[Powerpoint zondag] De boodschap achter de grafiek (2)

Powerpoint zondag: een serie artikel over hoe je op een effectieve manier van Powerpoint gebruik kunt maken.

Met de juiste grafiek kun je een boodschap snel en duidelijk aan je publiek overbrengen, schreef ik schreef ik vorige maand. Je kunt trends laten zien, verhoudingen of absolute aantallen. Hoef je eigenlijk maar één cijfer te laten zien, vraag je dan af of je niet beter een sheet met alleen dat ene cijfer kunt laten zien.

Als je trends of verdelingen wilt laten zien, dan kunnen staafdiagrammen of taartdiagrammen een goed middel zijn. De meeste andere diagrammen lenen zich niet goed voor sheets.

Staafdiagrammen gebruik je om aantallen te vergelijken, bijvoorbeeld verkoopcijfers per regio of bevolking per land. Verticale staven kunnen langer zijn dan horizontale, wat de impact vergroot. Met een zogeheten gestapeld staafdiagram laat je de opbouw van de afzonderlijke staven zien. Gebruik dan liever horizontale staven.

Gebruik staafdiagrammen als de gegevens duidelijk aan een moment of evenement te koppelen zijn. Bijvoorbeeld verkoopcijfers per kwartaal of per regio, of bevolking per land. Lopen de gegevens door de tijd heen, gebruik dan liever een lijngrafiek.

Met een taartdiagram laat je zien hoe groot de delen van een geheel zijn. Beperk je daarbij tot de vier of vijf grootste delen. Voeg in de grafiek zelf met grote, duidelijke letters toe wat we zien. Bij “Overig” of “rest” hoeft geen legenda, dat snapt je publiek vanzelf. Laat het belangrijkste deel er uit springen. Pas op voor het Pacman-effect.

Met lijngrafieken laat je trends zien. Een lijngrafiek is alleen vaak erg lastig leesbaar door de dunne lijnen. Je zou het gebied onder de lijn van een kleur kunnen voorzien, zodat je de groei duidelijk zichtbaar maakt. Heb je meerdere lijnen die door elkaar lopen, dan wordt het erg lastig daar een goede sheet van te maken. Visualiseer dan liever de conclusie en bewaar de lijngrafiek voor het bijbehorende artikel.

Lijngrafieken werken alleen als je op de horizontale as de tijd of iets dergelijks laat zien. Bij verkoopcijfers per regio is een lijngrafiek niet zo zinvol. Gebruik dan liever een staafdiagram.

Lijngrafieken zijn niet geschikt om precieze cijfers te laten zien. Als er één of twee hoogtepunten (of dieptepunten) in de grafiek zitten, kun je deze markeren met een tekstballon. Maar vraag je dan wel af of het zin heeft de hele lijngrafiek te tonen.

Een variant van de lijngrafiek is de stapelgrafiek. Deze splitst een trend uit naar de verschillende bijdragen. Zo kun je bijvoorbeeld laten zien hoe de omzet gegroeid is over tijd, en tegelijk waar deze omzet vandaan komt. Stapel niet te veel categorieën in je stapelgrafiek. Houd het bij de vier of vijf belangrijkste.

Een bellengrafiek gebruik je als je drie variabelen hebt. Op de X- en Y-assen komt bijvoorbeeld tijd en omzet, of omvang bedrijf en investering in duizenden euro’s. De grootte van de bellen geeft de derde variabele aan. Stel je meet van een aantal bedrijven het aantal octrooien dat ze hebben, en je wilt laten zien hoe dat zich verhoudt tot zowel de omvang van het bedrijf als hun investering in onderzoek en ontwikkeling (R&D). In een bellengrafiek ziet dat er dan zo uit:

De grootte van de bellen laat dus het aantal octrooien zien, en de positie in de grafiek geeft aan hoe groot het bedrijf is en hoe veel het investeert. Bellengrafieken kunnen snel complex worden, dus wees hier terughoudend mee.

Arnoud