Heeft die consent-balk van Teams bij video-opnames ook maar enige betekenis?

| AE 12255 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | 29 reacties

Via Twitter:

als tijdens een videooverleg de organisator ‘opnemen’ aanzet dan lijkt dit me geen AVG-conforme manier om toestemming omdat die ‘vrijelijk’ gegeven moet worden.
Ik verbaas me ook regelmatig over dat balkje bovenin de meeting, met de tekst “This meeting is being recorded. By joining you are giving consent for this meeting to be recorded.” Eh nee, zo werkt het niet. Maar dit is dan weer zo’n ding waar het gewoon zo gaat en we dat met een zucht accepteren. Het lijkt wel het digitale equivalent van dat “de directie stelt zich niet aansprakelijk”-bordje (waar ik nog steeds meer voorbeelden van zoek, trouwens) te worden.

Inderdaad valt het opnemen van zakelijke meetings onder de AVG. In theorie zou het kunnen dat iemand dit voor strikt persoonlijk gebruik opneemt, maar laten we even uitgaan van een zakelijke meeting en een organisator die structureel opneemt en dat in bijvoorbeeld het zaakdossier opneemt.

Met toestemming van je deelnemers mag dat natuurlijk. Alleen: die moet vrijelijk worden gegeven, en bovendien met een actieve handeling. “Door daarnet het gesprek binnen te komen, heeft u toestemming gegeven” is daarbij een tikje laat. Die tekst had vóór het binnenkomen getoond moeten worden om überhaupt in aanmerking te komen voor de kwalificatie van toestemmingsvraag. Maar ik heb nog geen enkele meeting gehad waarbij Teams voorafgaand aan het binnenkomen me meldt dat er opgenomen gaat worden. Raar.

Zonder toestemming een meeting opnemen ligt lastig. Het kan wel: als de opname noodzakelijk is voor het werk, bijvoorbeeld voor collega’s die terug moeten kijken, dan zie ik het wel als legaal. Of als een organisatie een groot belang heeft bij de opname, de videoregistratie van een jaarvergadering wellicht als bewijs van wat er afgesproken is. Hoewel je natuurlijk daar meteen tegenover kunt stellen dat er ook notulen zijn, dus waarom moeten mensen de hele vergadering terugkijken?

(Dat laatste is de innovatieparadox uit de AVG: nieuwe dingen mogen eigenlijk nooit, want er is een bestaand oud ding dat eigenlijk net zo goed is. Dus er is geen noodzaak. En als er geen bestaand ding is dat je vervangt met je nieuwe ding, dan is het hoog risico of geen nut, dus ook geen noodzaak.)

Arnoud

 

Studiemiddag: agile softwareontwikkeling juridisch bekeken

| AE 4732 | Intellectuele rechten | 1 reactie

Agile-software-ontwikkeling is een conceptueel raamwerk voor het uitvoeren van software-ontwikkelingsprojecten als alternatief voor traditionele methodes. Oké, leuk, maar wat moeten juristen daarmee? Met die gedachte was ik gisteren bij de najaarsvergadering van de NVvIR.

Agile coach Serge Beaumont trapte af met een introductie over “Enabling Agile”. Zijn bijna-openingszin “Maar het contract zegt” somde de kern mooi op. Het contract bepaalt hoe je mág werken, en als het contract geen rekening houdt met agile, dan heb je een probleem. Hij noemt meteen al een kernpunt: early termination, oftewel tussentijds opzeggen als het wel goed is (of als je er niet meer uitkomt samen).

Veel contracten gaan uit van wat Serge “productdenken” noemt: je legt vast waar je heen wilt, en de implementatie is dan de route daarheen. Maar Agile biedt een veel meer moving target, je weet nog niet precies waar je gaat komen. En dat is lastig: je kunt wel netjes vastleggen welke producteigenschappen er moeten komen, maar Agile focust op de doelen voor de stakeholders, het waaróm van die eigenschappen. En dat is veel moeilijker om op papier te krijgen.

Dat moving target betekent dus ook continu aanpassen gaande de rit. Dat is veel lastiger in het watervalmodel, omdat dat uitgaat van “eerst specificeren dan bouwen”. Gebruikers die niet weten wat ze willen, zijn irritant – in dat model. En helemaal moeilijk wordt het als Agile eigenlijk niet goed wordt begrepen (of geaccepteerd) door het management, want je kunt als Agile team snel dingen tegenkomen die jouw macht/bevoegdheid te buiten gaan en dat moet dan op een hoger niveau worden opgelost.

Early termination impliceert een andere manier van werken. Je probeert zo snel mogelijk iets te bouwen dat eigenlijk werkt, en dat wordt steeds uitgebreider en beter. Als illustratie: je begint met een potloodtekening, zet die dan in waterverf, daarna komt er wellicht een achtergrondillustratie en uiteindelijk kun je dingen in de inkt zetten. Of niet. Het is dus niet meer “wanneer is het af” maar “wat is wanneer klaar” en dan kiezen “zo is het wel genoeg”. Dit vereist wel dat je met de scope kunt variëren.

Daarna sprak Rutger Alsbach over de juridische kant: agile contracteren. Hij raadde overigens het rechtsboven gelinkte boek over Agile aan. Na een korte bespreking over de tekortkomingen van de watervalmethode legde hij de vinger op een aantal gevoelige punten bij Agile. Mooi punt vond ik, er komt steeds wat nieuws bij dus hoe bepaal je nu wat er geleverd moet worden? En continu wijzigen de prioriteiten: hoe kun je dan ooit iemand wanprestatie verwijten of in gebreke stellen?

Oh, nog een leuke: wanneer wordt de betaling getriggerd? Je kunt het niet aan oplevering ophangen want je weet niet vooraf wanneer wat opgeleverd wordt. Meten op uren kan altijd maar is niet altijd wenselijk. Een alternatief is factureren per functiepunt (pdf).

Grootste juridische beer op de weg: je kunt niet werken met Agile én de klassieke RfP/watervalprocedure. En dat blijkt een groot probleem in de praktijk want de klant is zó gewend aan die klassieke procedure dat ze er niet eens bij stilstaan dat het nu compleet anders gaat werken. Maar ook het omgekeerde is een risico: al te makkelijk werken met vage contractjes en onduidelijke einddoelen gaat ook tot problemen leiden. Ik vond tussendoor googelend nog deze goede contractsprimer over Agile contracten. Leesvoer voor later.

Na de pauze vertelde organisatiepsycholoog Hanneke Grutterink over werken in teams, een belangrijk deel van Agile ontwikkeling. Het idee van “scrum verbetert je teamprestatie” is alleen succesvol als je aan een aantal voorwaarden voldoet voor crossfunctionele teams. Dit zijn: betrokkenheid, coördinatie, kennisdelen en ondersteunende structuur. Bij betrokkenheid is een grote valkuil bijvoorbeeld dat mensen in meerdere teams tegelijk zitten, of dat de beloningsstructuur niet goed is. Bij coördinatie is een goede scrummaster (teamleider) essentieel. Kennisdelen vereist vooral een veilige omgeving waarbinnen mensen kritisch durven te zijn (wat natuurlijk ook weer op de teamleider terugkomt maar ook de organisatie).

Als laatste sprak ICT-advocaat Juliette van Balen. Zij benoemde als jurist de speerpunten in het contract: resultaat, prijs, aansprakelijkheid, garanties en beëindiging (exit). Maar, zo vroeg de zaal, waar is het proces dan, de samenwerking die zo cruciaal is in het Agile proces? Daarvoor verwees Juliette naar de vrij beschikbare modellen voor Agile contracten. De collega’s van Bird & Bird geven de nodige kennis weg in hun position paper met handvaten voor Agile contracten. Ook dit Franstalige Creative Commons-contract biedt perspectieven maar is gek genoeg niet voor commercieel gebruik gelicentieerd (parbleu). Juliettes presentatie bevatte nog vele nuttige aandachtspunten, deze komt binnenkort online.

Daarna ontstond een interessante discussie of Agile wel juridisch haalbaar is. Het verschil in inzicht ging met name over de vraag of je het resultaat voldoende bepaalbaar kunt omschrijven – waarbij er een wereld van verschil bleek te zijn tussen mensen die “ik wil een huis” als resultaat zien en mensen die “ik wil wonen” zien als resultaat. En dat is voor mij de belangrijkste les van Agile: de andere manier van kíjken naar softwareontwikkeling.

Arnoud