Oh, je baas mag toch niet meegluren in je privéberichten op je werk?

| AE 9661 | Arbeidsrecht, Privacy | 2 reacties

Het Europese Hof voor de Rechten van de Mens heeft in een uitspraak bepaald dat bedrijven hun werknemers moeten inlichten op het moment dat hun digitale communicatie vanaf de werkplek in de gaten wordt gehouden. Dat meldde Tweakers vorige week. Een werknemer had een zakelijk Yahoo Messenger account aangemaakt om daarmee met klanten te kunnen chatten. De werkgever monitorde dit account en constateerde op zeker moment dat er privécommunicatie (met onder meer zijn broer en zijn verloofde) was geweest, en gebruikte dat als grond voor ontslag. Het EHRM corrigeert de uitspraak: de werknemer was niet vooraf specifiek geïnformeerd, en dus was het ontslag onterecht.

De uitspraak is een vervolg op deze zaak uit 2016. Destijds werd vooral op de inhoud beslist: het account was aangemaakt voor zakelijke doeleinden, waardoor het al vrij snel redelijk is dat de werkgever daarin kijkt. Dat Yahoo Messenger een typisch consumentenchatprogramma is, doet daar niet aan af. Verder werden de berichten niet inhoudelijk bekeken in de rechtszaak, maar werd heel snel vastgesteld dat het privécommunicatie betrof, waarna de rest van de zaak ging over of duidelijk was gemeld dat dat niet mocht, hoe ernstig alles was et cetera.

De werkgever gaat echter toch onderuit op het formele aspect van notificatie, de inlichtingenplicht uit de Wet bescherming persoonsgegevens en vanaf volgend jaar de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze vereist kort gezegd dat de betrokkene duidelijk wordt geïnformeerd over het wat en hoe van de gegevensverwerking.

In deze zaak was geen duidelijk reglement verstrekt waarin werd uitgewerkt onder welke omstandigheden overgegaan zou worden tot monitoring van privégebruik van ICT-middelen. Weliswaar was een andere werknemer recent ook ontslagen vanwege dergelijk privégebruik, maar dat is als informatie onvoldoende voor werknemers om te weten te komen wat de aard en scope van monitoring van dergelijke middelen is. Daarnaast was het algemene reglement met een verbod op privégebruik van ICT-middelen wel verstrekt, maar dat bevatte geen waarschuwing dat gemonitord kon worden om dit verbod te handhaven.

Ook was niet duidelijk genoeg specifiek gemotiveerd waarom monitoring in dit geval nodig zou zijn. Het lijkt erop dat de monitoring als algemeen middel werd ingezet en niet specifiek tegen deze persoon omdat er gegronde vermoedens waren gerezen van privégebruik. Dat is dan te snel naar een zwaar middel gegrepen zonder na te denken of het anders kon.

Daarnaast wordt het nationale vonnis vernietigd met het argument dat te weinig naar subsidiariteit is gekeken. Het Hof ziet de monitoring van ICT-communicatie als een zwaar middel, waardoor dit zwaarwegend in de afweging van belangen moet worden betrokken. Bij voorkeur kan de werkgever geen privécommunicatie lezen, maar moet worden volstaan met het bepalen of gesprekken privé zijn. Dat zou bijvoorbeeld kunnen door te constateren dat de wederpartij in de communicatie niet bekend is als klant, waarna de werknemer kan worden gevraagd of deze persoon wellicht toch een zakelijke relatie is (denk aan mensen die liever vanaf een privéadres chatten of thuiswerken en geen zakelijk account kunnen gebruiken). Hier werd direct naar het zwaarste middel gegrepen, en dat kan dus niet door de beugel.

Ik roep het vaker, maar het is echt van groot belang dat je een reglement maakt waarin je specifiek uitwerkt wat je bedrijfsbeleid is rond monitoring. En dan dus niet met dooddoeners als “vanwege security kan monitoring plaatsvinden” maar benoem de vormen van monitoring: aan/uitzetten van chatapplicaties, automatisch lezen van verkeersgegevens, automatische analyses van inhoud, handmatige kennisname van inhoud. Wie kan hierbij en waarom? Waarom is privégebruik verboden, hoe ver strekt dat verbod en wat zijn de (proportionele) sancties op overtreding?

Arnoud

Sollicitanten niet meer vogelvrij op sociale media

| AE 9547 | Privacy | 75 reacties

Even het Twitter-account of de Facebook-site van een potentiële werknemer checken is niet toegestaan, meldde het FD vorige week. De Autoriteit Persoonsgegevens bracht een opiniestuk uit dat er nog eens op wijst dat dit eigenlijk gewoon niet toegestaan is, in ieder geval niet zonder stevige belangenafweging. Waanzin, noemt Quote het en je kunt je natuurlijk afvragen of dit veel gaat veranderen. Maar het is eigenlijk helemaal niet verrassend.

In de basis komt het erop neer dat iemand googelen dan wel zijn social media checken gewoon een verwerking van persoonsgegevens is. Het maakt niet uit of de bron openbaar is, of men zelf koos voor publicatie of wat de voorwaarden van die zoekdiensten of social media diensten ook vermelden. Als je informatie over een persoon opvraagt in een elektronisch systeem, dan is dat een verwerking en dan val je onder de Wbp (en volgend jaar de AVG). Punt.

Als je onder de Wbp/AVG valt, dan moet je een grondslag hebben om dit te mogen doen. Toestemming is de netste grond, maar gaat bij werknemers niet zo goed. Die kunnen naar hun werkgever toe geen toestemming geven, omdat daarvoor vrijwilligheid een vereiste is. En bij de werkgever zit op de achtergrond altijd een zweem van dwang: oh jij wilde volgend jaar promotie/vast contract/ander kantoor, dan zou ik maar niet weigeren. Het is juridisch onmogelijk die zweem weg te nemen.

Bij sollicitanten meen ik dat het anders ligt, je hóeft immers niet te solliciteren dus kan ik prima zeggen “Een Google-zoekopdracht en socialmediasnuffel maakt deel uit van de procedure, solliciteren is toestemming”. Maar het moet dan wel expliciet in de advertentie benoemd zijn, en je moet duidelijk zijn over wat je precies gaat doen.

Oh, en ook niet toegestaan is van je personeel verlangen dat ze je bevrienden of lid worden van je bedrijfsgroep.

Kan het wel? Ja, soms. Er is immers de grondslag van eigen dringende noodzaak, waarbij je kortweg zegt, ik kan niet anders en heb rekening gehouden met de privacy. Volgens deze opinie gaat dat alleen op als het googelen/monitoren:

  • noodzakelijk is voor een legitiem doel;
  • dit doel niet kan worden bereikt op een manier die minder inbreuk maakt op de privacy;
  • proportioneel is en dus niet meer verzamelt of onthult dan nodig is voor het doel.

Een voorbeeld van een legitiem doel is het nagaan of iemand een concurrentiebeding schendt. Hiervoor zou je Linkedin kunnen monitoren op namen van ex-personeel dat zo’n beding heeft. Er zijn weinig tot geen andere bronnen waar je kunt achterhalen wat een ex-werknemer doet, en als je dit ook meldt dat je gaat doen, dan is dit toegestaan.

Een ander voorbeeld is het monitoren van uitgaande mail op mogelijke lekken van bedrijfsgegevens. Dit mag, want het voorkomen van datalekken of geheimlekken is legitiem. En als je bang bent voor lekken via mail, dan is monitoren van de mail natuurlijk de enige manier. Maar de methode moet proportioneel zijn. Dus niet geforceerd alle mailtjes bcc’en naar de directeur ter screening, maar eerder een keyword tool die goed afgesteld is, en bij een match een ander er naar laat kijken. Bij voorkeur pas nadat de afzender zelf een bericht kreeg (“Deze mail lijkt een datalek, is dat juist [Y/n]”) en daar niet op reageerde.

Juridisch gezien is dit allemaal geen verrassing, het is hooguit nieuwe invulling van oude regels. Maar ‘waanzin’ zal het al snel genoemd worden bij veel bedrijven. Je moet toch je security in de gaten kunnen houden, en je betaalt mensen toch om te werken, privacy doen ze maar thuis. Ja precies, maar het wordt dus tijd om een afweging te maken tussen security en privacy. Je hebt nog tot 25 mei want dan staan er hoge boetes op disproportioneel monitoren.

Arnoud

Moet ik als werknemer akkoord gaan met de privacyvoorwaarden van Google?

| AE 9498 | Arbeidsrecht | 17 reacties

Een lezer vroeg me:

Mijn werkgever (een mkb bedrijf) is overgestapt naar een Google domein voor mail, en nu moeten wij bij ingebruikname akkoord gaan met de privacyvoorwaarden van Google. Kan ik dat weigeren? Natuurlijk, het gaat om werk mail, maar toch, Google accounts doen veel meer dan alleen werkgedrag in de gaten houden.

Dit lijkt me niet iets dat je kunt weigeren te doen. De werkgever bepaalt hoe het werk wordt uitgevoerd, en als hij ervoor kiest om Google als leverancier in te zetten dan heb jij het daarmee te doen. Dat je bij het gebruiken daarvan op een akkoord-knopje moet drukken, is dus gewoon deel van je werk.

Het is echter een misverstand dat je als werknemer dan ineens toestemming geeft aan Google voor wat dan ook. Ik geef toe, een gemakkelijke fout want er stáát immers “I agree” en er zit een privacyreglement bij ook nog. Maar als je als werknemer op zo’n knop druk, dan ga je hooguit namens je werkgever met dingen akkoord. Niet privé.

Natuurlijk kan Google allerlei dingen van je te weten komen wanneer je als werknemer met die diensten werkt. Maar ook dat is de verantwoordelijkheid van je werkgever. Als goed werkgever heeft hij de taak jouw privacy te waarborgen, en dus ook te zorgen dat leveranciers niet zomaar allerlei persoonlijke dingen van werknemers te weten komen. Hij zal dus bijvoorbeeld een bewerkersovereenkomst moeten treffen met die leveranciers, waarin staat dat deze niet gaat snuffelen in netwerkverkeer van werknemers. Je kunt hem daarop aanspreken als hij dat niet goed geregeld heeft.

En ik snap heus dat Google zich weinig aan zal trekken van zo’n Nederlands werkgevertje, maar daar zal het arbeidsrecht weinig rekening mee houden.

Arnoud

Ex-werknemer Nederlandse vps-provider wist alle server- en klantgegevens

| AE 9480 | Aansprakelijkheid, Arbeidsrecht | 12 reacties

Auw. Een medewerker van hostingprovider Verelox uit Den Haag heeft alle servergegevens verwijderd, las ik bij Tweakers. Dat betekent dat ook alle klantgegevens zijn gewist, en mogelijk ook niet allemaal meer terug te halen zijn. Buitengewoon pijnlijk voor het bedrijf, want hierdoor moet Verelox druk aan de bak om alle servers weer te herstellen. Wat… Lees verder

Ik moet een app installeren van mijn werkgever en dat wil ik niet

| AE 9257 | Arbeidsrecht | 59 reacties

Een lezer vroeg me: Mijn werkgever wil dat we allemaal een app installeren die voor het werk noodzakelijk is. Hiermee moeten we onder meer onze tijd bijhouden en registreren bij welke klanten we zijn geweest. Maar ik wil dat helemaal niet op mijn privételefoon. Mag ik dit weigeren? Ja, dat mag je weigeren. De werkgever… Lees verder

Github introduceert werknemersvriendelijk IP-contract

| AE 9359 | Arbeidsrecht | 4 reacties

Broncodebeheerbedrijf Github staat sinds kort toe dat hun werknemers de rechten (IP) op eigen werk mogen houden als ze die met bedrijfsmiddelen of onder werktijd hebben gemaakt, meldde QZ onlangs. Hiermee wijkt men werknemersvriendelijk af van de standaard in de VS: gebruikelijk daar is dat alle IP toekomt aan de werkgever van alles dat ook… Lees verder

Zijn wij aansprakelijk als onze systeembeheerder alle klantdata wist?

| AE 9141 | Aansprakelijkheid, Arbeidsrecht | 17 reacties

Een lezer vroeg me: Wij zijn een klein hostingbedrijf en vroegen ons het volgende af. Stel een van onze systeembeheerders met root toegang besluit op een kwade dag om álle klantdata te wissen, en meteen ook maar de backups. Theoretisch kunnen zij dat, en waarschijnlijk ongemerkt ook. In hoeverre zijn wij dan als bedrijf aansprakelijk… Lees verder

Mag je geen “bijna vijf uur” mails meer sturen op je werk?

| AE 9053 | Arbeidsrecht, E-mail | 13 reacties

Een lezer vroeg me: Afgelopen vrijdag stuurde ik om 16:50 een mail naar mijn directe collega’s “Jongens bijna vijf uur: weekend!!” met een uitnodiging te gaan borrelen. Die mail is bij mijn manager terecht gekomen, en die heeft me zojuist berispt omdat dit blijk geeft van een slechte werkhouding. Als ik niet wil werken tot… Lees verder