Moet je echt bij elke internetdienst een bewerkersovereenkomst sluiten?

| AE 9217 | Privacy | 12 reacties

Een lezer vroeg me:

Wij maken zakelijk gebruik van applicaties en software in de cloud. Mijn vraag is nu echter of je echt met iedere cloud leverancier een bewerkersovereenkomst moet afsluiten? Iedere applicatie verwerkt namelijk op de een of andere manier wel persoonsgegevens, de ene meer dan de ander. In sommige gevallen gaat het enkel om het e-mail adres en inlog gegevens. En soms wéét je het niet, zoals bij chatdiensten (Yammer of Slack). Daar kunnen mensen best persoonsgegevens intypen. Wat zegt de wet?

Dit is inderdaad een lastige kwestie. Heel formeel moet dit inderdaad altijd, bij iedere derde die in jouw opdracht persoonsgegevens opslaat van jouw personeel of klanten. De wet eist namelijk dat je bij elke bewerker een bewerkersovereenkomst sluit waarin je apart regelt welke eisen omtrent persoonsgegevens hij moet nakomen (en hoe jij dat gaat borgen en auditten).

Een bewerker is iedereen die in jouw opdracht persoonsgegevens verwerkt en niet zelfstandig bepaalt voor welke doelen (of met welke middelen). De meeste clouddiensten laten aan de klant over wat er gebeurt met klantdata en kiezen dus niet zelf de doelen. Over de middelen-keuze kun je twisten, maar uiteindelijk is dat denk ik ook een klantkeuze: die klikt op knop A of activeert feature B, de dienstverlener is daar passief.

Het is een discussie of dat ook geldt als de derde niet wéét dat je persoonsgegevens gaat aanleveren. Extreem voorbeeld is Pastebin: daar kun je teksten plakken die dan gepubliceerd worden. Ik kan daar persoonsgegevens plakken, maakt dat Pastebin een bewerker?

Als er echter gestructureerde velden zijn voor persoonsgegevens (al is het maar jouw gebruikersnaam etc) dan voldoet deze partij aan de definitie van bewerker en moet er dus een bewerkrsovereenkomst komen. Doe je dat niet, dan ben jij in overtreding van de Wbp – zij het dat daar géén boete op staat. Het voornaamste risico is dat jij de claims krijgt als de bewerker data lekt of iets anders verkeerd doet, en dat je dan geen verhaalsmogelijkheid hebt.

Veel van dit soort partijen zijn Amerikaans en kennen het concept bewerkersovereenkomst (“Personal data processing agreement”) eigenlijk niet. Sommigen willen graag Europese business en tekenen met liefde, anderen vinden het maar onzin en reageren niet eens op de vraag. Het is dan dus een risico-afweging voor jou.

Onder de aankomende Privacyverordening (ADV: koop dat boek) zal dit mogelijk veranderen. De Verordening zegt namelijk dat ook de bewerker aansprakelijk is voor boetes en schade als er geen bewerkersovereenkomst – pardon, verwerkersovereenkomst – is tussen hem en de verantwoordelijke. In hoeverre dat afdwingbaar is tegen Amerikaanse partijen is natuurlijk een heel andere vraag.

Arnoud

Mag een school zijn informatiesystemen wel uitbesteden?

| AE 5193 | Privacy | 20 reacties

Een lezer vroeg me:

De school van mijn dochter gaat gebruik maken van het leerlingvolgsysteem ParnasSys. Dit is een SaaS-dienst, waarbij persoonsgegevens worden verzameld. Maar ik kan nergens vinden dat het bedrijf dit heeft aangemeld bij het College bescherming persoonsgegevens! Mag dit dan wel?

Hoofdregel bij de Wet bescherming persoonsgegevens is dat je je verwerking moet melden bij de toezichthouder. Ja, altijd. Maar omdat je dan inderdaad helemáál knettergek wordt van die wet, is er een serie vrijstellingen opgenomen. Zo hoef je een intranet niet (meer) te melden, mits je maar binnen de regels van de vrijstelling blijft.

Misverstand daarbij is trouwens dat “onder de vrijstelling vallen” betekent dat je legaal bent. Je hebt echter nog stééds adequate toestemming of een andere grondslag nodig.

Er is een vrijstelling voor leerlingen, deelnemers en studenten aan een onderwijsinstelling waar een school gebruik van kan maken. Ze mogen de gegevens dan bv. alleen gebruiken voor het onderwijs, beschikbaar stellen van leermiddelen, innen van lesgeld, het doen uitoefenen van accountantscontrole, het publiceren op de eigen website en zo nog een paar. Wil een school een Facebookpagina maken met leerlingfoto’s erop, dan vallen ze daarmee buiten de vrijstelling. Die pagina moet dan worden aangemeld.

Nu is het bedrijf achter ParnasSys geen school, dus zij mogen zich niet op de vrijstelling beroepen. Maar in deze situatie maakt men gebruik van de ‘bewerker’ constructie. Wanneer een school iemand inhuurt die in hun opdracht persoonsgegevens verwerkt, en de school bepaalt met welk doel, dan is het nog steeds de school die verantwoordelijk is. En dat is precies wat er bij SaaS-dienstverlening gebeurt. De school bepaalt dat ze een leerlingvolgsysteem wil en kiest welke functionaliteit ze daarvoor wil inzetten. ParnasSys doet zelf niets – als het goed is.

De wet schrijft voor dat je dan een bewerkersovereenkomst moet sluiten met de bewerker. Hierin leg je vast wat hij wel en niet mag doen, welke beveiligingsmaatregelen hij moet nemen, of je mag auditten en hoe je om wilt gaan met schadeclaims van benadeelde ouders of leerlingen. Dit gebeurt echter maar zelden bij SaaS-diensten.

Update (20:32) het bedrijf achter ParnasSys reageerde in de comments:

ParnasSys heeft een bewerkersovereenkomst met de gebruikers en die voldoet ook aan de richtlijnen van OC&W met betrekking tot de leerlingadministratie en het leerlingvolgsysteem.

Verder hebben wij een speciale demo-school met niet-bestaande voorbeeldleerlingen, maar wel met realistische data. Je ziet dus mooie grafieken en gewone namen, maar die namen zijn compleet gefingeerd. Niemand van onze medewerkers presenteert vanuit gegevens van een bestaande school, als we daar al bij zouden kunnen. Je koopt toch geen pakket waar bij de presentatie al privacy-grenzen overschreden worden?

Het echte probleem zit hem volgens mij meer in de mogelijkheden, waar veel scholen niet goed bij stilstaan. Er zijn systemen waarbij ouders de geboortedata van álle klasgenoten kunnen zien. Is dat erg, is dat wenselijk? Ik weet het niet, maar zelden is dit een actieve beslissing, dit “doet het systeem gewoon” en dan wordt er achteraf een reden verzonnen waarom het oké is (“dat weten ze toch allang van elkaar”). Of er komen online cijferlijstinzagedingen, waar we ooit een aardige discussie over hadden. Wil je wel dat ouders alles kunnen zien wat er op school gebeurt?

Arnoud