De zin en vooral onzin van e-mail disclaimers

| AE 1257 | Aansprakelijkheid | 19 reacties

wij-stellen-ons-niet-aansprakelijk.jpgGisteren kreeg ik een e-mail van iemand die mijn boek wilde bestellen. De e-mail bevatte zes regels informatie en 25 regels disclaimer. De e-mail was informeel bedoeld, bevatte mogelijk vertrouwelijke informatie die ik dan niet mocht doorgeven, kon virussen bevatten hoewel deze gescand was, mocht niet worden opgevat als een juridische toezegging(!) en vertegenwoordigde niet noodzakelijkerwijs de mening van de werkgever van de afzender.

Waarom doen mensen dit? Juridisch stelt het namelijk bizar weinig voor. Een echte disclaimer, een uitsluiting van aansprakelijkheid dus, is alleen geldig als dat vooraf zo afgesproken is. Hetzelfde geldt voor vertrouwelijkheid van een e-mail. Briefgeheim voor e-mail bestaat niet. Wie een mededeling per e-mail dan ook vertrouwelijk wil laten zijn, moet dat afspreken met de ontvanger.

De informatiedichtheid van de overige mededelingen is ook vrijwel nul. Omdat de tekst bij elke mail moet passen, moet men wel algemeen zijn: “bevat MOGELIJK vertrouwelijke informatie”, “KAN virussen bevatten” en is “niet NOODZAKELIJKERWIJS” de mening van de werkgever. Die teksten zijn altijd waar en vertellen dus niets.

Ik stel voor dat we vanaf nu de disclaimer op e-mails afschaffen en alleen nog zinnen toevoegen als dat werkelijk zinnig is. Zet er alleen een confidentiality notice onder als de mail echt vertrouwelijk is, en stuur mails die niet de mening van uw werkgever bevatten niet vanaf een zakelijk adres. Doet u mee?

Arnoud<br/> Plaatje via Eric’s blog

Deel dit artikel

  1. @Martijn: in veel gevallen gaat dat versleutelen net zo automatisch als het versturen van de mail. Je tikt een e-mailadres in, je plugin (zoals Enigmail) zoekt uit welke publieke sleutel daarbij hoort, en de mail wordt daarmee versleuteld. Tik je het verkeerde adres in, dan wordt het net zo makkelijk met de verkeerde sleutel versleuteld.

    Eigenlijk moet je aparte e-mailprogramma’s hebben voor klanten en voor journalisten, maar ja dat is ook zo wat.

  2. Beste Arnoud,

    Ik ben het volstrekt met je eens. Ik kan mij persoonlijk mateloos ergeren aan de soms ellenlange onzin onderaan email. Hiermee bedoel ik uiteraard de zogeheten disclaimers, niet de ps-jes van mijn vriendin. Het is fijn om nog eens bevestigd te zien dat dergelijke reut juridische ook niet veel voorstelt, waar ik als non-jurist altijd al van overtuigd was. Wat ik me echter altijd afvraag, is waarom mensen dit soort onzin toevoegen. Is het een misplaatste poging om professioneel/zakelijk over te komen of geeft het aan dat de afzender ronduit paranoia is en om iedere hoek een rechtszaak verwacht. (Ok?, als je onder een hoek een dreun, lel of uithaal verstaat dan is die angst mogelijk gerechtvaardigd, maar dan hebben we het niet meer over email).

    Ik ben een zelfstandig ondernemen en ook nog eens succesvol. Een van de redenen waarom ik succes ben, is dat ik altijd goed voor ogen houdt waar het werkelijk om draait bij het doen van zaken, namelijk vertrouwen. Het lijkt er vandaag de dag nog wel eens bij in te schieten, met name in extreem kapitalistische landen zoals bijvoorbeeld de VS, maar vertrouwen is en blijft een van de belangrijkste grondbeginselen van (succesvol) zaken doen. Vanuit dat oogpunt snap ik dan ook niet dat mensen dergelijke disclaimers toevoegen aan hun email. Het schept in mijn ogen direct wantrouwen. Ik zie dit ook geregeld in de praktijk bevestigd worden. Al met al een slechte zaak. Dus naast de juridische reden om geen disclaimers meer toe te voegen, zou ik ook om morele redenen pleiten voor afschaffing.

    Tot slot zou zelfs het nutteloze gebruik van bandbreedte nog een argument kunnen zijn, maar zet het gezien het percentage aan spam niet veel zoden aan de dijk.

  3. Onlangs hoorde ik iemand beweren dat zo’n disclaimer dan wellicht niet van toepassing kan zijn op het bericht waaronder het staat, maar dat je alvast gewaarschuwd bent voor het vervolg van de e-mailcommunicatie. Is antwoorden zonder in te gaan op de disclaimer een impliciet akkoord?

  4. Ik zie niet in hoe antwoorden op “this email MAY contain confidential information” een acceptatie van een geheimhoudingsplicht inhoudt, omdat niet expliciet meegedeeld is dat de email vertrouwelijk is.

    De disclaimergekte wordt gevoed door de juridische traditie in de Verenigde Staten waarbij (geloofd wordt dat) vertrouwelijke documenten een “confidential” label moeten hebben om personen met succes voor overtreding van een geheimhoudingsbeding te kunnen vervolgen. Een ander punt is dat (wederom in de VS) bepaalde (“privileged”) documenten die in opdracht van een advocaat opgesteld zijn niet overgedragen hoeven te worden in de onderzoeksfase (“discovery”) van een civiel proces. Ook hier geldt dat een label op de documenten de kans dat je aanspraak kunt maken op “privilege” status verhoogt.

  5. Peter, goed punt over privilege. Ik ken veel Amerikaanse advocaten die zenuwachtig worden van e-mail met mogelijk privileged information. Het probleem is namelijk, de mail van advocaat naar cli?nt kan dan wel privileged zijn, maar op het moment dat de cli?nt deze forwardt naar anderen is die e-mail niet meer privileged (want geen attorney-client communicatie).

  6. Een verklaring in een disclaimer dat de werkgever de inhoud van de mail niet voor zijn rekening neemt vind ik niet gek. Dat is in ieder geval een aanwijzing dat de werknemer niet bevoegd is om per e-mail namens de werkgever rechtshandelingen te verrichten.

    Of denk aan een gemeente die wil voorkomen dat mails van werknemers worden aangemerkt als besluiten in de zin van de Awb of als toezeggingen waar gerechtvaardigd vertrouwen aan kan worden ontleend. Een mail is nu eenmaal sneller verstuurd dan een ouderwetse brief, zoals ook Google lijkt te beseffen. Het kan m.i. geen kwaad om voorzorgsmaatregelen te treffen.

    Ik denk ook niet dat een disclaimer de ontvanger van een losse mail kan binden, maar een disclaimer kan m.i. wel (helpen te) voorkomen dat de verzender of diens werkgever gebonden raakt.

  7. bona fides,

    Als een medewerker Arnoud’s boek bestelt (voor de afdelingsbibliotheek), is het merkwaardig dat de disclaimer onder diezelfde email zegt dat “deze email het bedrijf niet bindt”. Het lijkt er op dat het bedrijf niet beseft dat email een efficiente manier is om overeenkomsten te sluiten.

  8. @Peter: ik vermoed dat de medewerker het boek zelf heeft besteld en dus niet namens het bedrijf? Blijkt uit de mail echter dat de medewerker namens het bedrijf handelde, dan lijkt het me verstandig als Arnoud de verzender vraagt een volmacht te overleggen of anders het risico aanvaardt dat het bedrijf zegt “ik heb niets besteld”. Zonder disclaimer is het voor mij niet duidelijk of een beroep op art. 3:61 lid 2 BW slaagt, met disclaimer slaagt zo’n beroep m.i. in beginsel niet.

    Een standaarddisclaimer onder mails van het offici?le inkoop@bedrijf.nl account lijkt me inderdaad niet handig. Maar goed, het gaat er mij niet zo zeer om wat handig of effici?nt is.

    De regionale ombudscommissie voor de gemeente Hoorn hecht waarde aan een disclaimer:

    Voorts overweegt de commissie op basis van de disclaimer die het bestuursorgaan bij de verzending van emails meestuurt, dat er geen sprake is van het expliciet openstellen van de mogelijkheid om berichten naar het bestuursorgaan via de e-mail te zenden. Immers in de disclaimer staat vermeld ???uit de inhoud van deze e-mail kunnen geen juridische consequenties voortkomen.’

  9. Een disclaimer van aansprakelijkheid voor vrijblijvend advies is zinvol. Bijvoorbeeld, voor een bedrijf dat per mail reageert op vragen. Hoe om te gaan met, zulke dingen. Verder lijkt mij ieder ander soort erger dan zinloos.

    Ik zou willen dat er meer aan eigen en andermans verantwoordelijkheid wordt gedacht. Dan weet je dat iets vertrouwelijks, niet per mail verstuurd kan worden tenzij het versleuteld is. Ook dat adressering aan de verkeerde je eigen zaak is en je zelf aansprakelijk bent voor zo’n stommiteit. Dat er enkel zakelijke mail vanaf een zakelijk mailadres verstuurd kan worden.

    Dan zie je ook dat alles in ‘normale’ disclaimers nonsens is. Inclusief zo’n aanbeveling niet uit te printen. Mag ik dat zelf uitmaken?

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS