Een op de vier bedrijven ‘screent’ socialemedia-accounts van sollicitanten, maar in veel gevallen mag dit niet zomaar. Dat las ik bij NRC onlangs. Men baseert zich op onderzoek van Tilburg University en Rendement Uitgeverij, dat laat zien hoe vaak deze praktijk voorkomt. Mag dat van de AVG?
Het googelen van sollicitanten, of iets hipper de social media prescreening is al een oud onderwerp. Ik blogde er in 2012 al over, maar de praktijk is natuurlijk alleen maar grootser geworden. Ik citeer:
Volgens Holtrop is er geen overtuigend bewijs dat online screening helpt bij het vinden geschikte werknemers. Het risico van een online screening is dat bedrijven voorbarige conclusies trekken over een sollicitant en deze onterecht niet uitnodigen voor een gesprek, volgens hem. Bedrijven screenen namelijk op zaken die discriminatie in de hand werken, zoals profielfoto’s, volgens Holtrop.En op basis van je onderbuik wat socials aanklikken en iemand afwijzen, dát mag dus niet van de AVG. Zoals ik in 2018 al blogde:
Specifiek bij sollicitanten en googelen is dat niet anders. Niets in de AVG verbiedt dit expliciet, je moet alleen aan de bak: meld in je personeelsadvertentie dat je dit doet, leg in een privacyverklaring uit waarom je dit doet en wat er met de resultaten gebeurt en déél die resultaten (en jouw bevindingen daarop) met de sollicitant. In die privacyverklaring moet trouwens ook staan hoe lang je cv’s bewaart en met wie je de gegevens deelt.Dit is natuurlijk vrijwel nooit hoe het werkt: niemand die dat in zijn advertenties vermeldt (wij ook niet, maar wij doen het ook niet), niemand die uitleg geeft aan sollicitanten en al helemaal niet als het algoritmisch gebeurt. Maar goed, dat gebeurt bij klassiek solliciteren uiteindelijk ook niet:
Op dat terrein is er nog een wereld te winnen, blijkt uit het onderzoek. Zo vertrouwen bazen tijdens de sollicitatiegesprekken vaak blindelings op hun „intuïtie en gevoel”. En: het overgrote merendeel van de bedrijven (85 procent) neemt geen gestructureerd sollicitatiegesprek af. Hierdoor verschillen de inhoud en vragen van sollicitatiegesprekken voor dezelfde functie enorm van elkaar. Dit werkt vooroordelen in de hand en verkleint de kans op het aannemen van „de meeste geschikte sollicitant”, aldus het onderzoek.Momenteel ligt er een wet voor in de Eerste Kamer die ervoor moet zorgen dat de werving en selectie van bedrijven eerlijker wordt. Daarvan hadden veel werkgevers nog nooit gehoord, ik biecht meteen op dat ik ‘m ook moest googelen maar het is dus de Wet toezicht gelijke kansen werving en selectie. De kern:
Werkgevers zijn op grond van deze wet verplicht een werkwijze op te stellen waarin zij aangeven hoe zij hun werving- en selectieproces inrichten en ervoor zorgen dat arbeidsmarktdiscriminatie geen rol kan spelen. Deze verplichting gaat gelden voor alle werkgevers. Uit de ‘werkwijze’ moet blijken dat er uitsluitend geworven wordt op basis van relevante functie-eisen. De werkwijze moet controleerbaar en systematisch ingericht zijn.Sommigen zouden zeggen dat dit al moest van de AVG, maar desondanks een goed idee om dit zo expliciet vast te leggen.
Arnoud
Het is makkelijke gezegd maar moeilijk gedaan. Er is niemand die in de advertentie gaat zetten dat iemand met een bepaalde politieke voorkeur ongeschikt is maar velen zullen dat wel vinden en als sollicitanten die voorkeuren op social media zetten deze personen niet aannemen.
Hoezo is dat dan “moeilijk gedaan”? Het enige wat je moet doen is niet die sociale media actief op gaan zoeken. Eigenlijk moet je dus juist iets niet doen. Makkelijker kan niet.
Nou, makkelijker kan niet?
Het is natuurlijk ook wel de taak van een HR professional om niet alleen op de (positieve) info af te gaan die in het CV staat, maar ook een beetje te graven om een beter beeld te krijgen van de kandidaat. Anders hoef je niet eens sollicatiegesprekken te doen: gewoon punten geven op basis van het CV en dan de hoogste score kiezen (of desnoods loten).
En het is ook menselijk en kan ook best positief uitpakken voor de kandidaat: ‘Goh, die heeft een jaar langer dan de norm over zijn studie gedaan, zou hij misschien veel bestuurtjes gedaan hebben, laat ik eens googelen’ of ‘zij zat in dat jaar aan die-en-die universiteit in die-en-die afstudeerrichting, het moet al gek zijn wil zij geen onderzoek gedaan hebben in de groep van prof X die wij heel hoog inschatten, laat ik dat eens checken’ of ‘O, die niet-vermelde hobby komt mooi van pas bij ons’
Of zelfs heel persoonlijk: ‘Ik herinner me iemand met die naam uit mijn hockey-tijd, zou het dezelfde zijn?’
Al die dingen checken is één ding, maar waarom zou je niet transparant zijn over zulke acties? Het is vooral dat dat het zo raar maakt. “We hebben van professor X gehoord dat je slecht presteerde op je stage daar” is heel wat anders dan “Na ampel beraad paste je niet in het team” of iets dergelijks.
Ik antwoordde vooral op de bewering ‘makkelijker kan niet’.
Zo makkelijk is het niet om als je browser al open is en je bent gewend dat je met een simpele zoekopdracht info krijgt over wat je maar wilt, de naam van die persoon NIET in te typen. Die reflex bedwing je niet zomaar, menselijke nieuwsgierigheid.
Juist dat voorbeeld is toch een voorbeeld van old boys network waarnaar je zou moeten streven om dat liever te vermijden?
Of iemand in de hockeyclub zat zegt toch helemaal niets over de geschiktheid, maar wordt nu geregeld wel meegewogen waardoor bepaalde groepen die minder onderdeel uitmaken van gevestigde netwerken, op afstand blijven.
Ik wist het, dat dat ‘hockey’ mensen zou triggeren. Ik had ook pingpongclub kunnen schrijven. Waar het om gaat is dat het natuurlijke, menselijke, nieuwsgierigheid is om zo’n kandidaat te googelen, niet dat het hockey was of Vindicat.
Ik heb ook helemaal niet beweerd dat die persoon daardoor een voordeel zou moeten krijgen. Dat zou inderdaad niet moeten. (alhoewel het natuurlijk wel een klein voordeeltje is als iemand hetzelfde cultuur-dialect spreekt als zijn/haar baas, dat voorkomt communicatieproblemen)
En het kan trouwens ook een nadeel zijn, als je vroeger gebrouilleerd (hup, nog een triggerwoord, waarom niet) was met die persoon.
Maar wat als je een CV binnenkrijgt met daarin de social media opgesomd: linkedin, misschien facebook en instagram? Dat lijkt haast een toestemming. Is dat voldoende?
Da’s een goeie, ik zou daaruit wel willen concluderen dat je van de inhoud daarvan kennis mag nemen in het sollicitatieproces. Dat komt hetzelfde over als een referentie opgeven bij een eerdere baan.
Wel blijft dan het punt staan dat je de resultaten moet bespreken met de sollicitant.
En wat als de meta is dat iedereen hun facebook accouint vermeldt omdat ze bang zijn dat ze anders op naam gaan zoeken en misschien een verkeerd account tegenkomen?
Dus zeg maar dat ze het vermelden alleen maar omdat ze weten dat bedrijven er anders toch wel naar gaan zoeken ook al is dat niet legaal?
Voorheen wel, meen ik. Waarom zijn jullie ermee gestopt? Het komt wel degelijk (nog steeds) voor, al zoekende op ‘vacature AND “screening van social media”‘.
De voornaamste reden is dat het weinig oplevert. Ik kan me geen geval heugen waar we na iemands sociale media te hebben doorzocht, een wezenlijk ander beeld hadden dan daarvoor. Natuurlijk waren er altijd wel de spreekwoordelijke-dronken-op-het-6vwo-feest foto’s, maar wat moet je daarmee als werkgever 4 tot 6 jaar later?
Het is goed dat e.e.a duidelijk gemaakt wordt, maar ik geloof niet dat het in de praktijk echt verschil gaat uitmaken. Vooral omdat het nauwelijks te controleren valt; iemands naam even opzoeken is snel gedaan en je kan niet nagaan of het gedaan is. Dan is er ook nog social media (LinkedIn) die zich heel expliciet juist richt op (semi-)zakelijk gebruik en zich profileert als plaats om te netwerken. Zelfs als het bedrijf zelf zo objectief mogelijk wil werven en als beleid heeft dat er niet naar social media gekeken wordt kan je in de praktijk denk ik onmogelijk voorkomen dat mensen die de CV’s moeten beoordelen (en dat zijn niet alleen de corporate recruiters natuurlijk, op enig moment gaat ook de manager en anderen er naar kijken) de namen gaan googlen. Als je iemand op basis van wat je daar aantreft niet wil aannemen is er altijd wel een reden te bedenken; alleen in de papieren werkelijkheid van politici kunnen meerdere kandidaten echt precies even geschikt zijn. In de praktijk kan je altijd wel een verschil aanwijzen waaraan je dan belang kan hechten, of een ervaring die je meer relevant acht.
Als je een (willekeurig voorbeeld) heel klein familiebedrijfje hebt met een dozijn medewerkers die allemaal streng gereformeerd zijn en daar heel veel belang aan hechten, dan is er denk ik geen wetgeving te maken die gaat zorgen dat ze ineens wel een atheistisch-joodse transgender gaan aannemen, hoeveel wetgeving je er ook tegenaan gooit.
Los van of je als atheistisch-joodse transgender uberhaupt in zo’n club zou willen werken (in een ver verleden riep ik altijd: bij Baan werken? never-nooit-niet, vanwege hun dominante reformatorische bedrijfscultuur).
Toch denk ik dat je als maatschappij dergelijke bedrijven met een godsdienstige onderstroom niet moet aanmoedigen, maar hoe je het echt kan voorkomen weet ik niet. We willen niet leven in een verzuilde samenleving, waar elke advertentie een regeltje verwacht in de trant van “Wij verwachten respect voor onze (Protestants Christelijke | R.K. | Joodse | Islamitische) levensbeschouwing” en mensen omlopen om hun band te laten plakken door een fietsenmaker van de juiste signatuur….
Dat klopt hoor, ik ben het op zich eens maar ik weet ook niet hoe je het zou kunnen voorkomen. Het maken van wetgeving die overal van toepassing is is heel moeilijk, zo niet onmogelijk. In hartje multi-culti Amsterdam is de hele dynamiek van de arbeidsmarkt, de omgeving en de mensen die er wonen nu eenmaal heel anders dan in, pak hem beet het Friese Kollumerpomp. De wet mag geen onderscheid maken, maar de realiteit is natuurlijk geheel anders.
Jouw voorbeeld is niet echt “willekeurig” gekozen, maar bedacht voor de lastige handhaafbaarheid. Je kunt elke wet zo onderuit te halen door de randgevallen op te zoeken die moeilijk te handhaven zijn. Het gros van de sollicitaties vindt echter plaats in veel genuanceerdere gevallen, bij minder orthodoxe, bij (veel) grotere bedrijven, enz, waardoor de wet wel degelijk veel effect kan hebben ook al lost hij niet dit randgeval op.
Arnoud, ik wil het graag onderbouwen dat het (pre) screenen van sollicitanten niet kan onder de AVG, los van andere wetgeving. Mij lukt het namelijk niet goed. Even aangenomen dat je een naam opzoekt in duckduckgo, er geen browser geschiedenis wordt vastgelegd en je resultaten op generlei wijze vastlegt, weet ik niet waar in de AVG dit tegengehouden wordt. Zeker als de bronnen openbaar staan en je geen diensten gebruikt waar je een account op hebt. Het is misschien muggenziften, maar om het scherp te maken wat precies de mechanic is waarop het niet mag.
Het korte antwoord is: het intypen van iemands naam in een elektronische zoekmachine en het bekijken van het antwoord is een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Voor de toepassing van de AVG (artikel 2 lid 1) is niet meer nodig dan dat. Dat de zoekmachine algemeen toegankelijk is, dat het alleen maar typen van een naam is, dat het geautomatiseerde stukje zwaar ondergeschikt is, dat het resultaat nergens wordt opgeslagen; allemaal in het geheel niet relevant. Je typt op een toetsenbord en het gaat via een netwerk heen en weer, dat is genoeg.
Dus als ik de NAW gegevens en dergelijke met een ouderwetse typemachine op papier zet en dat via de klassieke post naar een land stuur waar ze niet gebonden zijn aan de AVG, iemand daar voert het onderzoek uit en stuurt de resultaten daarvan op papier naar mij terug, ben ik volledig AVG compliant bezig? Misschien alleen cv’s op papier accepteren zodat er niets elektronisch gedaan wordt.
Als jij die gegevens niet overtypt uit een elektronisch systeem, en je hebt verder ook geen administratie waarin je die papieren bewaart met ordening en/of doorzoekcriteria. Dan heb je geen bestand en ben je niet elektronisch, dus geen AVG. Je bedrijf zal niet optimaal functioneren.
Waarom zou je tikken; een belletje is zoveel sneller, en als de belangen groot genoeg zijn (er zijn helaas genoeg fraudeurs die hun gegevens uit publieke databases weten te laten wissen op grond van de AVG), dan kan daar best een buiten de EU gebaseerde dienst ontstaan, die gewoon even voor je in de niet gekuiste versie van Google zoeken, en dan een relevant advies geven.
Persoonsgegevens voorlezen uit een elektronisch systeem is nog altijd een verwerking van persoonsgegevens, is het niet?