Mag de werkgever met opt-out werken bij uitdiensttreding?

| AE 7736 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | 10 reacties

email-e-mail-elektronische-post-envelopEen lezer vroeg me:

Bij ons bedrijf krijg je in je laatste week een bericht dat een collega toegang krijgt tot je mailbox, en je kunt dan bezwaar maken als je het daar niet mee eens bent. Is dat wel rechtsgeldig? Bij privacydingen geldt toch een opt-in en niet een opt-out?

Er is geen algemene regel die zegt dat je bij alles omtrent privacy toestemming nodig hebt van de betrokken persoon. Dat zou immers onwerkbaar zijn als iemand overal nee op blijft zeggen, hoe onredelijk die nee ook zou zijn.

Opt-in is de hoofdregel, maar er zijn uitzonderingen mogelijk. Een uitzondering is het mogen verwerken van iemands persoonsgegevens omdat dat nodig is voor het uitvoeren van een contract. Een arbeidscontract is ook een contract, en een werkgever kan zich dus hierop beroepen mits hij kan aantonen dát het nodig is.

Ook is er een uitzondering ten behoeve van een dringend belang van de andere partij. Wie niet anders kan, hoeft geen toestemming te vragen. Natuurlijk ligt de bewijslast hierbij wel hoog, maar het kan. Denk aan het schrijven van een onthullend artikel over iemand: een privacyschending maar als de onthulling belangrijk is, dan toch gerechtvaardigd.

Bij deze vraag komt het eigenlijk altijd op hetzelfde neer: is het echt nodig dat die collega in de mailbox gaat kijken na uitdiensttreding, of is er een andere oplossing mogelijk? Alternatieven kunnen zijn dat je je mailbox zelf opschoont (maar doen mensen dat echt?), dat de collega alleen in de inbox kan en niet in mapjes, of dat er niet één maar twee mensen tegelijk kijken om onnodig snuffelen te voorkomen. Niet ideaal, maar werkbaar.

Arnoud

Deel dit artikel

  1. Jouw werk mailbox is van je werkgever. Omdat er afspraken met klanten in kunnen staan heeft de werkgever dus altijd een gerechtvaardigd belang. Hou dus gewoon je mailbox schoon van prive dingetjes, of laat alleen dat staan wat niet te prive is. Waarom? Al was het maar omdat je werkgever in geval van ziekte of een ongeval hoe dan ook toegang voor een collega tot de mailbox zal regelen. Hoe moeilijk moet het zijn: klik delete en stel outlook in om je trash bij afsluiten leeg te maken..

    Juridisch ligt het wellicht lastiger, maar als je iets prive wil mailen dan pak je een gmail of hotmail account.. Voor zover je het niet erg vind dat dergelijke clubs meekijken natuurlijk.. Of het mailadres wat je bij je adsl of kabel hebt gekregen, dat kan natuurlijk ook.

  2. Als ik een bedrijf verlaat dan kuis ik toch mijn inbox op en probeer iets te regelen zodat de informatie in je mailbox niet verloren gaat. Lijkt me nog wel net zo profesionneel. Enkel als er een echt slechte verhouding is tussen werkgever en werknemer lijkt me dit problematisch. Maar als je als werknemer je werkgever niet vertrouwt na je ontslag, waarom dan wel voor je ontslag? Als een werkgever het echt wil, dan zitten ze zo aan al je emails, ook je persoonlijke.

    De gezond-verstand-houding hier lijkt me te zijn gewoon je persoonlijke map (met bijbehorende sent items) te deleten, en toestemming te geven om de rest te bekijken. Zo ben je niet rancuneus, ga je uit van de menselijkheid van je ex-werkgever en vermijd je je onnodig moe te maken. Want als ze echt slechte bedoeling hebben, dan ben je zowiezo de pineut.

  3. Wat mij betreft is dit juist een schoolvoorbeeld voor hoe zo’n situatie netjes aan te pakken. Evident hebben werkgever en werknemer hier allebei een redelijk belang. Door het van te voren aan te kondigen, krijgt de werknemer de kans zijn eventueel gevoelige informatie op te ruimen, en de werkgever de kans om voor de bedrijfsvoering relevante informatie te benaderen na het vertrek. Mooie balans waarbij niemand echt geschaad wordt in zijn belang.

  4. Mijn twee centen: Van alle emails van alle mensen binnen mijn bedrijf maak ik een back-up, daarnaast heb ik ook een “Vault” daarin worden ook alle emails van alle medewerkers opgeslagen.. ook de verwijderde. Als er een juridisch conflict ontstaat kan het zijn dat ik bestanden uit deze Vault moet overhandigen. Dat kan niet iedereen en is een procedure voor. Als een medewerker uit dienst gaat wordt de eigenaarschap van die mailbox overgedragen aan een “administratie” mailbox omdat email laters terugvindbaar moet zijn ivm gemaakte afspraken. De medewerker kan wel zijn mailbox opschonen voordat dit plaats vind. Dat het bedrijf dit netjes een week van te voren mee begint vind ik een voorbeeld hoe je dit goed doet. Uiteraard is het wel handig als een medewerker vooraf de tijd krijgt om wat op te schonen. Wel geef ik (schriftelijke) aan dat een zakelijk mailbox niet privé is. Als je zaken wilt versturen die mij als werkgever niets aan gaan, doe dat dan met je privé mailbox. Je moet er vanuit gaan dat zakelijke mailboxen nu eenmaal niet privé zijn. Dit besef bestaat er standaard niet, men denkt er niet over na.

  5. Naar mijn mening is de mailbox onderdeel van het gebruikersaccount. Deze zijn persoonlijk en op naam gesteld en dienen dus ook zo behandeld te worden. Al wordt de mailbox ingezet voor werk-doeleinden, is de mailbox wat mij betreft een privé aangelegenheid.

    Na uitdiensttreding dient de medewerker te zorgen voor een nette afwezigheidsmelding met minimaal een contact adres. Werk dat nog niet afgerond is dient vanzelfsprekend overgedragen. En het gebruikersaccount + mailbox gaat op slot (voor een gelimiteerde tijd, daarna permanent verwijderd). Mocht er onverhoopt iets niet overgedragen zijn; dan kan een collega onder toezicht van een HRM medewerker/vertrouwenspersoon kijken in de mailbox om het werk op te zoeken en te forwarden. Wat ik zwaar vind wegen is het gegeven dat toegang tot een account de mogelijkheid geeft je uit te geven namens de eigenaar, en de identiteit blijft toch eigendom van de eigenaar, niet van de werkgever.

  6. Ik vind het daar vrij netjes gaan.

    Overigens heb ik bij voorgaande werkgevers twee prima alternatieven gezien: 1. Iedereen archiveerde werk e-mail in gedeelde mappen. Bij vertrek even achterstand archiveren en e-mail account gesloten met een bericht terug aan mensen die er nog naar mailden met nieuwe contactgegevens 2. Iemand van HR en Legal krijgen naar vertrek toegang tot je mailbox. HR tijdelijk om inkomende e-mails door te sturen, Legal permanent.

    In beide gevallen werd vanaf het begin erop gewezen in het ict reglement dat de e-mail zakelijk is en dat je privé mails met een webmail account moet verzenden.

  7. En dit is een van de vele redenen waarom ik graag met ticketsystemen werk. Daarbij dient men werk en privé gescheiden te houden. Professioneel aspect op de werkvloer is nou eenmaal van belang en als je iets niet kan schrijven vanuit bedrijfsperspectief doe dit dan ook vooral niet.

    Een remote shell of webmail voor persoonlijke mail is makkelijk te doen/realiseren. Het zelfde geldt eigenlijk voor je surfgedrag. Uiteraard is privacy leidend maar alles wat je in je baas zijn tijd doet wat niet zakelijk is…

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS