Mag mijn werkgever privébestanden in de zakelijke OneDrive bekijken?

| AE 8998 | Arbeidsrecht | 39 reacties

archief-opslag-bestanden-filesEen lezer vroeg me:

Mag en kan mijn werkgever mijn OneDrive van Office 365 lezen? We hebben tegenwoordig office365, met daarbij meer dan een terabyte aan opslagruimte. Dat is zakelijk veel meer dan wat ik nodig heb, en privé kom ik opslagruimte te kort. Dus ik dacht, niemand heeft er last van als ik daar mijn privézaken backup (ongeveer 150 gigabyte). Niets illegaals, gewoon een archief van een familieleven. Mag dat?

Vaste lezers van mijn blog kennen mogelijk het antwoord al: ook op het werk heb je privacy. Niet zo veel als thuis, maar meer dan nul. Een werkgever heeft zich daaraan te houden en mag dus niet zomaar gaan snuffelen in opgeslagen gegevens of daar wellicht iets privés tussen zit.

De werkgever mag niet gaan spitten, maar gezien de aard van deze gegevens is de kans aanwezig dat hij er toevallig tegenaan loopt. En dan mag hij er zeker wat van zeggen. Het is immers niet de bedoeling dat je privézaken doet via de werkmail of -opslag. Af en toe een mailtje, bestandje of printje zou geen punt moeten zijn, maar structureel je werk gebruiken als backup gaat mij ergens toch te ver.

Ook wanneer je deze bestanden in een submap stopt die “Privé” heet, zou dit een probleem blijven. De werkgever mag dan op zich die map niet zomaar aanklikken, maar hij kan en mag wél opvragen hoe groot deze is. En als dat dan zo’n vijftien procent is van de totale opslag, dan zou ik daar toch wat van vinden als werkgever.

Dus nee, ik zou dit écht niet doen en een berisping zou ik zomaar logisch vinden als de werkgever dit per toeval aantreft. Dan liever een paar euro voor extra opslag bij Microsoft (of elders).

Arnoud

Moet je klantgegevens per se in Nederland opslaan?

| AE 6948 | Contracten | 12 reacties

disc-data-weg-bewaren-kruis.jpgEen lezer vroeg me:

Wij hebben als bedrijf behoorlijk veel data en overwegen dit nu in de cloud op te slaan. Maar mag dat wettelijk gezien of moeten we per se dit zelf in Nederland beheren?

Er is geen algemene wet of regel die bepaalt dat een Nederlands bedrijf bedrijfsgegevens in Nederland moet opslaan, of zelfs maar in Europa. Je bent daar als bedrijf dus vrij in.

De enige hierbij relevante wet die ik kan bedenken, is de Wet bescherming persoonsgegevens. Wanneer die bedrijfsgegevens iets zeggen over personen (bijvoorbeeld klantdata of personeelsadministratie) dan moeten die worden behandeld volgens deze wet.

De Wbp bepaalt grofweg dat je persoonsgegevens alleen mag opslaan binnen de Europese Unie (art. 76 Wbp) behalve in enkele specifieke gevallen. Zo mag het met aparte toestemming van de betrokken personen of wanneer het nodig is voor afwikkeling van een contract met die persoon. Bemiddel je bij aankoop bij een Amerikaans bedrijf, dan mag je dat bedrijf de klantgegevens geven want anders kan die koop niet worden afgehandeld.

Verder neem je een risico als je gegevens in een ver buitenland opslaat. Wat als het bedrijf ermee ophoudt, of iets simpeler gewoon weigert je toegang tot de bedrijfsgegevens te geven? Je kunt dan moeilijker naar de rechter dan in Nederland. En dat is een risico want stel de Belastingdienst wil inzage in je administratie en die staat net in de Braziliaanse cloud die even down is (huh, een wolk die beneden is?), wat dan?

Technische oplossingen zijn hier misschien beter dan juridische trouwens: ook de hardste SLA en de beste relaties met je leverancier beschermen je niet tegen faillissementen of andere calaimiteiten. Een extra backup ergens anders is dus altijd aan te bevelen.

Arnoud