Heeft die consent-balk van Teams bij video-opnames ook maar enige betekenis?

| AE 12255 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | 29 reacties

Via Twitter:

als tijdens een videooverleg de organisator ‘opnemen’ aanzet dan lijkt dit me geen AVG-conforme manier om toestemming omdat die ‘vrijelijk’ gegeven moet worden.
Ik verbaas me ook regelmatig over dat balkje bovenin de meeting, met de tekst “This meeting is being recorded. By joining you are giving consent for this meeting to be recorded.” Eh nee, zo werkt het niet. Maar dit is dan weer zo’n ding waar het gewoon zo gaat en we dat met een zucht accepteren. Het lijkt wel het digitale equivalent van dat “de directie stelt zich niet aansprakelijk”-bordje (waar ik nog steeds meer voorbeelden van zoek, trouwens) te worden.

Inderdaad valt het opnemen van zakelijke meetings onder de AVG. In theorie zou het kunnen dat iemand dit voor strikt persoonlijk gebruik opneemt, maar laten we even uitgaan van een zakelijke meeting en een organisator die structureel opneemt en dat in bijvoorbeeld het zaakdossier opneemt.

Met toestemming van je deelnemers mag dat natuurlijk. Alleen: die moet vrijelijk worden gegeven, en bovendien met een actieve handeling. “Door daarnet het gesprek binnen te komen, heeft u toestemming gegeven” is daarbij een tikje laat. Die tekst had vóór het binnenkomen getoond moeten worden om überhaupt in aanmerking te komen voor de kwalificatie van toestemmingsvraag. Maar ik heb nog geen enkele meeting gehad waarbij Teams voorafgaand aan het binnenkomen me meldt dat er opgenomen gaat worden. Raar.

Zonder toestemming een meeting opnemen ligt lastig. Het kan wel: als de opname noodzakelijk is voor het werk, bijvoorbeeld voor collega’s die terug moeten kijken, dan zie ik het wel als legaal. Of als een organisatie een groot belang heeft bij de opname, de videoregistratie van een jaarvergadering wellicht als bewijs van wat er afgesproken is. Hoewel je natuurlijk daar meteen tegenover kunt stellen dat er ook notulen zijn, dus waarom moeten mensen de hele vergadering terugkijken?

(Dat laatste is de innovatieparadox uit de AVG: nieuwe dingen mogen eigenlijk nooit, want er is een bestaand oud ding dat eigenlijk net zo goed is. Dus er is geen noodzaak. En als er geen bestaand ding is dat je vervangt met je nieuwe ding, dan is het hoog risico of geen nut, dus ook geen noodzaak.)

Arnoud

 

Moet ik echt mijn camera aan bij het video-werkoverleg?

| AE 11965 | Ondernemingsvrijheid | 39 reacties

Een lezer vroeg me:

Bij de afdeling waar ik werk (Sales) is het sinds het thuiswerken verplicht om elke ochtend een online dagstart te maken. Even bijpraten waar we staan, actiepunten verdelen et cetera. Prima, alleen wordt het vanaf aanstaande maandag verplicht om je camera aan te hebben staan. Het argument is dat gezichtsuitdrukking helpt bij het collegiaal overleg. Is dat genoeg? En hoe weet ik dat de video niet stiekem wordt opgenomen en bewaard?

In principe bepaalt de werkgever hoe het werk wordt uitgevoerd, dus onder normale omstandigheden kon deze eisen dat je naar kantoor kwam en daar in vergaderzaal twee ging zitten om dat overleg te doen. En wel om 8:30.

Alleen, het zijn nu geen normale omstandigheden. Iedereen werkt thuis (waar dat kan) en communicatie gebeurt dus met afstandsmiddelen. En het is een feit dat mensen met name videocommunicatie vanaf de thuiswerkplek ervaren als een heftiger inbreuk op de privacy dan fysiek op kantoor moeten zitten.

Als werkgever moet je wat met die inbreuk, wat erop neerkomt dat je moet motiveren waarom het verplicht is, je camera aan. Bij een klantgesprek kan ik me daar wat bij voorstellen: dat is een zakelijk overleg, dat is de kern van je werk, het schept vertrouwen en elkaar zien voegt dan echt wel wat toe.

Bij collegiaal overleg zie ik dit wat minder. Mensen kennen elkaar al, het gaat om afstemmen van interne dingen, voegt het écht wat toe dat je kunt zien of iemand er zin in heeft? Uit de vraag haal ik maar een heel magere onderbouwing, dat zou voor mij niet genoeg zijn.

Verder riekt dit voor mij naar een afspraak over hoe het werkoverleg voortaan moet worden uitgevoerd. Daar is dan instemming van de OR voor nodig (regeling over het werkoverleg), even los van het verwerken van de persoonsgegevens via zo’n videoverbinding.

En wat die persoonsgegevens betreft, een werkgever moet zijn personeel vertellen (in privacyverklaring, personeelshandboek of iets dergelijks) wat er gebeurt met de beelden. Gebeurt dat niet, of is de verklaring incompleet, dan is de verwerking niet toegestaan.

Arnoud