Is e-mail rechtsgeldig?

Héél, héél veel vragen krijg ik over de rechtsgeldigheid van e-mail. Die variëren van “heb ik een contract als er in e-mail ‘akkoord’ staat” tot “kan ik met deze e-mail aangifte doen van bedreiging/stalking/smaad”. Nou, heel kort: ja, e-mail is rechtsgeldig – behalve in een paar uitzonderlijke gevallen. En, als ik zo vrij mag zijn, die zijn niet relevant voor mijn vraagstellers.

De focus op “rechtsgeldigheid” heeft me altijd verbaasd. Er is nooit discussie geweest of bijvoorbeeld een mondelinge toezegging rechtsgeldig zou zijn. Afspraak is afspraak, zeggen juristen dan. Alleen bewijzen wat er mondeling is afgesproken, ja dat is lastig. Maar bij e-mail schiet ineens iedereen in een juridische stuip want oh jee zou de rechter dat niet categorisch afkeuren omdat het triviaal vervalsbaar is?

Ik vermoed dat dit te maken heeft met een vaag onthouden discussie over de rechtsgeldigheid van faxen. Daar was de vraag of een faxbericht geaccepteerd mocht worden als akte, of dat echt alleen het origineel voor dat doel geschikt was. Ja, ook de akte telt in die situatie, bepaalde de Hoge Raad begin jaren negentig. Een faxapparaat produceert een letterlijke kopie, en indien gewenst kan het papieren origineel altijd worden opgevraagd en vergeleken. Misschien is daaruit het idee ontstaan dat een elektronisch document alleen rechtsgeldig is wanneer er ook een papieren origineel is.

Die rechtspraak ging echter specifiek over ‘aktes’, ondertekende geschriften die bedoeld zijn als bewijs van bijvoorbeeld een koop of erkenning van een schuld. Daarvan eist de wet inderdaad dat ze schriftelijk zijn, maar sinds een paar jaar kan dat ook elektronisch. Het grote probleem bij elektronische akten zit hem dan ook meer in de handtekening, want een elektronische handtekening zetten is een heel gedoe.

Wanneer de wet geen akte eist, dan mag alles als bewijs worden gebruikt. De rechter kijkt niet naar het middel waarin dat bewijs vervat zit, maar kijkt naar wat het bewijs bewijst. Pas als er iemand gaat roepen dat het bewijs vervalst is, dan wordt er gekeken naar hoe waarschijnlijk dat is in dit geschil. Je komt dus niet ver met “dit is mail, iedereen weet dat dat te vervalsen is” – nee, je moet bewijzen dat deze mail vervalst is.

Ook in strafzaken is het geen probleem om e-mail als bewijs te gebruiken. Daar ligt het iets lastiger, want de wet (art. 339 Strafvordering) noemt een beperkt aantal bewijsmiddelen en “e-mail” staat niet in die lijst. Er staat wel “schriftelijke bescheiden”, en dit mag volgens de Hoge Raad worden gelezen als “zolang er maar letters te zien zijn”. Een spandoek en sms-bericht zijn “schriftelijk” verklaard volgens dat oordeel, en e-mail valt er natuurlijk ook onder. In de strafrechtspraak hebben rechters dan ook weinig moeite met bijvoorbeeld bedreigingen per e-mail “schriftelijk” noemen.

Bij digitalisering van officiële stukken gelden er soms ook nog specifieke regels. Als een proces-verbaal schriftelijk moet zijn, mag men dit dan als gescande PDF opslaan en het originele stuk papier shredden? Daar zijn de geleerden het geloof ik nog niet over eens.

Maar in de dagelijkse praktijk durf ik met stelligheid te zeggen: ja e-mail is rechtsgeldig. Waar de meeste mensen e-mail voor gebruiken, gelden geen specifieke regels over het middel e-mail als zodanig. Een koop gesloten per e-mail is rechtsgeldig. Een mededeling per e-mail mag je de rechter laten lezen, en die mag daaruit conclusies trekken. Een e-mail met strafbare inhoud mag je aan de politie geven, en die kan daarmee een strafrechtelijk onderzoek opstarten. En uiteindelijk kan de afzender veroordeeld worden voor het versturen van die mail.

En dat e-mail triviaal te vervalsen is, is volstrekt irrelevant.

Arnoud