreemd medium: impulsief geschreven maar lang bewaard, en daardoor niet altijd handig voor officiële besluiten.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS