Heb ik recht op een kopie van mijn oude werkmailbox?

| AE 11797 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | 11 reacties

Een lezer vroeg me:

Ik heb de afgelopen 10 jaar bij 6 werkgevers gewerkt. Graag zou ik een kopie van mijn persoonlijke emailboxen bij deze bedrijven willen. Het gaat hier om outlook pst bestanden. Het gaat dus om een kopie van mijn persoonlijke zakelijke mailbox bij de betreffende ex-werkgevers. Hoe kan ik dat onder de AVG bewerkstelligen?

Volgens de AVG heb je recht op een kopie van je persoonsgegevens (artikel 15). Als je die zelf hebt geupload op basis van toestemming of overeenkomst, dan kun je die kopie zelfs in een machine-leesbaar formaat verlangen (artikel 20). Dat laatste zal hier niet spelen, een mailbox voldoet niet aan die criteria. Maar een printout van de mails zou in principe tot de mogelijkheden behoren. Als ze er nog zijn.

De eerste vraag is dus altijd of je ex-werkgever die bestanden nog heeft. Er is geen bewaarplicht voor dergelijke mailberichten (of mailboxen), dus het staat ze vrij die weg te gooien na einde dienstverband. Wat er niet is, kun je ook niet opvragen en je kunt op dat gemis geen schadeclaim baseren.

Zijn ze er wel, dan heb je dus in beginsel recht op een kopie. Een mail van of aan jou bevat immers jouw persoonsgegevens, al is het maar je naam of e-mailadres. Maar ook zaken als wat er aan je werd gevraagd of wat je antwoord was, zijn te zien als persoonsgegevens. Dat begrip is immers veel breder dan enkel de administratrivia over jou.

Ik zeg “in beginsel”, want lid 4 van artikel 15 zegt enigszins cryptisch:

3. Het in lid 3 bedoelde recht om een kopie te verkrijgen, doet geen afbreuk aan de rechten en vrijheden van anderen.

De strekking van dit lid 4 is dat jouw inzageverzoek geen rechten van anderen mag schenden, zoals hun privacy (denk aan de collega met wie je mailt) of intellectuele rechten zoals bedrijfsgeheimen of auteursrechten. Echter, dat betekent niet dat men eenvoudigweg “ja ho privacy van collega’s” of “oh noes bedrijfsgeheim” mag zeggen en dan inzage weigeren. Overweging 63 bij de AVG eist dat er een belangenafweging plaatsvindt met een poging ergens een middenweg te vinden.

Wat die middenweg moet zijn bij je zakelijke mailbox, dat weet ik zo net nog niet. Het praktische probleem dat ik zie, is vooral dat die mailbox zelden zo gestructureerd is dat je de persoonlijke mails eruit kunt lichten. De hele pst mailbox afgeven voelt als te veel voor het verzoek, en eisen dat de werkgever maar even door de mailbox heengaat om de relevante dingen te vinden, is ook weer disproportioneel. Maar “dat is heel veel werk” is dan weer geen argument onder de AVG (artikel 12 lid 5). Alleen als het echt buitensporig veel werk is, mag je weigeren.

Ik denk dat voor mij de hoofdvraag zou zijn om wat voor mails het dan precies gaat. Als je bedoelt “alle mails die vanaf mijn voornaam punt achternaam at bedrijfsnaam punt extensie zijn verzonden en ontvangen”, dan zou ik daar toch die bedrijfsgeheim-uitzondering tegenaan gooien. Dergelijke mails zijn primair zakelijk en dus bedrijfsvertrouwelijk. De meer persoonsgebonden mails (zeg, je correspondentie met de bedrijfsvertrouwenspersoon, de kattenbelletjes met je partner, de naar kantoor gemailde vakantiefoto’s om in kleur te printen) kan ik moeilijk als zakelijk vertrouwelijk zien, maar die uit een grote mailbox vissen zonder verder enige structuur zou ik wel buitensporig vinden.

Samenvattend denk ik dat een ex-werkgever dit dus mag weigeren. Tenzij je altijd heel braaf je privémails in een apart mapje hebt gestopt en het verzoek beperkt tot dat mapje (dat je dus bij naam noemt, met uitleg van de criteria van wat daar in ging). Alleen: dat mapje hoorde op de dag na einde dienstverband te zijn gewist, want er was nooit enige reden om dit te bewaren. Dus netto krijg je dan nog steeds niets, volgens mij.

Arnoud

Deel dit artikel

  1. Kun je ook nog zeggen “om jouw spullen er uit te filteren moet ik iemand al jouw emails door laten zoeken en lezen en dat maakt weer zo’n grote inbreuk op de privacy van al die verschillende mensen dat dat zwaarder weegt en we het niet gaan doen”? De impact van velen (beperking van de verwerking) tegen tov recht op inzage. Overigens “10 jaar bij 6 werkgevers gewerkt.” 10 jaar is best wel heel er lang. Dus zou je de vraag kunnen stellen “hoeveel emails hebben jullie nog met mijn naar? Uitgaande dat het niet 9.9 jaar bij een werkgever is en dan 5 nieuwe in een maand tijd. Dan zou het antwoord hebben we niet meer moeten zijn, tenzij je in vastgoed werkt ofzo.

  2. Met de huidige internet mogelijk heden waar je te pas en wat mij betreft heel erg te onpas kan mailen en communiceren vind ik gebruik van het werk mail-adres complete onzin, en wat mij betreft geen enkel excuus om dat na dienstverband nog op te vragen. Hooguit als er al gezeur is met de werkgever, maar dan kan ja altijd nog cc en of bcc doen. Net als fysieke post op het werkadres, dat maakt een werkgever in princiep ALTIJD open, ook als er persoonlijk en of vertrouwelijk op staat. Heb ik helaas eens juridisch uit moeten vechten.

  3. Zo gek is dat aparte mapje toch niet?

    Ik motiveer mensen zoveel mogelijk om privé e-mail te sturen naar mijn privé adres, maar soms krijg ik toch wel eens wat binnen op mijn zakelijke adres. Dat gaat nog steeds linea recta een folder privé in conform het beleid bij een eerdere werkgever dat het gescheiden bewaard moet worden.

    Ik kan dus bij mijn voorgaande werkgevers specifiek een verzoek indienen speciaal voor dat mapje. En dat kan bij die ene werkgever in kwestie iedereen.

      • Is dat voldoende reden? Omvatte die arbeidsovereenkomst dan soms een artikel over het bewaren van emails, met een clausule over het weggooien ervan? En is de werknemer gewaarschuwd dat dat zou gebeuren/heeft hij daar zijn toestemming voor gegeven.

        Een overeenkomst is voldoende om data te mogen verwerken. De afwezigheid van een overeenkomst is niet voldoende reden om data te mogen verwijderen.

        Ik denk niet dat de mails bewaard werden op basis van een overeenkomst, maar op basis van een algemene zorgplicht.

        En bovendien, de werkgever heeft ook een archiveringsplicht/archiveringswens. Ik geloof nooit dat die hele mailbox definitief verwijderd is de week na uitdiensttreding. Die is nog ergens in een geback-upd archief, dat kan niet anders.

        • Een overeenkomst is voldoende om data te mogen verwerken. De afwezigheid van een overeenkomst is niet voldoende reden om data te mogen verwijderen.

          Maar het wederzijds beeindigen van de overeenkomst om de data te mogen verwerken is wel reden om de verwerkte data te mogen verwijderen. Je bent immers samen overeen gekomen de overeenkomst te beeindigen.

          Als de overeenkomst niet met wederzijdse afstemming is beeindigd, resulteert dit vaak toch al in de inzet van advocaten waarbij beide partijen hun argumenten voor de rechter mogen brengen.

          Tot die tijd is de overeenkomst niet definitief en mag de data dus niet verwijderd worden.

  4. Een organisatie mag toch ook alleen een overzicht sturen van de persoonsgegevens? Met evt. de aard van document erbij. Dat zou dan waarschijnlijk een lange lijst worden met: voornaam, achternaam, zakelijk mailadres – > in mail met datum dd-mm-yy. En dan misschien nog her en der geboortedatum, nationaliteit, burgerlijke staat, mobiel nr. en opleidingen. Maar veel meer zal in zakelijke mails niet staan toch? Privé mails hoor je voor je laaste werkdag zelf te wissen of door te sturen. Als een werkgever dat niet regelt, is dat op zich al een schending van de AVG toch?

  5. “Er is geen bewaarplicht voor dergelijke mailberichten (of mailboxen), dus het staat ze vrij die weg te gooien na einde dienstverband.”

    Als de voormalige werkgevers van deze briefschrijver overheidsinstanties zijn of een overheidstaak in opdracht uitvoeren, is er weldegelijk een bewaar- en vernietigingsplicht voor zijn zakelijke e-mail, met in de Staatscourant gepubliceerde bewaartermijnen – conform de Archiefwet 1995. De AVG heeft daar geen verandering in gebracht.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS