Mag mijn ex-werkgever mijn oude mailbox aanhouden?

| AE 2883 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | 14 reacties

-''/Een lezer vroeg me:

Mijn ex-werkgever, waarvan ik een jaar geleden afscheid heb genomen, heeft mijn oude mailaccount nog steeds niet opgeheven. Af en toe komen daar nog berichten op binnen, ook betreffende mijn huidige werkzaamheden. Kan ik daar nu tegen protesteren? Het staat gek voor mijn huidige klanten, en privéberichten hoort hij natuurlijk al helemaal niet te lezen.

De balans zoeken tussen privacy en het werk blijft een moeilijke, zeker bij mailboxen. Ik krijg haast wekelijks vragen hierover, variërend van “mijn baas leest mee” tot “kan ik een kopie van mijn zakelijke mailbox krijgen” en alle gradaties daartussen.

Hoofdregel is, de mailbox is beschikbaar gesteld als bedrijfsfaciliteit en de werkgever beslist dus hoe deze wordt ingezet. De werkgever kan de mailbox opheffen als hem dat zakelijk gezien beter lijkt, bijvoorbeeld. Wél moet hij respecteren dat er enig (niet-overlastgevend) privégebruik van gemaakt wordt. Wie in de lunchpauze even mailt met zijn partner of om half vier een loodgieter mailt voor een offerte, valt arbeidsrechtelijk niets te verwijten.

Na einde dienstverband mag de werkgever natuurlijk de mailbox opheffen. Maar zakelijk gezien is het soms beter dat niet te doen: klanten en relaties hebben dat adres en zullen daar nog enige tijd op blijven mailen. Als dat werkgerelateerd is, moeten die mails bij de opvolger terechtkomen anders worden de klanten boos, en dat is een zakelijk belang.

Als het gaat om privémails dan mag de werkgever die inderdaad niet zomaar lezen, maar in deze situatie lijkt me dat haast onvermijdelijk. Een relatie een jaar terug mailt met een nietszeggend onderwerp (“Fwd: Re: Betr: agenda”), wat moet je dan als collega? Weggooien omdat het mogelijk privé is? Lezen omdat het mogelijk werkgerelateerd is?

Ik vrees dan ook dat je eventuele privacyschendingen in deze situatie voor lief zult moeten nemen. Mocht je dienstverband eindigen, dan kun je zelf al je privérelaties erop wijzen dat ze je op je nieuwe adres moeten mailen. (Of je gebruikt sowieso niet je zakelijk adres voor privézaken als dat enigszins haalbaar is, en wie het web op kan, kan ook Hotmailen of Gmailen of webmailen bij zijn privéprovider.) En als de opvolger dan evidente privézaken meteen wegklikt en bij zakelijke mails zegt “Piet werkt hier niet meer” dan zou het verder goed moeten gaan.

Heeft jullie bedrijf iets geregeld over dit onderwerp in het ICT-reglement?

Arnoud

Deel dit artikel

  1. Als je zakelijke mailadres de vorm had van “voornaam.achternaam@bedrijfsnaam.nl” vind ik dat de werkgever direkt het adres zou moeten blokkeren (en dan een bounce met een ander contactadres terugsturen, evt met de naam van een navolger). Klanten etc hebben de verwachting dat ze hun mail aan een bepaalde persoon binnen het bedrijf sturen. Anders, en handiger, is het natuurlijk met adressen als “vertegenwoordiger13@bedrijfsnaam.nl”; daar zou je als werkgever het adres gewoon aan de opvolger geven. Maar zoals opgemerkt: gewoon niet prive mailen op een zakelijk mailadres…

  2. Net als TGV vind ik, dat als je naam verwerkt zit in het adres, het meest gepaste een bounce bericht met wel actieve mailadressen. Sommige bazen zullen zelfs doen alsof de werknemer nog gewoon in dienst is, en mails namens hem versturen. Het klikt misschien gek, maar het aanhouden en gebruiken van een dergelijk vind ik zelfs een beetje op identiteitsdiefstal vallen.

    ps. 2 blogs op 1 dag. Waarschijnlijk een foutje. Maar misschien geen slecht idee. pps. Was het een millenniumschrikkelbug ?

  3. Mwah vertegenwoordiger13@bedrijfsnaam.nl voelt absoluut niet als een fijn contact adres. Dan krijg ik het idee dat het bedrijf veel met voorbijgangers werkt die geen persoonlijk email adres krijgen.

    Ik zie er niet zoveel mis mee om het mail adres te laten bestaan. Ik heb ook geen dagelijks contact met iedereen dus zou het wel fijn vinden dat mail alsnog goed aankomt (namelijk bij de vervanging van diegene die ik mailde) ipv een anonieme bounce mail waar ik al dan niet zelf actie op moet ondernemen.

    Waar ik wat meer moeite mee heb is privé gebruik van een zakelijk email adres. Ik zou dat zelf niet doen. Ik werk waarschijnlijk zelf niet mijn hele leven bij bedrijf X. Plus de kans is altijd aanwezig dat bedrijf X over de kop gaat, wordt overgenomen (soms met email adres wijziging tot gevolg). Voor privé zaken heb ik mijn eigen domeinnaam + gmail.

  4. @nl-x, volgens mij kon Arnoud niet beslissen welke van de twee onderwerpen hij vandaag wilde posten en deed hij dus maar beiden. Misschien een experimentje?

    Wat betreft het blijven gebruiken van voornaam.achternaam@bedrijfsnaam.nl heb ik wel mijn bedenkingen maar het hangt ook een beetje af van welke naam het eigenlijk is. Bij franckesca.sorenson@bedrijfsnaam.nl heb ik meer het idee dat de privacy in gevaar komt dan bij jan.jansen@bedrijfsnaam.nl simpelweg omdat de laatste naam veel algemener is. Als je Franckesca op het Internet opzoekt kom je nauwelijks hits tegen. (Net 3.000 hits op deze exacte spelling.)

    Maar een account weggooien is niet erg zinvol als er nog heel veel klanten naartoe communiceren. En melden dat de betreffende werknemer met de noorderzon is vertrokken is overigens ook niet altijd goed nieuws voor de klanten. Er is dus wel een bepaald zakelijk belang bij.

    Maar hoe ver mag een bedrijf eigenlijk hierin gaan? Ik kan mij herinneren dat er in Frankrijk een kwestie was waarbij een callcenter hun personeel fictieve namen gaf indien ze een wat aparte naam hadden. Dat deden ze vooral zodat klanten met “normale” namen geconfronteerd werden. En ja, daarbij werden o.a. Maroccaanse namen bij gewaardeerd, zodat er 20 Mohammeds en Ayaans konden werken maar je dus alleen Bob en Alice aan de lijn. Bedrijven hebben er wel belang bij indien ze mooi-klinkende namen van ex-medewerkers aanhouden omdat die namen bekend zijn bij klanten en kennelijk goed klinken.

    Ik zou wel voorstellen dat je de ex-werkgever schrijft en meldt dat je wilt dat zij het gebruik van jouw naam op hun mailbox zo spoedig mogelijk staken. Geef duidelijk aan waarom je hier bezwaar tegen maakt. Hou het wel beleefd en vriendelijk, zeker als je je ex-werkgever als referentie wilt opgeven bij toekomstige werkgevers.

  5. Als het bedrijf de naam.voornaam@org.org blijft gebruiken, profiteren ze van mijn goede naam, na het einde van het contract. Dat lijkt mij écht niet kunnen.

    Het bedrijf kan dit doen – omdat ze de klanten niet willen laten weten dat x weg is: niet ok – continuiteit: ok, maar laat dan wel weten dat x er niet meer is (uitdoof scenario) – versturen vanaf mailbox van x: valse identiteit en misleiding en …

  6. @Arnoud, en vandaag deed je het bijna weer! Ik heb al gezien dat je het morgen over spammers gaat hebben, dankzij mijn RSS Feed reader. Zal de rest niet verraden. 🙂

    @andre, de vraag is ook of een bedrijf zich ook echt als jou voordoet en dus ook namens jou klanten gaat aanschrijven, of dat ze de mailbox alleen aanhouden voor het geval er nog klanten op reageren…

    Overigens ken ik dit probleem zelf niet. Al mijn voorgaande werkgevers zijn failliet gegaan nadat ik die bedrijven heb verlaten. 🙂

    Maar wat weer wel zo is, is dat ik vroeger voor onderzoek online wel eens in forums vragen heb gesteld, die werkgerelateerd waren en waarbij ik dus mijn werk-email adres heb gebruikt. Dergelijke forums kunnen 4, 5 jaar later nog steeds mijn vragen met email adres bevatten en dus kunnen er nieuwe emails op binnenkomen. Ook registraties voor software gingen op mijn werk-email adres en ook daar geldt natuurlijk dat het bedrijf daar toekomstige updates op wil ontvangen.

    Hoe moet een bedrijf dit oplossen? Tja, in ieder geval door werknemers speciale mail-accounts voor dit soort doeleinden te geven maar hoe noem je die dan? Gewoon een cijfercode? Of de functienaam van de medewerker? verkoper@example.com of programmeur@example.com dus? Dat maakt het allemaal minder persoonlijk. Dus de werknemers gewooon hun naam laten gebruiken, maar dan ontstaat het probleem dus dat een werknemer zichzelf online her en der koppelt aan zijn werkgever, en het Internet vergeet bijna nooit iets. En omdat het Internet nooit iets vergeet kan een werkgever er verder ook niets aan doen.

    Maar we zien nog iets over het hoofd! Wie email ontvangt op een domeinnaam heeft vaak ook een catch-all mailbox waar alle fout geaddresseerde emails in komen. Dus zelfs als Example de mailbox andre@example.com weggooit, iedereen kan nog steeds hiernaar emailen en die emails blijven dus ontvangen worden, en dus ook gelezen. Mailaccounts kun je ook niet echt opheffen, alleen samenvoegen in een catch-all…

  7. @Pascal Natuurlijk vinden de meeste bedrijven ook dat “verkoper13@bv.nl” niet kan. En dat is dan ook een goed uitgangspunt om nette regels in een ICT-regelement te schrijven. (Er zijn natuurlijk ook bedrijven waar deze oplossing zeer goed bij hun businessmodel past.)

    Als het echt kritisch is dat niemand kan meelezen, zou ik gewoon (sterk) encrypten. Als de werkgever dan toch meent hij de inhoud moet kunnen beoordelen, bijvoorbeeld om vast te kunnen stellen of het om een prive email gaat of niet, dan ben je gewoon het pasword vergeten.

  8. Werkwijze bij ons is dat wanneer een werknemer vertrekt hij alle prive emails uit z’n mailbox haalt. Mocht dit niet lukken voor vertrek is het normaliter geen probleem als hij dit in de 2 weken na vertrek doet. Daarna wordt de mailbox van die persoon toegevoegd aan de mailbox van een leidinggevende, of aan de vervanger van de persoon die vertrekt. Alle mails die nog na het vertrek binnen komen worden doorgestuurd naar deze zelfde mailbox.

    Deze aanpak gebruiken we omdat het soms nog nodig is dat er in oude emails gespit wordt voor bijv. juridische redenen, ook weten we zeker dat we geen e-mails van klanten gaan missen (het risico dat je wel loopt als je zou bouncen).

    Opinions?

  9. Bij ons is standaardwerkwijze dat wij twee weken voor einde dienstverband de betreffende collega erop attenderen dat wij na zijn/haar vertrek ons toegang zullen verschaffen tot zijn/haar e-mail account voor continuïteitsredenen met het verzoek dat hij/zij daarvoor ‘passende maatregelen’ treft. In de meeste gevallen wordt na vertrek van de betreffende collega de mailbox beschikbaar gemaakt aan de “Chief Privacy Officer” of een ander persoon met voldoende kennis van de WbP (vaak zelfs nog in overleg met de vertrekkende persoon). Vervolgens worden de instellingen in Outlook zo ingesteld dat niet automatisch het bericht in een “preview” modus wordt weergegeven. Tevens wordt er een out-of-office geactiveerd welke aangeeft dat de betreffende collega niet meer werkzaam is en wie zijn/haar opvolger is. De persoon die toegang heeft verkregen tot de mailbox leest vervolgens dagelijks de headers en opent slechts die items welke overduidelijk zakelijk zijn. Bij twijfelachtige headers wordt de mail ook geopend met de overduidelijke instructie dat zodra van de inhoud van het bericht valt af te leiden dat het een prive aangelegenheid betreft direct moet worden gestopt met lezen en de mail moet worden gewist. Dit werkt al een ruime twee jaar (ik heb het ingevoerd in januari 2010) goed en tot dusver alleen maar complimenten gehad van (ex-)collega’s over de openheid van het systeem.

  10. Eén van mijn twee directeurs heeft een vertrouwelijke mail voor mij naar mijn privemailadres gestuurd, met het verzoek om een reactie. Die reactie heb ik gestuurd maar is blijven hangen in de spamfilter. Nu is deze directeur afgetreden en heeft de achtergebleven directeur zijn pc uitgeplozen en die van mij om te zien of daar belastend materiaal op staat (klanten meenemen etc). Zo zijn ze dus ook zijn mail aan mij en mijn antwoord tegen gekomen. In principe staat hier niets belastends in, maar ik krijg wel de inhoud voor de voeten geworpen. Vraag is dan ook, mag dat zomaar? Zeker wanneer het onderwerp stelt “VERTROUWELIJK”. Dan mag daar toch niemand anders dan de geadresseerde kennis van nemen? Graag een reactie aub!

  11. Het bekijken van de PC van de vertrokken directeur zou mogen indien die directeur daar toestemming voor heeft gegeven. Maar of die toestemming er is maakt voor jou niets uit want dat is een kwestie tussen die ex-directeur en het bedrijf. Daarin ben je gewoon een buitenstaander.

    Maar het inkijken van jouw eigen werk-PC en daarbij ook prive-zaken doorlezen is uit den boze en een schending van jouw privacy. Maar indien daar een specifieke reden voor is, namelijk het vermoeden dat jij meewerkt aan het “stelen van vertrouwelijke informatie” dan is dat weer een verzachtende regel. Maar indien men zelfs jouw prive-mailbox heeft doorzocht dan zijn ze zeker fout bezig geweest. Alleen, je zult wel eerst moeten aantonen dat ze zichzelf toegang hebben gegeven tot jouw prive-account. Als ze jouw email gewoon in de mailbox van die andere ex-directeur hebben gelezen: pech…

    Maar belangrijker dan de vraag of het wel of niet mag is de vraag wat jij nu wilt dat er gebeurt. Je zou om deze reden ontslag kunnen nemen en via de kantonrechter een flinke ontslagvergoeding kunnen proberen te claimen wegens schending van jouw privacy maar kans is dan dat je zonder premie en zonder baan op straat komt te staan. Dat zou niet handig zijn. Beter is het om het intern eerst te bespreken waarbij je, desnoods met een advocaat erbij, in discussie gaat met je werkgever over deze kwestie om dit uit te praten. Gewoon proberen om tot een oplossing te komen waarbij je wel duidelijk zult maken dat je werkgever -mogelijk- fout bezig is geweest door prive-zaken zomaar te onderzoeken. Op deze weg kun je je baan behouden en kun je je relatie met je werkgever weer een beetje normaal krijgen. Dit is echter altijd redelijk complex en je kunt hier beter direct hulp van deskundigen inschakelen dan dat je op forums open vragen gaat stellen waar je mogelijk verkeerde antwoorden op kunt krijgen. Indien je een rechtshulp-verzekering hebt, schakel die dan in en leg het voor aan een ervaren advocaat. Het gaat hier immers niet alleen om je privacy maar ook om je baan.

  12. Loyaal, het lijkt mij dat de werkverhouding hard aa het verzuren is; de wijze waarop naar een stok gezocht wordt om de vertrokken directeur te slaan zegt veel over de persoonlijkheid van de overgebleven directeur. Mijn advies is om je CV bij te werken, de personeelsadvertenties te gaan lezen en sollicitatiebrieven te gaan sturen. Ik ben het met Wim eens dat een stuk juridische rugdekking zijn nut kan hebben, maar dat levert geen lange-termijn oplossing.

  13. Mijn email adres is ook actief na mijn ontslag Mijn voor en achternaam zijn hetzelfde dan de oud directeur (mijn vader) De naam van het bedrijf is ook nog eens hetzelfde dan mijn achternaam Ik was 3 jaar geleden ook nog eens aandeelhouder Hier is dus sprake van bewust het emailadres in tact te houden om geen ontust te stoken omdat er nog klanten en contacten zijn die niet weten dat ik ben ontslagen Ik wil dus dat mijn emailadres niet meer actief is en wel per direct Ik wil niet met dit zinkend schip in verband worden gebracht

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS