Het risico dat een digitaal bij de rechtbank ingediend document niet geopend kan worden, ligt bij de verzender, aldus de Hoge Raad. Dat las ik op de blog van Ekelmans Advocaten (via). Wie dit niet wil lopen zal “ouderwets een koerier moeten sturen”. Er klopt iets niet helemaal als een ict-storing leidt tot inschakeling van een fysiek alternatief.
Wie wil procederen, heeft sinds een paar jaar de optie om alles digitaal te doen. Niet via e-mail, maar met het speciaal ontworpen systeem van Veilig Mailen, afkomstig van leverancier Zivver. (De fax is in 2022 afgeschaft.) Er zijn ook alternatieven, maar VM is het bekendste hulpmiddel.
In deze zaak stuurde een advocaat een beroepschrift via Veilig Mailen en wel op de dag voor het verlopen van de termijn van hoger beroep. Of nou ja, dat zeg ik nou wel, maar was het wel een beroepschrift? Het openen van de pdf gaf namelijk de Adobe-foutmelding “Er is een fout opgetreden tijdens het openen van dit document. Het bestand is beschadigd en kan niet worden gerepareerd.” Een papieren beroepschrift arriveerde pas een kleine twee weken later.
Een best wel kritieke storing dus. Niet tijdig ingediend is geen hoger beroep. En de inhoud is niet te controleren, dus we weten niet wat er is ingediend in die bijlage.
Een kopie van het bestand was naar de advocaat van de wederpartij gegaan, en ook die had het niet kunnen openen. Dat wijst er inderdaad op dat het een fout was in het document zelf.
In het zakelijk verkeer stuur je afzenders een mailtje “je bijlage is kapot” als je zo’n foutmelding ziet. Die kan het dan nogmaals sturen. Bij de rechtspraak zit men er iets formeler in:
Resteert de vraag of de hiervoor onder 5.1 tot en met 5.4 geschetste gang van zaken het hof aanleiding had moeten geven tot het bieden van een herstelmogelijkheid, al dan niet met het geven van een (extra) termijn. Het hof beantwoordt die vraag ontkennend. Het mailen – één dag voor het verstrijken van de beroepstermijn – van een beschadigd, niet te openen, bestand dient voor risico te blijven van appellant. Daarbij komt dat de advocaat van de man op 18 oktober 2022 ’s ochtends door de wederpartij erop is geattendeerd dat de desbetreffende bijlage niet kon worden geopend.Als jij op de laatste dag dingen mailt en er gaat wat mis, is dat geheel en al jouw risico. De rechtspraak hoeft je niet die dag nog te berichten dat de bijlage niet te lezen is, laat staan dat ze de termijn voor je moeten verlengen zodat je het stuk alsnog kunt indienen.
Er wordt nog wat gegoocheld met bestandsgroottes:
De door [de advocaat] overgelegde screenshot toont immers een gezamenlijke bestandsgrootte van 155,5 Kb (hoger beroepschrift en V-formulier). De daaruit voortvloeiende omvang van het hoger beroepschrift valt niet te rijmen met de vaststelling van het hof dat bij scannen door het hof het ‘kale’ beroepschrift – dus zonder de bijlagen – een bestandsgrootte van 336 Kb heeft, en evenmin met een bestandsgrootte van 142 Kb zoals die blijkt uit de door [de advocaat] overgelegde screenshot van de Adobe Acrobat bestanden op haar computer.Voor mij is het onlogisch dat een save-as-pdf qua omvang hetzelfde zou zijn als een scan-to-pdf van een stuk papier. En omdat de pdf kennelijk kapot is, zou de advocaat het ook niet hebben gered met een nieuwe save-as-pdf: die zou meer data hebben omdat die niet corrupt is.
Ik vraag me af hoe je wél aantoont dat een bestand met omvang X een corrupte versie is van een bestand met omvang Y.
De ietwat irritante maar onvermijdelijke conclusie is dan ook zoals advocate Van der Keur schrijft:
telefonisch nagaan bij het gerecht of het processtuk kan worden geopend. En anders zal hij toch ouderwets een koerier moeten sturen.Ergens voelt het scheef dat de Rechtspraak niet bereid is om bij (niet vaak voorkomende) problemen even te bellen, maar wel bij íeder ontvangen stuk wil aangeven dat het goed is aangekomen.
Arnoud
Ik neem aan dat je in “veilig mailen” ook kan zien welke berichten je verstuurd heb. Als je daar zelf de bijlagen van het verzonden bericht download om ze te controleren, dan zou je kunnen zien of deze corrupt is of niet.
Dat is een actie die je volledig zelf kan doen zonder te hoeven bellen om te vragen of het goed aangekomen is.
Als deze feature niet in het systeem zit (waarom niet?), dan zou de weergave van de hash bij het uploaden ook kunnen werken. Die kan je vergelijken met het bestand op je eigen computer (waarvan je natuurlijk gecontroleerd heb dat dat bestand correct is).
Dat zegt nog niets over hoe het document ontvangen is. Beter zou zijn als de rechtbank een soort van portaal zou hebben waar je je ingestuurde stukken kan inzien.
Mijn interpretatie was dat “veilig mailen” een portaal is en niet een normaal e-mailadres. Als jouw bestand correct op het portaal staat (gecontroleerd door hem zelf te downloaden vanaf het portaal), dan heb je heb je hem goed afgeleverd. Net zoals als een koerier hem goed bij de balie van de rechtbank aflevert.
Als er iets mis gaat tussen het portaal en de rechter (of tussen de balie en de rechter) dan is dat niet jouw verantwoordelijkheid.
Vergelijk het eerder met WeTransfer dan met portalen waar je uploadt en daarna bestandsbeheer kan doen.
Ik moet onbewust meteen denken aan een oud middelbareschooltrucje als je de deadline van een te mailen opdracht niet haalde…
Maak een Word-bestand aan, vul een willekeurige tekst in, sla het bestand op en open het vervolgens in Kladblok – dat natuurlijk geen verstand heeft van Worddocumenten en een lap onleesbare code toont. Verwijder een deel van die code, sla het bestand weer op, en presto: een gecorrumpeerd .doc-bestand! Opsturen en hopen dat de docent het niet meteen bij ontvangst checkt. Is het foolproof? Nee. Heeft het me wel eens uit de brand geholpen? Misschien.
Hypothetische vraag: Wat als de advocaat kan bewijzen dat de pdf gecorrumpeerd is geraakt door het VeiligMailen platform?
Dan komt het anders te liggen, maar ik zie werkelijk niet hoe je dat ooit zou kunnen?
Je zou het aannemelijk kunnen maken door, in bijzijn van een rechtbank medewerker, de pdf op je machine te openen (bewijzen dat ie ok is) en vervolgens naar jezelf te sturen en dan te openen en de melding te krijgen dat ie kapot is ?
Het voelt wel erg streng, voor iets dat uiteindelijk de client dupeert. Waarom heeft de rechtbank het beroepsschript niet als een ‘beroepschrift op nader aan te voeren gronden’ verwerkt? Herinner ik het me verkeerd, dat vormfouten vaken op een dergelijke manier worden opgelost?
Het argument is dat er in het geheel geen beroepschrift is ingediend. Als jij ouderwets met de post een bierviltje inlevert met daar niets op geschreven, dan kun je ook niet verlangen dat de rechtbank dat als beroepsschrift interpreteert toch?
Maar als de bestandsnaam of onderwerpregel al het woord beroepsschrift bevat, lijkt me dat voldoende. Ik weet niet of het strookt met de analogie (bierviltje in een enveloppe geadresseerd aan afdeling bezwaar, met afzender X), maar dat hoeft niet altijd te stroken denk ik dan.
Ik vraag me af wat er geprobeerd is om het document te herstellen. Adobe Acrobat is namelijk notoire slecht in het openene en herstellen van beschadigde bestanden.
Alternatieve pdf viewers en editors kunnen soms nog kaas maken als Adobe zelf het al opgeeft.
Er zijn ook tools die PDFs kunnen splitten, bijvoorbeeld een losse PDF per pagina. Die werken soms ook op ‘onleesbare’ PDFs waarbij leesbare pagina’s en corrupte pagina’s ontstaan.
Heeft men echt wat geprobeerd, of bij de foutmelding van Adobe de melding voor waarheid genomen en niet verder gekeken?
Gezien de belangen zou ik enkel op de melding van Adobe vertrouwen als een benadeling van de partij beschouwen. Heeft de partij wel mogelijkheid gekregen om aan te tonen dat het document wel te herstellen was?
Het herstellen van een corrupt ontvangen bestand lijkt me niet de taak van de ontvanger. Die hebben gewoon een default tool tool voor het openen pdf-bestanden en lukt daarin openen niet, dan klaar.
Maar daarmee kan je mogelijk wel aantonen dat je tijdig het later ontvangen papieren bestand hebt ingediend.
Dus mijn echte vraag is: heeft de verzender de kans gekregen om aan te tonen door middel van verdergaande document recovery dat het ontvangen document het betreffende beroep betrof?
Maar zelfs als je dat kunt aantonen, is dat voldoende als de ontvanger het niet kon inzien?
@Arnoud, klopt het dat er nog altijd geen notificaties bij nieuwe reacties verzonden worden?
Ik sloeg hier op aan:
Dat zou je kunnen lezen als: ‘als je kan aantonen dat dat beschadigde bestand inderdaad het benodigde document was om in hoger beroep te gaan, het tijdig is ingediend.De vraag is natuurlijk: is dat redelijk?
Is het redelijk dat zij ‘een tool’ hebben zonder dat hard gespecificeerd is welke tool dat is en welke versie daarvan?
Is het redelijk dat zij slechts 1 tool hebben?
Is het redelijk dat zij geen feedback geven dat het bestand door hun tool helaas niet gelezen kon worden?
Is het redelijk dat zij geen pdf-generator ter beschikking stellen an hun gebruikers die gegarandeerd aan hun normen voldoet?
Is het redelijk dat zij (voor zulke belangrijke zaken) geen experten hebben om te zien wat er nog van te maken valt?
Gezien de omstandigheden (rechtszaak) is ‘onze tool zegt: ‘corrupt’, we melden het niet en zoek het lekker zelf verder uit’ zeer onbevredigend.
Een PDF-document gaat uit van een canvas waarop objecten worden geplaatst. Objecten zijn bijvoorbeeld afbeeldingen of blokken tekst. Die objecten worden in het PDF-document beschreven.
Wat veel mensen niet weten, is dat een PDF-bestand gewoon een tekstbestand is. Verander de extensie van een PDF-bestand maar eens in TXT, en dubbelklik erop. Het bestand zal dan openen in een editor voor platte tekst, bijvoorbeeld het Windows-kladblok.
De inhoud van het PDF-bestand is dan gewoon leesbaar. Op die manier is dan heel snel duidelijk of er daadwerkelijk beroep is ingesteld.
Overigens kunnen individuele objecten in het PDF-bestand zijn gecomprimeerd, zoals in een ZIP-bestand. De inhoud van die objecten is dan niet direct leesbaar in een PDF-bestand dat wordt geopend als TXT-bestand. Ook de afbeeldingsobjecten bestaan slechts uit enen en nullen die pixels voorstellen. Ook die zijn niet leesbaar in TXT-vorm.
De opbouw van een PDF-bestand is volledig gebaseerd op de positie die de diverse onderdelen van het PDF-document hebben in het PDF-bestand. Positie in de zin van het volgnummer van de individuele tekens in het bestand. Is er één teken bijgekomen of verwijderd, dan is het bestand officieel corrupt, en wordt er door de meeste PDF-lezers niets weergegeven.
Ook als je een PDF-bestand opent als TXT-bestand, en je verandert in een ingesloten object dat bestaat uit een niet-gecomprimeerd tekstblok één woord, dan wordt het PDF-bestand daardoor dus corrupt. Editen van PDF-bestanden door ze te openen als TXT-bestand is dus geen aanrader.
Kortom, openen dat PDF-bestand dat aan de rechtbank is gestuurd, en kijken of er tekst in voorkomt waaruit blijkt dat er beroep is ingesteld.
In de meeste gevallen moeten de stukken die de advocaat via “Veilig” Mailen vooruit stuurt ook voorzien zijn van een “originele (‘natte’) handtekening”. Je ontkomt dan niet aan het opsturen van een scan.
Grootte van PDF bestanden vergelijken is totaal niet nuttig. Als ik deze blogpagina opsla door de “print als PDF” optie van de browser te gebruiken geeft Chrome mij een bestand van 873 KB, Edge 1,1MB en Firefox 4MB. De grootte van een PDF document van dezelfde content hangt van te veel factoren af om hier enige waarde aan te hechten. De hoeveelheid tekst in een PDF heeft soms, maar niet altijd, maar een kleine impact op de bestandsgrootte.
Feitelijk gaat het over het controleren of een aangemaakte PDF te openen en te lezen is. Dat kan natuurlijk heel eenvoudig: stuur het bestand ook bcc aan een ander, eigen mailadres en controleer daar of het te openen is. Probleem opgelost.
Stel dat het document in papieren vorm zou zijn verzonden, maar het heeft in een een waterplas gelegen en de inkt van de brief is uitgelopen en onleesbaar. Het afzender adres is wel leesbaar. Wordt de afzender er dan wel van op de hoogte gebracht dat de brief onleesbaar is aangekomen?
Daar is geen beleid voor (heb het nagevraagd). Diverse advocaten vertellen me anekdotisch dat je dan soms gebeld wordt maar je stuk is niet aangekomen dus je moet snel een koerier fixen voor de herkansing. Het gebeurt vrijwel nooit voor mijn gevoel.