Minister: digitale berichten overheid vergelijkbaar met aangetekende post

| AE 13573 | Regulering | 5 reacties

Pexels / Pixabay

Digitale berichten die de overheid naar de berichtenbox van burgers met een MijnOverheid-account stuurt hebben dezelfde waarborgen als aangetekende fysieke post, zo stelt minister Bruins Slot van Binnenlandse Zaken. Dat las ik bij Security.nl onlangs. Dit in reactie op een discussie over de status van digitale boodschappen in uw Mijn Overheid-berichtenbox tijdens het plenaire debat over de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Deze zal in 2023 in werking treden en het onder meer mogelijk maken dat je digitaal berichten naar de overheid stuurt.

De status van aangetekende post in het recht is vrij hoog: al snel neemt de rechter aan dat post is aangekomen als je een PostNL-ontvangstbevestiging kunt laten zien. Niet altijd, zeker bij “geen gehoor” en geen bewijs van door de bus duwen. Het is dus een fijne procedurele stap die je kunt nemen bij dossieropbouw, je kunt dan in ieder geval het verweer “hebben we nooit gehad” aftikken als er een handtekening van de receptioniste of postkamer ligt dat het is aangenomen. (Dat de envelop wellicht leeg was, heb ik nooit als verweer in een vonnis aangetroffen.)

Bij digitale berichten is de aankomstbevestiging zeer kwetsbaar, er is geen breed gedragen technische standaard en in formele procedures vragen om een mail met ontvangstbevestiging voelt toch niet helemaal wenselijk. Dus het is fijn te bevestiging te krijgen dat een bericht in de berichtenbox telt als een aangetekend stuk. Waarbij dan twee situaties gelden: berichten van de overheid, en berichten aan de overheid. Zoals de minister het uitlegt:

Officiële elektronische berichten van de overheid worden doorgaans geplaatst in de berichtenbox van MijnOverheid. Het tijdstip van ‘bezorgen’ wordt daarbij vastgelegd en kan daarmee gemakkelijk worden bewezen. Problemen doen zich voor als iemand te laat in de berichtenbox kijkt en daarmee niet tijdig op het bericht heeft gereageerd. Hierom wordt verplicht om bij het plaatsten van een bericht binnen 48 uur aan de geadresseerde een (eveneens digitale) notificatie te sturen, tenzij deze heeft laten weten geen notificaties te willen ontvangen.
Dit is natuurlijk al de huidige situatie. De logging door het overheidsorgaan is cruciaal, en we vertrouwen erop dat de loggende instantie dat eerlijk doet. (Ik zie bij Security.nl de suggestie dat een slinkse ambtenaar het bericht achteraf kan wijzigen en/of de gelogde gegevens aan kan passen. Dit lijkt me sterk maar ik kan geen informatie vinden over de beveiliging van deze procedures.)

De omgekeerde situatie wordt heel simpel geschetst:

Bij elektronische berichten aan de overheid is voorgeschreven dat het bestuursorgaan de ontvangst van een bericht moet bevestigen.Het wetsvoorstel gaat er van uit dat dit een geautomatiseerde bevestiging is. De ontvangstbevestiging vormt voor de afzender het bewijs dat diens bericht is ontvangen.
Dat is leuk en aardig, maar betekent nu dus dat je toch moet hengelen om een bevestiging per e-mail, en maar moet afwachten wanneer de ontvangende ambtenaar dit gaat doen. Ja, ik heb altijd weinig hoop in autoreplies, helemaal als die enkel zeggen “uw mail is ontvangen” zonder bijvoorbeeld aan te geven of de bijlagen zijn aangekomen.

Het wetsvoorstel regelt het iets uitgebreider, art. 2:13 lid 1 en 2 Awb gaat luiden:

  1. Een ieder kan een bericht dat deel uitmaakt van een procedure over een besluit of een klacht of een ander krachtens wettelijk voorschrift voorgeschreven bericht elektronisch aan een bestuursorgaan zenden.
  2. Bij wettelijk voorschrift of bij besluit van het bestuursorgaan wordt voor ieder type bericht als bedoeld in het eerste lid, gelet op de aard en de inhoud van het type bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt, een voldoende betrouwbare en vertrouwelijke wijze van verzenden aangewezen.
Het overheidsorgaan moet dus een elektronisch kanaal openstellen voor deze formele communicaties van de burger, en moet zorgen dat dit betrouwbaar en veilig is. Daar hoort dus logging van ontvangst bij. (Voor andere systemen mág het overheidsorgaan iets dergelijks doen, maar dat moet dan apart als keuze gemeld worden, art. 2:14 nieuw.)

Een ontvangstbevestiging wordt apart verplicht gesteld in art. 2:18:

  1. Een bestuursorgaan bevestigt de ontvangst van een elektronisch bericht als bedoeld in artikel 2:13, eerste lid, dat is verzonden overeenkomstig het tweede lid van dat artikel en met inachtneming van de nadere eisen, gesteld krachtens het derde lid van dat artikel, tenzij:

    • a.het bestuursorgaan en de verzender gebruikmaken van hetzelfde systeem voor gegevensverwerking en de verzender in dat systeem kan zien dat het bericht voor het bestuursorgaan beschikbaar is; of

    • b.van de verzender geen elektronisch adres beschikbaar is.

  2. 2.Indien een bericht als bedoeld in artikel 2:13, eerste lid, aan een bestuursorgaan wordt verzonden door de rechtstreekse invoer van gegevens in een systeem voor gegevensverwerking van het bestuursorgaan, stelt het bestuursorgaan de ingevoerde gegevens aan de verzender ter beschikking op een voldoende betrouwbare en vertrouwelijke manier.

In veel gevallen zal de communicatie verlopen via een berichtenbox. Dan moet het overheidsorgaan een notificatie sturen van de plaatsing (of afkeuring) van het bericht dat de burger uploadde:
In dat geval zal van de in de berichtenbox geplaatste ontvangstbevestiging op grond van het voorgestelde artikel 2:10 een notificatiebericht moeten worden gezonden (zie paragraaf 3.4.3). Een andere mogelijkheid is de bevestiging op het scherm waarin het bestuursorgaan meedeelt dat het bericht is ontvangen. Om de archieffunctie van de ontvangbevestiging te waarborgen, zou in dat geval een te downloaden versie hiervan ter beschikking kunnen worden gesteld.
Die downloadbare bevestiging lost dus het probleem op van de achterdochtige Security.nl reageerder, want als jij een digitaal getekende PDF hebt dat je bericht met inhoud X op datum Y ontvangen is, dan kan geen slinkse ambtenaar daar inhoud X’ van maken of het bericht weghalen.

Arnoud

Amsterdam verliest rechtszaak over bericht in Berichtenbox MijnOverheid

| AE 13261 | Regulering | 17 reacties

Een heffingsambtenaar van de gemeente Amsterdam moet een nieuwe beslissing nemen op het bezwaar van een Amsterdammer tegen een niet tijdig ingediende aanslag. Dat meldde Security.nl onlangs. Dit vanwege een opmerkelijke reden: het niet aanvinken van het vinkje “stuur mij een mail als ik een nieuw bericht heb” heel gek, en een bestuursorgaan moet nagaan of dat wel de bedoeling was. Doet ze dat niet, dan kun je het de burger niet verwijten het bericht gemist te hebben.

De Amsterdammer had een aanslag onroerendezaakbelasting gekregen, en deze was elektronisch in zijn Mijn Berichtenbox geplaatst. Dat mocht, omdat hij een geactiveerd Jouw MijnOverheid-account had. Hij ging in bezwaar, maar dat was te laat. De termijn start immers wanneer het bericht in je uw mijn box geplaatst wordt (art. 2:17 Awb). En dat ging hier dus mis.

Weliswaar zit er aan zo’n berichtplaatsing een emailnotificatie, maar wanneer die verzonden (laat staan ontvangen) wordt is niet relevant. En als je die mist (omdat hij in uw je spam komt bijvoorbeeld) dan is dat jouw probleem. Althans, zo redeneert de praktijk. En toen viel menig bestuursrechtjurist van de stoel:

Als iemand aangeeft dat hij elektronisch bereikbaar is voor de overheid zonder dat hij de optie heeft aangevinkt een email te willen ontvangen steeds wanneer een bericht in de berichtenbox van MijnOverheid is geplaatst, moet het bestuursorgaan echter controleren of dit werkelijk zijn bedoeling is.
Oké, ik viel zelf van uw mijn stoel want de rechtbank citeert een uitspraak van de hoogste bestuursrechter uit 2021:
Als uitgangspunt bij de toepassing van dit artikel heeft – aansluiting zoekend bij wat is neergelegd in het wetsvoorstel genoemd in 4.4.3 – te gelden dat het ontbreken van een notificatie ertoe leidt dat de indiener van een te laat bezwaar de termijnoverschrijding niet wordt tegengeworpen als hij binnen de in de Awb voorgeschreven termijn van zes weken nadat hij kennis heeft genomen van het besluit, alsnog bezwaar maakt.
Men verwijst naar onder meer een rapport van de Ombudsman, dat erop neerkomt dat lang niet iedereen elke dag een rondje Uw Mijn Berichtenboxen doet om te zien wat daar nu weer in geplaatst is. De overheid verschuift met deze vorm van communicatie veel extra lasten naar de burger, dit in tegenstelling tot een brief in je gewone envelop. Die notificatie is dus meer dan service, die is een essentieel deel van de dienstverlening.

In die zaak van de Cbb ging het om sociale zekerheid, maar deze rechter trekt de uitspraak door naar belastingrecht. De impact van een gemiste belastingaanslag is immers vaak net zo groot als een gemiste brief van een uitkeringsinstantie:

De rechtbank oordeelt dat ook in belastingzaken geldt dat de overheid moet waarschuwen als berichten alleen zichtbaar worden in de Berichtenbox van MijnOverheid zonder notificatie, gelet op de mogelijk ingrijpende gevolgen van termijnoverschrijding.
Ongerelateerd: wat is taalkundig verantwoord voor het bezittelijk voornaamwoord bij een dienst die “Mijn” of “Uw” heet?

Arnoud

Steeds meer Nederlanders lezen aanmaningen en berichten in MijnOverheid niet

| AE 9667 | Informatiemaatschappij | 61 reacties

Steeds meer Nederlanders lezen de berichten in de Berichtenbox van MijnOverheid niet, meldde Tweakers afgelopen woensdag op gezag van de Ombudsman. Daardoor krijgen die mensen waarschuwingen en aanmaningen niet onder ogen, wat tot gevolg kan hebben dat rekeningen oplopen en ze in de schulden belanden. Maar hoera, er komt een app dus alles wordt beter.

Ik ben er zelf ook schuldig aan: ik raadpleeg niet regelmatig mijn Mijn Berichtenbox, zoals bij wet vereist vereist. De reden daarvoor is simpel: dan moet ik naar die site, inloggen en kijken. Dat is gedoe dat niet in mijn standaard flow zit: ik krijg de hele dag mails en andere berichtjes en reageer daarop. Ik denk dat de meerderheid van de burgers gewend is aan dit pushmodel: er komt een bericht en daar neem je actie op.

Toch is dat mijn probleem, want onder het bestuursrecht (tussen overheid en burger) geldt dat een bericht is aangekomen wanneer het in het daartoe aangewezen kanaal is geplaatst. Verzendtheorie, in het juridisch jargon. Dus als ik niet dagelijks in die box kijk dan is dat jammer maar helaas.

Daarbij komt dat het voor veel mensen niet duidelijk is wie er allemaal berichten in de Mijn Berichtenbox deponeert. Uit het rapport van de Ombudsman haal ik dat mensen het account vaak activeren voor belastingaangifte, en dan blijken ze ook vinkjes gezet te hebben voor diensten als het RDW, die dan bijvoorbeeld een aanmaning voor een boete rond de APK digitaal verstuurt. (De RDW heeft vanwege dit probleem sinds een tijd ook weer een schriftelijke aanmaningsronde.)

Natuurlijk, er is een notificatie-optie. Dan krijg je een mail dat er een nieuw bericht klaarstaat, overigens zonder inhoudelijke toelichting. Dat zal wel vanwege de privacy zijn, want tsja e-mail is onveilig dus daar kunnen we niet “Aanmaning: uw APK is verlopen” in zetten. Juridisch helemaal juist, maar het gevolg is wel dat notificaties lang niet altijd de prompt zijn om berichten te gaan pullen. Zeker niet omdat je óók notificaties krijgt voor triviale zaken.

Jeuk krijg ik dan van de formele opstelling van dienstverlener Logius:

Logius geeft aan dat de e-mailnotificaties als service worden aangeboden, waaraan mensen geen rechten kunnen ontlenen.

Ook hier: ik snáp het -want garandeer maar eens aflevering van een mailtje- maar het is de manier waarop. Is er dan echt niets te verzinnen met verificatieberichten, een functionele tracker die poogt te kijken of de mail geopend is, of een regeling “Burger zonder mailadres” dat alles terug naar post gaat wanneer er drie maanden geen inlog is geweest?

Gelukkig komt er een oplossing: de Mijn Overheid app. Daarin zijn dan in ieder geval pushberichten mogelijk. Als ik die dan ook nog eens via een API naar mijn takenlijst kan koppelen, dan ben ik in ieder geval geholpen.

Arnoud