Statutenwijziging per e-mail, kan dat?

| AE 1571 | Informatiemaatschappij | 8 reacties

Een lezer vroeg me:

In de statuten van de vereniging waar ik secretaris ben, staat dat alle officiële stukken van het bestuur via de post moeten worden verstuurd. Deze staturen zijn geschreven in de tijd dat er nog geen e-mail bestond. Nu heb ik voorgesteld om de statuten te wijzigen zodat e-mail ook toegestaan is, maar enkele leden maken bezwaar omdat e-mail geen rechtsgeldig medium is voor dergelijke dingen. Klopt dat?
Juridisch gezien maakt het niet uit of je per e-mail of per post dingen regelt of mededeelt. In het Nederlands recht gelden geen vormvereisten zoals dat heet, behalve bij bepaalde gevallen zoals het kopen van een huis of het aangaan van een concurrentiebeding. Die moeten op papier, maar de hoofdregel is dat je alles op elke manier mag melden, afspreken of vastleggen. Op zich kun je dus best officiële stukken per e-mail sturen.

Echter, als je in je statuten vastlegt dat zulke stukken per post moeten, dan is dat de afspraak en dan moet het bestuur zich daaraan houden. Je kunt namelijk afwijken van die hoofdregel door een bepaalde vorm aan te wijzen waarin mededelingen of contracten gedaan moeten worden. Wil je alleen schriftelijk corresponderen, dan mag dat. Wil je dat contracten alleen op bierviltjes aangegaan worden, dan kun je dat tegen je klanten zeggen. (Of je dan meer contracten sluit, is een ander verhaal natuurlijk.)

Ik zie dus geen reden waarom dit niet zou kunnen, maar er is wel een statutenwijziging voor nodig. En het bestuur zal iets moeten verzinnen zodat ze weten dat ze naar de juiste e-mailadressen corresponderen.

Arnoud

Deel dit artikel

  1. Arnoud, zoals ik je tekst lees lijkt het alsof de invalshoek bij het beantwoorden van de vraag die van het algemeen verbintenissenrecht is (“Wil je dat contracten alleen op bierviltjes aangegaan worden, dan kun je dat tegen je klanten zeggen” is een typisch voorbeeld daarvan).

    Volgens mij moet je deze vraag beantwoorden vanuit de bepalingen uit boek 2 BW t.a.v. de vereniging. Ik lees b.v. niets over 2:38 lid 6 BW. Zo mis ik o.a. de eis dat de e-mail identificeerbaar naar de stemgerechtigde moet zijn. Er zijn ook meerdere uitspraken (en kritische besprekingen in de literatuur) over het stemmen van leden binnen een vereniging (of andere rechtsvorm).

    Kortom, je antwoord lijkt mijns inziens juist (partijen spreken af wat ze willen afspreken), maar omdat het hier gaat om een vereniging gaat zitten hier toch wat haken en ogen aan en moeten er een aantal wettelijke regels in acht worden genomen alvorens een vereniging elektronisch stemmen kan opnemen in haar statuten.

    Edit: oh nevermind. Het gaat hier niet om stemmen, maar corresponderen via email wat de vereniging wil doorvoeren. Welja, wat extra info in bovenstaande tekst zullen we maar zeggen ;-).

  2. @Freeaqingme: misschien was ik dat wel? 🙂 http://www.iusmentis.com/contracten/email-rechtsgeldig/

    Het lastige is wel dat bij contracten ook meespeelt hoe de twee betrokken partijen de term ‘schriftelijk’ opvatten. Ik zet in contracten tegenwoordig altijd “De partijen verstaan onder ‘schriftelijk’ mede e-mail, mits de afkomst en inhoud maar in voldoende mate vaststaat.”

    De praktijk is namelijk dat vrijwel alle afspraken (zeker in de ICT-branche) tegenwoordig per e-mail worden gedaan, terwijl contracten vaak nog zeggen dat afwijkingen van bv. levertijden of factuurtermijnen alleen schriftelijk overeen gekomen mogen worden. En dat werkt dus niet.

  3. @1,2 Dit is voor emailadresssen toch niet anders dan voor postadressen?

    Als leden bij registratie een emailadres hebben ingevuld, mag je dat gewoon bewaren, en mag je dat ook voor communicatie gebruiken als de statuten/reglementen dat toestaan.

    -edit Excuses namens ’t spamfilter voor het niet meteen doorkomen van je bericht-

  4. @Aron reactie-6 De eisen die de TW stelt in

    11.3 (aanbieder moet zorgen voor veilige opslag),

    11.5 (aanbieder mag de gegevens niet zomaar altijd bewaren)

    en #11.7 (nadrukkelijke toestemming vooraf) zijn specifiek van toepassing voor elke vorm van electronische communicatie en afaik niet 1-op-1 vergelijkbaar met het traditionele kaartenbakje.

  5. @7 Ik bedoelde de vergelijking tussen electronische opslag van postadressen en electronische opslag van emailadressen. Zoals dat neem ik aan op de meeste verenigingen tegenwoordig gebeurt.

    En voor zover ik het kan beoordelen gaat art.11.7 over “automatische oproepen zonder menselijke tussenkomst” voor “ongevraagde communicatie”, wat voor de meeste verenigingen niet van toepassing zal zijn.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS