Toegang tot een mailbox na overlijden?

| AE 1690 | Security | 12 reacties

Een lezer mailde me:

Wie is eigenaar van een zakelijke mailbox wanneer de werknemer ontslag neemt of komt te overlijden. Kunnen nabestaanden de inhoud claimen? Mogen wij als bedrijf daarin kijken? Wat moet je doen met mail die na vertrek of overlijden nog binnenkomt?

Dit is een lastige situatie. In oktober 2007 blogde ik over een artikel van advocate Eva Visser over de contractuele situatie als de eigenaar van een e-mailaccount komt te overlijden. Waarschijnlijk kun je dan als erfgenaam aanspraak maken op voortzetting van het contract, zodat je de toegang tot de mailbox kunt eisen.

Hier ligt het iets anders: het gaat om een zakelijke mailbox, en er is dus geen contract dat je als erfgenaam zou kunnen overnemen. (Een arbeidscontract eindigt automatisch bij overlijden van de werknemer.) Toegang eisen tot privémails uit deze mailbox lijkt me dus iets moeilijker. Ik denk dat je hier eigenlijk alleen op de coulance van het bedrijf kunt gooien.

Een ander punt is wat collega’s mogen doen met die mailbox. Er komen tenslotte zakelijke mails op binnen en het bedrijf moet nu eenmaal verder. Ik adviseer bedrijven altijd dat je dan wel in de mailbox mag kijken, maar dat je wel heel zorgvuldig moet zijn met wat je aantreft. De collega die erin kijkt moet met andere woorden strikt vertrouwelijk omgaan met wat hij in de mailbox aantreft, en het liefst alles weggooien wat niet zakelijk relevant is.

Ik moet nog steeds een lijstje maken met accounts, wachtwoorden en wie te contacteren als ik kom te overlijden. Jullie ongetwijfeld ook. Maar waar begin je met zoiets? En wil je wel dat bv. je ouders in al je mailboxen kunnen om je vrienden te mailen dat je dood bent? Want dan lezen ze wellicht ook mails die ouders niet zouden moeten lezen.

Arnoud

Deel dit artikel

  1. Mijn ervaring is, dat zakelijke e-mailadressen ook gebruikt worden voor meer priv? aangelegenheden en dat de meeste werkgevers dat accepteren (we hebben in NL ook niet voor niets vanuit VNO-NCW een gedragscode opgesteld die het gebruik van e-mail en internet op de werkvloer regelt). Het is daarom goed dat je schrijft De collega die erin kijkt moet met andere woorden strikt vertrouwelijk omgaan met wat hij in de mailbox aantreft. Maar met het deel na de komma ben ik het niet eens…en het liefst alles weggooien wat niet zakelijk relevant is. Ik zou de nabestaanden altijd de mogelijkheid geven de niet zakelijke mails te ontvangen. Niet toegang tot de box, maar een gefilterde dump. Net zoals ik een forward voor beperkte tijd voorstel naar iemand die bevoegd en bekend is om te gaan met gevoelige communicatie.

  2. Het voordeel bij mij is dat het wachtwoord voor al mijn mailboxen gelijk zijn en dat ze allemaal door forwarden naar ??n mailadres. Nu heb ik geen zakelijk mailaccount, dus het enige wat ze in deze situatie hoeven te doen is mijn computer opstarten en Mail openen.

    Als ik dood ga, vind ik het geen probleem dat ECHTE vrienden en famillieleden mijn mailbox in de gaten houden. Ik doe het immers zelf niet meer 😉

  3. Beetje afzijdig van dit verhaal. Maar bij overlijden zal ik ook nog jaren rondspoken op het internet. Neem als voorbeeld mijn website of zoals de hyves pagina. Ik zou kunnen begrijpen dat mijn nabestaande diversen teksten zouden willen aanpassen of pagina’s verwijderen. Het is toch vreemd dat bezoekers nog steeds contact kunnen opnemen met mij terwijl ik er niet meer ben?

    Niemand heeft momenteel mijn login gegevens en ze zijn nergens te vinden behalve in me hoofd. Bij overlijden zal ik dus nooit vanaf het internet verdwijden. Wel eng eigenlijk… tijd om maar eens een lijstje te maken zoals Arnoud aangeeft. 🙂

  4. @Jerry – reactie 4

    logins slechts in het hoofd bewaren is wel erg risicovol. Bekend is, dat mensen onder grote druk de meest vertrouwde zaken niet meer weten.

    Wat betreft de lijstjes. Enkele jaren geleden heb ik daar al eens met een notaris over gesproken. Die adviseerde niet alleen je eigen lijstje te maken, maar er vooral ook over te praten met je partner(s) en je ouders. Tijdens dat gesprek kwam ook naar voren dat ouderwetsbankieren makkerlijk was over te nemen in geval van (tijdelijke) handelingsonbekwaamheid dan internetbankieren. Want bij papieren bankieren kun je een machtiging regelen, of heb je dat al eerder gedaan. Bij internetbankieren heb je toch codes nodig.

  5. Toen ik een paar maanden geleden (alleen) op vakantie ging heb ik besloten om een aantal dingen in een documentje samen te vatten en deze aan mijn ouders en beste vriendin te geven. Hierin staan de belangrijkste inlogaccounts en wachtwoorden, zoals die van mijn server thuis, en e-mail accounts. Op die manier zouden ze altijd bij de belangrijkste gegevens kunnen mocht er iets gebeuren.

    Eigenlijk is de oplossing zo ontzettend simpel: laat het vastleggen in je testament! Maak een bijlage met daarin de belangrijkste gegevens en wat je wil dat er met je mail en accounts gebeurd zodat de nabestaanden daar geen omkijken naar hebben. Ik geef toe dat ik dit nog niet ingeregeld heb, maar het plan is er 😉

    Voor wat betreft zakelijke e-mail: Vanuit mijn functie heb ik (helaas) diverse keren hier mee te maken gehad. Niet alleen overlijden, maar ook een ontslag op staande voet, verdachte handelingen of fraude vallen hierbij in (ongeveer) dezelfde categorie. Wij hebben erg strenge voorwaarden voor inzage in andermans e-mail. Er is bijvoorbeeld altijd toestemming nodig van minimaal 2 hoge functionarissen voor er toestemming gegeven wordt.

  6. Dit is inderdaad een goed vraagstuk. Ik denk dat het ook van de persoon in kwestie, de overledene, afhankelijk is. Mijn harde schijf is encrypted met TrueCrypt, omdat er te veel dingen op staan waar anderen niets mee te maken hebben. Wis die hele handel maar, denk ik dan. Ik heb liever dat mijn ouders terug denken aan mij, en de herinnering die ze van mij hebben, in plaats van dat hun herinnering “veranderd”, door bepaalde data op mijn computer.

    Dat neemt niet weg dat ze vrij zijn om de harde schijf te bewaren, en over een jaartje of tien-twintig te laten decrypten. Als ze dat zouden doen, houden ze ook rekening met het feit dat er data op staat waar ze niets mee te maken hebben, zo zijn ze dan weer wel.

    Ik ben altijd een beetje terughoudend met die online diensten. Stel, ik sta mijn testament af aan een van deze diensten, en ik word morgen overreden door een vrachtwagen, dan weten mijn ouders niet dat mijn testament bij die dienst is opgeslagen, tenzij ik ze dit vertel. Ik denk dat niet iedereen even gemakkelijk reageert als je verteld dat je op je 22ste al je testament klaar hebt…

  7. Ik vind dit onderwerp zeer interessant en denk hier een oplossing voor te hebben bedacht. Ik moet het nog verder uitwerken, geld voor vinden en marktonderzoek doen hoe dit aan de man te brengen. Wordt hopelijk nog eens vervolgd, zodat het (mijn idee) andere mensen kan helpen dit probleem te tackelen.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS