Mag de ledenlijst van onze vereniging online?

| AE 2046 | Privacy | 24 reacties

Een lezer vroeg me:

Onze vereniging publiceert elk jaar voor de leden een handig boekje met zaken als de statuten, het huishoudelijk reglement, besluiten uit het afgelopen jaar en handige tips voor de leden. Ook zetten we hier altijd een lijst met contactgegevens van alle leden in. Dit doen we al jaren, maar het aantal leden groeit gestaag dus nu is voorgesteld om dit boekje voortaan via de website te verspreiden. Maar hebben we dan geen privacyprobleem?

Ja, dan heb je een privacyprobleem. Het publiceren via internet van namen, adressen en dergelijke contactgegevens van je leden kan echt alleen met een expliciete toestemming van de leden. En die moet vooraf worden gevraagd.

Je zou voor nieuwe leden die toestemming in het inschrijvingsformulier kunnen vragen, maar je bestaande leden zul je toch apart om deze toestemming moeten vragen.

Verder vraag ik me af of het echt wel nodig is om deze informatie zo online te zetten. De kans op misbruik van zulke gegevens is aanwezig, en ik zie weinig redenen waarom de hele wereld moet weten wat het telefoonnummer van verenigingslid X is. Je zou volgens mij kunnen volstaan met de gegevens op een wachtwoordbeveiligd deel van de site te zetten, waarbij alleen leden het wachtwoord weten.

Of je dan kunt volstaan met één wachtwoord of dat elk lid zijn eigen wachtwoord moet hebben, is een andere vraag. Bij een kleine vereniging is één wachtwoord nog wel beheersbaar (“volgend jaar is ons wachtwoord ‘zebrapad’ “) maar met enkele honderden leden lijkt me een wachtwoord per lid wel echt verplicht.

Arnoud

Statutenwijziging per e-mail, kan dat?

| AE 1571 | Informatiemaatschappij | 8 reacties

Een lezer vroeg me:

In de statuten van de vereniging waar ik secretaris ben, staat dat alle officiële stukken van het bestuur via de post moeten worden verstuurd. Deze staturen zijn geschreven in de tijd dat er nog geen e-mail bestond. Nu heb ik voorgesteld om de statuten te wijzigen zodat e-mail ook toegestaan is, maar enkele leden maken bezwaar omdat e-mail geen rechtsgeldig medium is voor dergelijke dingen. Klopt dat?
Juridisch gezien maakt het niet uit of je per e-mail of per post dingen regelt of mededeelt. In het Nederlands recht gelden geen vormvereisten zoals dat heet, behalve bij bepaalde gevallen zoals het kopen van een huis of het aangaan van een concurrentiebeding. Die moeten op papier, maar de hoofdregel is dat je alles op elke manier mag melden, afspreken of vastleggen. Op zich kun je dus best officiële stukken per e-mail sturen.

Echter, als je in je statuten vastlegt dat zulke stukken per post moeten, dan is dat de afspraak en dan moet het bestuur zich daaraan houden. Je kunt namelijk afwijken van die hoofdregel door een bepaalde vorm aan te wijzen waarin mededelingen of contracten gedaan moeten worden. Wil je alleen schriftelijk corresponderen, dan mag dat. Wil je dat contracten alleen op bierviltjes aangegaan worden, dan kun je dat tegen je klanten zeggen. (Of je dan meer contracten sluit, is een ander verhaal natuurlijk.)

Ik zie dus geen reden waarom dit niet zou kunnen, maar er is wel een statutenwijziging voor nodig. En het bestuur zal iets moeten verzinnen zodat ze weten dat ze naar de juiste e-mailadressen corresponderen.

Arnoud