Uber laat passagiers audio opnemen als ze zich niet op hun gemak voelen, mag dat?

| AE 11524 | Privacy | 3 reacties

Uber test een nieuwe functie die passagiers audio laat opnemen wanneer ze zich niet op hun gemak voelen tijdens een rit. Dat las ik bij Tweakers. De opname wordt verstuurd naar Uber, zodat die de opname als bewijs kan dienen mocht dat nietpluisgevoel in verband staan met een daadwerkelijk onrechtmatig handelen. Creatief idee, al is het nog niet duidelijk hoe breed het zal worden ingezet. Maar het riep meteen bij mensen de vraag op of dat wel mag, zo stiekem de conversatie met de chauffeur opnemen enkel omdat jou het niet bevalt.

Bij het opnemen van gesprekken heb je in de praktijk te maken met zowel de AVG als de strafwet. Eerst maar die laatste. In veel landen (waaronder alle Europese landen en de VS) is het strafbaar om gesprekken van anderen op te nemen of stiekem af te luisteren met apparatuur. Iets ingewikkelder wordt het wanneer je zelf gesprekspartner bent. Dan verschilt het nogal per land of dat mag of niet.

In Nederland is de wet duidelijk: het is alleen strafbaar een gesprek op te nemen als je daar geen deelnemer aan bent – en ook niet opdracht van een deelnemer hebt om dat te doen. Maar in bijvoorbeeld Duitsland is het ook strafbaar om je eigen gesprekken op te nemen, tenzij de wederpartij daarmee instemt. (Wikipedia heeft een lijst per land.) Het is me niet duidelijk hoe ‘papier’ die wetten zijn, het voelt nogal cru dat je een slachtoffer van aanranding in de taxi gaat vervolgen wegens illegaal opnemen en de chauffeur vrijuit laat. Ik heb zoals u leest wel hele grote moeite met dit soort wetten, vanwege de bewijsnood die het vaak geeft en de botsing die je (mede daarom) met de vrijheid van informatiegaring krijgt.

De AVG kan ook een rol spelen, maar die is beperkt. Je eigen gesprekken opnemen is een verwerking van persoonsgegevens – van je gesprekspartner immers. Maar wie dat enkel doet om voor zichzelf dat gesprek vast te leggen (als bewijs dat er iets toegezegd is, dat er een bedreiging langskwam of iets dergelijks) die handelt daarmee voor strikt eigen huishoudelijk gebruik. Daarop is de AVG dan in het geheel niet van toepassing. (Zou je die opname gaan publiceren, dan geldt de AVG wel maar kom je wellicht in de journalistieke exceptie terecht.)

Zou de chauffeur deze functie gebruiken, dan wordt dat anders. Weliswaar kan die ook prima behoefte hebben aan een gespreksopname, want ook chauffeurs worden bedreigd, aangerand, uitgescholden of opgelicht (“geef me korting of ik geef je maar één ster”), maar een chauffeur handelt bedrijfsmatig en zijn verwerkingen van persoonsgegevens vallen dan wél gewoon onder de AVG. Hij zou dus op de taxi een sticker moeten doen dat er opnames in de taxi gemaakt worden, en een reglement hebben wat daarmee gebeurt. Ook als het een zzp’er is.

Voor Uber zelf is me nog niet duidelijk hoe het uitpakt. Als ze de opname alleen bewaren ten behoeve van de passagier, dan stellen ze zich op als verwerker en dan lijkt me er verder weinig mis mee. (Ik moet een examenvraag maken over de verplichtingen van een verwerker voor een niet onder de AVG vallende partij voor mijn opleiding senior privacyjurist.) Maar ik krijg het gevoel van dat tekstje dat Uber zélf gaat beslissen wanneer de opname wordt vrijgegeven en waarvoor, en dat zou maken dat ze zelf de verantwoordelijke worden (mogelijk samen met de passagier). In dat geval valt de opname wél onder de AVG en dan moet de app duidelijk aan de chauffeur maken dat er wordt opgenomen.

Arnoud

Overheidsdienst nam duizenden gesprekken van advocaten op door softwarefout

| AE 10951 | Regulering | 16 reacties

De Nederlandse Dienst Justitiële Inrichtingen heeft drieduizend gesprekken van advocaten opgenomen door een softwarefout. Dat las ik bij Tweakers. De bron is een brief van de staatssecretaris waarin hij meldt van een incident: gesprekken van advocaten wiens nummer meerdere malen in de lijst met niet-opnemen-nummers stonden, werden wél opgenomen. Dit kwam uit nadat een advocaat het ontdekte (maar hoe dan?) en erover klaagde. De fout is nu opgelost.

Gezien het “van advocaten die meerdere malen voorkomen” zie ik het nog wel als reëel dat het echt een programmeerfout was. Een simpele verklaring is dat de te matchen nummers normaal als tekststring binnenkomen en nu als lijst met de meerdere nummers. Vergelijken van een string met een array zal nooit een match opleveren, dus dan komt dit gesprek door de check heen en wordt het alsnog opgenomen.

De grotere vraag is waarom de DJI dit nooit merkte bij het terugluisteren van de taps. Mogelijk doen ze dat alleen steekproefsgewijs, en het aantal advocaten met twee geregistreerde nummers zal klein zijn dus in theorie is het altijd toevallig goed gegaan. Maar het is natuurlijk ook goed denkbaar dat er DJI-mensen waren die wél meeluisterden. Ik zou het dan wel héél riskant vinden om er wat mee te doen, want als je wordt betrapt heb je geen enkel excuus.

Idem als je het doorbrieft aan een agent die bezig is met een onderzoek. Die kan er niets mee in het dossier, want leg eens uit waar dat bewijs vandaan komt? Natuurlijk is softe informatie handig om te hebben maar dit kan je hele onderzoek besmetten omdat de overtreding dermate ernstig is. Dus ja, het is denkbaar maar zelfs agenten die de wet willen breken, zullen denk ik even twee keer nadenken bij deze bron van informatie.

Arnoud

Hoe lang mag een bedrijf gespreksopnames eigenlijk bewaren onder de AVG?

| AE 10692 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | 10 reacties

Een lezer vroeg me:

Bij ons bedrijf kunnen telefoongesprekken bij de klantenservice worden opgenomen voor trainingsdoeleinden, zo zegt ons bandje keurig. Dat gebeurt willekeurig bij 1 op de 10 gesprekken, die de HR medewerker vervolgens reviewt. Maar we maken ook opnames als een klant vervelend is, dat kan de servicemedewerker doen met een druk op de knop (retroactief wordt dan het gehele gesprek vastgelegd). Mag dat van de AVG? En wat is de bewaartermijn?

Het structureel opnemen van gesprekken met klanten is een vorm van verwerken van persoonsgegevens. Je moet dat dus onder de AVG kunnen rechtvaardigen als bedrijf of organisatie. Meest voor de hand ligt dat je het gooit op de grondslag “uitvoering overeenkomst” (dit hoort bij het netjes nakomen van het contract) of “eigen legitiem belang” (je wilt als organisatie weten hoe je werkt).

Het trainen of evalueren van je personeel lijkt me wel onder die laatste te rechtvaardigen. Optreden tegen lastige klanten vind ik een voorbeeld van het eerste, de klant moet netjes nakomen en moet dus ook netjes blijven aan de telefoon. Dus zolang je dit allebei netjes in je register uitwerkt, lijkt me dit oké.

Ik vind het een mooie dat het systeem zelf kiest welke gesprekken voor evaluatie in aanmerking komen. Zo voelt de medewerker zich niet continu bekeken maar is er wel de kans dat iemand van HR wat vindt van zijn gesprekstechnieken. Evenzo is de opnameknop (met retroactief effect) een slimme truc om lastige gesprekken op te nemen zonder dat je altijd álle gesprekken opneemt.

Natuurlijk moet je de opnames zorgvuldig bewaren en beveiligen. Dat is een algemeen probleem bij organisaties, en volgens mij is er niets specifieks of complex aan deze situatie.

De bewaartermijnen zijn lastig. De wet zegt niet dat je gespreksopnames moet maken, en er is dus geen wettelijke bewaartermijn. Je moet dus zelf verzinnen hoe lang je dat wil doen, en dat onderbouwen. Mijn advies is altijd om dat te koppelen aan functionele criteria. Bij de evaluaties kun je zeggen, we bewaren ze tot het eerstvolgende evaluatiemoment met de medewerker en die zijn eens per kwartaal. Of je zegt, de HR man/vrouw luistert ze wekelijks af en daarna gaan ze weg tenzij er een leermoment op te horen is.

De opnames van lastige klanten zou ik bewaren totdat het met de klant besproken is en/of de escalatie is afgehandeld. Dat kan kort of lang zijn: één opvolggesprek aan de telefoon waarin de klant zegt het niet meer te doen, of een rechtszaak inclusief hoger beroep waarbij het bedrijf een contactverbod eist. Maar met deze formulering vang je allebei.

Arnoud

Mag je stiekem de algemene ledenvergadering filmen?

| AE 9736 | Privacy | 10 reacties

Een lezer vroeg me: Bij de afgelopen algemene ledenvergadering van onze vereniging bleek iemand stiekem beeld- en geluidsopnamen te hebben gemaakt. Toen hij daarop aangesproken werd, verdedigde hij zich met het argument dat hij bewijs wilde verzamelen van wat er werd gezegd, omdat hij de notulen niet vertrouwde. Staat hij in zijn recht? In principe… Lees verder

Terugblik: Mag een stiekem gemaakte geluidsopname gebruikt worden als bewijs?

| AE 9559 | Regulering | 9 reacties

Vanwege mijn vakantie deze week geen nieuwe blogs. In plaats daarvan een terugblik op de afgelopen tien jaar: ik heb vijf populaire blogs geselecteerd en kijk er anno 2017 graag nog eens naar met jullie. Vandaag: Mag een stiekem gemaakte geluidsopname gebruikt worden als bewijs?, met bijna 100 reacties en 85.000 views (robots niet meegeteld)… Lees verder

Wat zijn kwaliteitsdoeleinden in een telefoongesprek?

| AE 7202 | Privacy | 32 reacties

De meest gehoorde zin in een zakelijk telefoongesprek: “Dit gesprek kan worden opgenomen voor kwaliteitsdoeleinden”. Wat betekent dat en wat kun je ertegen doen? Een privépersoon mag zijn telefoongesprekken opnemen en de wederpartij kan daar niets tegen doen. De opnemende partij hoeft het zelfs niet te melden aan de wederpartij (hoewel dat niet echt netjes… Lees verder

Mag je docenten opnemen (en al dan niet op Youtube zetten?)

| AE 6476 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | 36 reacties

Een lezer vroeg me: Op onze hogeschool krijgen wij met enige regelmaat klachten van docenten over dat hun (hoor)college’s worden opgenomen. Meestal gaat het dan om mensen die een college opnemen voor studie (later terugluisteren), maar soms komen opnames ook op Youtube terecht. Mag een docent dit verbieden of hiertegen optreden? Het opnemen van een… Lees verder