Nog even over die e-maildisclaimers

| AE 2102 | Iusmentis, Ondernemingsvrijheid | 26 reacties

Er zit volgens mij iets in het water, of er is net een congres geweest “Juridische aspecten van e-mail” waarin het is gezegd, maar het aantal mails met disclaimers dat ik krijg, neemt ineens sterk toe. Nog steeds begrijp ik de zin van zulke disclaimers niet, en als ik vraag waarom men die gebruikt, kom ik niet verder dan “dat moet van Legal” of “mijn e-mailprogramma had het standaard ingebakken”.

Toevallig vond ik dit prachtige artikel bij designbureau SOV waarin men het concept disclaimer op duidelijke wijze aan de kaak stelt. In de gelinkte PDF vond ik ook het prachtige Duitse woord Angstklauseln, dat precies aangeeft waar het om gaat bij deze zinnen.

In een e-mail kun je alleen mededelingen doen en geen afspraken maken. Wil je afspraken maken, dan moet de ontvanger eerst een mail terugsturen waarin hij die afspraken bevestigt. “Wij zijn niet aansprakelijk voor virussen” is geen mededeling maar een afspraak, en kan dus niet. “Deze e-mail beschouw ik als privĂ©” is wel een mededeling, hoewel de juridische impact ervan te betwijfelen is.

Ik krijg weleens vragen waarom ik in mijn zakelijke mails nooit een disclaimer opneem. Nou, omdat ik niet weet wat ik daarin zou moeten zetten. Mijn klanten weten heus wel of mails die ik ze stuur, vertrouwelijk zijn. Bovendien is dat in mijn algemene voorwaarden al geregeld, net als mijn aansprakelijkheid voor de inhoud van mijn adviezen. Het nut van “Als u niet de beoogde ontvanger bent, gelieve dan deze mail uit te printen en op te etente vernietigen” ontgaat me volledig. Een net persoon doet dat toch wel, een onfatsoenlijk persoon doet het toch niet.

Arnoud

Deel dit artikel

  1. Mijn klanten weten heus wel of mails die ik ze stuur, vertrouwelijk zijn.

    Maar als de inhoud écht vetrouwelijk is, kan het dan geen kwaad om het er expliciet boven (!) te zetten? Zodat de ontvanger er nog eens aan herinnerd wordt en de mail niet tien keer uitprint en vervolgens zijn/haar boodschappenlijstjes op de achterkant schrijft? Dat het juridisch niets uitmaakt is wat anders.

    Hebben die disclaimers in sommige andere landen trouwens wel een betekenis?

  2. Hoe zit het met vergelijkbare disclaimers onder websites (aka. “Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend”)? Dat staat bijvoorbeeld bij ons op de universiteit onder de pagina waar je je cijfers ophaalt. Bij mij komt dan altijd de vraag op, “waarom zet je het er dan neer, als ik er toch niets aan heb?” Hoe zit het met de geldigheid van dat soort opmerkingen?

  3. Als de inhoud vertrouwelijk is, moet je de inhoud crypteren. Ongecrypteerde e-mail is geen medium voor vertrouwelijke informatie. Daarvoor passeert e-mail veel te veel punten die buiten controle van verzender of ontvanger liggen, niet het minst alle bedrijfsinterne e-mailsystemen waar routinematig van alles backups gemaakt worden. De meeste encryptiemethoden voor e-mail zorgen meteen ook dat de integriteit van het bericht te verifi?ren is.

    In mijn ogen maak je jezelf als verzender belachelijk als je wel een disclaimer toevoegt, waarin je over vertrouwelijkheid of aansprakelijkheid voor virussen zeurt, maar niet de moeite neemt om encryptie en integriteitskenmerken te benutten.

  4. Voor mij is de kern van de irritatie erover: ik krijg er niet genoeg informatie bij om een beslissing te maken (gesteld dat ik dat zou willen). Het voorbeeld uit het gelinkte artikel “…bevat mogelijk vertrouwelijke informatie…” pikt het er precies uit. De zender kan blijkbaar niet vertrouwd worden om dat aan te merken wanneer relevant, dus de ontvanger moet het dan met nog minder informatie wel kunnen?

    Het is helemaal irritant bij mailinglijsten. Wat betekent “beoogde ontvanger” als je het naar een mailinglijst zoals Bugtrack stuurt waar een paar tienduizenden lezers op zitten, publieke archieven van zijn en die bestaat om juist de gevoelige informatie uit te wisselen? En als daar die disclaimer ineens “deel maar met de wereld” betekent, hoe weet ik dan dat voor andere emails?

    Ik ben het eens met Peter S hierboven, zo’n disclaimer straalt van alles uit maar professionaliteit in het omgaan met vertrouwelijke gegevens zeker niet.

  5. @Martijn: Het kan op zich geen kwaad om een contractspartij eraan te herinneren dat informatie geheim is (sterker nog, veel NDAs eisen dat je informatie expliciet markeert als geheim). Maar dan staat er “Deze mail is geheim” in plaats van “kan” geheim zijn.

    @Rens: daar kan ik me geweldig aan ergeren. Ik denk ook dat het niet klopt: als je correct uitziende mededelingen krijgt van een bevoegd uitziend persoon, mag jij erop vertrouwen dat die kloppen. De mededeling “je hebt een acht” in het studiecijferoverzicht lijkt me dus in beginsel bindend voor de universiteit.

  6. ???Als u niet de beoogde ontvanger bent, gelieve dan deze mail te vernietigen???

    Dat is een hele leuke, maar in hoeverre is vernietigen vernietigen. Mijn email komt binnen via (meestal) 2 mailservers, deze machines hebben een technisch boeiend filesysteem waardoor data maar heel langzaam wordt overschreven en dus niet direct verwijdert. Ook worden er van de interne mailserver waarop ik mijn email lees door een overactieve systeembeheerder netjes backups gemaakt. En om het makkelijk te maken slaat mijn laptop informatie over email ook nog eens lokaal op zijn harddisk op omdat dat sneller leest.

    Om een email dus direct te vernietigen moet ik dus:

    de schijven van de mailservers formatteren De backups verwijderen Mijn laptop formatteren

    En dan heb ik het nog niet eens over mijn telefoon waar wat email op kan staan, mijn werkstation op kantoor waar ook nog wel eens een mailclient op open staat en andere details.

    Meestal reageert men niet meer nadat ik een offerte heb gestuurd voor het verwijderen van de email. En ze reageren al helemaal niet positief op dit soort voorstellen. Helaas.

  7. Hoe zit het met vergelijkbare disclaimers onder websites (aka. ???Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend???)? Dat staat bijvoorbeeld bij ons op de universiteit onder de pagina waar je je cijfers ophaalt.

    Ik heb dat altijd opgevat als: “dit is je cijfer, tenzij men een typfout heeft gemaakt, want dan is je cijfer wat er op papier staat”. Je kunt dus alleen “rechten ontlenen” uit de papieren versie.

    Of dat juridisch wel haalbaar is durf ik niet te zeggen.

  8. @ Bastiaan: het lijkt me dat dit afhankelijk is van de gemaakte afspraken. Bijvoorbeeld als je een algemene voorwaarde van de universiteit hebt ontvangen, waarin staat waar de cijfers dan wel offici?el worden gepubliceerd. In dat geval lijkt me dat de afspraak, en is de tekst onderaan de mail niet meer dan een kattebel (die dus eigenlijk ook wel weggelaten had kunnen worden).

  9. @Jaap: nee. Alleen bewijs dat ze zijn overhandigd (art. 6:234 BW) of eventueel dat je regelmatig zaken met elkaar doet en constant dezelfde voorwaarden hanteert “terwijl de algemene voorwaarden bij het sluiten van de eerste overeenkomst aan de wederpartij ter hand zijn gesteld” (Geurtzen/Kampstaal).

    Het is niet genoeg dat je ze consequent achterop je facturen afdrukt. Consequent in offertes ernaar verwijzen kan dat wel zijn, mits je maar kunt bewijzen dat je ze de eerste keer ook echt meegestuurd hebt.

  10. Beschouw e-mails (of andere documenten) waar geen classificatie bovenstaat (bv vertrouwelijk) als niet zodanig. Krijg van de gemeente (als gemeenteraadslid) zo veel mail dat ik niet altijd goed kan beoordelen of iets nu een openbaar karakter heeft of het toch onder het kopje “vertrouwelijk” valt. Natuurlijk bij twijfel bel ik altijd even, maar toch (ivm plaatsen op een weblog).

    Zelf schrijf altijd onder mijn mails die gevoelig zijn dat ik de e-mail beschouw als een auteursrechtelijke beschermd document, waarbij het copyright bij mij ligt, en het ongevraagd doorsturen van de email beschouw als een (grove) schending van dit auteursrecht. Of dit ook een juridische waarde heeft weet ik niet, helpt wel over het algemeen.

  11. Overigens vind ik meldingen die een virusscanner aan mailtjes toevoegt minstens net zo onzinnig.

    Ik bedoel hij is dus blijbaar gescand. Nou en? Moet ik nu misschien dankjewel zeggen dat er geen virus (meer) in zit? Of als er nog wel een virus in blijkt te zitten mag ik daar dan niet over klagen?

    Het voegt gewoon niets toe… terwijl het mailtje er wel langer van is geworden.

    Dat stoort. 😉

  12. Buiten dat staat er vaak ook nog bij welke virusscanner met een link naar hun website o.i.d. Reclame dus eigenlijk en vind ik dan weer SPAM in een legitieme mail. Ik zie ook regelmatig bij vooral msn gebruikers in de disclaimer (wordt niet zo genoemd overigens) om je op hyves aan te melden en ook nu weer over een windows phone. Lijkt mij regelrechte SPAM. Wellicht dat dit weer een andere discussie is, maar is SPAM in legitieme mail die meestal automatisch wordt toegevoegd (lijkt me sterk dat de msn-ers het zelf er neerzetten 😉 ) eigenlijk wel toegestaan? Lijkt mij niet.

  13. Maakt het ook nog eens uit als die disclaimer is geschreven in een taal die de ontvanger niet eens begrijpt? Mijn werkgever heeft voor alle interne mail-accounts een vaste disclaimer ingesteld met daarin een Engelse tekst. Gelukkig begrijpen veel mensen de Engelse taal. Maar stel dat die tekst in het Fries was geschreven en de email naar een potentiele klant in India wordt verstuurd? Die snappen er volgens mij geen bal van. Het levert dan alleen een slechte indruk op. Overigens ook opvallend dat die disclaimer bij ALLE medewerkers wordt geplaatst, dus ook de medewerkers die normaal nooit met klanten communiceren. (Maar dan weer wel alleen de emails naar externe adressen.) Maar goed, ik heb al eens gemeld bij mijn werkgever dat die disclaimer van ons eigenlijk nergens op slaat. Immers, zo’n disclaimer vertaalt zich al snel naar een afspraak en de ontvanger hoeft er niet mee accoord te gaan. Maar wat ikk irritanter vind is wanneer emails digitaal ondertekend worden. Je kunt via Outlook heel eenvoudig een digitale handtekening toevoegen aan een email. Heb je alleen een certificaat voor nodig. Alleen, omdat je eigen mailserver nog eens extra regels tekst toevoegt klopt opeens de handtekening niet meer en kun je ook geen digitaal ondertekende emails meer mee verzenden! Terwijl die digitale handtekening juist bedoeld kan zijn om de informatie binnen een email te beschermen! Beter lijkt het mij om te investeren in digitale handtekeningen maar ja… De email systemen van de ontvangers willen soms ook wel eens rommelen met de inhoud van de email en dan wordt de email alsnog ongeldig… En dat vind ik dus ook onzin: bedrijven die hun inkomende emails laten filteren en als de email schoon is voegen ze een extra disclaimer onder de email toe. Dat slaat gewoon nergens op!

  14. Het volgende ontving ik van een Capgemini medewerker. Achtereenvolgens aan het einde van een mail een * personal signature, * logo, * company signature, * comapny slogan, * merk+kvk clausule, * environment stamement, * disclaimer Die zijn echt gek geworden.

  15. Leuke oplossing (zie link voor details) http://www.hetlab.tk/artikelen/copyright

    Citaat: “Regelmatig krijg ik e-mail met de meest belachelijke disclaimers. Aangezien ik in de meeste gevallen nooit akkoord ben gegaan met deze eenzijdige en niet van te voren gemeldde onzin, heb ik mijn mailserver opdracht gegeven om u nog voor het afleveren van een e-mail te wijzen op mijn voorwaarden (zie figuur 1). Als u dus toch doorgaat met verzenden ??? en ja ik weet dat de meeste mailservers u niet op de hoogte zullen stellen, maar dat is uw probleem en niet de mijne ??? heb ik bij deze het recht om te doen en laten met uw e-mail wat ik wil. Daaronder valt het openbaar maken, doorsturen of anderszins gebruiken. Alleen als u van te voren contact opneemt en wij in onderling overleg besluiten dat ik uw mail vertrouwelijk zal behandelen, kunt u daar zeker van zijn. In alle andere gevallen moet u gewoon zorgen dat in uw e-mail geen zaken staan die u liever niet openbaar maakt…”

  16. Per toeval kwam ik zojuist op onderstaande pagina terecht; betreft alle nodige info m.b.t e-mail disclaimers, geloof het of niet. http://www.emaildisclaimers.com

    Onderstaande qoutes komen ook van deze website; wijzen erop dat het niet legaal bindend is, en alleen als vorm van drogreden kan worden gebruikt bij rechtzaken (op hoop van zege).

    ‘The disclaimers added to the end of emails are not legally binding, but it’s always good practice to try and disclaim liability’ – M. Chissick, Head of Internet law – FFW

    ‘If you were to be so unlucky to be sued for the contents of an e-mail, it is not certain whether an email disclaimer will protect you from liability in a court of law. However, it will certainly help your case and in some situations might exempt you from liability.’ – emaildisclaimers.com

  17. Disclaimer

    Aan dit e-mail bericht kunnen geen enkele rechten worden ontleent, nog is deze e-mail dan wel reactie een bevestiging of instemming op uw Disclaimer. Er van uitgaande u voldoende te hebben medegedeeld behoud ik mij van enigerlei uitspraken in deze e-mail. Er tevens vanuit gaande dat deze e-mail vertrouwelijk en volgens IVBPR art 17 wordt behandelt.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS