Wat moet er nou wel en niet in een e-mail handtekening

| AE 4698 | Privacy | 31 reacties

emaildisclaimerMet enige regelmaat maak ik me er boos over, maar het blijft terugkomen: mensen die hele lappen tekst onderaan hun e-mail hangen. “Dat is onze huisstijl” of “dat moet van de bedrijfsjurist” krijg ik dan als reactie. Juridisch gezien volslagen onzin – grotendeels dan.

Een e-mail verzonden door een bedrijf is correspondentie, en voor formele zakelijke correspondentie gelden bepaalde informatieplichten. Zo ben je verplicht je bedrijfsnaam en KVK nummer te vermelden op alle “uitgaande brieven, orders, facturen, offertes en andere aankondigingen” (art. 27 Handelsregisterwet). Doe je zaken via internet, dan moet je onder meer je naam, vestigingsadres, telefoonnummer en e-mailadres staan, plus je BTW-nummer “gemakkelijk, rechtstreeks en permanent toegankelijk” maken (art. 3:15d BW). Gebruik je e-mail voor acquisitie of offertes dan zal dat in je e-mail moeten allemaal.

Bij gewone zakelijke mails (bv. discussie met een klant) hoeft dit allemaal niet, maar het is op zich niet verkeerd. Hooguit kan het irritatie opwekken om elke keer een hele trits gegevens langs te zien komen, zeker als er óók nog eens een serie socialmediaccounts achteraan komt, een waarschuwing om de mail niet zomaar te printen en een lange disclaimer, liefst in twee talen.

Over die disclaimers kan ik kort zijn: die hebben nul en generlei waarde. Een disclaimer is alleen juridisch bindend als dat zo afgesproken is, en dat is bij e-maildisclaimers nooit het geval. Ja, als je vooraf een geheimhoudingsverklaring tekent waarin staat “iets is alleen geheim als er geheim op staat” dán zal er in de mail “GEHEIM” moeten staan. Maar het lijkt me dat je dat er dan met de hand even boven typt.

Heel misschien als je tot een beroepsgroep behoort met een wettelijk beroepsgeheim (advocaten, octrooigemachtigden, notarissen), dan zou je mensen kunnen herinneren aan dat beroepsgeheim met een standaardzin. Of als je als ambtenaar duidelijk wilt maken dat e-mail geen formeel communicatiekanaal met de overheid is. Mensen willen nog wel eens bezwaarschriften mailen naar de ambtenaar met wie ze eerder contact hadden, en dat is rechtsgeldig tenzij die heel duidelijk had aangegeven van niet.

De mooiste “káp nou met die disclaimers”-reden vond ik op TNW:

It makes it seem like you are regularly emailing random people sensitive information and it has happened so often that you are now ordered to include that statement by a judge who’s simply had it with your shit.

Dus. Káppen.

Arnoud

Deel dit artikel

    • En dan mensen die ‘include signature on reply’ aanzetten. En dan wil je een e-mail conversatie uitprinten die bestaat uit 10 éénregelige mailtjes, die inclusief headers en al die disclaimers en milieuteksten een halve pagina per stuk zijn gaan innemen. En uiteindelijk bedenk je dan, wachtend bij de printer, dat je net 5 A4’tjes hebt verspild om die milieu-teksten uit te printen. Oh ironie.

      (Als je dan al zo nodig zo’n milieu-tekst moet opnemen – alsof je me iets nieuws vertelt – zet dan in ieder geval een media-query in je CSS zodat die tekst niet wordt uitgeprint).

  1. Is dit een wereldwijd advies of alleen NL/EU?

    We hebben zelf software die automatisch (eenmalig) de footer incl contact gegevens toevoegd. Dat scheelt papier 🙂

    In duitsland is het (zeggen ze tegen mij de IT’r) verplicht om de Geschäftsführer te vermelden dus die hebben weer een andere footer.

  2. Toen een jaar of 6 geleden mijn vrienden zelfs in privémails disclaimer statements gingen opnemen (want dat stond standaard ingesteld in hun emailprogramma voor all het uitgaande verkeer) heb ik de volgende signature standaard in al mijn uitgaande email opgenomen (met excuses aan alle juristen met gezond verstand (hallo, Arnoud)):

    Disclaimer: This is an e-mail message. Use your own judgment about its value. If you do not have such common sense (e.g. you are a lawyer or some kind of retard who thinks that warranties, intended-audience or as-is statements are fun), then the following applies: you do not understand the concept of satire and are not allowed to read this e-mail.
    Ik heb de signature verwijderd toen mijn werkgever -nadat hij van de lach bekomen was- me er op attend maakte dat het ook in mijn uitgaande werkemail stond, en dat het gebruik van het woord “retard” niet geheel professioneel overkwam. Had ie een punt :).

  3. Niet alleen is het onnodig, bij een mailwisseling met 10 replies onder elkaar ben je zo veel aan het scrollen om te vinden waar het nou oorspronkelijk over ging dat het hele verhaal een doolhof wordt. E-mail is sowieso een achterhaalde techniek, een handtekening, disclaimer of visitekaartje zou helemaal niet in de tekst moeten staan maar ergens anders. We hebben het hier over digitale data en daaraanvast kan een identiteit vast zitten die maar eenmalig gedefinieerd of verstuurd hoeft te worden. Dus of een simpele link naar de gegevens (in de vorm van: Groet, Ruben (of social media)) of een attach met VCF visitekaartje waar de mailclient automatisch iets mee doet en je niet de hele tijd lastig valt met een te vol scherm. Uberhaubt dat email bij elke reply de eerdere teksten volledig opnieuw stuurt is het meest inefficiente systeem in de gehele wereld van IT. We zijn echt toe aan wat anders.

      • Dat snap ik, dat bedoel ik ook niet. Maar je moet je voorstellen dat het systeem efficienter zou zijn als niet telkens de gehele mail opnieuw wordt verzonden, maar alleen de reactie. Zoals bij een forum of ander messaging systeem. Je kan dan wel de voorgaande berichten lezen, maar die hoeven niet elke keer meegestuurd te worden. E-mail is daar gewoon bijzonder inefficient in. Als enige, want geen enkel ander systeem werkt zo inefficient als e-mail. Als jij een mailtje in je mailbox hebt staan met daaronder 10 replies van anderen, dan wordt dat 10+9+8+7+6+5+4+3+2+1x in je mailbox opgeslagen. Dat is 5.5x te veel onnodige data die nog eens een keer vol staat met signatures die er ook maar 1x hoeven te staan en de boel alleen maar groter maken. Als programmeur word ik daar kriebelig van.

        • Dat is dan toch meer een beperking van de (email) client dan van het medium. Stel ik heb een discussie met jou en na 5 antwoorden include ik iemand anders ook in de replies. Dan zal die toch het volledige bericht moeten hebben. Dit zou je (imho) alleen kunnen oplossing door een centrale opslag te hebben en de vraag is of je dat wilt.

          Maar als ontwikkelaar kan je toch een nieuw iets maken 😉

          • Ik vind het een designfout van het protocol, maar wel begrijpelijk omdat ook bij doorsturen en cc’en en wat dan ook iedereen de volledige conversatie moet kunnen zien. Door een mix van servers her en der kan je dit nooit ergens centraal eenmalig opslaan. Tegenwoordig wel, en daarom is e-mail aan een vervangend systeem toe. “De cloud!” Er zijn tegenwoordig zat email clients die hier wel beter op inspelen, zo blijf je de conversatie meestal in een stapeltje zien, ook als je de voorgaande mails uit je tekst wist in je reply. Alleen doet niemand dat en forceren de clients het niet genoeg.

            Maar think about it: heb je ooit iemand een brief teruggestuurd met een kopie van zijn eigen verhaal er in? Nee! Dan wordt de envelop na 15x posten een kilo.

    • Heel herkenbaar op mijn eigen werkplek omdat er best veel intern per email wordt gecommuniceerd. De lange signature/disclaimer zorgt er zelfs voor dat het gebruik van email steeds meer wordt ontmoedigd. Maar omdat er vele andere, directere communicatiemiddelen zijn is het maar de vraag of dergelijke lange disclaimers echt geen doel hebben. Want was als het de bedoeling is om emails te ontmoedigen? Dat mensen vaker skypen, of messenger gebruiken, of pingen, whatsappen, sms’en, chatten, bloggen, forummen en nog meer van die middelen, is toch geen slecht initiatief. Op mijn werkplek merk ik het doordat mijn collega tegenover mij nu niet meer mailt maar gewoon rechtstreeks vragen stelt. Erg handig. 🙂

      • Waarop baseer je dat laatste Arnoud? Ik heb begrepen dat onder andere “andere aankondigingen” juist alle uitgaande e-mails verstaan wordt. Is er juridisch gezien een reden om aan te nemen dat een mailtje naar een zakenrelatie (vanuit mijn werk-e-mail) niet van een e-mailhandtekening met verplichte gegevens voorzien hoeft te worden?

        Ik zou namelijk graag in e-mails verstuurd naar bijvoorbeeld (technische) internationale mailinglists die hinderlijke lap tekst weglaten, omdat je vaak in een e-mail-thread puntsgewijs op elkaar reageert. Een e-mailhandtekening langer dan een regel of twee drie geldt daar (terecht) als een slecht voorbeeld van netiquette. Maar zoals ik het nu begrijp pleegt mijn werkgever een economisch delict als ik e-mails zonder KvK-nummer verstuur, tenzij het om reclame gaat — wat m.i. dan weer een rare uitzondering is.

        • Het is mijn stellige overtuiging dat een kattebel of lopende conversatie per mail niet telt als een “uitgaande brieven, orders, facturen, offertes en andere aankondigingen” in de zin van de Hnw. Met die bewoordingen wordt gedoeld op officiële communicatie, met name op partijen die je nog niet (goed) kent. Die partijen moet je dus vertellen wie je bent, inclusief je KVK nummer. Mail je al zes jaar dagelijks met die leverancier dan geldt dat argument niet. Het KVK toevoegen is dan alleen maar een verspilling van elektronen.

          Je zou zelfs nog kunen zeggen – maar dat is een tikje gezocht – dat zo’n mail geen ‘brief’ is. Met een brief wordt immers een zekere formele status verwacht, die een mailtje naar een mailinglijst niet heeft. En bij informele zaken hoef je je niet aan alle formele regels te houden, dat is het hele punt. Net zoals je stropdas af mag bij de borrel, ook als het personeelsreglement voorschrijft dat te allen tijde een das wordt gedragen.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS