Valt mijn account onder de fiscale bewaarplicht?

| AE 10363 | Webwinkels | 16 reacties

Een lezer vroeg me:

Bij een webwinkel heb ik gevraagd mijn account te verwijderen, omdat ik er al tijden niets meer koop. Zij weigeren dit met het argument dat de gegevens nodig zijn voor de fiscale bewaarplicht. Klopt dat?

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren, zo omschrijft de Belastingdienst de fiscale bewaarplicht. Doel van deze wettelijke plicht is dat men daarmee je financiële positie en je transactiegeschiedenis als bedrijf kan achterhalen bij een boekencontrole. Daarom moet je onder meer je facturen en bijbehorende contracten bewaren, net als tussentijdse rekeningen en het kasboek.

Een webwinkel heeft vaak geen aparte stapel getekende aankoopbonnen en facturen, maar registreert dat in het account van de klant. Ook handig voor de klant, die kan dan zijn bestellingen terugzoeken en eventueel de factuur downloaden, bijvoorbeeld om een garantieclaim mee te onderbouwen.

Wanneer een onderneming elektronisch de aan- en verkopen registreert, vallen dergelijke gegevens onder die fiscale bewaarplicht. Die factuur in dat account van die klant moet dus bewaard worden, net als de ‘overeenkomst’, de registratie van de bestelling. Die informatie zit in het klantaccount maar valt nog steeds onder die fiscale bewaarplicht. Vanuit dat standpunt is het bewaren daarvan dus begrijpelijk.

Alleen, in een account kun je nog meer handige dingen doen, zoals je in- of uitschrijven voor de nieuwsbrief of dingen op je verlanglijstje zetten. Die informatie valt buiten de bewaarplicht, maar is persoonsgebonden en moet dus weg zodra deze niet meer van belang is.

Ook is het vaak mogelijk vanuit het account snel nieuwe bestellingen te doen, bijvoorbeeld met bewaarde betaalgegevens zoals een automatische incasso, een opgebouwd tegoed of een gekoppelde creditcard. Ook die mogelijkheid moet uit te schakelen zijn.

Voor webwinkeliers is het vanuit de software soms alles of niets: het hele account met alle gegevens kan weg, maar het is vaak niet mogelijk om te zeggen dat aankoophistorie en facturen wél maar interesseprofielen, betaalmogelijkheden en verlanglijstjes niét moeten worden bewaard. Die software is dan niet privacy by design, en dat maakt het problematisch deze verplichting goed na te komen.

Dit geldt natuurlijk ook voor andere diensten met accounts, maar je moet per dienst dan kijken wat er onder het account bewaard wordt en of dat fiscaal relevant is (of vanuit een andere wettelijke bewaarplicht). Bij een hoster zou ik bijvoorbeeld weinig meer verwachten dan facturen en dergelijke administratie, dus daar zou ik eerder het gehele account onder de bewaarplicht rekenen. Maar bij bijvoorbeeld een chatdienst of forum worden dingen gepubliceerd, en dat is natuurlijk totaal niet fiscaal van belang.

Meelezende webwinkeliers, hoe makkelijk is het in jullie software om accounts bijvoorbeeld onzichtbaar te maken maar wel de aankoophistorie met betaalinformatie te bewaren?

Arnoud

Een jaar retourrecht vanwege een ontbrekende bijsluiter

| AE 10358 | Webwinkels | 5 reacties

Als je op internet iets koopt, mag je dat in principe altijd retourneren binnen 14 dagen. Je moet dan het product terugsturen en je krijgt je geld terug. Daarbuiten ben je afhankelijk van de coulance van de webwinkelier, maar als deze vergeet je de essentiële informatie over een product te geven dan komt dat wettelijk anders te liggen. Een recent vonnis laat zien hoe dat uit kan pakken.

De zaak was relatief simpel. Een consument had een product besteld bij een webwinkel, maar dit pas na de 14-dagentermijn aangemeld voor retour. De winkel weigerde deze dan ook aan te nemen, en eiste alsnog betaling via een incassobureau. Dat kwam bij de rechter, die constateert dat dit op zich te laat was en dat je dat de winkel niet kon verwijten: de retourregels stonden keurig in de voorwaarden en het retouradres was ook duidelijk gemeld.

Wat wel ontbrak, was de bijsluiter en aanvullende productinformatie. En dat is een probleem, want volgens de wet mag je consumenten niets verkopen als je ze niet vooraf de voornaamste essentiële informatie (art. 6:230m BW) verstrekt. En bij het soort product waar het hier om ging (Forskolin Naturals, een voedingssupplement) is zo’n bijsluiter best belangrijk. Belangrijk genoeg voor de rechter in ieder geval om dit als essentiële informatie aan te merken.

De straf voor het niet verschaffen van die informatie is dat de consument in het geheel niet gebonden is aan de koop. Hij hoeft dus niets te betalen, en het product moet door de winkel teruggenomen worden. Voor andere webwinkeliers lijkt het me een goed idee om die lijst uit artikel 230m eens door te lopen, want er staat behoorlijk wat belangrijke informatie op. En omdat het een ict-blog is, licht ik er twee uit:

  1. de functionaliteit van digitale inhoud met inbegrip van toepasselijke technische beveiligingsvoorzieningen;
  2. voor zover van toepassing, de relevante interoperabiliteit van digitale inhoud met hardware en software waarvan de handelaar op de hoogte is of redelijkerwijs kan worden verondersteld op de hoogte te zijn;

Ik kom maar weinig sites tegen waar ik duidelijk kan achterhalen waar ik digitale inhoud wel of niet mee kan lezen en waarmee een en ander interoperabel is. Dus valt dat tegen na aankoop, dan heb je een stevige stok om er vanaf te komen.

Arnoud

Waarom een beschrijvende handelsnaam op internet zo populair is

| AE 10311 | Merken, Webwinkels | 12 reacties

Iedere onderneming heeft een handelsnaam, van zeer fantasievol tot zakelijk en beschrijvend. In tegenstelling tot het merkenrecht geldt daarbij geen eis dat de handelsnaam onderscheidend vermogen moet hebben. Dit levert bij internetbedrijven regelmatig lastige problemen op, omdat daar geldt dat hoe beschrijvender de handelsnaam hoe hoger de herkenning bij de klant. Een recent arrest laat zien hoe de regels liggen.

De handelsnaam is de naam waarmee een onderneming of ondernemer naar buiten treedt. Dit is niet hetzelfde als de statutaire naam waarmee het bedrijf officieel bekend is; het gaat om de naam waaronder een bedrijf bekend is bij het publiek. In tegenstelling tot een merk hoeft een handelsnaam geen creativiteit (“onderscheidend vermogen”) te bezitten. De Koninklijke Luchtvaart Maatschappij bezit dus een geldige handelsnaam, ook al is deze naam volstrekt beschrijvend voor een Nederlandse luchtvaartmaatschappij die het predicaat Koninklijk mag dragen.

Op internet is de praktijk populair geworden om een zeer beschrijvende handelsnaam te kiezen: simpelweg de naam van het verkochte product, of een simpele combinatie van productnaam en “Winkel” of “Kopen”. Een belangrijke reden hiervoor was dat in het verleden zoekmachines zoals Google de inhoud van een domeinnaam (typisch gelijk aan de handelsnaam) zwaar lieten meewegen bij de bepaling of een website relevant was voor een zoekopdracht. De webwinkel “schoenenkopen.nl” had dus grotere kans om bovenaan te komen bij de zoekopdracht “schoenen kopen” dan bijvoorbeeld “Schoenwinkel Max Jansen”. Ook helpt het bij de herkenbaarheid van de veelal kleine ondernemer: niemand kent Max Jansen maar het is wel direct duidelijk dat hier schoenen te koop zijn.

In 2015 wees de Hoge Raad het Artiestenverloning-arrest waarin kort gezegd werd bepaald dat bij beschrijvende domeinnamen het niet genoeg is dat een term verwarringwekkend is. In die situatie zijn bijkomende omstandigheden vereist om te kunnen spreken van onrechtmatig gebruik van de domeinnaam.

Vrijwel diezelfde kwestie kwam recent voor het Hof Den Haag in de zaak rond de webshop Parfumswinkel, die bezwaar maakte tegen concurrent Parfumswebwinkel. Deze wordt als zuiver beschrijvend aangemerkt; de tussen-s is niet genoeg om de naam creatief te maken. Niet was aangetoond dat deze naam zó bekend was dat het publiek deze met een specifiek bedrijf zou associëren. In die situatie, zo bepaalt het Hof, geldt de regel uit het Artiestenverloning-arrest ook bij handelsnamen: er moet meer zijn dan enkel de kans op verwarring. Als jij zo graag met heel beschrijvende namen wilt werken, dan moet je niet klagen dat anderen in de buurt komen en dat er verwarring ontstaat.

Het valt me op dat hoewel SEO en simpele trucs met beschrijvende namen niet meer werken, nog veel internetondernemers zulke namen kiezen. Is dat gewoonte, gemakzucht of is er nog een reden voor?

Arnoud

Wat moet ik doen met een onterecht geretourneerd product?

| AE 10283 | Webwinkels | 13 reacties

Een lezer vroeg me: Bij mijn webwinkel ontvang ik regelmatig foute retouren: producten die beschadigd zijn of duidelijk gebruikt, maar ook wel producten die helemaal niet geretourneerd mochten (zoals bederfelijke potjes). Uit coulance neem ik ze dan toch vaak maar terug, maar wat moet ik doen volgens de wet als ik die dingen ontvang? Het… Lees verder

Heb ik recht op een nieuwe laptop als de processor een Meltdown of Spectre heeft?

| AE 10210 | Beveiliging, Webwinkels | 19 reacties

Beveiligingsexperts vonden twee grote bugs in processors, die vrijwel in elke computer ter wereld worden gebruikt. Dat meldde Nu.nl vorige week. De zogeheten Meltdown en Spectre bugs zijn bugs die er voor kunnen zorgen dat hackers toegang krijgen tot het kernelgeheugen van computers, waarmee onder meer wachtwoorden eenvoudig te achterhalen zijn (nou ja, “eenvoudig“). De… Lees verder

Winkeliers mogen luxeartikelen niet op Amazon verkopen

| AE 9993 | Webwinkels | 7 reacties

Fabrikanten van luxeartikelen mogen winkeliers verbieden om die producten ook aan te bieden op Amazon en andere online marktplaatsen. Dat meldde het FD vorige week. Cosmeticaproducent Coty Duitsland had een winkel gedagvaard wegens verkoop op Amazon van hun producten. De zaak liep op tot het Hof van Justitie, dat op 6 december bevestigde dat dit… Lees verder

Als je meedoet aan een Kickstarter, koop je het product dan?

| AE 9791 | Contracten, Webwinkels | 10 reacties

Een lezer vroeg me: Ik heb via een crowdfundingactie op Kickstarter ingetekend op een product bij een Nederlands bedrijf. De actie was geslaagd en het product werd geproduceerd, alleen blijkt nu mijn pakketje kwijtgeraakt op transport van de fabrikant in het buitenland naar mij. Ik heb gereclameerd maar het bedrijf zegt dat ik geen poot… Lees verder

Heb je recht op een gelijkwaardig alternatief als je telefoon niet leverbaar is?

| AE 9775 | Webwinkels | 17 reacties

Diverse lezers wezen me op deze draad van dealtjessite Pepper.com, waar een Samsung Galaxy J5 (uit 2016) te koop werd aangeboden in combinatie met een Tele2 abonnement. Helaas bleek al snel dat de deal té goed liep, waarop de aanbieder zich meldde met “[we willen je] graag een vergelijkbaar toestel aanbieden voor dezelfde prijs: de… Lees verder