Mag de helpdesk me complimenteren met mijn sportprestaties?

| AE 8611 | Privacy | 28 reacties

je-hoeft-niet-gek-te-zijn-om-hier-te-werken-maar-het-helpt-wel.jpgEen lezer vroeg me:

Laatst had ik op mijn werk een probleem met de mail. De helpdesk gebeld, en het lag aan een mail met gigantische bijlage van een collega. Tijdens het uitzoeken zei de helpdeskmedewerker echter spontaan: “Goh wat leuk, heb je ook de halve marathon in Hengelo gedaan, ik ook!”. Dit haalde hij uit de subject van een andere mail in die map. Mogen ze dat?

Heel strikt gesproken mag dat niet, maar als we dát gaan handhaven dan wordt de Wbp net zo populair als de Auteurswet.

Een mailbox bevat persoonsgegevens, en het bedrijf moet zorgen voor een zorgvuldige omgang daarmee. Deel daarvan is dat er geen persoonsgegevens worden verwerkt die niet noodzakelijk zijn voor het doel van waar je mee bezig bent. Gaat een mailbox stuk, dan is het logisch dat je in het mailoverzicht kijkt naar bijvoorbeeld grote bijlagen, gecorrumpeerde headerregels of virusbijlagen. Mails lezen hoort daar bijvoorbeeld dus eigenlijk al niet bij, inhoud raadpleeg je pas als de metadata niet helpt.

Hier zat de privéinformatie in de header. Op zich dus iets dat je gewoon tegen kunt komen als medewerker. Eigenlijk mag je dat niet verwerken want het is privé. Maar de verwerking is onvermijdelijk gezien waar het staat en het doel van waar hij mee bezig is. Dus dan mag het. Maar de verwerking moet dan beperkt blijven tot “oké, niet relevant bericht” en drukken op de Next-knop. De informatie hoort dan eigenlijk het andere oog weer uit te gaan.

Het lijkt me vooral een stukje professionaliteit. Als helpdeskmedewerker moet je weten dat je bij het openen van mail privédingen kunt zien. En even los van de discussie of dat mag, privédingen in werkmail, dan wel of het handig is: daar blijf je dan gewoon vanaf tenzij het probleem ermee te maken lijkt te hebben. Net zo goed als de automonteur bij de zakelijke leaseauto niet in het handschoenenkastje kijkt tenzij hij daar moet zijn voor bepaalde kabeltjes of zo. Dat doe je gewoon niet.

Alleen: als je iemand treft die dat wél normaal vindt (“gewoon een praatje met de klant, je ziet toch soms ook een foto op het bureau of een poster aan de muur” of het nog dodelijker “ah joh doe niet zo ongezellig”), hoe reageer je dán?

Arnoud

De rechtsgeldigheid van een niet te openen pdf-bestand

| AE 7209 | Privacy | 39 reacties

adobe-pdf-acrobat-foutmeldingDie kende ik nog niet: “Het is immers algemeen bekend dat er, afhankelijk van bijvoorbeeld het e-mailaccount van de ontvanger of van de apparatuur die hij gebruikt of het netwerk op de plaats van ontvangst, problemen kunnen optreden bij het openen van bijlagen bij e-mailberichten.” Citaat uit een vonnis met een discussie over of een aankondiging van een gemeente wel correct was doorgegeven aan een burger.

De burger in kwestie was eigenaar van een perceel grond met een schuur erop. Die was zonder vergunning gebouwd, dus de gemeente gaf hem een last onder dwangsom tot verwijdering. Daarop volgde de nodige discussie per mail, onder meer over de vraag of het verwijderen van het dak genoeg zou zijn want dan is het geen schuur meer maar een “bouwwerk geen gebouw zijnde”. (Wie zei daar giecheltoets achterin?)

Vervolgens kreeg de man medio september een aanzegging per mail (met een PDF bijlage) waarin werd gemeld dat het bouwwerk nog niet was afgebroken en er dus dwangsommen moesten worden vertaald. Was dat nu rechtsgeldig?

De rechtbank meent van niet, en wel met name omdat de aanzegging in een pdf-bestand was opgenomen. Om rechtsgeldig te zijn, moet een dergelijk bericht correct bekendgemaakt zijn. Normaal gebeurt dat door een brief naar het huisadres, maar de schuureigenaar woonde ondertussen in Frankrijk en daar was de brief niet heengegaan. Maar de brief was ook per e-mail verstuurd, en in theorie kan dat genoeg zijn: er moet dan (art. 3:41 lid 2 Awb) een “andere geschikte wijze” worden gebruikt.

E-mail is in beginsel genoeg, aldus de rechtbank, tenminste als de gemeente en burger eerder al per e-mail hadden gecorrespondeerd. Dat is dan kennelijk een geschikt middel. Alleen, er is een verschil tussen mails kunnen lezen en bijlagen bij mails kunnen lezen. Zeker als je in Frankrijk rondloopt waar l’internet en les iPads toch net even wat minder strak werken. En als de burger dan ontkent dathij de bijlage niet kon lezen én je uit de mail zelf niet kon halen dat er een boete-aanzegging in de bijlage zat, dan moet de gemeente bewijzen dat de bijlage wel leesbaar was op l’ipad en France. Wat dus niet lukte.

Oké daar was ik een tikje sarcastisch. Maar het zal wel aan mij liggen, is het écht zo’n gedoe om bijlagen te openen in het buitenland? Afgezien van lage downloadsnelheden kan ik weinig bedenken. En is het niet logischer dat je even aan de bel hangt als je een bijlage niet kunt openen?

Arnoud