Stel een werknemer zet een handtekening namens het bedrijf. Is die daar dan aan gebonden? Het geeft vaker dan je zou denken stevige discussie. Een recente uitspraak uit Rotterdam was voor mij een leuke opsteker.
Betalingsprovider Mollie en zakelijke klant Phonemarket sloten een vaststellingsovereenkomst (VSO) om een betalingsgeschil op te lossen. Dat gaf dan ironisch weer een nieuw geschil, want vlak daarna stelde de klant dat die VSO niet rechtsgeldig was gesloten.
Hieraan kleefden twee kwesties. Allereerst was de VSO elektronisch gesloten (het bekende Docusign). Ten tweede was de handtekening gekrabbeld door een werknemer, in het vonnis [persoon C] genoemd, en niet door een formeel bevoegde directeur.
Eerst het Docusign-aspect. De rechter is het direct duidelijk dat zo’n digitaal document prima kan gelden als een ‘akte’, de wet erkent immers vrij letterlijk de elektronische akte als equivalent aan het plakje dode boom.
De gebruikte handtekeningtechniek is wat juristen de “gewone elektronische handtekening” noemen, geen geavanceerde toestanden of identiteitsvaststelling. Ook die is rechtsgeldig, maar dat hangt dan af van context en doel:
Partijen doen al zaken sinds 2017 en kennen elkaar daardoor goed. Zij zijn meerdere overeenkomsten aangegaan. De VSO is bovendien het resultaat van in e-mailcorrespondentie vastgelegde onderhandelingen. Tegen die achtergrond is een elektronische handtekening via DocuSign voldoende betrouwbaar. De VSO is daarom een onderhandse akte.Toen bleek alleen dat [persoon C] die handtekening had gezet, en niet de indirect bestuurder [persoon A]. Die was namelijk met vakantie op het moment van tekenen.
Een grote ergenis van mij (ja, ik heb er vele) is dat mensen een handtekening afwijzen met het argument “die staat niet bij de Kamer van Koophandel bekend als tekenbevoegd”. Juridisch onjuist; het gaat om de indruk die de wél tekenbevoegden hebben gewekt. Je kunt prima iemand autoriseren om te tekenen zonder dat je langs de KvK moet.
Natuurlijk, je moet dan als wederpartij (hier dus Mollie) wel bewijzen dát die indruk is gewekt door (hier) [persoon A]. Maar dat ging goed:
[persoon A] heeft het voorstel van Mollie van 20 februari 2024 zelf doorgezonden aan [persoon C] en heeft op die manier [persoon C] in staat gesteld tot zijn reactie aan Mollie later die dag. Uit de e-mail van [persoon C] van 20 februari 2024 waarin die reactie staat, mocht Mollie opmaken dat de inhoud ervan, zoals [persoon C] schreef, met [persoon A] was besproken en dat [persoon C] door [persoon A] met de afhandeling van het geschil belast was. Phonemarket heeft niet gesteld dat [persoon C] dit heeft verzonnen. [persoon A] en [persoon B] stonden bij deze e-mail van [persoon C] aan Mollie in de cc en zij hebben niet ingegrepen. Dat deden zij ook niet bij ontvangst van de e-mails nadien, waarop zij steevast waren ingekopieerd.Voor mij is met name die cc belangrijk. Het is denkbaar dat een medewerker op eigen houtje handelt, “het zal wel goed zitten” denkt en tekent. Dan kom je bij de ingewikkelde discussie of jij als wederpartij nattigheid (nattige eigen houtjes, wacht wat) moest voelen bij de bevoegdheid of gezien positie en dergelijke van C mocht vertrouwen op diens autorisatie.
Hier zie je dat de directeur expliciet op de hoogte was van de aanloop tot de handtekening en (kennelijk) niet ingreep. Dat leidt dan tot een erkenning dat persoon C zo mocht handelen.
Natuurlijk, het kán dat persoon C dit uithaalt precies als de directeur met vakantie is, wetende dat die zijn mail niet leest (een mkb-directeur die zijn mail niet leest, ik moest ook lachen toen ik het schreef). Daar valt heel misschien nog wat van te maken. Alleen bleek dat hier feitelijk niet aan de hand te zijn. Het bedrijf moet dus gewoon handelen conform de VSO.
Arnoud
Dat vind ik toch een gevaarlijke…
Wat is dan nog het verschil tussen een geadresseerde en een cc in een email?
cc kan heel goed betekenen dat dat voor archiveringsdoeleinden is,
cc kan ook heel goed gebruikt worden in het geval je denkt dat de betreffende persoon interesse zou kunnen hebben in de correspondentie, zodat je het maar vast stuurt ‘voor het geval dat’.
Of in het geval de persoon gezegd heeft: houd mij in cc.
Eigenlijk is cc hetzelfde als een papiertje, zonder toelichting, in het in-bakje van de baas leggen. Wie weet of het gelezen wordt, met hoeveel aandacht, en wanneer?
Een cc gebruiken (of de baas op een andere manier informeren) doe je op basis van interne afspraken. Ik vind het niet correct dat externen een eigen interpretatie daarvan mogen hebben en daar rechten aan mogen ontlenen.
Met name ‘niet ingreep’ stoort me. Ik vind het nogal een stap om afwezigheid van ingrijpen gelijk te stellen met een fiat geven.
Ook een tekenbevoegde hoeft niet bij alles wat zhij verneemt (of zou kunnen vernemen) meteen actie te ondernemen om expliciet te stellen ‘wel of niet akkoord’. Die persoon zou gek worden als dat verwacht wordt.
Ik denk dat er weinig praktisch verschil meer is tussen “to” en “cc”, inderdaad. Het was altijd al een semi-zwak signaal, dat het “puur ter informatie/geen actie vereist” is was altijd meer een conventie dan een harde regel. Maar de rechter kijkt niet naar het gebruikte vak, maar naar het feit dat het bericht kennelijk de directeur bereikt heeft. Dat is wat je als buitenstaander ziet, en daaruit kun je redelijkerwijs afleiden dat die directeur dit had kunnen zien.
De vraag is dan, welk niveau van bewustwording heb je nodig om aan te mogen nemen “het zit wel goed met die persoon C”. De harde regel “pas als de directeur het specifiek en expliciet bevestigt” is lastig werkbaar, heel veel processen komen tot stilstand als overal tussenkomst directeur nodig is. Dat is dan gewoon niet fair in het handelsverkeer. Ik onderhandel met persoon C, kennelijk mag die dat van diens werkgever, waarom precies moet ik dan toch de gevolgen dragen van niet gevolgde interne afspraken?
Verder speelde hier meer mee dan dat eenmalig de werknemer de baas cc’de. Het begon met dat de directeur de mail deelde met C, waarna C het onderhandelen deed en daarbij zei dat deze dit mocht van A. Daarna zijn diverse mails geweest met steeds A in de cc. Als er dan steeds geen ingreep komt, dan ontstaat het vertrouwen dat het wel goed zit.
En natuurlijk, het kan dat C slinks misbruik maakt van afwezigheid directeur om er iets door te rommelen dat niet de bedoeling was, in strijd was met de interne afspraken. Maar dan heb ik de vraag: waarom moet de wederpartij daarop afgerekend worden? Is dat niet iets waarvan we zeggen, los dat intern op, functioneringsgesprek of ontslag?
Er zijn gevallen bekend waarin (gemachtigde) medewerkers onder een hoedje speelden met de leverancier en daarmee voor eigen gewin de werkgever benadeelden. Ik zeg niet dat zoiets in de hier genoemde zaak ook speelde, maar zou de uitkomst in deze zaak aanzienlijk anders geweest zijn indien een dergelijke samenspanning aangetoond kon worden?
Jazeker. Dan kan de wederpartij niet meer gerechtvaardigd claimen te mogen vertrouwen op de autorisatie van de werknemer. Hij was immers te kwader trouw bezig om zijn wederpartij te benadelen, dus wist dat de tekenende werknemer niet bevoegd was.
Dat snap ik allemaal, en ik heb ook niet zo’n probleem met de uitkomst op zich, maar vooral met jouw stelling ‘Voor mij is met name die cc belangrijk’.
Ik heb de indruk dat je in je antwoord aan mij stelt dat die cc eigenlijk maar een bijzaak was, en dat was niet de indruk die ik kreeg uit je blogpost,
Natuurlijk is het aan de baas zelf, maar ik heb leidinggevenden gehad die CC (vrijwel?) altijd negeerden. Zeker als ze terugkwamen van vakantie en een overvolle mailbox aantroffen.
Even hardop doemdenken Stel he, Jantje (persoon C) zet iedere keer piet@bedrijfsnaam.nl en klaas@bedrijfsnaam.nl in de cc, dan lijkt het alsof hij ze op de hoogte houd. Maar deze komen binnen in een alias/catch all mailbox en de echte mailadressen van de directie zijn pietachternaam@bedrijfsnaam.nl en klaasachternaam@bedrijfsnaam.nl, dit werkt nog beter als het een bedrijf betreft met inconsequent mailadressen verstrekking, waar sommigen achternaam, en sommige voornaam hebben, en sommige allebei. Dan is het redelijk eenvoudig om fraude te plegen als er mensen niet aan het opletten zijn lijkt mij. Het simpele feit dat er mailadressen in de CC staan wil nog niet betekenen dat die personen ook de mails te lezen krijgen.
Ik zie net dat in deze casus de directie ook aan het mailen was.
In deze zaak heeft de gedaagde niet gesteld dat er sprake was van fraude door persoon C, dat heeft ook meegespeeld in het oordeel van de rechtbank. Daarnaast heeft Phonemarket zijn bedrijfsactiviteiten voor een schijntje doorverkocht aan het andere bedrijf van persoon A, naar het schijnt ook om onder de betalingsverplichtingen aan Mollie uit te komen terwijl het voordeel wel genoten was (wel de terugbetaling ontvangen maar vervolgens niet de maandelijkse afgesproken termijnen betalen).
Hoe is deze creatieve opzet door Bedrijfsnaam relevant voor de wederpartij? Ik zie allemaal bevoegde directeuren meegenomen in de discussie, mag ik dan niet veronderstellen dat die het wel best vinden? Tuurlijk is er kans op fraude, sterkte daarmee, maar waarom is dat mijn probleem als klant of leverancier?
Ik vind de voorafgaande forward eerlijk gezegd minstens even relevant als de CC en de rechter zo te lezen ook.