Waarom zetten wij eigenlijk handtekeningen op papier?

| AE 8053 | Contracten, E-mail | 28 reacties

handtekening.jpgRegelmatig vragen lezers me: waarom doen wij als bedrijf nog steeds zo moeilijk met handtekeningen op stukken papier? Ons hele bedrijf is geautomatiseerd, alleen bij sommige acties moeten er dingen uitgeprint, getekend en weer ingescand zijn. En soms wordt dan zelfs dat stuk papier nog bewaard. Is dat nu echt juridisch nodig?

Juridisch bepalen of een stuk papier écht nodig is, is vaak een hele kluif. Hoofdregel is: het hoeft niet op papier. De wet kent namelijk slechts zelden een harde eis dat iets pas rechtsgeldig is als het op papier staat. Wie er meer weet dan de volgende, mag het zeggen: de koop van een woning (art. 7:2 BW), huurkoop (7A:1576i BW), timesharing (7:50c lid 1 BW), pacht (7:317 lid 1 BW), vrijwillige garantietoezeggingen (7:6a lid 3 BW), verkoop van IE-rechten (art. 2 Auteurswet) en sinds juli 2014 de overeenkomst tot dienstverlening na telefonische acquisitie (6:230v sub 6 BW). De arbeidsovereenkomst hoeft alleen schriftelijk als er een proeftijd (7:652 lid 2 BW), concurrentiebeding (7:653 lid 1 BW) of boetebeding (7:650 lid 2 BW) is opgenomen. Een factuur hoeft niet schriftelijk.

Meestal wil men graag stukken papier omdat dit sterk bewijs oplevert. Met een akte (een ondertekende verklaring op papier) ontstaat ‘dwingend’ bewijs (art. 157 Rechtsvordering) van wat er is afgesproken. Onder voorwaarden is ook een elektronische akte rechtsgeldig (art. 156a Rechtsvordering). Kort gezegd is vereist dat de inhoud zodanig wordt vastgelegd dat deze ongewijzigd gereproduceerd kan worden voor zo lang als nodig. In de ICT-praktijk betekent dit een PDF-bestand en een goed ingericht proces voor het aanmaken en archiveren daarvan.

Heel vaak zijn dit soort bedrijfsprocessen er vooral omdat ze er altijd al waren. Men heeft altijd geleerd dat papier en handtekening “rechtsgeldig” zijn, of zelfs verplicht. Dus dat is het proces en dat blijft het proces. Daar verandering in brengen is niet eenvoudig, want “zo doen we het altijd al” is een van de sterkste argumenten uit de praktijk om iets te laten zoals het is.

Hoe elektronisch zijn jullie met contracten en documenteren?

Arnoud

Deel dit artikel

  1. Waarom beschouwd men een stuk papier met een krabbel als sterk bewijs. Mijn handschrift was altijd al slecht, en na jaren van verwaarlozing is het helemaal onregelmatig en onleesbaar. Het enige wat ik nog op papier doe is de incidentele verplichte handtekening, die dan ook op ieder stuk anders is. Dat lijkt mij redelijk zwak bewijs: iedereen kan die paar willekeurige lijnen op dat papier hebben gezet.

  2. Ja inderdaad ging om de challange. Verbaas me ook al jaren waarom overal voor getekend moet worden. Daarnaast als je mijn handtekening van nu vergelijkt met die van 20 jaar terug lijken totaal niet meer op elkaar ook is er nooit een controle of de geplaatste handtekening wel echt jouw handtekening is, wat is eigenlijk “jouw handtekening” die is niet gedeponeerd je kunt dus netzogoed een kruisje zetten…

      • Probeer het maar eens om twee keer precies dezelfde handtekening op papier te zetten. Dat je ze over elkaar legt en dat ze helemaal overlappen. Het is mij nog niet gelukt. Fysiek schijnt het onmogelijk te zijn. Dus als je het tegenkomt, dan moeten er alarmbellen gaan rinkelen.

        Alhoewel een handtekening dus nooit vast is en er experts aan te pas komen om vast te stellen wanneer een handtekening vervalst is, vind ik het toch beter dan een mondelinge afspraak of een opgeslagen PDFje. Wat er mondeling is afgesproken is niet te achterhalen (mijn vele belletjes met helpdesks hebben me dat wel geleerd, helaas) en als het voor komt, dan moet de rechter je maar net geloven terwijl je toch echt de waarheid spreekt. Een tegenpartij met een zilveren tong wordt dan al een flink probleem. Op PDFjes die je niet op kan slaan (ja, ze zijn er nog) kan je moeilijk aantonen met welke versie je precies hebt ingestemd, omdat de tegenpartij voor hen gunstigere versies kan postdateren of antedateren. En hoe toon je aan dat de Algemene Voorwaarden die jij voor je neus hebt gekregen en waarmee je akkoord bent gegaan toch niet helemaal hetzelfde waren zoals ze in het PDFje staan dat je bij akkoorderen opgeslagen hebt? Ik zie mezelf al staan… “Ja, meneer de rechter, ik ben toch echt akkoord gegaan met voorwaarden die anders zijn dan in dit PDFje wat mij aangeboden werd en welke ik opgeslagen heb. Er werd gesproken over gratis extra garantie, dat trok mij ook over de streep, maar ze staan niet in de PDF!”.

        Trouwens, schiet me net nog even te binnen…. Hoe is deze voor je challenge? Ik heb dus uit het GeenPeil verhaal begrepen dat alleen handtekeningen op papier meegeteld worden wanneer men gaat tellen of er genoeg voorstanders zijn om een bepaald referendum uit te schrijven. Dat zal vast ook wel ergens in een Europese wet staan. Volgens mij een recente wet… 2014, 2015.

        En ik zie dat de reacties onder mij die ik nog niet gelezen had het er ook over hebben. Excuus.

        • Op mijn bankpas van de Rabobank staat al jaren geen handtekening. Er is wel een vakje voor, op de achterkant. Er onder staat: “zonder handtekening pashouder – niet geldig”. Tot nu toe heeft nog nooit iemand mijn bankpas geweigerd. 🙂

          In de tijd dat je met cheques/girobetaalkaarten betaalde, vond ik het al weinig toevoegen om de handtekening die op de cheque gezet werd te controleren aan de hand van de handtekening op het pasje, dat zojuist als voorbeeld diende voor hoe die handtekening er ook al weer uitzag. Vandaag de dag zou dat “security theatre” heten.

  3. En hoe zie je dat mbt de ondertekeningsvereisten van besluiten, bezwaar- of beroepschriften, klaagschriften etc. uit de Awb? Art. 2:16 van die wet heeft het over “het vereiste van ondertekening”, nog even los van het daar gestelde dat je dat ook elektronisch kan doen.

    • Er worden drie elementen onderkend. Identificatie / authenticatie, wilsinstemming en een waarborg tegen overijling (te snel instemmen). Voor elk van de elementen moet iets geregeld zijn wil van een (elektronische) ondertekening sprake zijn. Een authenticatiemiddel als DigiD kan dus alleen een handtekening vormen als er een verbinding is met een bericht. De krabbel als handtekening is het aan het verliezen van elektronische vormen. behalve bij POSTNL dan

  4. Hoe elektronisch zijn jullie met contracten en documenteren?

    In principe alles digitaal, behalve als de wederpartij iets op papier wil hebben. Ik kan niet iets bedenken dat gemakkelijker te archiveren is. En het later reproduceren van verloren gegane documenten (bv. een contract na ruim 20 jaar) is dan ook snel te verzorgen.

  5. Hoe zit het met de referendumwet? Ik begrijp dat dat GeenPeil een digitale tool bouwde voor ondersteuningsverklaringen, dat die vervolgens uitgeprint vanuit Amsterdam aangeleverd moesten worden aan de scanservice van de Belastingdienst in Heerlen, die de hele zwik weer inscande en aanleverde aan de Kiesraad in Den Haag?

    De handtekening was dan natuurlijk digitaal gezet (daarmee nog geen electronische handtekening, slechts een met de muis/vinger/tabletpen/… getekende variant van die met pen en papier) maar waar kwam de eis van aanlevering op papier eigenlijk vandaan?

  6. Dat zou dus op art. 29 en 41 berusten:

    3. Een verzoek wordt ingediend door het plaatsen van de voornaam, de achternaam, het adres, de geboortedatum, de geboorteplaats en de handtekening op een lijst of een fotokopie daarvan.
    terwijl art. 31 en 43 toch ook duidelijk stellen
    1. Bij algemene maatregel van bestuur kan worden bepaald dat verzoeken tot het houden van een referendum in afwijking van artikel 29 [41] op elektronische wijze kunnen worden ingediend.
    Kennelijk onberen we bedoelde Mvb nog.

  7. AE schreef: Wie er meer weet dan de volgende, mag het zeggen: OK dan:– het codicil;– huwelijksakte; Daarnaast alle notariële akten, onder andere:– hypotheek– testament– oprichting/statutenwijziging/… van een BV/NV/… etc…– akte van levering van registergoederen;-…

    • Dank je! Bij de notariële akten is dan weer de vraag of die op zich echt nodig zijn. Een vereniging hoeft bijvoorbeeld zijn statuten niet door de notaris te laten opstellen, hoewel ze dan geen onroerend goed mag bezitten (art. 2:26 en 2:30 BW). Verder staat volgens mij nergens dat statuten of wijziging daarop schriftelijk moeten zijn, bv. 2:42 BW waar alleen over afschriften van de voorstellen gesproken wordt. Alleen die vereniging die naar de notaris gaat, moet ook wijzigingen bij de notaris neerleggen (ar. 2:43 lid 5 BW).

  8. M.b.t. de challenge: niet alleen de koop van een huis, maar alle onroerend goed (zie Art 3:89 lid 1 BW) en bovendien geeft de wet een bepaalde bewijzende kracht aan aktes {zie art 156 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering). Als je vervolgens op zoek.officielebekendmakingen.nl zoekt naar het woord “akte” vind je een veelheid aan hits. Onmiddelijk toegegeven: kort door de bocht en niet allemaal even relevant, maar stiekem gelt het toch voor best veel gevallen. Dan hebben we ook nog art 47 Gw: “Alle wetten en koninklijke besluiten worden door de Koning en door een of meer ministers of staatssecretarissen ondertekend”. Op de website van het Koninklijk Huis staat een stukje dat de Koning onderweg een wet of besluit met zijn tablet ondertekend maar na terugkomst een originele handtekening op het originele stuk zet.

    • Het gaat me te ver om van “er zijn veel treffers als je op ‘akte’ zoekt” te gaan naar “er is nog best vaak een schriftelijkheidsvereiste voor een rechtshandeling”. Een akte is vaak handig (sterk bewijs) maar zeer zeker niet vaak een vormvereiste om überhaupt een rechtshandeling te kunnen verrichten. En dát is mijn punt: het hoeft heel zelden maar echt.

      Oh, en je hebt natuurlijk gelijk dat wetten schriftelijk moeten maar laten we het houden bij civielrechtelijke handelingen. 🙂

  9. Is het niet zo dat bij elektronisch getekende documenten de juridische bewijslast automatisch wordt omgekeerd? Bij een handtekening op papier is het toch normaliter zo dat de andere partij bij twijfels de echtheid van de handtekening moet kunnen aantonen? Ik meen ergens te hebben gelezen dat dit bij een elektronische handtekening best eens andersom zou kunnen werken.

    Dus zodra is vastgesteld dat een document met iemands persoonlijke sleutel blijkt te zijn getekend, dan zou de (vermeende) ondergetekende vervolgens moeten bewijzen dat hij of zij de sleutel niet heeft gebruikt.

    Kan iemand dit bevestigen voor Nederland?

  10. Een handtekening op papier heeft bovendien een laag beveiligingsniveau. Electronisch kun je veel beter afzekeren, dat de persoon, die zegt getekend te hebben, ook daadwerkelijk getekend heeft. Een handtekening is simpel na te maken; geen twee handtekeningen van dezelfde persoon zijn hetzelfde en het papieren systeem dwingt niet af, dat de ontvanger een controle uitvoert.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS