Met deze truc stel je ongemerkt inkoopvoorwaarden buiten werking

| AE 10717 | Ondernemingsvrijheid | 30 reacties

Wie met grotere bedrijven zaken doet, heeft ze vast al eens langs gehad: de inkoopvoorwaarden (General Purchasing Terms of GPT). Vaak heel lange en dreigend klinkende documenten, waar je dan maar even mee akkoord moet gaan anders geen inkooporder voor jou. Erg vervelend, want als je zomaar tekent dan ben je volledig aansprakelijk voor het kleinste foutje of vergissinkje. Er is echter een truc waarmee je het jezelf een stuk eenvoudiger maakt om van lastige inkoopvoorwaarden af te komen.

Natuurlijk kun je met zo’n inkoper in discussie gaan over de inhoud, en misschien kom je na lang praten bij de bedrijfsjurist waar je die discussie nog eens over mag doen. En vooruit, als je goed onderhandelt dan krijg je al die teksten waarschijnlijk wel wat rechter getrokken. Maar een partij werk is het wel.

Toch is er een manier om die discussie fors te bekorten. Meestal staan inkoopvoorwaarden niet op zich, maar krijg je ze toegestuurd nadat je een offerte hebt uitgebracht (met daarbij je algemene voorwaarden, als het goed is). Dat is mooi, want dan ligt dus al het uitgangspunt op tafel dat ze met jouw offerte verder willen.

In je offerte zet je meestal je zakelijke afspraken zoals prijzen en omschrijvingen van de dienst. Maar als je bij een partij vreest dat ze met inkoopvoorwaarden gaan zwaaien, dan maak je je offerte gewoon langer: kopieer de kern van je algemene voorwaarden naar de offerte zelf. In ieder geval je toezeggingen over levertijden en kwaliteit, je betalingstermijnen, je aansprakelijkheid en de duur en opzegging. Maak het zo lang of kort als je wil, maar besef dat wat je weglaat waarschijnlijk heel eenzijdig in de inkoopvoorwaarden staat.

En nu komt het: zet onderaan die offerte “De inkoopvoorwaarden van Klant zijn van toepassing. Echter, de inkoopvoorwaarden kunnen afspraken uit deze offerte niet opzij zetten of aantasten”. Daarmee verklaar je dat die offerte altijd winnen van de inkoopvoorwaarden. En dan ben je er, want de kern van wat belangrijk is, had je immers nu net gekopieerd naar die offerte.

Natuurlijk kan de wederpartij nog steeds moeilijk doen over je betalingstermijn of eisen dat je voor meer aansprakelijk bent, maar dat is gewoon onderhandelen. En het grote voordeel: je vertrekt nu vanuit je eigen tekst, in plaats van een lap juridisch geformuleerde inkoopvoorwaarden waarvan je eerst moet gaan puzzelen wat het betekent.

Arnoud

Waarom zijn ICT-inkoopvoorwaarden altijd zo ontzettend eenzijdig?

| AE 8180 | Informatiemaatschappij | 41 reacties

pen-contract-ondertekenen-algemene-voorwaardenEen lezer vroeg me:

Recent bracht ik een offerte uit voor ontwikkeling van maatwerksoftware bij een groot bedrijf. Ik kreeg vervolgens ICT-inkoopvoorwaarden waar de honden geen brood van lusten. Alle deadlines zijn keihard, mijn werkproces dient in detail uitgeschreven te zijn en goedgekeurd te worden, ik krijg een boete als ik een dag te laat lever of als er ook maar de kleinste bug in zit en ik moet alle IE inleveren plus ik mag geen open source gebruiken. (Het gaat om een tijdschrijf-app voor hun sales-afdeling.) Is dat nou normaal in de juridische wereld?

Helaas komt het vaak voor dat je als ontwikkelaar zulke lompe inkoopvoorwaarden om de oren krijgt. Voor een deel is dat omdat het kan; als inkoper begin je natuurlijk met de beste situatie voor jezelf en je merkt in onderhandelingen wel wat er echt een probleem is.

Specifiek bij ICT zie ik het echter vaker misgaan dan in andere gebieden. Maar waarom dat komt? Ik blijf het lastig vinden. Wat losse gedachten. De ICT is een relatief jong vakgebied waar traditionele opvattingen uit projectmanagement weinig gedragen worden. Alleen al het opstellen van documentatie is weinig populair, laat staan uitgebreid projectmanagement en formeel opleveren voor een acceptatietoets. Het beeld dat bij veel dienstverleners leeft, is dat de klant niet begrijpt hoe complex zijn wensen zijn en dat de klant bovendien elke dag iets anders wil, uiteraard binnen dezelfde prijs.

Omgekeerd leeft bij veel opdrachtgevers het beeld dat ICT-partijen maar wat doen, hun eigen visie op de opdracht boven de wens van de klant stellen en redelijke klantverzoeken afdoen als “dat wil je niet”. Daarbij komt dat veel ICT-projecten tot frustratie bij alle partijen hebben geleid: ontwikkeling van software, websites of levering van diensten duurt altijd langer dan gedacht en het is nooit exact wat de klant voor ogen had. Het gevoel dat er weinig controle is op het project, ontstaat dan ook al snel, en het leidt dan tot “platslaan” van de opdracht in uitgebreide inkoopvoorwaarden.

Alles contractueel vastleggen is niet perse de beste aanpak. Zo zijn er veel (vooral kleinere) softwareontwikkelaars en dienstverleners die aan de slag gaan onder het motto “het is af als het af is”, maar zeer gemotiveerd zijn problemen snel op te lossen omdat zij trots zijn op hun software en technische storingen als een persoonlijke belediging zien. Dit levert verrassend vaak toch goede resultaten op. Vanuit de benadering dat een ICT-er een artiest is net als een tekstschrijver, is deze aanpak prima verdedigbaar, mits de opdrachtgever in staat is om te gaan met de grillen van artiesten. Discussie vanuit beide perspectieven levert dan veel helderheid en begrip voor de andere kant.

Het is dan alleen wel weer jammer dat er vaak niet goed te onderhandelen valt over inkoopvoorwaarden. Zeker als je -zoals de vraagsteller- een klein bedrijf bent: graag of niet, is dan het devies. Jammer voor beide partijen.

Arnoud