Is een mail in de spambox ‘ontvangen’?

| AE 2401 | Ondernemingsvrijheid | 31 reacties

aanbesteding-tender-hahaha.pngEen lezer vroeg me:

Recent heeft mijn bedrijf ingeschreven op een aanbesteding bij een gemeente. Wij kregen daar geen reactie op en besloten na enkele weken eens te gaan bellen. Als reactie kregen we toen eerst dat onze mail niet ontvangen was, en een paar dagen later werden we alsnog gebeld: onze mail was in de spambox terecht gekomen en daar nu pas aangetroffen. Ondanks onze protesten werden we uitgesloten van de aanbesteding omdat de mail niet op tijd was ontvangen en de termijn inmiddels verstreken was. Kan dat zomaar?

Ik denk dat de gemeente zeker wel geacht moet worden de inschrijving tijdig te hebben ontvangen. Hoofdregel uit de wet is dat als het bericht is afgeleverd bij de plek die jij hebt aangewezen, jij geacht wordt de inhoud te kennen. Even plat gezegd: als jouw hond achter je brievenbus ligt en alles opeet dat binnenkomt, dan is dat jouw risico en niet dat van de verzender. Dat geldt voor gemeenten net zo goed als voor burgers.

(Het doet denken aan een discussie uit 2009 over de bewijslast bij ontvangst van e-mail.)

Bij heel korte termijnen zou je nog enige verantwoordelijkheid kunnen leggen bij de aannemer. Zie bv. deze zaak waarin een partij verplicht was een domeinnaam over te dragen. Hij had het formulier gemaild maar niet nagebeld of dat was aangekomen. De andere partij had de mail niet gehad, en daardoor ontstond een discussie over gemiste termijnen en verbeurde dwangsommen.

Onder die omstandigheden kon [eiser ] er niet mee volstaan het formulier per e-mail aan [de andere partij] toe te sturen zonder rekening te houden met de mogelijkheid dat het bericht door wat voor oorzaak ook niet was aangekomen of in het ongerede was geraakt. [eiser ] had zich tijdig ervan moeten vergewissen dat het formulier in goede orde door [de andere partij] was ontvangen en van de inhoud kennis was genomen.

Dit is echter een bijzonder geval, vanwege de korte termijn en het grote belang bij deze mail. Ik denk dat je in normale gevallen niet zomaar mag verwachten dat men wel nabelt.

Een andere uitzondering lijkt me als de leverancier zelf iets gedaan had dat de virusscanner of het spamfilter had getriggerd. Als er bijvoorbeeld een virus bij de mail zou hebben gezeten, dan is het logisch dat de mail in quarantaine gaat. En ik zou het kunnen billijken als de inschrijving daardoor wordt gediskwalificeerd. Bij Europese octrooiaanvragen wordt een mail met virus trouwens expliciet gediskwalificeerd en niet als ingediende aanvraag behandeld.

Arnoud

Deel dit artikel

  1. De ontvangende partij is toch gewoon verantwoordelijk voor hun spamfilter instellingen, daar kan ik als verzender toch niets aan doen (zou mooi zijn, als iedere verzender het spamfilter van de ontvangende partij kan instellen, tot zover het nut van spamfilters).

    Het enige dat ik me nog kan voorstellen is dat de verzendende partij op een blacklist staat, waardoor de mail in de spamfolder terecht is gekomen.

    Maar in het algemeen zeg ik: de mail is voor de uiterste inschrijfdatum bij de gemeente aangekomen en als de inschrijving voldoet aan de voorwaarden, mogen ze niet afgewezen worden.

  2. Een andere uitzondering lijkt me als de leverancier zelf iets gedaan had dat de virusscanner of het spamfilter had getriggerd

    Er is natuurlijk altijd ‘iets’ (of een combinatie van kleine ietsen) dat zo’n filter triggert, de vraag is in hoeverre dit echt de schuld van de verzender is.

    Tips voor ontvangers in zo’n geval: 1. zeg dat emails een bepaalde tekst (bijvoorbeeld de code van de aanbesteding) in de Subject:-regel moet staan en stel het filter zo in dat dergelijke emails nooit in de spamfolder terecht komen. 2. stuur een ontvangstbevestiging en zeg dat na x dagen niet zo’n bevestiging te hebben ontvangen, de verzender even na moet bellen.

  3. @Walter

    Als jij als verzender onder in je mail schrijft “en we hebben ook nog een leuke partij v14gra in de aanbieding” dan is de kans groter dat hij in een filter terecht komt.

    Of als jouw scanner / mailprogramma reclame toevoegd dat je mail verstuurd is met xyz mail of gegarendeerd virusvrij door axing antivir ook dat kan voor extra spampunten zorgen

    Of je hebt de url van je bedrijf in je footer staan en je site is recent gehacked

  4. @Franc De regels voor een Europese aanbesteding zijn behoorlijk streng (mijn werkgever heeft ingeschreven op een aantal aanbestedingen). Daarin wordt keurig aangegeven in welk formaat de mail opgesteld moet zijn, wat voor bijlagen het wel of niet mag hebben, dat het vermelden van reclame uitingen die niets met de aanbesteding te maken hebben leidt tot directe diskwalificatie enzovoorts.

    Een bedrijf dat zich inschrijft op een dergelijke aanbesteding heeft zelf ook wel door dat V14gr4 of C1@L!s niet in zo’n mail thuishoort. Een onderschrift in de trand van “Deze mail is gescand door blabla en is virusvrij” wordt maar door weinig bedrijven die zichzelf serieus nemen gebruikt. De laatste opmerking moet ik je gelijk in geven, maar de vraag is nog steeds: In hoeverre ben je als verzender verantwoordelijk voor het feit dat het spamfilter van een andere partij jouw mail wel ontvangt, maar in een spambox plaatst.

  5. Dit lijkt weer verdacht veel op een organisatie die een fout (het in de spambox opslaan van waardevolle mail) compenseert met een blunder (verklaren dat deze mail te laat aangekomen is). Je bent nu in het gebied waar een advocaat een brief aan de gemeente laten schrijven opportuun wordt.

  6. Ik ben trouwens wel ontzettend benieuwd hoe dit bij een rechter uit zou pakken! Aangezien het om een aanbesteding gaat zijn er meerdere leveranciers betrokken. Normaal gesproken wordt een aanbesteding erg snel gegund aan een leverancier, vaak al binnen enkele dagen na de sluiting van de aanbestedingsinschrijving. Kan dus behoorlijk verstrekkende gevolgen hebben mocht de klager de goedkoopste/beste aanbieding hebben…. (soms wordt er vooraf al gesteld dat een aanbesteding automatisch naar de goedkoopste aanbieder gaat, die uiteraard aan alle voorwaarden voldoet)

  7. Als je als ondernemer zekerheid wilt dan zou je een paar dagen na het emailtje sowieso even moeten bellen om na te gaan of de email wel ontvangen was. Je kunt bovendien in je email instellen dat je een ontvangst-bevestiging wilt zodra de mail is ontvangen. (Plus een leesbevestiging zodat je weet wanneer de mail is gelezen.) Een spamfilter zal deze dingen gewoon negeren dus na een dag kun je al gaan informeren naar wat er aan de hand is. Als ondernemer zul je toch enige moeite moeten doen om de zekerheid te krijgen dat je offerte is ontvangen.

    Alleen betekent dit niet dat de gemeente niets te verwijten was. Het hangt af van hoe gevoelig hun spamfilter is. Als je b.v. in je email “…via gratis…” neerzet dan zie ik wel een reden dat het in de spambox komt. Als je verzendt vanaf een domeinnaam dat op een blacklist voorkomt, of via een provider die bij diverse blacklists bekend staat dan kan ik mij ook voorstellen dat de Gemeente de email als spam beschouwd. Idem als je b.v. een gratis mail provider gebruikt zoals HotMail of GMail. Er zijn diverse bedrijven die emails van dergelijke gratis providers gewoon negeren omdat die veel door spammers gebruikt kunnen worden.

    Maar waar ik nu benieuwd naar ben is hoe deze aannemer nu verder moet gaan. Gemeente alsnog aansprakelijk stellen, naar de rechter stappen, enzovoorts. Dergelijke vervolgstappen kosten wel geld in het begin, ook al krijg je die achteraf weer vergoed. En gemeentes zijn sowieso niet vlot met betalen dus is het een lastige overweging hoe je verder moet gaan als onderneming.

  8. Een andere vraag die open staat is natuurlijk of de aanbieding ?berhaupt wel goed genoeg zou zijn om de opdracht te krijgen.

    Je kunt heel veel energie steken in het principe, vervolgens voor elkaar krijgen dat je aanbod alsnog meegenomen wordt in het traject, om vervolgens buiten de boot te vallen…

    Oftewel, hoe zeker ben je van je zaak dat je het beste aanbod gedaan hebt, loont het nog de moeite?

    Ik zou in zo’n geval alleen nog moeite steken in goed documenteren van de correspondentie, en alleen nog in actie komen als blijkt dat jouw bod inderdaad beter was dan degene die uiteindelijk de opdracht gekregen heeft om vervolgens een schadevergoeding te bedingen…

  9. @Wim: standaard is 1. gemeente in gebreke stellen en/of bezwaar maken tegen besluit (hier is hulp van een jurist aan te raden). 2. schadevergoeding vragen (eerst brief, dan rechtszaak).

    Wat je soms ook ziet is een kort geding om de aanbestedingsprocedure te stoppen.

  10. MathFox, uiteindelijk kan het best nog een kostbare procedure worden, waarbij er altijd nog de kans bestaat dat het de ondernemer niets oplevert. De aanbestedings-procedure is nu in volle gang en mogelijk is er al het een en ander bepaald. Stopzetten ervan zal de gemeente niet op andere gedachten hoeven te brengen. Een ander punt is natuurlijk hoeveel aantoonbare schade de ondernemer heeft doordat zijn offerte niet werd meegenomen. Als andere ondernemers al een beter aanbod hadden gegeven dan was deze onder sowieso kansloos. Kortom, wat is dan de schade en hoeveel zal die jurist uiteindelijk kosten die je nodig hebt. (En je moet eraan denken dat je de kosten van de jurist mee declareert met je eigen schade, want als je dat vergeet… De Rechter zal je er niet aan herinneren.)

    Voor de ondernemer is dit gewoon een goed leermoment. Je kunt nog overwegen hoeveel schade je kunt claimen maar de tijd, moeite en geld die dat kost is soms niet die moeite waard. @Arnoud, als deze ondernemer nu een schadeclaim zou indienen, hoe hoog zou deze schadevergoeding dan kunnen worden? Is dat meer dan alleen een uurprijs voor de tijd die de ondernemer heeft besteedt aan het maken van die offerte of is het meer?

  11. Dit lijkt me een pracht van een voorbeeld van onbewezen vooronderstellingen, om te beginnen bij die gemeente en in het vervolg daarop ook bij die aannemer: namelijk de perceptie dat e-mail geschikt is om als betrouwbaar communicatiemedium te dienen zonder daarover tevoren afspraken te maken.

    In het op SMTP gebaseerde e-mail protocol heeft men van aanvang af getracht het zo betrouwbaar mogelijk te maken maar besefte wel dat 100% niet haalbaar was. Om daarop een bedrijfsvoering te baseren met veelal aanmerkelijke belangen lijkt me zacht gezegd onhandig, een ouderwetse telefax is betrouwbaarder.

    In dit geval zou de gemeente zich mogen afvragen of bij het expliciet vermelden van e-mail als communicatievorm het (ongewenst) laten verdwijnen van e-mail in een spamgroep niet de verplichting oproept voor die gemeente om die spamgroep nauwlettend te volgen op ongewenste neveneffecten.

  12. Het is in deze de verzender die stelt dat 1. hetzij het bericht is aangekomen, 2. hetzij het niet aankomen van het bericht het gevolg moet zijn van het handelen van de ontvanger, of 3. hetzij dat het niet aankomen van het bericht om een andere reden voor risico van de ontvanger moet komen. Wie eist bewijst, en dus is het de verzender die dit zal moeten aantonen.

    De verzender kan niet aantonen dat de mail is aangekomen bij de persoon omdat hij geen bewijs van ontvangst heeft. Kan hij dat aantonen dat het niet aankomen van de e-mail het gevolg is van het handelen van de ontvanger? De verzender heeft in dit geval het geluk dat de ontvanger heeft aangegeven dat de mail gegrepen is door het spamfilter van de ontvanger. Maar ik vind het te kort door de bocht om daarmee te stellen dat er een direct gevolg ligt tussen het niet aankomen van de e-mail en het instellen van het spamfilter. Zeker, als de ontvanger geen spamfilter had ingesteld dan was de mail wel aangekomen, maar de verzender heeft veel invloed op dit proces. Spamfilters werken namelijk door te kijken naar de inhoud van de e-mail. Wellicht heeft de verzender wel onbewust een of meerdere spam technieken toegepast, of was in het recente verleden de beveiliging van zijn PC of die van de server van de provider niet op orde.

    Misschien had de verzender naast e-mail wel mogelijkheden om dit op andere wijzen te versturen, zoals met de post en toch gekozen om het te laten bij het versturen van ??n enkele e-mail. En is algemeen bekent dat je bij verzending per e-mail spamfilters kan tegenkomen die mail opvreten. Wie eist bewijst.

  13. Wanneer de gemeente heeft bepaald dat de inschrijvingen uitsluitend per email dienden te geschieden, lijkt mij dat de gemeente het risico draagt voor het niet correct aankomen van de email (en er is aangegeven dat de email is aangekomen, alleen in de spambox). Wanneer de wijze van inschrijven daarentegen niet was bepaald, is de keuze voor email m.i. voor het risico van de inschrijver (deze had immers ook per snailmail kunnen inschrijven, of zelf afgeven).

    In het tweede geval lijkt mij dat de inschrijver nu de gevolgen van zijn keuze (het genomen risico dat de email niet aankomt) zelf draagt.

    In het eerste geval lijkt mij de gemeente verantwoordelijk: deze heeft invloed op de instellingen van een spamfilter (sowieso op het toepassen van een spamfilter an sich), en had dit risico zeer eenvoudig kunnen vermijden door voor deze specifieke aanbesteding een tijdelijk email adres aan te maken (iets als aanbesteding12jan2011@gemeente.nl) dat niet voorzien is van een spamfilter.

    Daarnaast heeft de gemeente m.i. een zorgplicht t.a.v. de bewaking van de door de (rijks)overheid gestelde regels mbt aanbestedingen en de geest daarvan (gelijke kansen voor alle marktpartijen). Hierdoor is het niet onredelijk om van de gemeente extra zorgvuldigheid te verwachten gedurende een aanbestedingstraject (bijvoorbeeld door het dagelijks checken van de spambox).

    En tenslotte had de gemeente de hele fuzz kunnen voorkomen door duidelijke regels te stellen mbt de inschrijvingsprocedure. De (grote) gemeente waarvoor ik werk eist bijvoorbeeld dat inschrijvingen gedeponeerd worden in een bus die bij de portiersloge staat. Niks geen gedoe met email, TNT, sneeuw, ijzel, spamfilters etc. Aannemers moeten gewoon zelf fysiek langskomen om hun inschrijving in de bus te doen (en doen dat ook, zelfs vanuit de andere kant van het land).

  14. Punt is natuurlijk: wat kan de gemeente doen als een mail niet bij haar aankomt? Zij kan hooguit zeggen, wij bevestigen ontvangst van uw mail binnen 24 uur en zo niet doe het nogmaals of bel ons. Maar als een systeem tussen bedrijf en gemeente de mail stilletjes op de vloer laat vallen, dan lijkt het me toch de verantwoordelijkheid van het bedrijf om te gaan bellen. De gemeente weet niet eens dat die mail bestaat.

  15. Dat lijkt me een uitstapje buiten de geschetste casus (er is immers toegegeven dat de email in de spambox was beland), maar ook dan lijkt dit niet-aankomen mij voor het risico van de gemeente te komen wanneer inschrijving per email was voorgeschreven. Zie 3:37 lid 4: de verzender is verantwoordelijk voor de gehele gekozen transportketen, tenzij de gevolgde wijze van overbrenging [van de verklaring “ik schrijf in voor prijs X”] door de ontvanger was bepaald. M.i. is de gemeente dan ??k verantwoordelijk voor niet-ontvangen email die conform de door de gemeente bepaalde wijze van overbrenging is verzonden, zelfs al wist de gemeente van het hele bestaan van de email niet af.

    Verder kan je je afvragen of er veel verschil zit tussen enerzijds een geautomatiseerd emaildistributiesysteem bij de gemeente (dit is zinvol, dat is spam) en anderzijds een onoplettende medewerker van het snailmaildistributiesysteem postkamer (dit moet naar gemeentewerken, dat moet naar volkshuisvesting).

    Over beiden heeft de gemeente zeggenschap; voor de ??n zijn instructies opgesteld in de vorm van programmacode, voor de ander zijn instructies opgesteld in de vorm van een werkbeschrijving. Waarom zou de gemeente in het geval email-vergissing dan niet het risico moeten dragen en in het geval postkamer-vergissing wel? (Aanemende dat de adressering correct is natuurlijk.)

  16. @Lex: De gemeente verantwoordelijk houden voor mails waarvan ze het bestaan niet kon weten, levert hele lastige problemen op. Ik kan nu de deadline missen en achteraf claimen dat mijn inschrijving wel degelijk verzonden was.

    Bovendien kan ik dan mijn inschrijving gauw aanpassen op basis van inmiddels beschikbare kennis van de inschrijvingen van concurrenten, en dan pretenderen dat dat de originele inschrijving was. Natuurlijk, valsheid in geschrifte maar onbewijsbaar. Moet er niet iets van verantwoordelijkheid bij de verzender dat er een mail verzonden is?

  17. @Lex. Geavanceerde spam-filtering maakt o.a. gebruik van SPF-records en greylisting. Hierbij is het al-dan-niet accepteren van aangeboden e-mail afhankelijk van een technisch correcte configuratie van de verzendende mailserver. Het blijkt in de praktijk dat systeembeheerders dit regelmatig niet op orde hebben, waardoor mail als spam geweigerd wordt. Is dit dan ook de verantwoordelijkheid van de ontvangende organisatie?

  18. Jawel, het is natuurlijk nog steeds zo dat degene die stelt een email tijdig te hebben verzonden, dit ‘send-moment’ moet kunnen bewijzen of in hoge mate aannemelijk moet kunnen maken. Dat zou kunnen via mailserver logs, maar ook (bij een grotere aanbesteding) via het overleggen van (gedateerde) opgevraagde offertes van onderaannemers.

    Wat ik heb bedoeld te betogen is dat de gemeente bij een voorgeschreven wijze van verzenden verantwoordelijk is voor de ontvangst, zijnde in dat geval: het gehele traject nadat de afzender op ‘send’ heeft gedrukt. Een vergissing van een postkamer medewerker, of zoals in het geschetste geval van een spamfilter, valt daarmee binnen de risicosfeer van de gemeente. En in dit geval had de gemeente toegegeven de inschrijving tijdig te hebben ontvangen, hij was alleen afgeleverd op de afdeling spam ipv op de afdeling aanbestedingszaken …

    Wanneer de verzendmethode daarentegen niet was voorgeschreven is het een ander verhaal: dan heeft de inschrijver gekozen voor de makkelijkste / goedkoopste weg en draagt deze m.i. ook zelf de risico’s die gepaard gaan met die keuze.

  19. (Bovenstaande reaktie is @ Arnoud 17)

    @ Fred 18: Dan kom je in een vergelijkbare discussie: h?d de verzender kennis (of kennis moeten hebben) van de technische configuratie? En had hij er rekening mee moeten houden dat de gemeente zijn email om email-technische redenen zou weigeren?

    M.i. is het zo dat wanneer de ontvanger de wijze van verzenden bepaalt, de verantwoordelijkheid bij de ontvanger ligt. Tenzij er in de aanbestedingsvoorwaarden expliciet is gemeld dat inschrijvingen die door het spamfilter worden aangemerkt als spam buiten de boot vallen, dienen ook spam-inschrijvingen gewoon te worden meegenomen. Kon de afzender weten welk type spamfilter de ontvanger zou gebruiken, en kon hij weten dat zijn eigen mailserver daarvoor niet correct geconfigureerd was? Dan gaan de omstandigheden van het geval weer meespelen: heeft de afzender er vaker last van gehad dat zijn berichten als spam werden gekwalificeerd? Was er eerder via dezelfde (brakke) mailserver met diezelfde gemeente gecorrespondeerd (bijvoorbeeld omtrent de Nota van Inlichtingen die bij het bestek hoorde)?

    Degene die het meest in de positie was om de ontstane situatie te voorkomen, was de gemeente: deze had kunnen wijzen op het spamfilter, voorwaarden kunnen stellen (wanneer u niet binnen 1 uur een autorespons krijgt dient u contact op te nemen), een tijdelijk filter-vrij email adres kunnen aanwijzen, een andere methode van verzenden kunnen bepalen (of in het geheel geen methode), gedurende het traject de spambox kunnen checken …

    De gemeente heeft als overheid de taak toe te zien op een eerlijke aanbestedingsprocedure; dit brengt een verantwoordelijkheid en een zorgplicht met zich mee, die naar mijn mening hier in onvoldoende mate zijn vormgegeven (nogmaals: onder het voorbehoud dat de gemeente inschrijven via email had voorgeschreven).

  20. Stel nu dat de aanbesteding via de reguliere post was gedaan.

    Niet-aangetekende post lijkt me vergelijkbaar met het versturen van een e-mail en geen ontvangstbevestiging ontvangen. Immers, je weet niet waar het fout gegaan is. Onderweg of na ontvangst bij de gemeente?

    Aangetekende post lijkt me vergelijkbaar met het versturen van een e-mail en een ontvangstbevestiging ontvangen. Dan weet je dat hij na ontvangst door de gemeente is zoekgeraakt.

    Triggered een spambox niet de ontvangstbevestiging? Mijn hotmailspambox lijkt ook gewoon een mapje te zijn binnen mijn emailadres. Weet niet hoe dat zit bij de mailservers van organisaties.

  21. Lepelaar, sommige spammers willen graag dat email adressen bevestigd worden. Als een spamfilter een ontvangstbevestiging zou terugsturen naar de spammer dan weet de spammer dat het betreffende adres operationeel is en dus waarde heeft op de email-adressenmarkt. Een goede spamfilter blokkeert dus dergelijke ontvangstbevestigingen! šŸ™‚

  22. @Lex(14): Ook in de situatie waarin de verzender de verzendmethode voor schrijft, acht ik het te kort door de bocht om te stellen dat de ontvanger per definitie verantwoordelijk is voor iedere mail die niet aankomt. In beide gevallen ligt de bewijslast namelijk bij de verzender. Het is dus aan hem om aan te geven waarom het aan het handelen van de ontvanger ligt dat de mail niet is aangekomen. Dit betoog is zwak, omdat hiermee niet uitgesloten wordt dat het niet aankomen ligt aan het handelen van de verzender. Als hij een paar dagen daarvoor b.v. nog spam heeft verstuurd, dan is het niet zo gek dat de spamfilter zijn mail er uithaalt. Het eerste wat de verzender zal moeten doen is aantonen dat hij schone handen heeft.

    @Lex(16): Artikel 3:37 lid 4 BW is niet van toepassing omdat hier geen spraken is van het onjuist over brengen van een verklaring, maar van het niet over brengen van een verklaring.

    @Lex(19):

    Jawel, het is natuurlijk nog steeds zo dat degene die stelt een email tijdig te hebben verzonden, dit ???send-moment??? moet kunnen bewijzen of in hoge mate aannemelijk moet kunnen maken.

    Daarmee staat de verzender nergens. Conform artikel 3:37 lid 3 BW moet de verzender kunnen bewijzen dat de mail is aangekomen.

  23. @ Alex 23:

    In beide gevallen ligt de bewijslast namelijk bij de verzender.

    Dit is m.i. onjuist, in de zin dat het om verschillende bewijslasten gaat. Bij een niet voorgeschreven verzendmethode beslaat de bewijslast voor de verzender in de regel het gehele verzend-traject tot ‘aan de voordeur’ van de ontvanger, bij een voorgeschreven verzendmethode hoeft alleen bewezen (of in hoge mate aannemelijk gemaakt) te worden d?t er (tijdig) is verzonden.

    Het is dus aan hem om aan te geven waarom het aan het handelen van de ontvanger ligt dat de mail niet is aangekomen.

    Als ik die lijn doortrek betekent dit dat ik, omdat de ontvanger een specifieke methode heeft voorgeschreven, NIET mag verzenden op de wijze die ik zelf het meest vertrouw (bijvoorbeeld zelf gaan brengen), maar desondanks wanneer er met de aan mij opgedrongen, ongewenste methode iets mis gaat, wel met redenen omkleed moet aangeven welke (mij niet bekende) handelingen van de ontvanger (wiens organisatie ik niet ken) ertoe hebben geleid dat mijn zending niet is ontvangen? Dat lijkt me toch iets te zout om nog redelijk te kunnen worden geacht.

    Degene die de methode van overbrengen bepaalt, draagt ook het risico.

    Artikel 3:37 lid 4 BW is niet van toepassing omdat hier geen spraken is van het onjuist over brengen van een verklaring, maar van het niet over brengen van een verklaring.
    De geparafraseerde wetstekst luidt: “Wanneer een door de afzender daartoe aangewezen middel een tot de ander gerichte verklaring onjuist heeft overgebracht, geldt [xyz], tenzij de gevolgde wijze van overbrenging door de ontvanger was bepaald.” Er moet dus sprake zijn van voorgeschreven wijze van overbrenging en van een verklaring (“ik doe mee tegen bedrag X”). Vanuit het perspectief van de verzender is er zo’n verklaring: een aantal documenten (bijvoorbeeld een inschrijvingsstaat, bankgarantie, accoordverklaring met gestelde voorwaarden, projectplaning, etc) met een begeleidend schrijven waarin de aanbiedingsprijs wordt genoemd. Vanuit het perspectief van de verzender is de verklaring uitgebracht op het moment dat hij op ‘send’ drukt, waarna het overbrengen onder de verantwoordelijkheid van de ontvanger valt (want deze heeft de wijze van overbrenging voorgeschreven). Vanuit het perspectief van de verzender (die het artikel beoogt te beschermen) is de verklaring daarmee ook overgebracht. Het niet overbrengen van de verklaring door de email infrastructuur valt niet binnen de invloedssfeer van de verzender (tenzij deze een foutmelding heeft gekregen). Ik zou zeggen dat hiermee het door de ontvanger aangewezen middel (de gebruikte email infrastructuur) de w?l uitgebrachte verklaring van de verzender op onjuiste wijze heeft overgebracht (namelijk: niet aan de ontvanger heeft afgeleverd).

    Jawel, het is natuurlijk nog steeds zo dat degene die stelt een email tijdig te hebben verzonden, dit ???send-moment??? moet kunnen bewijzen of in hoge mate aannemelijk moet kunnen maken.

    Daarmee staat de verzender nergens. Conform artikel 3:37 lid 3 BW moet de verzender kunnen bewijzen dat de mail is aangekomen.

    De verzender staat zeker wel ergens: “[…] Nochtans heeft ook een verklaring die hem tot wie zij was gericht [de ontvanger], niet of niet tijdig heeft bereikt, haar werking, indien dit niet of niet tijdig bereiken het gevolg is van zijn [’s ontvangers] eigen handeling, van de handeling van personen voor wie hij aansprakelijk is, of van andere omstandigheden die zijn [’s ontvangers] persoon betreffen en rechtvaardigen dat hij het nadeel draagt.”

    Het is de eigen handeling van de ontvanger (in dit geval de gemeente) om een spamfilter te gebruiken, het is de eigen keuze van de gemeente om de eerder genoemde alternatieven niet te gebruiken (en dan laat ik de extra zorgvuldigheid en zorgplicht die je van de overheid mag verwachten in de omgang met marktpartijen nog buiten beschouwing). In dit perspectief heeft een w?l verzonden maar bij de afdeling spam afgeleverde verklaring gewoon haar werking, zeker wanneer de bewuste methode van verzending is voorgeschreven. De verzender draagt dus alleen de bewijslast ten aanzien van het (tijdig) verzonden zijn.

  24. Spamfiltering hoeft niet alleen te gebeuren op de mailserver van de geadresseerde. Spamfiltering kan in principe op iedere mailserver langs het verzendtraject plaatsvinden. Wat er bij die tussenliggende mailservers gebeurd valt ligt niet onder controle van de geadresseerde. Ik denk dat je technisch gezien de verantwoordelijkheid van de ontvanger pas kunt laten beginnen op het moment dat een bericht afgeleverd is op een van de mailservers die in het DNS aangegeven zijn voor het domein van de ontvanger. Je kunt die niet laten beginnen bij het drukken op het “Send”-knopje.

  25. Misschien erg ouderwets maar aangezien het om vrij belangrijke stukken gaat en meestal ook om veel geld gaat, maar ook om geld te besparen voor de burgers. Laat het gewoon aangetekend verzenden en indien nodig als het op het laatste moment is een koerier in te schakelen voor aflevering binnen een paar uur. Je kan ook een combinatie doen van, email alles en stuur daarna een fax naar dit nummer met daarin de afzenders naam en onderwerp. Waarom alleen maar vertrouwen op ??n medium.

  26. @Lex(24): De wetsartikel waar we het mee moeten doen zijn:

    Artikel 150 Rv: De partij die zich beroept op rechtsgevolgen van door haar gestelde feiten of rechten, draagt de bewijslast van die feiten of rechten, tenzij uit enige bijzondere regel of uit de eisen van redelijkheid en billijkheid een andere verdeling van de bewijslast voortvloeit.
    Artikel 3:37 lid 3 BW: Een tot een bepaalde persoon gerichte verklaring moet, om haar werking te hebben, die persoon hebben bereikt. Nochtans heeft ook een verklaring die hem tot wie zij was gericht, niet of niet tijdig heeft bereikt, haar werking, indien dit niet of niet tijdig bereiken het gevolg is van zijn eigen handeling, van de handeling van personen voor wie hij aansprakelijk is, of van andere omstandigheden die zijn persoon betreffen en rechtvaardigen dat hij het nadeel draagt.

    Jij maakt hier van dat je de voordeur moet hebben bereikt of -erger nog- er tijdig moet zijn verzonden, maar dat staat er niet. In artikel 3:37 BW staat heel duidelijk dat de verklaring de persoon bereikt moet hebben of dat het niet bereiken het gevolg is van het handelen van de ontvanger of dat het niet bereiken om een andere reden voor risico van de ontvanger moet komen. En dit artikel is van toepassing op de situatie waarin de verzender zelf heeft moeten bepalen welke verzendmethode hij heeft gebruikt, maar ook op de situatie waarin de ontvanger de verzendmethode heeft bepaald.

    Als ik die lijn doortrek betekent dit dat ik, omdat de ontvanger een specifieke methode heeft voorgeschreven, NIET mag verzenden op de wijze die ik zelf het meest vertrouw (bijvoorbeeld zelf gaan brengen), maar desondanks wanneer er met de aan mij opgedrongen, ongewenste methode iets mis gaat, wel met redenen omkleed moet aangeven welke (mij niet bekende) handelingen van de ontvanger (wiens organisatie ik niet ken) ertoe hebben geleid dat mijn zending niet is ontvangen? Dat lijkt me toch iets te zout om nog redelijk te kunnen worden geacht.

    Je overdrijft ook behoorlijk. Dat de ontvanger hier heeft voorgeschreven dat de verklaring via e-mail verzonden moet worden doet niets af aan het feit dat verzender weet dat er bij deze verzendmethodes gebruik wordt gemaakt van spamfilters. De verzender kan aantonen dat zijn ip of dat zijn provider niet op zwarte lijsten staan. Eveneens kan hij aantonen dat er in zijn mail geen SPAM SPAM SPAM staat, waardoor een spamfilter geactiveerd zou kunnen worden. Pas wanneer de verzender redelijk moeite heeft gedaan zou de bewijslast eventueel mogelijk misschien kunnen omdraaien.

    Het is de eigen handeling van de ontvanger (in dit geval de gemeente) om een spamfilter te gebruiken, het is de eigen keuze van de gemeente om de eerder genoemde alternatieven niet te gebruiken (en dan laat ik de extra zorgvuldigheid en zorgplicht die je van de overheid mag verwachten in de omgang met marktpartijen nog buiten beschouwing).

    Zolang de verzender niet redelijke moeite heeft gedaan om aan te tonen dat het niet aan zijn eigen handelen ligt: zwarte lijst ect. staat de verzender nergens. De spamkoning kan m.i. niet klagen als zijn mail door de spamfilter gegrepen worden.

    Artikel 3:37 lid 4 BW: Wanneer een door de afzender daartoe aangewezen persoon of middel een tot een ander gerichte verklaring onjuist heeft overgebracht, geldt het ter kennis van de ontvanger gekomene als de verklaring van de afzender, tenzij de gevolgde wijze van overbrenging door de ontvanger was bepaald.

    De bijzin sluit de hoofdzin slechts uit. Nu de ontvanger de te volgen wijze van overbrenging heeft bepaald, gaat het hele lid niet op. Ik kan hiervandaan echt niet komen op het moment waarop de verzender drukt op send.

  27. Genoeg aanbestedingen gedaan, elk nadenkend mens laat een offerte toch persoonlijk afgeven en vraagt een recuutje aan de receptioniste? Een paar keer heb ik meegemaakt dat inzending per mail werd geeist. Dan mail je dus ruim voor de deadline en belt nog voor het daadwerkelijk verstrijken daarvan nog na, zodat je nog kan herstellen.

    Desalniettemin zit de gemeente natuurlijk fout. De mail is op hun MTA aangekomen. Dat die het niet in de juiste mailbox plaatst kan nimmer het probleem van de verzender zijn. Men had bovendien ook de spambox (of logfiles) kunnen controleren op inzendingen.

    @25 de perceptie van velen dat mail allerlei SMTP servers op publiek internet aandoet is onjuist. Als er tussenliggende mailservers betrokken zijn dan bevinden die zich in de netwerken van de verzender of van de ontvanger. De oversteek van internet gaat van de verzendende smarthost direct naar de in het DNS MX record aangegeven mailserver. NB. Wanneer je op een IP blacklist staat is het vaak anders: dan accepteert de MTA de mail niet eens en krig je ook een foutmelding op RFC 821 niveau. Dat merk je (meestal) wel.

  28. Art. 2:17 Awb stelt in lid 2: “Als tijdstip waarop een bericht door een bestuursorgaan elektronisch is ontvangen, geldt het tijdstip waarop het bericht zijn systeem voor gegevensverwerking heeft bereikt”. Los van enig voorbehoud ex art. 2:15 lijkt me dat er geen sprake is van niet aankomen van een email in deze casus. Ik denk dat ogv art 3.1 van de Awb mag worden aangenomen dat de Awb hier van toepassing is.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS