Een lezer ontving een mail van de HR-afdeling met de volgende tekst en vroeg zich af of dat zomaar kon:
Vanaf eind juni willen wij graag de loonstroken digitaal gaan versturen. Standaard gaan deze naar je bedrijfsadres. Als je liever een ander e-mailadres wilt gebruiken, dan willen we graag voor 1 juni van je horen welk adres dit moet worden. Let wel op dat het dan jouw verantwoordelijkheid is dat die mailbox ook werkt.
In principe moet een loonstrookje schriftelijk, zo blijkt uit artikel 7:626 BW. Nu is e-mail op zich een rechtsgeldig communicatiemiddel, maar op het moment dat wetsartikelen expliciet het woord “schriftelijk” gebruiken wordt dat spannend. Het wetsartikel dat elektronisch en papier aan elkaar gelijkstelt (art. 6:227b BW) gaat namelijk alleen over overeenkomsten. En een loonstrookje valt daar niet onder.
Maar gelukkig staat er een behulpzame bijzin in dat 7:626 lid 1: “tenzij zich ten opzichte van de vorige voldoening in geen van deze bedragen een wijziging heeft voorgedaan.” De meeste mensen ontvangen elke maand hetzelfde bedrag, zodat je dus niet verplicht bent om als werkgever elke keer een identiek stuk papier (afgezien van de maand dan) uit te reiken. Je kunt dus een elektronisch loonstrookje uitreiken, behalve bij de eerste loonstrook en bij salarisverhogingen of bijzondere uitkeringen (vakantiegeld, 13e maand).
Er schijnt wel een nieuwe wet te komen, die het digitale loonstrookje helemaal mogelijk maakt. Maar daar kan ik niets over vinden. Wel de opmerking bij SalarisNet dat de Belastingdienst desgevraagd ontheffing kan verlenen voor dit schriftelijkheidsvereiste.
Een ander punt is het gebruik van die mailbox. In verband met de privacy van medewerkers moet zo’n salarisstrookje wel afgeschermd zijn tegen meelezen door derden. Bij zakelijke mailboxen zijn er vaak regelingen over wie bij wiens mailbox mag. In die situatie zou ik niet aanraden om zomaar PDF bestanden met loonstroken daarheen te mailen. Een eigen adres is dan een betere optie, hoewel daar weer het risico van een volle mailbox of een overactief spamfilter meespeelt.
Arnoud