Is een mail in de spambox ‘ontvangen’?

| AE 2401 | Ondernemingsvrijheid | 31 reacties

aanbesteding-tender-hahaha.pngEen lezer vroeg me:

Recent heeft mijn bedrijf ingeschreven op een aanbesteding bij een gemeente. Wij kregen daar geen reactie op en besloten na enkele weken eens te gaan bellen. Als reactie kregen we toen eerst dat onze mail niet ontvangen was, en een paar dagen later werden we alsnog gebeld: onze mail was in de spambox terecht gekomen en daar nu pas aangetroffen. Ondanks onze protesten werden we uitgesloten van de aanbesteding omdat de mail niet op tijd was ontvangen en de termijn inmiddels verstreken was. Kan dat zomaar?

Ik denk dat de gemeente zeker wel geacht moet worden de inschrijving tijdig te hebben ontvangen. Hoofdregel uit de wet is dat als het bericht is afgeleverd bij de plek die jij hebt aangewezen, jij geacht wordt de inhoud te kennen. Even plat gezegd: als jouw hond achter je brievenbus ligt en alles opeet dat binnenkomt, dan is dat jouw risico en niet dat van de verzender. Dat geldt voor gemeenten net zo goed als voor burgers.

(Het doet denken aan een discussie uit 2009 over de bewijslast bij ontvangst van e-mail.)

Bij heel korte termijnen zou je nog enige verantwoordelijkheid kunnen leggen bij de aannemer. Zie bv. deze zaak waarin een partij verplicht was een domeinnaam over te dragen. Hij had het formulier gemaild maar niet nagebeld of dat was aangekomen. De andere partij had de mail niet gehad, en daardoor ontstond een discussie over gemiste termijnen en verbeurde dwangsommen.

Onder die omstandigheden kon [eiser ] er niet mee volstaan het formulier per e-mail aan [de andere partij] toe te sturen zonder rekening te houden met de mogelijkheid dat het bericht door wat voor oorzaak ook niet was aangekomen of in het ongerede was geraakt. [eiser ] had zich tijdig ervan moeten vergewissen dat het formulier in goede orde door [de andere partij] was ontvangen en van de inhoud kennis was genomen.

Dit is echter een bijzonder geval, vanwege de korte termijn en het grote belang bij deze mail. Ik denk dat je in normale gevallen niet zomaar mag verwachten dat men wel nabelt.

Een andere uitzondering lijkt me als de leverancier zelf iets gedaan had dat de virusscanner of het spamfilter had getriggerd. Als er bijvoorbeeld een virus bij de mail zou hebben gezeten, dan is het logisch dat de mail in quarantaine gaat. En ik zou het kunnen billijken als de inschrijving daardoor wordt gediskwalificeerd. Bij Europese octrooiaanvragen wordt een mail met virus trouwens expliciet gediskwalificeerd en niet als ingediende aanvraag behandeld.

Arnoud