Wanneer is een e-mail schriftelijk in de zin van de wet?

| AE 6733 | Privacy | 24 reacties

email-e-mail-elektronische-post-envelopEen lezer vroeg me:

Bij onze vereniging staat in de statuten dat men schriftelijk moet opzeggen. Echter al jaren werken wij met opzeggingen per mail, en niemand vindt dit een probleem. Nu hebben wij een nieuw bestuur en dat is nogal formeel. Zij retourneren opzeggingen per mail met de vraag dit per post te sturen “omdat e-mail niet wordt gezien als schriftelijk stuk”. Hebben zij gelijk? Wanneer is e-mail schriftelijk?

De wet zegt zelden iets over de manier waarop een mededeling moet worden gedaan. Zo’n ‘vormvereiste’ is meestal iets dat partijen zelf verzinnen. Dat mag, want in statuten -of contracten of algemene voorwaarden- mag je afspreken wat je wilt, inclusief procedurele regels. In het verenigingsrecht geldt géén eis van schriftelijk moeten opzeggen (art. 2:35 en 2:36 BW).

Meestal is de reden om een geschrift te eisen dat daarmee duidelijk bewijs geleverd wordt van wat de bedoeling is. Bij een mondelinge opzegging kan er discussie ontstaan achteraf over wel/niet, hoe had men het exact bedoeld, in welke emotionele staat was men en ga zo maar door.

De wet zegt dat een elektronisch document schriftelijk is wanneer aan een aantal strenge eisen is voldaan (art. 156a Rechtsvordering. Zo moet het document niet zomaar te manipuleren zijn, moet de identiteit van de partijen duidelijk zijn en moet er een elektronische handtekening op zitten. Een simpele e-mail voldoet niet aan deze eis. Dus als de wet, statuten of contract een geschrift eisen, dan heb je in theorie een lastige situatie als je het per se toch per mail wilt doen.

In de praktijk zie ik hier zelden problemen mee. Wanneer beide partijen het eens zijn dat de mail is ontvangen en wat de inhoud is, waarom zou men dan nog bezwaar maken enkel omdat het een mail is in plaats van papier? Zeker bij zaken als een opzegging is daar geen enkele reden voor. In deze zaak had de rechtbank er geen moeite mee om de algemene voorwaarde “opzeggen moet schriftelijk” te passeren sterker nog e-mail en geschrift werd gewoon gelijk gesteld:

Naar het oordeel van de kantonrechter dient een dergelijke vorm van opzegging, gelet op de tegenwoordige stand van de communicatie, gelijk te worden gesteld met een schriftelijke opzegging zoals bedoeld op het inschrijfformulier. Vast staat dat Gymnasion genoemde e-mail heeft ontvangen.

Wel heb je bij e-mail een iets lastigere bewijspositie dat deze is ontvangen. Dat moet de verzender bewijzen, en daarbij is het niet genoeg dat men kan bewijzen de mail te hebben verzonden. Dat weten we uit deze zaak:

Nu [gedaagde] geen ontvangstbevestiging van de e-mail heeft overgelegd en nu de getuigen wél kunnen verklaren dat [gedaagde] de e-mail heeft verzonden, maar niet kunnen bewijzen dat Lis de e-mail heeft ontvangen, kan aan deze e-mail niet het beoogde effect van opzegging van het proefabonnement worden toegekend.

Het devies blijft dus: nabellen of namailen totdat je zeker weet dat het bericht is aangekomen. En een reactiemail met “Uw opzegging is ontvangen maar sorry dit moet echt per post” is natuurlijk heel mooi bewijs dat de opzegging ontvangen is.

Arnoud

Deel dit artikel

  1. Hoewel het niet de heersende leer lijkt te zijn, kan je volgens mij beargumenteren dat art. 2:.35 lid 1 sub b dwingendrechtelijk (2:25) voorschrijft dat het lidmaatschap eindigt door opzegging door het lid, wat in beginsel een vormvrije rechtshandeling is. Art. 2:36 laat een statutaire regeling van de opzeggingstermijn toe, maar ziet niet op vormvereisten. Derhalve lijkt een statutaire bepaling dat opzegging schriftelijk moet in strijd met de wet en dus nietig (2:14 lid 1).

  2. Ik ben zelf jaren terug secretaris geweest van een vereniging waar hetzelfde in de statuten stond. Leden konden (vrijwillig) in person hun e-mail adres bij ons opgeven bij inschrijving of later. Opzeggingen van geverifieerde e-mail adressen bevestigde ik via een e-mail aan deze persoon. Opzeggingen van een ‘onbekend’ adres accepteerde ik niet en kregen een e-mail terug dat ik graag even mondeling een bevestiging van het e-mail adres (en dus de opzegging) wilde.

    Wat is het verschil tussen het door mij uitprinten van de e-mail en het door het lid uitprinten van de tekst en dan in een fysiek postvakje gooien? E-mail is nog in beperkte mate controleerbaar, een stuk papier in een brievenbus totaal niet. E-mail heeft geen bewijs van ontvangs, maar als je het op papier in een brievenbus stop heb je geen bewijs van verzending. Waar hebben we het in vredesnaam over?

    Ik vermoed dat deze vereniging evenals wij indertijd de statuten vanwege de kosten niet willen wijzigen. Kan een ALV niet besluiten dat voor de interpretatie van de statuten een e-mail als schriftelijk telt en dit in een huishoudelijk reglement opnemen. Dit bespaart een gang naar de notaris en kosten die veel verenigingen nauwelijks kunnen opbrengen.

  3. Ik vraag me vooral af welk probleem deze vereniging probeert op te lossen. Dat iemand heeft opgezegd die later zegt: “Nee, ik ben nog steeds lid want het was per email”. Dat is volgens mij alleen een issue als iemand een ander probeert uit de vereniging te wippen. Hoe lost een stuk papier dat op?

    • Een ondertekend stuk papier levert stevig bewijs op van de juistheid van de opzegging. Mensen kunnen bijvoorbeeld jaren lang geen contact meer hebben en dan ineens weigeren de contributie te betalen. Een schriftelijk stuk eisen is dan een goede manier dat te pareren: u heeft nooit opgezegd dus bent u nog steeds lid dus kom maar door met die contributie. En het verweer “ik heb in januari 2010 mondeling opgezegd bij Piet” gaat dan niet op, wat handig is gezien het vaak onmogelijk is dit te verifiëren.

      Een vervalste opzegging kan ook inderdaad, waarbij je met papier het voordeel hebt dat dat juist geacht wordt te zijn totdat vaststaat dat de handtekening niet klopt. Een drempel(tje) opwerpen tegen lichtzinnig opzeggen kan ook nog: dat beperkt het verloop en mensen moeten er echt even voor gaan zitten, waardoor ze zich misschien bedenken en als lid toch maar aanblijven.

      Anders zou ik het ook zo niet weten. Lethargie en “zo hebben we het altijd gedaan” kunnen altijd redenen zijn, net als een notaris die het simpelweg zo had staan in zijn modelstatuten waarna iedereen het wel netjes vond klinken.

      • Een ondertekend stuk papier levert stevig bewijs op van de juistheid van de opzegging.
        Maar de vereniging heeft waarschijnlijk meer belang mee als dat papiertje gewoon verdwijnt. “Sorry hoor, maar uw opzegging is niet bekend bij onze administratie.” Een papieren opzegging is nuttig als de vereniging een lid weg wil houden maar als het gaat om contributie dan is een vereniging die opzegging liever kwijt. Je moet dan als ex-lid zorgen dat je een ontvangstbevestiging krijgt van je opzegging, anders proberen ze je te laten betalen. Om vervalste opzeggingen maak ik mij minder druk. Als het bestuur een lid kwijt wil hebben ze vaak genoeg andere middelen beschikbaar. Waar ik mij meer zorgen om maak is de slordige administratie van diverse verenigingen met alle belangrijke papieren die vaak bij de voorzitter of penningmeester in een kast liggen. En niet eens altijd achter slot en grendel. Zo heeft mijn moeder in 2013 haar lidmaatschap opgezegd bij haar tuinvereniging. Maar dat ging niet al te gemakkelijk, mede omdat haar tuin getaxeerd moest worden zodat ze er een bepaald bedrag voor kon krijgen van een ander lid. Echter, het bestuur had haar aangeboden om de tuin over te nemen en dat aanbod heeft ze aangenomen. Blijkt het bestuur vervolgens in problemen te komen omdat dit van de bond weer niet mocht maar ondertussen was de verkoop dus al vastgelegd. Het bestuur weigerde eerst te betalen maar een belletje van de rechtsbijstands-advocaat maakte het snel duidelijk dat ze geen keuze hadden: afspraak is afspraak. Dit is uiteindelijk ook ter ore gekomen van diverse leden en kort erna is het bestuur zelfs afgezet en vervangen door een nieuw bestuur en is er een onderzoek naar fraude gestart, wat weer wordt bemoeilijkt doordat het oude bestuur allerlei documenten gewoon kwijt is. De bestuursleden verwijzen naar elkaar als het gaat om die papieren. (Kastje, dit is muur. Muur, dit is kastje.) En het nieuwe bestuur? Die moet nu met een bijna lege administratie doorgaan. Ik ben niet verder op de hoogte van de situatie daar maar weet wel dat veel van de oud-bestuursleden financieel nauwelijks te plukken zijn. Wel loopt er nog een onderzoek maar het heeft weinig prioriteit, mede omdat het onderzoek moeilijk verloopt door een gebrek aan administratie. En ik vrees dat er veel meer verenigingen zo enorm slordig omgaan met hun administratie. Het is ook lang niet altijd in het voordeel van het bestuur om alles vast te leggen, maar in het belang van de leden zelf.

        • Tja, wat wil je met een vereniging gerund door vrijwilligers. Om maar even een anekdote te geven: Ik zat in een kascommisie en kom met het medecommissie lid bij de penningmeester voor de controle. Nu heb ik een aantal jaren met accountants samengewerkt aan controles, dus ik begon aan een gedegen controle van de boeken. De reactie van het andere commissie lid daarop was “Het lijkt wel alsof je hem niet vertrouwt?”

          Daar sta je dan …

  4. In de praktijk heb ik regelmatig meegemaakt dat digitale handtekeningen gewoon niet werken. Dit komt omdat bij diverse email providers de inhoud van de email opnieuw wordt geformatteerd en soms extra headers worden toegevoegd die daardoor zorgen dat de checksum/hash van de email niet meer correct is. Idem met diverse email clients die gewoon niet weten wat ze met een dergelijke handtekening moeten doen en hem dan maar als attachment weergeven. Ook webclients kunnen vrijwel niet omgaan met digitale handtekeningen. Sowieso heb ik een keer meegemaakt dat een mafkees (Een griefer in de UK) probeerde een email van mij te vervalsen die ik digitaal had ondertekend. Hij had daatbij de handtekening als attachment toegevoegd, niet wetende dat veel mailclients een dergelijke simpele fraude wel degelijk herkennen. Het heeft hem zijn email account en internet account gekost nadat ik bij beiden een klacht hierover had neergelegd. Er was ook een klacht naar zijn werkgever gegaan, en ook die heeft hem daarop aangesproken en zijn tijdelijke contract niet meer verlengd. (Dit omdat hij regelmatig dergelijke grappen probeerde vanaf de werkplek.) Maar dat was allemaal al weer 10 jaar geleden. Geen idee of er veel is veranderd, hoewel ik nog steeds niet weet hoe ik een digitale handtekening in mijn GMail webclient kan meeversturen. En het zou mij niets verbazen als veel mail providers deze handtekeningen nog steeds verminken zodat ze nutteloos zijn.

    • En het zou mij niets verbazen als veel mail providers deze handtekeningen nog steeds verminken zodat ze nutteloos zijn

      Het grootste probleem is nog steeds mailinglijsten en mail gateways die een signature plaatsen. Bij de veelgebruikte mailinglijst software gaat dit goed. Als Mailman een mail tegenkomt met platte tekst, zet hij de signature er ook in platte tekst onder. Als Mailman een mail tegenkomt met een multipart/signed body, zoals het geval is bij S/MIME en bij PGP/MIME zal deze er een multipart/mixed mail van maken, met eerst het gesignde multipart/signed deel, en daarna de signature in text/plan. Headers blijven staan, want die zijn dermate onbetrouwbaar in email dat het geen enkele zin heeft die te signen. In mijn mail client krijg ik dan te zien “Part of the message signed”.

      Hoe dat werkt met oudere mailing lijst software zoals Majordomo weet ik niet. Bij bedrijven die er een disclaimer onder zetten gaat het vast mis (ik bedoel technisch, het feit dat ze dat er onderplakken is natuurlijk ook al goed mis, maar daar heb ik het niet over). Je kan inline PGP gebruiken voor die gevallen.

  5. Aan het schriftelijkheidsvereiste wordt m.i. voldaan op het moment dat er gebruik wordt gemaakt van een duurzame drager van verstaanbare leestekens. Het moet gaan om iets dat te reproduceren is zodat het nog eens na te lezen is.

    Het schriftelijkheidsvereisten kan niet gelijk gesteld worden met een een onderhandse akte. Een akte is namelijk een ondertekent geschrift dat bedoelt is om als bewijs te dienen (art. 156 lid 1 Rv). Maar een opzegging dient niet als bewijs, maar om een ander te laten weten dat je de overeenkomst wilt stop zetten.

    De ingebrekestelling kent ook een schriftelijkheidsvereiste en daarover geeft tekst & commentaar (terecht) aan dat e-mail voldoet. Zie ook: Ingbekestelling per e-mail is rechtsgeldig. Dan is schriftelijke opzegging via e-mail eveneens rechtsgeldig.

  6. Toen ik nog secretaris was van een vereniging interpreteerden we ‘schriftelijk’ als ‘geschreven’ (mijns inziens de enige logische interpretatie, maar ik heb gestudeerd aan de Faculteit der Letteren en niet die van Rechtsgeleerdheid). Een SMS is dus net zo goed schriftelijk als een brief op een dode boom en werd allemaal geaccepteerd. Maar ik zou als afzender persoonlijk liever een brief sturen voor een opzegging van lidmaatschap, terwijl ik een schriftelijke machtiging verlenen voor een ALV prima met een SMS naar de secretaris vind kunnen. Dat is echter meer gevoelskwestie dan dat ik er een formele reden voor zie.

  7. Ik zou de Wet van Dam aankaarten:

    Je moeten kunnen opzeggen op dezelfde manier als waarop het abonnement is afgesloten. Nu is het vaak zo dat een opzegging per brief verplicht wordt gesteld. Zelfs wanneer je het abonnement telefonisch of via een website hebt afgesloten. Dat mag niet meer vanaf 1 december 2011. Als je je online hebt aangemeld als klant, dan moet je ook online kunnen opzeggen.

    Dus, als je je kunt aanmelden bij de vereniging via e-mail of telefoon, dan moet je zo ook kunnen opzeggen (wet gaat in deze voor de statuten volgens mij).

  8. De vraag is in dit geval natuurlijk “wat is schriftelijk in de zin van de statuten” i.p.v. “in de zin van de wet”, nu het betreffende schriftelijkheidsvereiste in de statuten staat, en niet als uitwerking van een wettelijke bepaling. Dus, 2:8 BW, redelijkheid en billijkheid, een beetje Haviltex: email kan ook. De regel van bewijsrecht over elektronische onderhandse akten als dwingend bewijs staat daar los van – de vereniging ontkent niet dat de opzegging haar heeft bereikt (bewijsprobleem), maar dat niet is voldaan aan het statutaire schriftelijkheidsvereiste. De zin “in statuten … mag je afspreken wat je wilt” is natuurlijk niet juist nu het verenigingsrecht van boek 2 BW grotendeels dwingend recht is (art. 2:25 BW) (ik neem maar aan dat “mag” hier hetzelfde is als rechtsgeldig kunnen afspreken van iets).

    • Grappig dat je dat zegt, want veel verenigingen menen dat “de wet” bepaalt of iets schriftelijk is of moet zijn. En een andere reden dan bewijsvoering kan ik niet bedenken voor een schriftelijkheidseis in statuten.

      En ja, terecht punt in het algemeen van dwingend recht maar een vereniging heeft toch wel de vrijheid om af te spreken hoe mededelingen moeten worden gedaan? Opzeggen moet aan de balie, opzeggen vereist het dragen van een geel t-shirt? Of zie jij 2:35 bw als dwingend recht óók voor het punt van in welke vorm die rechtshandeling moet geschieden? Ik aarzel want het stáát er niet letterlijk, dat het lid in elke vorm kan opzeggen.

  9. Ik moet erkennen dat in de Groene Serie Rechtspersonen staat dat art. 2:35 toelaat dat de statuten bepalen dat opzegging schriftelijk moet (volgens Kollen, De vereniging in de praktijk, p. 182; ik heb even geen toegang tot de GS). Strikt genomen is “schriftelijk” inderdaad niet afwijken maar aanvullen van art. 2:35. Een langere opzegtermijn dan vier weken voor einde van het boekjaar zou bijv. niet in de statuten kunnen (2:36). Aan de andere kant mogen er geen belemmerende voorwaarden aan opzegging worden gesteld (negatieve vrijheid van vereniging, o.g.v. 2:8 lid 2BW). Opzegkosten en gele shirtjes zouden daarop denk ik sneuvelen, een vereiste van een papieren brief ook – de vereniging heeft geen enkel redelijk belang erbij nu ze ontvangst van de opzegging niet betwist.

  10. Goede zaak. Vaak kun je voor diverse zaken je electronisch afmelden maar willen instanties om een of andere reden (ontmoedigen, drempel verhogend?) afmelden of opzeggen altijd schriftelijk ontvangen (en dan ook aantekenen, anders kunnen ze – gelijk e-mail – ontvangst hiervan ontkennen).

  11. Voorkomen is beter dan genezen. Ik zit niet te wachten op een organisatie die dwars gaat doen over een abonnement. Dus elke mogelijkheid die het bedrijf kan gebruiken om het contract te behouden uitsluiten. Ik ga zelf als volgt te werk, ik stuur gewoonlijk een mail-fax-brief. Dit is dus een mail en een Fax en een brief. Dan moet er toch een aankomen, komen ze alle drie aan dan komt dat door het beleid. Liefst aangetekend. Bedrijven zoals de KPN, verbieden particuliere klanten een fax te sturen. Alleen bedrijven mogen een fax sturen. Van een gewone brief is niet aan te tonen dat deze is aangekomen. Dus moet het een aangetekende brief worden. Ook hier hebben sommige bedrijven iets op gevonden. Het komt op het verkeerde adres aan. Dus is het niet geldig. Conclusie bedrijven willen dat je klant wordt, en dat je nooit meer op kan zeggen. Met een mail en aangetekende brief en fax, is het wel heel onwaar schijnlijk dat er gezegd word we hebben niets ontvangen. De fax, mail, brief, sturen naar de klanten service. Zij zijn verplicht dit naar de juiste afdeling te sturen toch?

  12. Ik kom in deze discussie “collega” secretarissen van verenigingen tegen. Hoofdzakelijk gaat het over opzegging maar ik ben benieuwd of bij een aanpassing van de statuten (uiteraard via de notaris) de leden ook d.n.v. e-mail kunnen/mogen stemmen. Het gaat hier over stemmen over zaken en dus is het quorum bepalend of er gestemd kan worden. Veel leden zijn in maart naar zonniger streken en er zijn zelfs leden die de wereld over zeilen. Een e-mail kan vanaf de oceaan worden verzonden, een brief is wat lastiger (postduiven komen daar niet zo veel voor). Concreet: mag een stem over zaken d.m.v. een e-mail, met een aantoonbare bevestiging van ontvangst door de secretaris als stem uitgebracht worden. Dit zou zelfs nog in de statuten als zodanig opgenomen kunnen worden.

    • De wet zegt nergens dat een stem schriftelijk uitgebracht moet worden. Een volmacht moet wel schriftelijk, maar dat mag ook een elektronisch geschrift zijn (art. 2:38 lid 4 BW).

      Echter, om te mogen stemmen moet je wel bij de vergadering zijn. Op afstand stemmen kan (art. 2:38 lid 6 BW) als de statuten dat apart vermelden. Bovendien moet je de ALV dan wel hebben kunnen volgen en moet bij de ALV kunen worden vastgesteld met wie men communiceert. In de praktijk: je leden via Skype laten meekijken en -stemmen is dus legaal (als de statuten dat zeggen).

      Per e-mail is lastiger want hoe kijk je dan mee? Maar het mag wel, apart geregeld is dat mensen hooguit 30 dagen van te voren een stem mogen uitbrengen via e-mail of andere elektronische media.

      In de oproep voor de vergadering moet gemeld zijn dát men gaat werken met elektronisch stemmen en op afstand meekijken.

  13. Arnoud,

    Je schrijft hier dat volgens de wet een elektronisch document schriftelijk zou zijn als voldaan zou worden aan art. 156a Rv. In dit wetsartikel wordt aan onderhandse akten een aantal eisen gesteld. Mijn inziens ga je hier iets te kort door de bocht. Een akte is een ondertekend geschrifte dat bestemd is om tot bewijs te dienen. De eis van schriftelijkheid impliciet m.i. niet de eis van ondertekening. De eis van schriftelijkheid houd m.i. in dat het duurzaam is (is na te lezen) en in geschreven vorm. Zie ook je andere blog: ingebrekestelling per e-mail is rechtsgeldig.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS