Hebben werknemers recht op een kopie van hun privébestanden bij uitdiensttreding?

| AE 9689 | Arbeidsrecht | 17 reacties

Een lezer vroeg me:

Beleid bij ons bedrijf is dat bij uitdiensttreding de home-schijf van werknemers wordt gewist aan het einde van de laatste werkdag. Nu kan het voorkomen dat daar privé-informatie op staat (dit is oogluikend toegestaan in ons reglement). Zijn wij verplicht de werknemer hier een kopie van te geven, en verandert de GDPR daar nog wat aan?

Wanneer iemand uit dienst gaat, is het voor de werkgever natuurlijk prima om dan diens laptop en/of netwerkinformatie te wissen. Die apparatuur en opslag zijn dan niet meer nodig voor het werk, en mogen dus weg.

Het is mogelijk (en wettelijk toegestaan) dat er hier en daar wat privéinformatie tussen zit. Veel mensen hebben bijvoorbeeld muziekbestanden opgeslagen om naar te luisteren, wat administratie om bij te werken of logs van privéchats. Dat is op zich prima, en een goed werkgever heeft dat te tolereren zolang het werk er geen last van ondervindt.

Een werknemer heeft echter geen recht op een kopie van die informatie. Informatie is geen eigendom, en als deze dus wordt gewist na einde dienstverband dan heeft de ex-werknemer daar niets tegenin te brengen. Heel misschien als je zegt, een goed werkgever laat mensen die privézaken meenemen, en stuurt ze na als die vergeten blijken, maar ik vind dat hij dat gewoon op de laatste werkdag zelf had moeten uitzoeken.

De GDPR of AVG verandert daar weinig aan. Het klopt dat deze een recht bevat om een kopie van jouw persoonsgegevens op te vragen. Daarmee kun je dus je personeelsdossier in kopie krijgen, maar met een beetje goede wil zou je ook daar die privédocumenten met administratie onder kunnen rekenen. (Een muziekbestand is geen persoonsgegeven enkel omdat het in jouw home-schijf staat.) Alleen vervalt dit recht wanneer de gegevens met goede reden zijn gewist – en uitdiensttreding zie ik als een goede reden.

Arnoud

Mag mijn werkgever privébestanden in de zakelijke OneDrive bekijken?

| AE 8998 | Arbeidsrecht | 39 reacties

archief-opslag-bestanden-filesEen lezer vroeg me:

Mag en kan mijn werkgever mijn OneDrive van Office 365 lezen? We hebben tegenwoordig office365, met daarbij meer dan een terabyte aan opslagruimte. Dat is zakelijk veel meer dan wat ik nodig heb, en privé kom ik opslagruimte te kort. Dus ik dacht, niemand heeft er last van als ik daar mijn privézaken backup (ongeveer 150 gigabyte). Niets illegaals, gewoon een archief van een familieleven. Mag dat?

Vaste lezers van mijn blog kennen mogelijk het antwoord al: ook op het werk heb je privacy. Niet zo veel als thuis, maar meer dan nul. Een werkgever heeft zich daaraan te houden en mag dus niet zomaar gaan snuffelen in opgeslagen gegevens of daar wellicht iets privés tussen zit.

De werkgever mag niet gaan spitten, maar gezien de aard van deze gegevens is de kans aanwezig dat hij er toevallig tegenaan loopt. En dan mag hij er zeker wat van zeggen. Het is immers niet de bedoeling dat je privézaken doet via de werkmail of -opslag. Af en toe een mailtje, bestandje of printje zou geen punt moeten zijn, maar structureel je werk gebruiken als backup gaat mij ergens toch te ver.

Ook wanneer je deze bestanden in een submap stopt die “Privé” heet, zou dit een probleem blijven. De werkgever mag dan op zich die map niet zomaar aanklikken, maar hij kan en mag wél opvragen hoe groot deze is. En als dat dan zo’n vijftien procent is van de totale opslag, dan zou ik daar toch wat van vinden als werkgever.

Dus nee, ik zou dit écht niet doen en een berisping zou ik zomaar logisch vinden als de werkgever dit per toeval aantreft. Dan liever een paar euro voor extra opslag bij Microsoft (of elders).

Arnoud