Is een SaaS dienstverlener vanwege de AVG verplicht escrow op te zetten?

| AE 12330 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | 7 reacties

Een lezer vroeg me:

Strekt de AVG zover dat softwarepartijen verplicht zijn – in het kader van beveiligen van de continuiteit – een escrowachtige regeling aan te bieden waarbij software en hosting geborgd zijn na een faillissement of overname?
De AVG verplicht tot adequate maatregelen tot beschikbaar houden van persoonsgegevens zo lang als dat nodig is voor de toegezegde dienstverlening en de rechten van betrokkenen. Er is dus nergens een algemeen lijstje met wat je moet doen of hoe lang, je moet zelf beredeneren (al dan niet in een DPIA) wat er nodig is om aan deze eis te voldoen.

Een partij die een softwaredienst met persoonsgegevens aanbiedt, moet er dus voor zorgen dat die dienst blijft draaien zo lang als nodig. Escrow of een continuïteitsregeling is daarvoor een mogelijk middel. Maar als er andere manieren zijn om de klanten te blijven bedienen, dan is dat ook prima. Een offline backup die in noodgevallen naar de klanten gestuurd kan worden, zou ook kunnen werken.

Bij faillissement zal de dienstverlening gewoonlijk eindigen, hoewel dat niet wil zeggen dat de betrokkenen dan geen rechten meer hebben. Dus formeel zou ik zeggen dat er dan iets van continuïteit moet zijn, hoewel dat praktisch gezien lastig af te dwingen is want de organisatie is dan nou eenmaal failliet en dan houdt het gewoon op.

Het grote probleem met escrow is dat het daadwerkelijk uitvoeren pittig kan zijn: ga er maar aan staan om vanuit een broncodedepot een online dienst weer neer te zetten. Zat de database met gegevens bijvoorbeeld ook in het depot? Hoe oud was die databasedump dan eigenlijk?

Een overname is geen excuus voor welke wijziging in de dienstverlening dan ook. Daar moet de dienst dus gewoon doorlopen en moeten de gegevens gewoon beschikbaar zijn.

Het maakt natuurlijk ook nog uit of het softwarebedrijf een verwerkingsverantwoordelijke is of een verwerker. Als dat laatste het geval is, dan zal de afnemer van de dienst meer stappen moeten nemen om zich tegen uitval van die verwerker te wapenen. Escrow of continuïteit ligt dan meer voor de hand.

Arnoud

Hoe moeten wij omgaan als ICT-bedrijf met AVG-schendende opdrachten van klanten?

| AE 10913 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | 5 reacties

Een lezer vroeg me:

Wij staan als ICT leverancier vaak tussen de werkgever (onze klant) en hun werknemers in. Als bijvoorbeeld een werkgever toegang tot meerdere inboxen wil van werknemers, dan doen wij dit niet zomaar. We krijgen dan een beetje een adviserende rol. Maar tot hoever gaan we? Is het genoeg om een klant schriftelijk te adviseren eerst toestemming te vragen of een acceptable use policy op te stellen?

De beste manier om hiermee om te gaan, is voor jezelf duidelijke regels te maken: hoe willen jullie werken, waar voel je je nog prettig bij en wanneer wordt het echt onacceptabel voor jullie als dienstverlener? Bedrijfsculturen kunnen verschillen natuurlijk, en soms is er gewoon een noodzaak om bij berichten te kunnen.

Dat protocol maak je onderdeel van de opdrachten met de klant, bijvoorbeeld als bijlage bij de SLA of als annex aan je verwerkersovereenkomst. (Je hébt toch een verwerkersovereenkomst met al je klanten? Dat ben je verplicht sinds de AVG gezien het soort dienstverlening.)

Vervolgens zeg je, wij hebben een zorgplicht en afspraken in het protocol en daar werken we onder. Je doet wat er is afgesproken, maar afspraken mogen niet tegen de AVG zijn. De AVG zegt, heb je gerede twijfel dan leg je het werk neer totdat het is opgehelderd. En “volgens ons is het legaal, doe het!!1!” is daarbij niet genoeg, er moet een inhoudelijke argumentatie komen.

Dat protocol mededelen doe je aan de klant, de werkgever in dit geval dus. Die heeft vervolgens de taak om het aan zijn personeel uit te leggen. Jullie hoeven dus niet de werknemers van de klant uit te leggen wat jullie precies wel of niet doen en waarom. En je hoeft al helemaal niet de werknemers akkoord te laten gaan met jullie privacy policies, acceptable use policies en ga zo maar door. Je sluit contracten met je klanten, niet met hun personeel.

Arnoud