Met enige regelmaat maak ik me er boos over, maar het blijft terugkomen: mensen die hele lappen tekst onderaan hun e-mail hangen. “Dat is onze huisstijl” of “dat moet van de bedrijfsjurist” krijg ik dan als reactie. Juridisch gezien volslagen onzin – grotendeels dan.

Een e-mail verzonden door een bedrijf is correspondentie, en voor formele zakelijke correspondentie gelden bepaalde informatieplichten. Zo ben je verplicht je bedrijfsnaam en KVK nummer te vermelden op alle “uitgaande brieven, orders, facturen, offertes en andere aankondigingen” (art. 27 Handelsregisterwet). Doe je zaken via internet, dan moet je onder meer je naam, vestigingsadres, telefoonnummer en e-mailadres staan, plus je BTW-nummer “gemakkelijk, rechtstreeks en permanent toegankelijk” maken (art. 3:15d BW). Gebruik je e-mail voor acquisitie of offertes dan zal dat in je e-mail moeten allemaal.

Bij gewone zakelijke mails (bv. discussie met een klant) hoeft dit allemaal niet, maar het is op zich niet verkeerd. Hooguit kan het irritatie opwekken om elke keer een hele trits gegevens langs te zien komen, zeker als er óók nog eens een serie socialmediaccounts achteraan komt, een waarschuwing om de mail niet zomaar te printen en een lange disclaimer, liefst in twee talen.

Over die disclaimers kan ik kort zijn: die hebben nul en generlei waarde. Een disclaimer is alleen juridisch bindend als dat zo afgesproken is, en dat is bij e-maildisclaimers nooit het geval. Ja, als je vooraf een geheimhoudingsverklaring tekent waarin staat “iets is alleen geheim als er geheim op staat” dán zal er in de mail “GEHEIM” moeten staan. Maar het lijkt me dat je dat er dan met de hand even boven typt.

Heel misschien als je tot een beroepsgroep behoort met een wettelijk beroepsgeheim (advocaten, octrooigemachtigden, notarissen), dan zou je mensen kunnen herinneren aan dat beroepsgeheim met een standaardzin. Of als je als ambtenaar duidelijk wilt maken dat e-mail geen formeel communicatiekanaal met de overheid is. Mensen willen nog wel eens bezwaarschriften mailen naar de ambtenaar met wie ze eerder contact hadden, en dat is rechtsgeldig tenzij die heel duidelijk had aangegeven van niet.

De mooiste “káp nou met die disclaimers”-reden vond ik op TNW:

It makes it seem like you are regularly emailing random people sensitive information and it has happened so often that you are now ordered to include that statement by a judge who’s simply had it with your shit.

Dus. Káppen.

Arnoud