Wat moet ik doen met mail naar een gekocht domein?

| AE 9232 | Domeinnamen, E-mail | 7 reacties

Een lezer vroeg me:

nlangs heb ik een domeinnaam overgenomen van een bedrijf. Kennelijk heeft de verkopende partij de domeinnaam overgedragen terwijl deze nog actief gebruikt werd voor e-mailaccounts. Op basis van een catch all komt er allerlei mail binnen. Moet ik deze doorsturen, bewaren of terugzenden (bouncen)? Wat zijn mijn wettelijke plichten in deze?

Het verstandigste (maar dat is nu wat laat) is om in het domeinverkoopcontract een afspraak te maken over mail en dergelijke. Je kunt bijvoorbeeld vastleggen dat berichten nog een maand worden doorgestuurd, of juist dat ze moeten worden teruggestuurd met een expliciete foutmelding.

De wet zegt niets over wat je moet doen hier. De enige redding die we hebben, is de heel algemene regel van redelijkheid en billijkheid: een overeenkomst wordt aangevuld door wat uit die redelijkheid vloeit (plus wat de gewoonte is in de branche).

Een gewoonterecht bestaat hier niet volgens mij, iedereen doet maar wat. Maar wat is redelijk?

Mijn eerste gedachte is: terugsturen al die mails (bouncen), zodat de afzenders merken dat dit adres niet meer werkt. Dat is relatief eenvoudig in te stellen in de mailserver, en voorkomt dat je gedoe krijgt over dat je mail zou lezen of dat een door jou doorgestuurde mail niet aankomt waarna jij daarop aangekeken wordt. Want dat risico krijg je, als jij onverplicht iets doorstuurt dan neem je er een stukje verantwoordelijkheid voor.

Wat zouden jullie doen?

Arnoud

Is bij mailafspraken stilzwijgen als toestemmen rechtsgeldig?

| AE 9198 | Contracten, E-mail | 14 reacties

Een lezer vroeg me:

Ik mailde voor een behandeling bij een fysiotherapeut. Deze stuurde me een datumvoorstel (in reactie op de drie data die ik had voorgesteld) en sloot af met “Zonder tegenbericht zie ik je dan.” Helaas zag ik die mail pas een dag van tevoren en moest ik afzeggen, maar daarop reageerde hij met een factuur want dat werkt kennelijk zo bij hem als je binnen 24 uur voor de afspraak annuleert. Kan dat zomaar?

Allereerst even een misverstand: het is niet toegestaan om afspraken te annuleren, tenzij de wederpartij daarmee instemt. Afspraak is afspraak, ook voor de consument die bij een bedrijf of zzp’er een dienst wil afnemen. (En ook niet als je via internet de afspraak maakt, als daarbij een specifieke datum of tijd geboekt wordt, of meer algemeen als je.) Vrijwel iedere dienstverlener heeft een annuleringsregeling, en daar zul je dan onder vallen.

Annuleren vereist alleen wel dat er een overeenkomst is, en dat kun je je afvragen bij bovenstaande mailwisseling. Op zich kun je prima zo’n behandelovereenkomst sluiten via internet. Beide partijen moeten instemmen met een aanbod. De vorm daarvan, of wie als laatste instemt, doet er niet toe.

Dat lijkt hier goed te gaan, alleen past de psycholoog hier de truc toe van “stilzwijgen is toestemming”. Dat is riskant, zeker bij mail. De mail komt wellicht niet aan, het stilzwijgen ligt ergens anders aan, en ga zo maar door. Je staat dus flink op achterstand als je op deze manier werkt.

Hier heeft de vraagsteller het wel een tikje laten liggen door pas zo laat te reageren, en dan ook nog eens alleen door af te zeggen. Daarmee staat hij niet sterk; het suggereert dat hij instemde door zijn stilzwijgen en pas op de laatste dag er vanaf wilde. Als hij die dag had gemaild “Sorry, ik heb geen mail gehad dus ik ga er vanuit dat het nu datum 2 zal worden” dan had de fysio een heel moeilijk verhaal gehad.

Arnoud

In ons bedrijfshandboek staat dat e-mail als bedrijfspost geldt!

| AE 9196 | Arbeidsrecht, E-mail | 24 reacties

Een lezer vroeg me:

In het bedrijfshandboek van mijn kantoor staat dat e-mail dient te worden beschouwd als het elektronisch equivalent van zakelijke post, en dat de directie derhalve zich het recht voorbehoudt e-mail te lezen als zij daar aanleiding toe ziet. Oftewel, ze mogen je mail lezen als ze willen. Kan dat zomaar?

Dat bedrijfshandboek gaat wat kort door de bocht. E-mail is wezenlijk anders dan gewone post. Waar je bij post nog kunt zeggen, dat zal 99% zeker weten zakelijk zijn, is dat bij e-mail echt heel anders. Mensen zien dat als persoonlijker, informeler en daarmee moet je dan rekening houden als werkgever.

Verder is het zo dat een werknemer ook op het werk gewoon recht heeft op (enige) privacy. Niet zo veel als thuis, maar ook niet nul. Daarom mag je als werkgever niet zomaar in de e-mail kijken.

Het eerste dat je nodig hebt om werknemersmails te lezen is een reglement dat uitlegt wanneer en waarom dat gebeurt. “Altijd en als wij zin hebben” is daarbij niet genoeg, dat houdt namelijk geen rekening met de privacy van de werknemers. Geef maar criteria: collega’s als die waarnemen bij ziekte, de ICT-er bij technische problemen of virussen, de directie bij wanfunctioneren of vermoeden van diefstal, et cetera.

Daarnaast moet de reden wel sterk genoeg zijn om het lezen te kunnen rechtvaardigen. De voorbeelden uit de vorige alinea zijn vrij standaard, maar ik zie ook wel bedrijven die zeggen “als je output op een dag onder de X zakt” of “als je meer dan X mails naar externe partijen stuurt”. Dat gaat een beetje ver natuurlijk.

Je mag ook niet méér lezen dan nodig is voor het doel. Die ICT-er mag bijvoorbeeld een virusscanner loslaten op je mailbox en de mails bekijken waar deze op afgaat, maar niet handmatig alles lezen of je wellicht rare dingen binnenkrijgt. Een twijfelaar is voor mij alle berichten met bijlage openen om te zien of de extensie iets van .jpg.exe is.

Een handboek gaat hier niets aan veranderen. Privacy is een grondrecht, en daar doorheen gaan vereist sterke rechtvaardigingen. Die kun je niet op voorhand met standaardzinnen claimen. Het handboek is wel nódig, want zonder uitgewerkte regeling mag er niets. Maar de regeling moet binnen de wet passen.

Ik blijf het vragen: wat is dat toch met e-mail en ICT, dat mensen meteen “ik kan alles, dus ik mag alles” denken?

Arnoud

Mag je geen “bijna vijf uur” mails meer sturen op je werk?

| AE 9053 | Arbeidsrecht, E-mail | 13 reacties

Een lezer vroeg me: Afgelopen vrijdag stuurde ik om 16:50 een mail naar mijn directe collega’s “Jongens bijna vijf uur: weekend!!” met een uitnodiging te gaan borrelen. Die mail is bij mijn manager terecht gekomen, en die heeft me zojuist berispt omdat dit blijk geeft van een slechte werkhouding. Als ik niet wil werken tot… Lees verder

Is e-mail nou wel of niet veilig genoeg voor communicatie van basale persoonsgegevens?

| AE 9042 | Beveiliging, E-mail | 38 reacties

Een lezer vroeg me: Ik heb een discussie met het waterbedrijf. Zij mailen mij met allerlei informatie, maar nemen elke keer ook naam, adres, klantnummer en dergelijke van mij op. Laatst stuurden ze zelfs mijn bankrekeningnummer in een mail. Op mijn vraag hoe dat zit met bescherming van persoonsgegevens, zei men dat e-mail buiten haar… Lees verder

Mag je info@ adressen spammen? (en een webdevelopervacature)

| AE 8895 | E-mail | 20 reacties

Naar aanleiding van onze vacature voor een webdeveloper met dreigende taal tegen acquisitie kreeg ik onder meer deze reactie via Twitter: Een algemene [acquisitiemail] naar info@ is denk ik wel vrijgesteld (art 11.7 2a). (niet van mij hoor) Die dreigende taal? In onze vacature hebben wij staan: Acquisitie op basis van deze advertentie wordt niet… Lees verder

Mag minister Kamp wel werken vanaf zijn privémail?

| AE 8647 | Arbeidsrecht, E-mail | 27 reacties

Minister Henk Kamp (Economische Zaken) blijft zijn privémail zakelijk gebruiken, ondanks een phishingaanval en waarschuwingen van het Openbaar Ministerie, meldde Nu.nl vorige week. Kamp stuurt af en toe werkdingen naar zijn privémail “omdat dat gemakkelijker is voor mij. Zo is het”. Hij gaat in tegen de officiële richtlijnen, maar kennelijk mag dat. Maar hoe zit… Lees verder