Mag ik na mijn laatste werkdag nog even in de zakelijke mail kijken voor de zekerheid?

| AE 13192 | Ondernemingsvrijheid | 19 reacties

Een lezer vroeg me:

Ik ga op 1 maart met pensioen na 35 jaar bij dit bedrijf. Per die dag wordt mijn wachtwoord ook geblokkeerd en alle toegang tot online diensten. Ik heb daar wel moeite mee, want wellicht zijn er de komende dagen nog relaties die mij iets willen zeggen of wil ik voor mijn autobiografie nog wat oude stukken inzien. Is de wet echt zo hard, of heb ik (bijvoorbeeld via de GDPR) recht op toegang?
Ik moest gelijk denken aan de situatie van een ex-directeur die op vrijdag zijn laatste dag met afscheidsborrel had (met 250 aanwezigen), op maandag nog even een vergeten doos ging ophalen en toen een identiteitsbewijs moest laten zien en contactpersoon moest noemen. Ja, de receptioniste had net haar eerste dag en de procedure was streng maar raar is het wel.

Maar om de vraag te beantwoorden, nee, je hebt geen recht op voortgezette toegang tot je mailbox. Net zo min als je recht hebt op toegang tot het pand na je laatste werkdag, ook niet om nog even te kijken of er nagekomen post op je bureau ligt of om gemiste collega’s even de hand te schudden. (Oké, als je dus een afspraak met die mensen maakt dan mag het wel, maar dat is wat anders.)

Tegelijk snap ik het wel, het voelt natuurlijk heel onwennig en raar om ineens niet meer aan het infuus van nieuwe berichten te liggen, zeker na zo veel jaren en in een senior positie. Maar de wet kan je daarbij niet helpen, sympathieke collega’s wel.

Gepensioneerde lezers, hoe zijn jullie van dit gevoel van “ik mis vast nog een mail” afgekomen?

Arnoud

Deel dit artikel

  1. Geen recht of ICT oplossing, maar volgens mij moet je als je je hier zorgen over maakt, gewoon je dienstverband een maand langer laten lopen, en in die maand vakantiedagen opnemen in plaats van deze uit laten betalen. Meestal zijn de mensen die de mail van het werk het hardste missen, ook de mensen met veel vrije dagen. Dan heb je ‘gewoon’ nog een maand toegang in je maand vakantie, en kun je de mail blijven meelezen.

  2. Het is ontnuchterend om vast te stellen, dat je niet zo ionmisbaar bent als je alijd hebt gedacht. Pensioen komt niet onverwacht, ook niet voor de collegae en zakenrelaties. De persoon gaat dan wel met pensioen, zijn functie (meestal) niet, dus is de post die komt bestemt voor de opvolger (m/v/d). Geef deze dan ook de kans zijn werk te doen, inclusief alle fouten die jezelf ook hebt gemaakt, en wen maar aan het idee, dat niemand echt onmisbaar is. Een goede oefening voor als je naar je laatste rustplaats gaat, want daar kan je niet ook nog even een laatste mailtje lezen.

  3. Interessante discussie. Hoe kijk ik daar tegenaan? Het is lang van te voren bekend wanneer de pensioendag begint. Ruim voor die tijd kan je met je collega of HR bespreekbaar maken dat je graag de persoonlijke mails doorgestuurd wilt hebben. En tegelijkertijd kan je de mensen waarmee je contact wilt hebben doorgeven wat je persoonlijk email adres is. En, hoe heb ik dat gedaan toen ik van dienstverband naar zelfstandige ging? Nieuwe contact opbouwen en de oude contacten achter me laten? Ik ondersteunde mezelf door bewust te zijn van de rol waarin ik ben. We hebben vele rollen, ik, de werknemer, de vader of moeder, name it. Vraag: Als je ’s avonds thuis komt, ben je dan werknemer of niet? Die bewustwording en het leven naast je werk is voor mij heel behulpzaam geweest. En….. we zijn allemaal vervangbaar, het concept dat we uniek zijn voor de manier waarop we dingen doen vanuit ons eigen perspectief, is anders dan het vervullen van een functie, dwz de match met een functieomschrijving. Dit was voor mij een eye-opener.

  4. Hallo, niet-jurist hier. Maar in antwoord op de vraag ‘hoe heb jij dat gedaan’ het volgende: dit komt toch niet als een verrassing? Je wist het 35 jaar geleden al. Ik ben op tijd begonnen met die mensen waar ik blijvend contact mee op prijs zou stellen een prive e-mail adres te geven.

    En wat Berendina hierboven zegt. Met HR of een andere collega afspreken dat (persoonlijke) mail wordt doorgestuurd. Bij een professionele ICT inrichting zou ik ook verwachten dat een e-mail adres wordt gebounced met een uitleg waarom.

    • Hij maakt met zijn 35-jarig dienstverband nu voor het eerst mee, dat hij niet meer aan zijn mail kan. De oudere generatie, bijvoorbeeld ook artsen en docenten, zijn gewend gegevens ook thuis te bewaren. De jongere generaties wisselen vaker van baan en hun identiteit is niet zo verknoopt met het werk, als die daarvoor. Een goede cursus van hoe om te gaan met je pensionering lijkt me beter op zijn plaats. Dan laat hij met plezier zijn volle mailbox en alle andere besognes achter zich. Wat is er heerlijker dan je van de ene op de andere dag er niet meer druk om te hoeven maken?

      • Ik kan dat helemaal niet, “Wat is er heerlijker dan je van de ene op de andere dag er niet meer druk om te hoeven maken?” Al helemaal niet na 35 jaar elke dag je er wél druk om maken. Hoe hoger je loyaliteitsgevoel naar een organisatie, hoe lastiger het is om ineens los te laten.

        Een goede cursus “voorbereiden op pensioen” en afbouwen van je werk is echt superbelangrijk.

        • Zeker. Mede ook om het bekende verschijnsel te voorkomen van mensen die altijd hard gewerkt hebben, en dan opeens van de ene op de andere dag achter de geraniums gaan zitten en een maand later dood zijn. Bij ons beginnen sommige mensen al een jaar voor hun pensioen met minder werken. Minder dagelijkse dingen, maar hun kennis en ervaring overdragen binnen projecten naar andere mensen. Maanden voor hun pensioen dan naar 3 dagen per week, om langzaam gewend te raken en de gelegenheid te geven om andere dingen op te gaan pakken, hobby’s, vrijwilligerswerk etc. Eigenlijk zou je de laatste paar weken of maanden voor je pensioen niet meer echt inhoudelijk bezig moeten zijn of lange-termijn dingen moeten doen, maar beschikbaar zijn als vraagbaak voor collega’s, overdracht regelen, dingen documenteren, dat soort zaken. Dan komt dat afscheid en dat pensioen niet als een harde klap of verlies en kan je in alle rust de overstap maken naar een andere invulling van de dag.

  5. In de out of office die nog een bepaalde tijd blijft staan verwijzen naar LinkedIn of een privé mailadres noemen maakt dat degene die het wij contact kan opnemen. Ook de melding op LinkedIn zal waardevolle contacten voldoende mogelijkheden bieden. Naar mijn gevoel heb ik niets gemist.

  6. Als het goed is is na je laatste werkdag je mailbox niet meer toegankelijk voor jou maar ook niet voor inkomende mail. Theoretisch komt er dus nadat je vertrokken bent ook geen mail meer binnen.

    Het is verstandig een melding aan je mailadres te laten hangen dat er geen mail meer wordt beantwoord en eventueel kin je vragen of de mail een periode naar je opvolger of een andere collega wordt gestuurd. Dan kan die eventueel weer iets doorgeven.

    • Weet niet in welke situatie deze ‘als het goed is’ voor geldt, maar voor commerciële functies (inclusief hoger management) wil je wel degelijk de mailbox door een collega over laten nemen. Forward inrichten, ‘gewoon’ bij de secretaresse laten staan of hoe je het technisch inregelt boeit niet zo, maar het commerciële belang van het email adres van de Sales Tijger is voor de meeste bedrijven groter dan de privacy schending richting de oud-medewerker, die immers gevraagd is geen prive zaken op het zakelijke adres te laten binnenkomen.

  7. Wel een arbeidsrechtelijke nuancering: goed werkgeverschap eindigt niet op de laatste dag van het dienstverband. Ook na einde dienstverband moet je je als werkgever gedragen als goed werkgever te opzichte van je ex-werknemer. Dus als die – in dit scenario – vraagt: “zijn er misschien in mijn inbox nog persoonlijke mailtjes, zoals bedankjes enzo, binnengekomen” denk ik dat je daar als goed werkgever iets mee moet. Doe je dat dan niet, dan zal een werknemer er vast niet voor naar een rechter lopen, maar toch.

    En daarnaast: how about een inzageverzoek ex artikel 15 AVG? Dat is wellicht een beetje theoretisch (want wie gaat in zo’n situatie in godsnaam een formeel inzageverzoek indienen?), maar het zou in principe wel kunnen, lijkt mij.

    • Daar zeg je nog eens wat, dank je wel. Inderdaad, daar moet je wat mee als werkgever. Tenzij IT zo eigengereid is om je mailbox een dag na je ontslag op te heffen (dat komt voor). Vraag me wel af wat er gebeurt als alle mail doorgestuurd wordt naar je opvolger/waarnemer en die alle privemails keurig direct weggooit (want niet voor hem en niet zakelijk). Maar om daar nou een protocol voor te maken…

      Een inzageverzoek, ik denk dat wel kan. Met dezelfde randvoorwaarde dat de data er nog moet zijn. En ik zit even te aarzelen of je dan recht hebt op de hele mail, want is die mail wel een persoonsgegeven van jou. “Hoi Arnoud, zullen we weer eens gaan golfen en bijkletsen hoe het is om met pensioen te zijn” kan ik moeilijk een persoonsgegeven van mijzelf noemen.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS