Wanneer is een e-mail schriftelijk in de zin van de wet?

| AE 6733 | Privacy | 25 reacties

email-e-mail-elektronische-post-envelopEen lezer vroeg me:

Bij onze vereniging staat in de statuten dat men schriftelijk moet opzeggen. Echter al jaren werken wij met opzeggingen per mail, en niemand vindt dit een probleem. Nu hebben wij een nieuw bestuur en dat is nogal formeel. Zij retourneren opzeggingen per mail met de vraag dit per post te sturen “omdat e-mail niet wordt gezien als schriftelijk stuk”. Hebben zij gelijk? Wanneer is e-mail schriftelijk?

De wet zegt zelden iets over de manier waarop een mededeling moet worden gedaan. Zo’n ‘vormvereiste’ is meestal iets dat partijen zelf verzinnen. Dat mag, want in statuten -of contracten of algemene voorwaarden- mag je afspreken wat je wilt, inclusief procedurele regels. In het verenigingsrecht geldt géén eis van schriftelijk moeten opzeggen (art. 2:35 en 2:36 BW).

Meestal is de reden om een geschrift te eisen dat daarmee duidelijk bewijs geleverd wordt van wat de bedoeling is. Bij een mondelinge opzegging kan er discussie ontstaan achteraf over wel/niet, hoe had men het exact bedoeld, in welke emotionele staat was men en ga zo maar door.

De wet zegt dat een elektronisch document schriftelijk is wanneer aan een aantal strenge eisen is voldaan (art. 156a Rechtsvordering. Zo moet het document niet zomaar te manipuleren zijn, moet de identiteit van de partijen duidelijk zijn en moet er een elektronische handtekening op zitten. Een simpele e-mail voldoet niet aan deze eis. Dus als de wet, statuten of contract een geschrift eisen, dan heb je in theorie een lastige situatie als je het per se toch per mail wilt doen.

In de praktijk zie ik hier zelden problemen mee. Wanneer beide partijen het eens zijn dat de mail is ontvangen en wat de inhoud is, waarom zou men dan nog bezwaar maken enkel omdat het een mail is in plaats van papier? Zeker bij zaken als een opzegging is daar geen enkele reden voor. In deze zaak had de rechtbank er geen moeite mee om de algemene voorwaarde “opzeggen moet schriftelijk” te passeren sterker nog e-mail en geschrift werd gewoon gelijk gesteld:

Naar het oordeel van de kantonrechter dient een dergelijke vorm van opzegging, gelet op de tegenwoordige stand van de communicatie, gelijk te worden gesteld met een schriftelijke opzegging zoals bedoeld op het inschrijfformulier. Vast staat dat Gymnasion genoemde e-mail heeft ontvangen.

Wel heb je bij e-mail een iets lastigere bewijspositie dat deze is ontvangen. Dat moet de verzender bewijzen, en daarbij is het niet genoeg dat men kan bewijzen de mail te hebben verzonden. Dat weten we uit deze zaak:

Nu [gedaagde] geen ontvangstbevestiging van de e-mail heeft overgelegd en nu de getuigen wél kunnen verklaren dat [gedaagde] de e-mail heeft verzonden, maar niet kunnen bewijzen dat Lis de e-mail heeft ontvangen, kan aan deze e-mail niet het beoogde effect van opzegging van het proefabonnement worden toegekend.

Het devies blijft dus: nabellen of namailen totdat je zeker weet dat het bericht is aangekomen. En een reactiemail met “Uw opzegging is ontvangen maar sorry dit moet echt per post” is natuurlijk heel mooi bewijs dat de opzegging ontvangen is.

Arnoud