Hoe krijg ik mijn facturen op tijd betaald?

| AE 2233 | Informatiemaatschappij | 29 reacties

gemeente-juinen.pngEen lezer vroeg me:

Ik ben coach en geef vaak trainingen aan gemeenten. Het valt me op dat er daar erg slecht betaald wordt. Ten eerste is er vaak gedoe dat de factuur naar een ander moet dan de afdeling aan wie ik de training geef. Ten tweede duurt het rustig een maand of twee voordat er betaald wordt. Nu wil ik dit met mijn algemene voorwaarden regelen, maar hoe schrijf ik dat het netste op? Hoe zeg ik “U bent bevoegd om te betalen en u zult binnen 14 dagen betalen?”

Gemeenten en andere overheden zijn berucht om hun slechte betalingsbeleid. Je kunt dus in je facturen en AV zetten wat je wilt, maar er wordt toch pas betaald als zij eraan toekomen.

Je kunt daar met zinnetjes in je offerte weinig aan veranderen. Die worden dan misschien getekend, misschien wordt er eerst over gepiept, maar desondanks gaat de factuur eerst naar de afdeling debiteuren/crediteuren, een maand op de stapel en dan naar de betalend ambtenaar. Dat kun je leuk vinden of niet, en dat kun je verbieden in je AV of in de offerte, maar zo zal het gaan.

Ik weet niet goed wat je daaraan kunt doen, behalve misschien je factuur al vooraf sturen of vooruitbetaling eisen. Maar of je dat krijgt?

Arnoud

Deel dit artikel

  1. Uit ervaring: – Werk niet zonder contract. – Spreek de betaaltermijn contractueel af. – Neem boeteclausules op bij te laat betalen. – Gewoon alles in het contract en niet in de AV, want veel overheden wijzen de AV expliciet af op hun gunningsformulieren, en stellen hun eigen inkoopvoorwaarden.

  2. Veel grote bedrijven geven korting voor facturen die binnen 8 dagen betaald zijn, omdat dat geld (dat je eigenlijk als een soort lening kan zien… jij kan er niet bij tot de ander het geeft) kan worden ingezet voor investeringen of simpelweg rente van de bank.

    Tegenovergesteld loont het dus ook om facturen langzaam te betalen, omdat je dat geld dat je niet betaalt kan inzetten voor investeringen of simpelweg rente van de bank.

    Om die reden moet je het financieel aantrekkelijk maken om dat geld toch in jouw richting te laten komen.. door korting te geven. Dan moet je wellicht wel je standaard prijs verhogen.

    Ik denk wel dat je bij de gemeente er weinig mee kan. Ze hebben een factuursysteem over verschillende afdelingen heen en dat verander je nu eenmaal niet zomaar. Het kan wel een extra duwtje zijn om hun systeem te verbeteren, maar ik weet niet hoeveel enkele procenten op coachingkosten daar percentueel verschil op zullen maken. In ieder geval zal je met verhoging van standaardprijs (met niet-gebruikte korting voor snelle betaling) een extra centje binnen brengen. (of een klant doen verliezen).

  3. Een oplossing kan zijn om gemeentes en overheids-organen die te laat betalen gewoon niet meer van dienst te zijn. Een algemene blacklist instellen van overheids-diensten die dit soort betalings-problemen veroorzaken en met eenieder op die lijst geen verdere zaken doen. Is zo’n blacklist er al of moet iemand maar eens zo’n blacklist op gaan zetten?

    @Lepelaar, het aanbieden van korting voor snelle betalers is eigenlijk een verkapte manier van boetes voor hen die te laat betalen. Als jij 10% korting kan geven dan kunnen je diensten in het algemeen dus goedkoper. Het geeft eigenlijk een verkeerd signaal aan je klanten omdat die dan denken dat je gewoon een extra hoog tarief toepast. Je kunt beter stellen dat je vanaf dag 8 rente in rekening gaat brengen op het totaalbedrag, plus een extra start-tarief erbij zodra je die rente begint te berekenen. Maar 8 dagen is dan mogelijk te kort. Twee weken is al beter.

    Betreffende het betalings-verkeer in grote organisaties, dat gaat nu eenmaal altijd langzaam. Vaak moeten voor al die betalingen (digitale) handtekeningen geplaatst worden en soms zelfs een handtekening door twee personen. Daarbij moet men vaak honderden betalingen tegelijkertijd goedkeuren en ondertekenen terwijl die ondertekenaars ook andere functies hebben. Het is dan ook best logisch dat betalingen altijd even duren. In het verleden heb ik wel eens meegewerkt aan een project dat digitale facturen moest verwerken met uitgaande betalingen en daar handtekeningen onder moest plaatsen. Het OfficeNet van de ABN-AMRO dient hier bijvoorbeeld voor. Maar veel grote bedrijven hebben vaak honderden kleine betalingen die de deur uit moeten en die moeten allemaal gevalideerd worden. En iedere dag komen er honderden nieuwe facturen binnen. Het is een wonder dat ze nog de tijd hiervoor vinden!

  4. @7 Wim ten Brink

    Het principe gaat ook niet echt op in dit geval, waar ik aanneem dat het om een ??nmansbedrijfje gaat en zonder voorraden, investeringen e.d. werkt.

    Maar stel je bent een groot bedrijf met investeringen en je hebt een facture van 10.000 euro uitstaan. Als je die nu krijgt, kun je dat bedrag binnen die 2 maanden wellicht in 11.000 veranderen. Als je dat over 2 maanden krijgt, is het alsnog 10.000. En loop je dus een potentiele 1.000 mis. Daarom geef je 5% korting voor snel betalen en laat je de man 9.500 betalen en na 2 maanden is dat dan 10450. Heb je 450 meer dan anders. Fictief, maar dit is wel het principe.

    Als je zelf ook weer leningen en facturen hebt lopen die je moet/kan betalen, heb je ook weer redenen om korting te geven voor het snel krijgen van je geld.

    Dienst+snelbetalen en dienst+langzaambetalen zijn eigenlijk 2 verschillende diensten die je levert en de ??n kost meer dan de ander. Het resultaat voor de klant is hetzelfde, maar de onkosten voor de leverancier zijn groter. Daar zit hem dit verschil en daarom moet je het dus ook eigenlijk niet als korting en/of boete zien.

  5. Was er niet een regeling over ‘wettelijke rente’, al jaren? Europees ook geloof ik?

    Zelf geen ervaring, ik verkeer al jaren in de luxepositie dat al mijn klanten altijd keurig volgens de zeer redelijke afspraken betalen. Vroeger (ca. 10 jaar geleden) wel eens gedoe gehad, kwam uiteindelijk vrijwel altijd wel goed.

  6. @Lepelaar, je redenatie klinkt logisch maar dat neemt niet weg dat klanten merken dat je 10% korting geeft, dus dat alles wel 10% goedkoper kan. Daarnaast, die 10.000 Euro heb je nodig om je eigen onkosten mee te betalen. Dat is geen winst maar compensatie voor de tijd en materialen die je hebt ge-investeerd. Mocht je voor deze investering in de schulden zijn gegaan dan zou een snelle betaling jou wat rente kunnen schelen, maar ook dat is niet echt een korting, ook al noem je het zo. Marketing-technisch klinkt het mooi, snel betalen en dus korting krijgen. Maar klanten kunnen het in een ander perspectief zien en dus denken dat jij best goedkoper kan werken.

    @Ruud, Wettelijke rente linkje voor het berekenen van de wettelijke rente die je kunt vragen. 🙂 Rechtsmatig gaat die in vanaf de 30e dag na levering van de faktuur.

  7. @10 Win ten Brink

    Klopt, het is uiteraard geen pure winst die je maakt. Er is al eerder betaald. Maar als groot bedrijf heb je sowiso een bepaalde hoeveelheid activa nodig om je solvabiliteit op peil te houden. (het vermogen om je bedrijf te liquideren wanneer nodig, omdat je aandeelhouders anders niet erg comfortabel zitten)

    Het gaat er feitelijk om dat je van geld meer geld kan maken. Dezelfde reden dat een bank je rente geeft als je het geld aan hun leent (op de rekening stort). Zij gaan daar meer van maken, en daarom krijg je meer. Als de Gemeente het geld langer in hun bezit houdt, dan kunnen ze daar OF (in principe) meer geld van maken, OF jij kan daar meer geld mee maken. En zij verdienen er dus aan, of onthouden jou van die mogelijkheid, en dat moet gecompenseerd worden in de rekening die de gemeente betaald.

    Dat klanten door de korting gaan denken dat je de dienst goedkoper kan leveren (zoals jij zegt en wat heel re?el is) is gewoon een kwestie van goed of slecht informeren. Ik denk alleen niet dat deze marketing-technische zaken opgaan voor de coach van dit verhaal… Stel dat het een schilder was… dan had je je kunnen voorstellen dat hij de facture graag snel betaald heeft, zodat hij nieuwe verf kan kopen en een volgende opdracht kan aannemen, daarmee meer opdrachten per jaar kan aannemen, daardoor meer geld kan verdienen, en daarom de korting had kunnen veroorloven. Een coach kan volgens mij geen (relatieve) verliezen lijden door langzame betaling.. enkel frustratie/zorgen.

  8. @12 Jeroen

    Inderdaad. Zeker een gemeente zal niet haar facturatiemethode veranderen voor dit soort kleine bedragen. Ze hebben die methode nu eenmaal en ze gaan het niet veranderen voor 100 euro korting per jaar.

    Je kan het idee bij ze neerleggen en erbij vertellen dat veel van hun grote facturen wellicht goedkoper zouden kunnen worden onderhandeld als ze die methode aanpaste. Maar stel je eens voor hoe lang die ontwikkeling zou duren… als een simpele facture al zo lang duurt… :p

  9. @Lepelaar Goede punten. Maar de leverancier in dit soort gevallen is vaak een kleine tot middelgrote ondernemer die sowieso weinig middelen heeft om achter zijn geld aan te gaan. Grote bedrijven en gemeentes daarentegen hebben gewoon een budget en malen verder weinig om een eventuele korting of zelfs een boeterente. Ze hebben immers hun eigen, bureaucratische betaal-molen die langzaam alle facturen verwerkt en die je gewoon niet op deze manier kunt motiveren. Ze kunnen gewoon niet sneller werken! Ik heb voor dergelijke mastodonten meegewerkt aan software voor het afhandelen van facturen en als je ziet hoeveel betalingen ze dagelijks moeten verwerken… Wow… En die moeten allemaal op de juiste manier worden geboekt, verwerkt, ondertekend, gecontroleerd, gevalideerd, besnuffeld en nog heel wat meer… Kortingen werken hier gewoon niet. Je diensten niet meer leveren is effectiever, hoewel je daarmee jezelf ook in de vingers snijdt…

    En zoals @Jeroen al zegt, factureer een bedrag met 10% korting als ze binnen 8 dagen betalen en ze betalen je het bedrag met 11% korting, na 30 dagen. En dan? Incassobureau inschakelen? Procedures starten? Je bent zelf een klein bedrijf dus je bent al blij dat je geld ontvangt van dergelijke mastodonten. Verdere procedures gaan je eerst weer geld kosten in de hoop uiteindelijk al je geld weer terug te krijgen.

    Nee, een betere methode zou zijn als er een landelijke registratie is van deze mastodonten die steevast te laat betalen. En dan moet iedereen gewoon stoppen om nog zaken te doen met deze organisaties. Of standaard een dubbele prijs vragen van deze organisaties en daarbij afspreken dat een deel vooruit betaald wordt. (Want bij B2B kan dat gewoon!)

  10. Hehe, ik heb ook enkel gezegd wat grote bedrijven doen en waarom. Ik denk inderdaad dat een klein bedrijf zichzelf ermee uitconcurreerd als ze moeilijk doen, misschien was ik daar niet duidelijk in.

    Over je suggestie… ik denk dat vooruit betalen nog minder een optie is. Dat is veelste ver vooruit denken als zo’n factuur er 2 maanden over doet. Samen met europese aanbestedingen die meer dan jaar duren, afdelingen die het niet eens kunnen worden… dan wordt het totaal onmogelijk.

    En landelijk afspreken een bepaalde organisatie 200% te laten betalen… hoe voorkom je dan dat een slimmerik er 195% voor vraagt? of 190%, of 185… Ironisch genoeg streven gemeenten er juist weer naar kleine bedrijfjes in te huren omdat dat maatschappelijk wat beter is en misschien zelfs de eigen gemeente weer aansterkt. Leg het verbeteren van de facturatiemethode voor in de gemeenteraad… en voor de rest accepteren.

  11. Tja, welke mogelijkheden heb je als ondernemer om die grote mastodonten tot betalen aan te zetten? Het grootste probleem voor deze organisaties is namelijk de bureaucratie die al die betalingen met zich mee brengen. Je factuur komt gewoon op de grote stapel en wordt verwerkt op het moment dat de boekhouders de tijd hebben om eens handtekeningen te plaatsen… Kortingen voor snelle betalers maken weinig indruk en ook boetes voor laatbetalers maakt weinig indruk. Die boekhouders gaan er toch niet sneller door werken. Bovendien, die boete zou weer een factuur worden die dus weer onderop de stapel komt. Zo blijf je bezig… Voor een langlopend project kun je natuurlijk wel periodieke betalingen vragen. Iedere maand geef je een update van de vorderingen en krijg je betaald. Blijft een betaling achterwege dan wordt het werk gewoon direct stilgelegd en worden andere projecten opgepakt. Het is dan nog maar de vraag of je daarna weer tijd hebt voor het originele project, maar het maakt wel duidelijk dat men moet blijven betalen.

    Betreffende de landelijke afspraak… Wat mij betreft zijn er bedrijven die geen 200% vragen maar gewoon op 100% blijven. De lijst is er en ze zijn erover gewaarschuwd. Ze doen het op eigen risico. Maar ja, als je dan inderdaad 100% vraagt i.p.v. 200% en je moet vervolgens 4 maanden wachten voordat de betaling binnen is… Tja. Eigen schuld. Die gemeente of organisatie stond niet voor niets op de schandpaal…

  12. Mijn advies aan de lezer is: verkoop (cedeer) de vordering voor 80-90% aan een factoring bedrijf. Die beginnen dan waarschijnlijk direct met het inschakelen van een incassobureau en/of deurwaarder.

    De gemeente zal het niet leuk vinden, maar ja “het is crisis en je had geld nodig om de belastingdienst te betalen”. Op de sommaties, dagvaarding en het vonnis komt meestal de naam van de nieuwe schuldeiser te staan dus de zwarte piet komt op die manier niet zo snel bij je terug en je klantrelatie is redelijk afgeschermd (en meestal is degene met wie je zaken doet niet degene die last heeft van de incasso, de ambtelijke versnippering van verantwoordelijkheden werkt dan juist in je voordeel).

    Vorderingen op overheidsinstanties zijn relatief waardevol omdat er altijd wel verhaal is, vandaar dat die 80-90% waarschijnlijk haalbaar is.

    Ik ben het niet eens met de stelling dat “die mastodonten niet aan te pakken zijn”. Het tegendeel is waar. Je moet alleen wel doorpakken en niet te veel brieven schrijven. Een laatste termijn van vijf dagen is ook echt vijf dagen en geen dag langer. Geen rechter in Nederland zal het daarmee oneens zijn.

  13. “- Gewoon alles in het contract en niet in de AV, want veel overheden wijzen de AV expliciet af op hun gunningsformulieren, en stellen hun eigen inkoopvoorwaarden.”

    Indien Opdrachtgever in zijn opdracht bepalingen of voorwaarden opneemt die afwijken van, of niet voorkomen in, deze voorwaarden zijn deze voor [bedrijf] alleen bindend indien en voor zover deze door [bedrijf] uitdrukkelijk schriftelijk zijn aanvaard.

    Dus als ze gaan lopen zeuren om eigen voorwaarden, kunnen ze zich daar allen beroepen in als deze aanvaard zijn. Anders gewoon op tijd betalen of de gevolge ondervinden.

  14. @Sebastiaan: dat heet de battle of the forms en is een heerlijk onderwerp voor advocaten om vele uren voor te mogen schrijven. Het is zeker niet zo eenvoudig dat die ene zin in jouw AV per definitie wint van de inkoopvoorwaarden van je opdrachtgever.

    Vraag je eens af wat er gebeurt als zij ook zo’n zin hebben maar dan met “opdrachtnemer” in plaats van opdrachtgever. 🙂

  15. Uit ervaring (postkamer bij een gemeente):

    stuur facturen altijd aan de afdeling crediteuren/financieel beheer o.i.d. en niet aan je contactpersoon, tenzij je dit zo hebt afgesproken. Ook helpt het als bijvoorbeeld al in het zichtvenster kan worden gezien dat het om een factuur gaat. Of je je geld sneller krijgt hangt uiteraard van veel factoren af, maar het scheelt als je factuur niet eerst blijft rondslingeren op een afdeling die hem later toch weer door moet sturen.

  16. Niet direct mijn Casus maar… 🙂

    Wat nu als de inkopende partij doodleuk in zijn algemene voorwaarden zet dat zijn/haar betalings termijn 45 dagen is? Zeg 15 dagen meer dan die van de kleine zelfstandige? Heb het gevoel dat je weinig kunt doen anders dan het slikken. Geld dan mijn AV/Contract of dat van de inkoper?

    Maar wat moet je dan? Hard er teggen in gaan zou tenslotte kunnen betekenen dat je de klant verliest? Denk dat als je een incasso buro inschakelt je zowiezo wel naar je klant kunt fluiten?

  17. Juridisch gezien is het slikken of onderhandelen om een uitzonderingspositie te krijgen. Er is geen eenvoudig trucje dat jouw voorwaarden het winnen van die van de wederpartij.

    Praktisch gezien: bij dit soort partijen krijg je misschien wel gelijk dat jouw voorwaarden winnen, maar vervolgens wordt er toch gewoon na 45 dagen betaald. Want dat is nu eenmaal beleid bij de afdeling financieel. En dan moet je wel heel sterk in je schoenen staan om een incassobureau los te laten voor die 15 dagen te laat (volgens jouw voorwaaren).

  18. De vraag is uiteindelijk wat voorrang heeft: het contract, de AV van de opdrachtnemer of de AV van de opdrachtgever. Het lijkt mij dat het contract de basis legt voor de afspraak en dus moet vermelden welke AV er van toepassing is, en in welke volgorde deze bepalend is. Je zou dus -als opdrachtnemer– in je contract een verwijzing moeten opnemen naar je eigen AV en wat er verder niet in het contract of je eigen AV is opgenomen, daarvoor geldt dan de AV van de opdrachtgever. Maar zorg er bij voorkeur voor dat een kopie van je AV is opgenomen in het contract zodat de opdrachtgever ook hiermee akkoord moet gaan, of in het contract bepalen welke delen van het AV niet van toepassing zullen zijn.

    Een goed contract is de basis en veel ondernemers gaan hier vaak de fout mee in. Veel ondernemers zijn geen juristen en vinden het te kostbaar om een goede jurist in dienst te nemen of in te huren voor een dergelijk contract. Er zijn zelfs ondernemers die gewoon een contract accepteren zoals deze door de opdrachtgever is opgesteld, maar die vergeten dan dat je jezelf in een zeer zwakke positie zet.

    Maar een ander probleem is natuurlijk dat opdrachtgevers vaak ook zullen “shoppen” naar ondernemingen die zich juist zwak opstellen. Als twee organisaties vergelijkbare diensten aanbieden dan is de jurisisch zwakke partij een stuk interessanter. Zeker als ze vergelijkbare prijzen hanteren.

  19. Dat klopt Wim, alleen is “het contract” niet hetzelfde als “de offerte zoals overlegd”. Als de wederpartij terugmailt “offerte op zich ok maar wij werken met onze inkoopvoorwaarden” en jij gaat dan aan de slag, dan heb je hun inkoopvoorwaarden geaccepteerd ondanks de zin in je offerte die naar jouw leveringsvoorwaarden verwijst. Pas dus goed op en ga pas werken als je zeker weet dat de opdrachtgever akkoord is. En jij zelf ook 🙂

  20. Tja, het lijkt mij dat als je een offerte naar je klant stuurt en de klant deze zonder aantekeningen of wijzigingen ondertekend terugstuurt, dat deze dan rechtsgeldig is. Als de klant daarnaast nog extra voorwaarden eraan toevoegt dan is dat leuk, maar moet je kijken of deze acceptabel zijn en zo niet, terugmailen dat je daar niet mee accoord gaat en dat ze gewoon de normale offerte moeten accepteren.

    Maar ja, durven te wachten met het uitvoeren van een opdracht is voor veel bedrijven best moeilijk. Hoe langer het duurt, des te langer duurt het voor je eindelijk een betaalde opdracht krijgt. En dat is het vervelende, want de klant heeft vaak wel meer geduld en mogelijk nog andere alternatieven. Je ziet dan ook dat ondernemers dan ook soms gewoon akkoord gaan simpelweg omdat ze nieuwe opdrachten nodig hebben…

    Is ook de reden dat ik een loonslaaf ben en geen ondernemer. 🙂 Ik ben goed in wat ik doe, maar ondernemen vind ik te riskant omdat je nooit weet of en wanneer je betaald wordt.

  21. Och ja, (semi-) overheid…

    Wat ik er voornamelijk van heb geleerd is dat je over de “schaamte” heen moet kunnen stappen om de extra kosten die het met zich meebrengt ook gewoon te factureren. Je wordt meegezogen in een bureaucratie waar je misschien niet aan gewend bent maar die wel enorm veel tijd (en dus geld) kost.

    Zelf wijs ik vrijwel alle aanvragen van niet commerci?le instellingen direct af. Doe nog ??n semi-overheidsinstelling omdat een vriend van me er werkt. Daar offreer ik volgens de CJIB-methode, kijk voor inspiratie maar eens op je laatste snelheidsovertreding. Voordeel daarvan is dat je gaan hopen dat ze te laat betalen (wees niet bang, dat doen ze ook) want dan loopt het bedrag lekker op 😉

    Maar een tip om eventuele betaling ook nog wat te bespoedigen: Zorg altijd voor een getekende offerte met duidelijke kenmerken (offertenummer), niet voor jezelf maar intern worden de goedgekeurde offertes bij de financi?le administratie afgegeven. Als je dan een factuur stuurt (t.a.v. de financi?le administratie) kunnen ze direct in het systeem zien dat er al goedkeuring voor is gegeven en zetten ze hem ook vaak direct klaar voor betaling.

    Als ze die goedkeuring niet direct kunnen achterhalen dan gaat hij vaak op een stapel “ter controle” en dan duurt het lang. Door te zorgen dat die offerte er al ligt kun je vaak een maand van de betaaltermijn afsnoepen. Let er wel op dat je offerte- en factuurbedragen exact kloppen, m.a.w. voor elke scheet die je laat een aparte offerte sturen en ook volgens die offertes factureren.

  22. Wie het ook is: te laat betalen bereken je bij VOORBAAT door in je bedrag ! Dat is toch niets niets onder de zon ? Niemand wil betalen; ik ook niet en als het even kan, betaal ik ook zo laat mogelijk; liever het geld op mijn rekening dat op de rekening van de ander. Zo werkt het nu gewoon en zal het altijd blijven werken. Alleen ‘banken en verzekeraars’ mogen automatisch af laten schrijven, maar die worden ook niet voor niets ‘graaiers’ genoemd. Hopelijk bent u een beetje wakkergeschud. Stop dreaming, wees zakelijk.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS