Een lezer vroeg me:
Ik rij zo’n 1500 zakelijke kilometers per week en krijg daar van mijn werkgever ook netjes een kilometervergoeding voor. Nu wil mijn werkgever dat ik een gps-tracker in mijn eigen auto laat plaatsen, net als de collega’s maar die hebben een leaseauto. Het argument van mijn werkgever is dat het plaatsen van een tracker noodzakelijk is voor de controle van de belastingdienst. Klopt dat?De vraagsteller en zijn collega’s hebben beiden een kilometerregistratie, maar voor twee verschillende doelen. Bij de leaseauto is de registratie nodig voor de bijtelling, bij de vraagsteller gaat het om bewijs van de zakelijke kilometers zodat de vergoeding kan worden gecontroleerd.
In beide gevallen kan de belastingdienst natuurlijk bewijs verlangen van de gereden kilometers. In het Handboek Loonheffingen zegt men hier over “Om de onbelaste vergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer aannemelijk te kunnen maken, is het verstandig om per reis de gevolgde route en het bezochte adres te noteren.”
Verstandig dus, geen keiharde plicht. Een GPS-tracker die de betreffende kilometers noteert, is daarbinnen dan een praktische oplossing. Uiteraard binnen de grenzen van de AVG, bijvoorbeeld doordat de werknemer op een knop drukt bij het wegrijden en bij einde rit de logging uitzet, waarna het systeem datum + aantal kilometers vastlegt (maar niet van waar naar waar).
Een dergelijke constructie kun je als werkgever verplichten als voorwaarde voor de kilometervergoeding. De AVG-maatregelen maken de privacyrisico’s minimaal, en je hóeft geen vergoeding te geven. Als dit al jaren wel wordt gedaan en nu komt die tracker uit de lucht vallen, dan wordt het een ander verhaal. Dan kun je pas zo’n eis leggen als blijkt dat de werknemer de klassieke registratie niet op orde had.
Arnoud
Ik mag toch aannemen dat de werkgever weet welke locaties de werknemer zakelijk bezoekt (die werknemer doet dat immers in opdracht van de werkgever), zodat het aantal zakelijk gereden kilometers gemakkelijk binnen enkele % te checken is door de werkgever op basis van eigen data?
Ik zou zelfs durven zeggen: Als je als werkgever denkt dat je een tracker moet verplichten om te checken of de km administratie van de werknemer wel klopt, dan zijn er grotere problemen in je bedrijf.
Ik ben benieuwd naar de reden voor de werkgever, maar het zou zo kunnen zijn (ik zeg dit op basis van een bij mij bekend soorgelijk geval) dat die werkgever via de GPS trackers in de eigen en zakelijke auto’s automatisch registratie van gereden kilometers krijgt in een management systeem. Dit is dan weer nodig omdat ze sinds vorig jaar verplicht moeten registeren hoeveel kilometers er gemaakt worden met wat voor soort brandstof (de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit, of zo’n soort draak van een naam). Als dat op meerdere verschillende manieren moet (trackers, excel sheet hier, achterkant van een envelop daar) dan is dat een arbeidsintensief en foutgevoelig process. “Iedereen een gps tracker” is dan een ogenschijnlijk eenvoudige oplossing.
Ik weet natuurlijk niet of dit de reden is voor de werkgever van de vraagsteller, misschien kan zhij daar nog wat over zeggen.
Ook als het om een eigen auto gaat en niet om een zakelijke?
Bestaan die dingen trouwens ook zonder inbouw? Ik zou het nog niet eens een probleem vinden om een tracker mee te nemen tijdens zakelijke ritten, zolang ik die maar thuis kan laten als ik privé onderweg ben. No way dat ik in mijn eigen auto een zakelijk apparaat in zou laten bouwen.
Een werkgever is niet verplicht een vergoeding voor zakelijke kilometers met eigen vervoer te betalen. Dus ja, dat mag. Jij kunt dan echter weer stellen geen vervoer te hebben naar de locatie waar je geacht heen te gaan (zoals een klant) en dan regelt hij maar een taxi.
Is het niet juister om te zeggen “De werkgever is niet verplicht een vergoeding voor zakelijke kilometers met eigen vervoer aan te bieden”?
Als de werkgever het eenmaal heeft aangeboden en opgenomen in de arbeidsovereenkomst / CAO dan bestaat die verplichting wel degelijk. Ik heb zelf een contract gehad waarin ik keuze had uit lease auto en alle kosten vergoed, of eigen auto en “een kilometervergoeding ter hoogte van de fiscaal maximale onbelaste vergoeding.” Bij die laatste keuze stond een voorwaarde dat de werknemer een registratie vande ritten bij houdt als basis van de vergoeding.
Dat ging al jaren op basis van eerst een schriftje en later een spreadsheet met adres klant en gereden kilometers (door vastleggen stand (h)odometer bij vertrek en aankomst, niet de route). Je geeft zelf ook al aan dat je dan niet zonder aanleiding de eis kan veranderen naar GPS gebruiken.
Mag je de werkgever een bedrag als “huur” in rekening brengen voor het gebruik van ruimte en energie door de tracker? Als de werkgever toch al 1500 euro per maand aan reiskosten vergoedt moet 250 euro extra er best afkunnen.
Is dit per individuele werknemer of als percentage op de hele groep?
Een werkgever kan zijn declaratiesystemen met enige regelmaat evalueren. Als de methodiek fors op de schop gaat hoort dat in overleg met de OR te gebeuren. Hoe dan ook “goed werkgeverschap” en “goed werknemerschap” blijven de relatie tussen werkgever en werknemer bepalen.
Een werkgever mag dus op ieder moment een redelijk voorstel doen om de declaratiewijze aan te passen. Als blijkt dat een specifieke werknemer het regelmatig te bont maakt, kun je voor hem/haar een aparte regeling treffen.
Maar nu komt de hamvraag: “Is het redelijk om van een werknemer te verwachten dat zij/hij in haar/zijn privéauto met een tracker van de werkgever gaat rijden?” Ik denk, in het algemeen niet. Er zitten teveel losse privacy haken en ogen aan een rittenregistratie op de minuut waarbij ook privéritten (kunnen) worden geregistreerd.
Je kan evalueren en een andere manier van administreren kiezen. Maar tenzij je problemen met de belastingdienst hebt gehad dat je te weinig registreert zie ik niet in hoe je bij zo’n evaluatie tot de conclusie zou komen dat je meer, privacy schendende, data nodig zou hebben. Of vergaande apparatuur bij mensen laat installeren.
Een leaseauto die rapporteert aan lease maatschappij of werkgever waar de auto allemaal rijdt zou voor mij reden zijn om van de leaseauto en wellicht zelfs de baan af te zien.
Dit is echt helemaal nergens voor nodig. En dat weten we omdat het systeem ook jaren lang prima werkte voordat GPS uberhaupt in auto’s zat.
Ik zie hier niet een noodzaak voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van de werkgever.
Er zijn (veel) minder ingrijpende manieren om de kilometers bij te houden dan een GPS-tracker waarmee de werkgever precies kan zien waar de eigen auto van de werknemer is. Dat is wat anders dan de werkgever van bijv een bezorgdienst die klanten wil laten weten wanneer de chauffeur aankomt.
Als ik de werknemer was zou ik zijn werkgever vragen of er een gerechtvaardigd belang toets heeft plaatsgevonden (waarschijnlijk niet) en zo ja, waaruit dan blijkt dat het belang van de werknemer niet voor gaat.
Zou hier niet ook van belang zijn wát de GPS tracker precies rapporteert? Ik zie het bezwaar wel bij een volledige punt-tot-punt rapportage met route op kaart getekend, maar als het ding enkel zegt “31 maart 82 kilometer zakelijk”, dan komt de afweging toch niet perse in het voordeel van de werknemer uit?
ik denk dat de juiste weg is om medewerker een abonnement te vergoeden van een tracker waarbij (alleen) de medewerker de resultaten kan inzien en kan meesturen als bijlage voor de onkostendeclaratie.
trouwens die dingen werken ook niet feilloos. ik heb tig jaar geleden zo’n ding gebruikt en bij het passeren van de grens gaat dat ding 5 minuten op zoek naar connectie. Daardoor leek het dat ik vanaf hazeldonk tot ulvenhout off-road ging, wat 2 km per rit scheelt…