Tag: inkoopvoorwaarden

About inkoopvoorwaarden

Subscribe Feeds

Hoe je een bak geld verdient door gewoon de inkoopvoorwaarden te accepteren, wacht wat?

Geplaatst op in Security, 3 reacties

Corporate purchasing and policies make funding open source Literally Impossible, aldus Swift on Security, een parodiërende maar serieus te nemen securityonderzoekster. De onderliggende klacht is namelijk best reëel: als je een paar tientjes wilt vragen van een groot bedrijf om een bug in je open source project te fixen, dan is dat enorm ingewikkeld. Maar vraag je tienduizend euro voor een supportcontract waaronder je hetzelfde doet, dan is dat zo geregeld. Met dus het advies, doe dat laatste. Waarbij allerlei juristen beginnen te roepen, ja maar de inkoopvoorwaarden dan. Nou ja, die accepteer je dan dus gewoon, wat kan je gebeuren.

In de kern is het probleem de bureaucratie en overhead die je krijgt als je met een groot bedrijf zaken gaat doen. Er moeten veel punten op de i worden gezet wil zo’n organisatie overtuigd zijn dat ze met jou in zee moeten. Dat gaat vaak beter als je een serieuze belofte met langetermijntoezegging kunt doen, oftewel een supportcontract voor drie jaar met 24/7 beschikbaarheid. Dat dat wat meer kost dan het half uurtje dat ze eigenlijk wilden, is een bijzaak.

Natuurlijk zal zo’n bedrijf ook flink wat verwachten, althans op papier. Denk aan stevige aansprakelijkheid, lange betalingstermijnen, eenzijdig opzeggen en al die andere dingen waar je als leverancier op dag 1 tegen gewaarschuwd wordt. Dat moet je niet accepteren natuurlijk. Alleen: als er in de praktijk echt niet meer te verwachten is dan af en toe wat kleine vragen over dingen die je toch al deed, en de software gratis weggegeven wordt, welke aansprakelijkheden zijn praktisch gezien dan te verwachten? Vanuit dat perspectief is “teken gewoon en pak dat geld” een hele logische.

Een andere reden voor dit probleem is denk ik dat een eenmalige uitgave van een paar tientjes vaak wordt gerekend onder het kopje reiskosten/onvoorzien, en bedrijven zijn daar vaak erg huiverig over omdat de kans voor misbruik groot is. Als iedereen in het bedrijf ineens 50 euro mag geven aan een vaag figuur op internet omdat die een of ander leuk tooltje zou hebben gemaakt, waar ben je dan als multinational? (Ik ken mensen die om die reden die 50 euro dan maar privé betalen en het later verrekenen met reiskosten naar een conferentie.)

Het doet natuurlijk raar aan, blog ik een hele serie over hoe je je verweert tegen inkoopvoorwaarden en dan kom ik ineens met een advies om ze gewoon maar te accepteren. Maar soms kan dat gewoon het goede advies zijn.

Arnoud

Met deze truc stel je ongemerkt inkoopvoorwaarden buiten werking

Geplaatst op in Ondernemingsvrijheid, 31 reacties

Wie met grotere bedrijven zaken doet, heeft ze vast al eens langs gehad: de inkoopvoorwaarden (General Purchasing Terms of GPT). Vaak heel lange en dreigend klinkende documenten, waar je dan maar even mee akkoord moet gaan anders geen inkooporder voor jou. Erg vervelend, want als je zomaar tekent dan ben je volledig aansprakelijk voor het kleinste foutje of vergissinkje. Er is echter een truc waarmee je het jezelf een stuk eenvoudiger maakt om van lastige inkoopvoorwaarden af te komen.

Natuurlijk kun je met zo’n inkoper in discussie gaan over de inhoud, en misschien kom je na lang praten bij de bedrijfsjurist waar je die discussie nog eens over mag doen. En vooruit, als je goed onderhandelt dan krijg je al die teksten waarschijnlijk wel wat rechter getrokken. Maar een partij werk is het wel.

Toch is er een manier om die discussie fors te bekorten. Meestal staan inkoopvoorwaarden niet op zich, maar krijg je ze toegestuurd nadat je een offerte hebt uitgebracht (met daarbij je algemene voorwaarden, als het goed is). Dat is mooi, want dan ligt dus al het uitgangspunt op tafel dat ze met jouw offerte verder willen.

In je offerte zet je meestal je zakelijke afspraken zoals prijzen en omschrijvingen van de dienst. Maar als je bij een partij vreest dat ze met inkoopvoorwaarden gaan zwaaien, dan maak je je offerte gewoon langer: kopieer de kern van je algemene voorwaarden naar de offerte zelf. In ieder geval je toezeggingen over levertijden en kwaliteit, je betalingstermijnen, je aansprakelijkheid en de duur en opzegging. Maak het zo lang of kort als je wil, maar besef dat wat je weglaat waarschijnlijk heel eenzijdig in de inkoopvoorwaarden staat.

En nu komt het: zet onderaan die offerte “De inkoopvoorwaarden van Klant zijn van toepassing. Echter, de inkoopvoorwaarden kunnen afspraken uit deze offerte niet opzij zetten of aantasten”. Daarmee verklaar je dat die offerte altijd winnen van de inkoopvoorwaarden. En dan ben je er, want de kern van wat belangrijk is, had je immers nu net gekopieerd naar die offerte.

Natuurlijk kan de wederpartij nog steeds moeilijk doen over je betalingstermijn of eisen dat je voor meer aansprakelijk bent, maar dat is gewoon onderhandelen. En het grote voordeel: je vertrekt nu vanuit je eigen tekst, in plaats van een lap juridisch geformuleerde inkoopvoorwaarden waarvan je eerst moet gaan puzzelen wat het betekent.

Arnoud

Waarom zijn ICT-inkoopvoorwaarden altijd zo ontzettend eenzijdig?

Geplaatst op in Informatiemaatschappij, 41 reacties

pen-contract-ondertekenen-algemene-voorwaardenEen lezer vroeg me:

Recent bracht ik een offerte uit voor ontwikkeling van maatwerksoftware bij een groot bedrijf. Ik kreeg vervolgens ICT-inkoopvoorwaarden waar de honden geen brood van lusten. Alle deadlines zijn keihard, mijn werkproces dient in detail uitgeschreven te zijn en goedgekeurd te worden, ik krijg een boete als ik een dag te laat lever of als er ook maar de kleinste bug in zit en ik moet alle IE inleveren plus ik mag geen open source gebruiken. (Het gaat om een tijdschrijf-app voor hun sales-afdeling.) Is dat nou normaal in de juridische wereld?

Helaas komt het vaak voor dat je als ontwikkelaar zulke lompe inkoopvoorwaarden om de oren krijgt. Voor een deel is dat omdat het kan; als inkoper begin je natuurlijk met de beste situatie voor jezelf en je merkt in onderhandelingen wel wat er echt een probleem is.

Specifiek bij ICT zie ik het echter vaker misgaan dan in andere gebieden. Maar waarom dat komt? Ik blijf het lastig vinden. Wat losse gedachten. De ICT is een relatief jong vakgebied waar traditionele opvattingen uit projectmanagement weinig gedragen worden. Alleen al het opstellen van documentatie is weinig populair, laat staan uitgebreid projectmanagement en formeel opleveren voor een acceptatietoets. Het beeld dat bij veel dienstverleners leeft, is dat de klant niet begrijpt hoe complex zijn wensen zijn en dat de klant bovendien elke dag iets anders wil, uiteraard binnen dezelfde prijs.

Omgekeerd leeft bij veel opdrachtgevers het beeld dat ICT-partijen maar wat doen, hun eigen visie op de opdracht boven de wens van de klant stellen en redelijke klantverzoeken afdoen als “dat wil je niet”. Daarbij komt dat veel ICT-projecten tot frustratie bij alle partijen hebben geleid: ontwikkeling van software, websites of levering van diensten duurt altijd langer dan gedacht en het is nooit exact wat de klant voor ogen had. Het gevoel dat er weinig controle is op het project, ontstaat dan ook al snel, en het leidt dan tot “platslaan” van de opdracht in uitgebreide inkoopvoorwaarden.

Alles contractueel vastleggen is niet perse de beste aanpak. Zo zijn er veel (vooral kleinere) softwareontwikkelaars en dienstverleners die aan de slag gaan onder het motto “het is af als het af is”, maar zeer gemotiveerd zijn problemen snel op te lossen omdat zij trots zijn op hun software en technische storingen als een persoonlijke belediging zien. Dit levert verrassend vaak toch goede resultaten op. Vanuit de benadering dat een ICT-er een artiest is net als een tekstschrijver, is deze aanpak prima verdedigbaar, mits de opdrachtgever in staat is om te gaan met de grillen van artiesten. Discussie vanuit beide perspectieven levert dan veel helderheid en begrip voor de andere kant.

Het is dan alleen wel weer jammer dat er vaak niet goed te onderhandelen valt over inkoopvoorwaarden. Zeker als je -zoals de vraagsteller- een klein bedrijf bent: graag of niet, is dan het devies. Jammer voor beide partijen.

Arnoud