Heb ik recht op een kopie van ingezonden formulieren?

Een lezer vroeg me:

Als ik informatie upload naar een bedrijf (verhuurder, installatie onderhoudsbedrijf, etc.) heb ik dan het recht om die informatie terug te krijgen/eisen?

Neem een simpel geval zoals een contactformulier. Vaak krijg je geen kopie van je ingezonden formulier, dus moet je dat zelf kopiëren of schermafdrukken voordat je het instuurt. Heb ik niet gewoon recht op een kopie?

Er is geen algemene regel dat informatie ‘van jou’ is, in de zin dat je zonder meer een kopie daarvan op kunt eisen bij partijen die deze onder zich hebben. (Dat kan bij ‘gewoon’ eigendom wel, dat eis je terug via revindicatie.)

Veel mensen denken nu misschien aan auteursrecht. Dat klopt, ook op een relatief simpele tekst zoals een vraag in een contactformulier kun je auteursrecht claimen. Alleen: het auteursrecht is een verbodsrecht. Hiermee kun je dus hooguit de organisatie verplichten je bericht te wissen. Afgifte van een kopie kun je er niet mee afdwingen.

De AVG dan? Een bericht van jou afkomstig is te zien als een persoonsgegeven betreffende jou, en via je inzagerecht kun je dan een kopie daarvan krijgen (art. 15 lid 3). Dat is niet echt ’terugeisen’ maar je krijgt dan wel je tekst.

Alleen is het niet gezegd dat je dit krijgt in het bronformaat, een pdf met screenshot van je bericht is genoeg om aan het inzagerecht te voldoen. Een beroep op de dataportabiliteit (art. 20) zou je wél een mooi mailtje moeten opleveren. Daar zitten wel nogal wat juridische discussies aan, zoals onder welke AVG-grondslag je werkt als je een contactformulier invult. En dat maakt uit, want alleen bij toestemming of overeenkomst geldt dataportabiliteit.

Het belangrijkste voor mij is dat deze route buitengewoon omslachtig en tijdrovend is. Wie gewoon even zijn dossier op orde wil hebben (12 april contact gezocht via formulier, 26 april opvolging per telefoon) die zal hier niet op zitten wachten.

Volgens mij is het al jaren een aanbeveling dat formulieren een kopie mailen van het ingezonden bericht. Je kunt dat eventueel optioneel maken. En ja, er is dan een risico van misbruik voor overlast/spam (vul andermans adres in) maar dat zal hoe dan ook spelen wanneer de organisatie contact gaat zoeken.

Arnoud

11 reacties

  1. Het is juist tegenwoordig (met het oog op misbruik/spam) af te raden een ingevuld formulier zonder beoordeling door een medewerker door te sturen naar een ingevuld e-mail adres dat niet gecontroleerd is (bv via de klantenadministratie) als zijnde mogelijk correct. Wat wel kan is om bij het reageren het ingevulde formulier mee te nemen of het door een medewerker te laten beoordelen en bij vermoedelijk geen spam het naar de invuller te sturen voor diens archief.

    Alle partijen die enkel een formulier aanbieden ipv echte e-mail (en nee Zivver is ook geen e-mail zolang ze de inhoud niet in de mail zetten) maken contact eigenlijk enkel lastiger.

  2. kan je je niet beroepen op artikel 28 Aw, met analogie dat dit een vermogensrecht is en daarmee een roerende zaak?

    Artikel 28 1Het auteursrecht geeft aan de gerechtigde de bevoegdheid om roerende zaken, die geen registergoederen zijn en die in strijd met dat recht zijn openbaar gemaakt of een niet geoorloofde verveelvoudiging vormen of die materialen of werktuigen zijn die voornamelijk bij de schepping of vervaardiging van deze zaken zijn gebruikt, als zijn eigendom op te eisen dan wel onttrekking aan het verkeer, vernietiging of onbruikbaarmaking daarvan te vorderen. Teneinde tot vernietiging of onbruikbaarmaking over te gaan, kan de gerechtigde de afgifte van deze zaken vorderen.

    1. Een vermogensrecht is juridisch het tegenovergestelde van een (roerende) zaak (art. 3:1 BW). Verder is een ingezonden formulier geen onrechtmatige openbaarmaking of kopie van de tekst die je erin stopte, je stuurde deze immers zelf op. Dus nee, ik ben bang dat dit niet gaat werken.

  3. De WMEBV (Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer) gaat hier voor communicatie met de overheid wel iets over zeggen:

    https://www.digitaleoverheid.nl/overzicht-van-alle-onderwerpen/wetgeving/wet-modernisering-elektronisch-bestuurlijk-verkeer/wat-doet-de-wet-modernisering-elektronisch-bestuurlijk-verkeer/

    • Recht op afschrift van ingevoerde gegevens in een web-formulier. Nu kunnen burgers vaak niet meer nagaan wat ze hebben ingevuld. Dat verzwakt hun positie wanneer er hierover discussie ontstaat.
  4. De enige zinvolle reden die ik kan bedenken om een contactformulier te gebruiken: situaties waarin reguliere e-mail onvoldoende privacy of veiligheid biedt, bijvoorbeeld als je een kopie van je paspoort moet aanleveren. In zo’n geval wil je dus juist niet de ingevoerde informatie per mail aan de afzender sturen – dat zou defeating the purpose zijn.

    1. Ik dacht altijd dat de reden was dat je dan afdwingt dat men bepaalde informatie op jouw manier aanlevert. Bijvoorbeeld de verplichte keuze voor een categorie waarbinnen je vraag valt, of het moeten opgeven van een ordernummer. Of het vermijden van meesturen van enorme bijlagen waar niemand op zit te wachten. Ook vermindert het natuurlijk spam ten opzichte van het publiceren van een mailadres, en voorkom je dat mensen hun mailprogramma moeten aanzwengelen (althans, dat was een punt in 2003, maar dit is hardnekkig).

  5. Heel makkelijk op te lossen. Net voor, of net na, het versturen van het ingevulde formulier gewoon de gebruiker een document (bijv. PDF of printbare HTML pagina) aanbieden met het ingevulde formulier ter verificatie en voor de eigen administratie.

Geef een reactie

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren, <UL>/<OL> voor lijsten, en <em> en <strong> voor italics en vet.