Mag mijn werkgever uit mijn naam mails versturen voor het werk?

| AE 11354 | Security | 18 reacties

Een lezer vroeg me:

Op het forum van Security.nl las ik de vraag over een werkgever die in mailboxen van personeel zit en van daaruit ook in hun naam mail verstuurt. Mag dat zomaar?

Er is natuurlijk geen wet die letterlijk dit verbiedt. Dit is iets waar je vanuit de norm van goed werkgeverschap samen uit moet komen, en helaas is dat bij dit soort types vaak wat lastiger dan zou moeten.

Hoofdregel is dat de werkgever bepaalt hoe het werk wordt uitgevoerd. Hij moet daarbij rekening houden met de privacy van de werknemer, maar als hij alle uitgaande berichten wil screenen of zelfs wil dicteren wat er in je brieven moet staan, dan is dat binnen de redelijkheid gewoon zijn recht. Ook als jouw naam er onder staat.

Ongevraagd en zonder inspraak mails versturen uit naam van de werknemer vind ik een ander verhaal. De werknemer moet wel ongeveer weten wat er namens hem of haar wordt gezegd. Ik denk dus niet dat dat kan, tenzij er expliciet bij staat “verzonden door X uit naam van Y” of iets dergelijks.

Toegang tot de mailbox kan nodig zijn om die mails van klanten op te vangen, of om in oude mails te zoeken wat er in het verleden is gezegd. (Natuurlijk, dat kan ook in een centraal CRM-systeem of ticketsysteem zitten maar niet elk bedrijf heeft dat.) Daar moeten dan regels over worden gemaakt in het ICT-reglement, zodat de werknemer weet hoe en wanneer de werkgever toegang mag krijgen tot de mailbox. En die regels mogen niet zijn “de baas mag op ieder moment alles”, er moet wel enige nuance in zitten.

Arnoud

Deel dit artikel

  1. Als de baas je kan dwingen je naam onder een door hem opgestelde brief, of email, te zetten, dan kan hij je dus dwingen te liegen. Serieus, denk je echt dat dat, zelfs binnen bepaalde grenzen, mag?

    En als hij uit jouw naam de klanten 95% korting belooft, en het dan op jou komt verhalen?

    • Natuurlijk kan je werkgever je niet dwingen om te liegen. Maar hij kan wel zeggen, hierbij de instructie de offerte van X te accepteren, stuur jij even bericht? Dan moet jij een bericht sturen dat je akkoord bent, ook al vind jij die offerte idioot en X een slecht bedrijf. Dat is toch dwang maar normaal?

      Natuurlijk zit niet jij eraan vast en natuurlijk is er geen schade op jou te verhalen als X het verprutst. HEt bedrijf stuurt de brief. Je baas wil alleen dat jij als contactpersoon daar bekend bent. X wil dat ook, “op 5 juli zei uw medewerker CG dat jullie akkoord waren, dus graag betalen bedrijf!” Zonder naam bekt dat toch wat gek.

  2. Mag je als werkgever een fictieve werknemer gebruiken? Ofwel, verzin een willekeurige naam en geef deze een email account, titel en doe alsof dit een echt persoon is binnen het bedrijf. En diverse medewerkers kunnen dan deze mail-account gebruiken om klanten aan te spreken…

    Lijkt mij wel een interessante kwestie. Hoe belangrijk is het dat een echte naam onder een email staan?

  3. In veel bedrijven is het gebruikelijk dat een ict reglement wordt opgesteld en voor goedkeuring aan de personeelsvertegenwoordiging wordt aangeboden. Tot nu toe heb ik als regel gezien dat ook al is het een bedrijfsmailbox in het kader van audittrail en verantwoordelijkheid mail vanuit een persoonlijke mailbox door de persoon zelf wordt gestuurd en mail die extern aan klanten wordt gestuurd ondertekend met de verantwoordelijke, meestal een manager. En ja dat was bij grotere bedrijven. Je noemt het goed werkgeverschap. In mijn beleving is het privacy. Want als er een verzoek van een derde komt en mail ter beschikking moet komen van de aanvrager is het vanuit avi gebruikelijk dat er aan andere betrokkenen die in de mail worden genoemd toestemming wordt gevraagd. Het juiste antwoord op een van de standaard iapp vragen van CIPP/E.

  4. Ik heb in deze situatie gezeten. Bij mijn vorige werkgever hadden we 1 gezamenlijke mailbox. Ik zag een reactie van een opdrachtgever op een email van mij, waar mijn naam onder stond, maar ik niet gestuurd had. De e-mail zat vol taalfouten (mijn werkgever was niet Nederlands). Ik ben van mening dat dit volgens de wet niet mag, al hoewel ik niet weet om welke wet het zou gaan. Iemand gebruikt jouw naam zonder jouw toestemming. Of hij mijn baas, de min.pres. of God is. Volgens mij is dat niet toegestaan zonder mijn toestemming.

  5. Ik maar denken dat het wettelijk is vast gesteld dat je je niet als een ander persoon mag voordoen omdat er dan sprake is van identiteit fraude. Als mijn baas vanuit bedrijfsbelang wel op emailtjes wilt reageren die aan mij geadresseerd zijn, zou hij deze ook moeten ondertekenen met zijn naam. Wanneer een secretaresse een mail verstuurd namens iemand, zie je vaak ook dat de mail verstuurd is ‘in opdracht van’ of ‘namens’.

  6. Mijn rechtsgevoel heeft ook grote moeite met het versturen van berichten onder een ander zijn naam, zonder toestemming/medeweten. Dat staat m.i. los van de bedrijfsverantwoordelijkheid voor de acties van de medewerkers. Zonder dat er afspraken zijn gemaakt (en dus is de medewerker hierover ingelicht en stemt toe), lijkt het mij juridisch onmogelijk dat een ander onder mijn naam (of ik onder een ander zijn naam) berichten stuur of beantwoord. Ik kan me de behoefte voorstellen, maar regel dat dan even in een personeelsreglement. Dan is het duidelijk.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS