Een lezer vroeg me:
Recent kreeg ik als commercieel directeur bij een IT-adviesbureau een klacht van een klant: die zag zichzelf terug op een groepsfoto op Linkedin, gepost door een van mijn marketing/sales-medewerkers. De foto was gemaakt op een intern event bij ons waar ongeveer 40 klanten bij aanwezig waren. Weliswaar was het event openbaar toegankelijk en waren mensen alleen vanaf de rug gefotografeerd, maar deze klant had toch niet verwacht zichzelf zo terug te zien. Hebben wij nu de AVG overtreden, kan de klant een schadeclaim indienen? En wat kan ik doen naar de medewerker, ik heb geen reglement of protocol over sociale media.
Zonder toestemming iemands gezicht/postuur online zetten is niet heel netjes, inderdaad. Ik zou bij klantenevents altijd aan mensen vragen of ze dit goed vinden, en zo niet expliciet de foto zo maken dat deze mensen niet in beeld zijn. Gewoon, omdat mensen dat van je verwachten en klanten nu eenmaal belangrijk zijn voor je bedrijf. (Voor de nitpickers: leveranciers zijn óók belangrijk dus ook daar het vragen. Bij personeel heeft vragen geen zin, die kun je alleen maar verplichten op de foto te gaan.)
Ik denk niet dat juridisch gezien toestemming echt nodig is. Gezien deze context (een openbare lezing) en het feit dat men op de rug is gefotografeerd waardoor herkenning onwaarschijnlijk wordt, plus dat de foto bestemd was voor een journalistiek doel (een verslag van de bijeenkomst) acht ik het rechtmatig om deze publicatie te doen. In AVG-taal: een legitiem eigen belang waarbij de privacy van de betrokkenen in lage mate geschonden wordt. En omdat het journalistiek is, hoefde je de klanten niet te informeren dat je dit ging doen (artikel 43 lid 2 Uitvoeringswet).
Op deze manier naar de klant reageren lijkt me echter niet handig. Ik zou dan ook zeker kijken of ik als bedrijf duidelijke instructies kan geven aan mijn mensen, die de klanten/relaties zullen begrijpen en die toch de PR- en marketingvoordelen halen waar mijn mensen op uit zijn. Ik kom dan al snel uit bij “altijd zeggen dat je dit gaat doen en bezwaren serieus nemen” of zelfs “altijd toestemming vragen en anders een paar collega’s voor publiek laten spelen”.
Dergelijke instructies nemen veel onduidelijkheid en potentieel voor conflicten weg. Je mag dat als werkgever gewoon zeggen, jij bepaalt hoe het werk wordt uitgevoerd. En je mag natuurlijk dingen verbieden zelfs als de wet zegt dat die dingen gewoon mogen.
Een protocol lijkt me hiervoor niet nodig, je hebt rechtvaardiging genoeg in het feit dat klanten piepen. Dat kost je de klant (in theorie) dus dat is rechtvaardiging genoeg om gewoon te zeggen dat het anders gaat vanaf nu. Wel zou ik zo’n regel eerst even in de groep voorleggen, omdat ik weet dat een “oekaze” van bovenaf over Linkedin vaak veel weerstand oplevert.
Arnoud
Je bedoelt natuurlijk:
De eerste vorm kan bij verkeerde bewoording natuurlijk als dwang overkomen.Dan ga ik nu betogen dat dat erbij hoort als sales-medewerker, je foto’s op zakelijke evenementen online terugzien.
Je kan nog wat verder gaan, in mijn ervaring komt het steeds meer voor dat er als medewerker van je wordt verwacht om mee te doen aan foto’s en video’s voor promotie, ongeacht de afdeling of functie. Irriteer ik me mateloos aan.
Voor de wet maakt het niet uit, volgens mij. En afhankelijk van hoe graag het bedrijf zo’n foto wil, kan er weldegelijk sprake zijn van dwang.
Collega’s vragen om toestemming is volgens mij geen optie, omdat toestemming binnen de werksfeer mogelijk niet vrij gegeven is, en dus geen geldige grondslag binnen de AVG verschaft.
Hoe dat zo; is personeel verplicht om voor een werkgever op de foto te gaan?
Nee. Wat ik bedoelde is, personeel gaat alleen op de foto als je dat met een dienstbevel kunt rechtvaardigen. Is het niet als dienstbevel in te kleden (het past niet bij de functie/is onredelijk in de situatie/gaat maatschappelijk te ver/etc) dan gaat het personeel niet op de foto. Een werkgever vraagt niet, een werkgever geeft beleefd aangeklede bevelen.
Een werknemer kan eigenlijk nergens toestemming voor geven, omdat er een machtsverhouding zit tussen de werkgever en werknemer. In feite kan de werknemer bang zijn dat bijvoorbeeld contractverlenging/promotie/ontslag afhankelijk is van het meewerken met een foto. Daarom kun je voor de wet geen toestemming vragen, en moet je een overwegend belang hebben. Je kunt het voor de vorm wel vragen natuurlijk, en daar zelfs naar luisteren, maar dat is dan niet op de wet gestoeld.
Nou dat is wel heel makkelijk. De openbare lezing was waarschijnlijk een veredeld verkooppraatje voor (aankomende) klanten die niet veel spontane bezoekers trok. En de foto had ook best een andere foto kunnen zijn zonder herkenbare personen.
Het journalistieke lijkt me hier ee beetje bij de haren erbij getrokken. We moeten terecht de journalistiek veel vrijheid geven, maar daar hoort ook bij dat we niet alles lukraak journalistiek noemen om op die manier twijfelachtige keuzes goed te praten.