Snuffelen in mailboxen: het mag

| AE 1961 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | 12 reacties

Het is één van de meest gestelde vragen die ik krijg: mag mijn baas snuffelen in mijn mailbox? Hoofdregel is dat dat niet zomaar mag, tenzij er een zeer zwaarwegende reden is om het wel te doen. En zo’n reden leek er te zijn in de zaak uit dit arrest van de Centrale Raad van Beroep, de hoogste bestuursrechter in (o.a.) ambtenarenzaken. In deze zaak was een ambtenaar ontslagen, en de inhoud van haar mailbox stond daarbij centraal.

Het bestuur van de KVK Midden Nederland had een anonieme brief ontvangen in een interne envelop, waar de nodige zwartmakerij en ander moddergooien in stond. Daar werd een recherchebureau op gezet (waarom is dat altijd Hoffman). Dat had het originele idee om de mailboxen van medewerkers te doorzoeken om na te gaan van welke computer die brief afkomstig was. Inderdaad, mailboxen doorzoeken om de oorsprong van een papieren brief na te gaan.

Niet zo gek als het lijkt, want de brief bevatte een aantal zeer specifieke termen, en die werden ook teruggevonden in een aantal e-mails van de betrokken ambtenaar. De anonieme brief zelf werd niet aangetroffen, maar uit de mails en de rest van het onderzoek bleek dat zij “uiterst denigrerende uitlatingen had gedaan over collega’s, leidinggevenden en de organisatie, alsmede … frequent het internet voor privédoeleinden raadpleegde.” Op grond van deze bevindingen werd zij uiteindelijk ontslagen.

Bij het beroep tegen haar ontslag voerde de ambtenaar aan dat de KVK niet zomaar haar mailboxen mocht doorzoeken. De Raad verwerpt dit beroep:

Het bestuur had voldoende grond om één van zijn mede-werkers te verdenken van het schrijven van de anonieme brief en heeft in redelijkheid kunnen besluiten hiernaar een onderzoek in te stellen. De wijze waarop dit onderzoek heeft plaatsgevonden acht de Raad niet disproportioneel, nu dit werd uitgevoerd door een extern bureau en zich in eerste instantie uitstrekte tot het anoniem doorzoeken van alle e-mailboxen op de aanwezigheid van (twee) zoektermen, ontleend aan de inhoud van de anonieme brief.

Het bestuur had daarmee een gerechtvaardigd belang had om de e-mailbox van de betrokkene in te zien. En op grond van dat belang mocht zij optreden tegen de in die mails gedane uitlatingen. Dat de mails niet direct met de anonieme brief te maken hadden, was daarbij niet relevant:

Dat daarbij ook berichten zijn aangetroffen, die niet onmiddellijk zijn te herleiden tot de aan Hoffmann gegeven onderzoeksopdracht, betekent niet dat het bestuur die berichten niet ook bij zijn oordeelsvorming mocht betrekken.

Echter, het Hof vindt de sanctie van ontslag uiteindelijk te zwaar. De mails waren niet aan de hele afdeling gericht, maar alleen aan een beperkt aantal (oud-)collega’s. Ook op andere wijze had zij niet de sfeer op de afdeling negatief beïnvloed. En daarnaast zat zij al in een ‘verbetertraject’ vanwege haar eerder functioneren. Om daar nu ineens vanaf te wijken en tot ontslag over te gaan, was voor het Hof niet gepast.

Ik vind het wel een beetje merkwaardig hoe men van een brief naar mailboxen naar ontslag vanwege roddelmails naar ex-collega’s gaat, maar eerlijk gezegd zie ik niet waarom dit niet zou moeten kunnen.

Arnoud

Deel dit artikel

  1. Wat ik niet zo goed begrijp is dat zwartmaken en moddergooien een voldoende reden voor ontslag zou kunnen zijn. (Hooguit na herhaald waarschuwen en geen verbetering zou ik zeggen.) En als het dat niet is, dan is het doorzoeken van die mail-boxen naar mijn idee ook wel een wat erg zwaar middel.

  2. Ik zou ook zeggen dat ontslag wel een heel zware maatregel is in een situatie als deze.

    Daarnaast denk ik dat de stap van een anonieme brief naar de e-mailboxen een cruciale is in deze.

    Mijn mening zou zijn dat veel dingen die nu gebeurd zijn wel te rechtvaardigen zijn, maar als je redeneert dat er een brief ontvangen is en er dus wellicht aanwijzingen te vinden zijn in de mailboxen dan denk ik dat je een veel te wijd net uitgooit om nog van een gerechtvaardigd belang te spreken. Dit alles is slechts mijn mening uiteraard, maar ik zou om die reden deze gang van zaken afgekeurd hebben als ik in die positie was geweest.

  3. Als je ergens werkt, moet je er vanuit gaan dat al je mail daar gelezen wordt / kan worden. Wil je priv?-mailen, doe dat dan thuis! Of maak gebruik van Gmail of iets dergelijks.

    Ik verbaas me erover dat mensen zo raar omgaan met e-mail op het werk. Laatst iemand bij ons, hele mailwisselingen met vriendinnen, en de secretaresse kan die mail ook lezen, dus dat ging lekker rond…. 🙂

  4. Wat je personeel en jij als werkgever mag, is ook nogal afhankelijk van wat er in de arbeidsovereenkomst en het personeelsreglement is opgenomen. Ik heb al voor meerdere bedrijven/instellingen een reglement geschreven waar dit soort zaken helder worden benoemd en geregeld.

    Een paar voorbeeldjes: wettelijk gezien dient de werkgever als hij een mailbox of computer doorzoekt de privacy van de werknemer te respecteren en mag er niets wat niet relevant is voor het onderzoek bij derden terecht komen. De werkgever mag niet zomaar onderzoeken, maar dient (een vertrouwenspersoon in) de ondernemingsraad op de hoogte te stellen van deze actie, tenzij daar practische bezwaren tegen zijn zoals persoonlijke vriendschap, belangenverstrengeling of verdenking van de vertrouwenspersoon.

    Zo zijn er nog wel een aantal regels waar je je als werkgever aan dient te houden. Er is altijd een belangenafweging die een rechter zal maken als je afwijkt van die regels, maar je moet sterk in je schoenen staan en duidelijke argumenten hebben om niet teruggefloten te worden als je dat doet.

    Of een anonieme brief een reden is om tot ontslag over te gaan, is zonder de hele zaak te kennen nogal lastig om over te oordelen. Als ik lees dat de werknemer nota bene in een verbetertraject zit maar toch zo’n “grote fout” maakt, zou ik zelf kunnen beslissen dat het verbetertraject kennelijk niet werkt en de werknemer zijn/haar kansen verspeeld heeft, bijvoorbeeld. Dit feit anders geinterpreteerd door de rechter, dus er zal ongetwijfeld meer meespelen dat hier niet genoemd wordt.

  5. Ik ben benieuwd of emailcommunicatie van medewerkers dat wordt opgeslagen in een CRM systeem gelezen mag worden door de werkgever. Het automatische opslaan van email heeft hier als belangrijkste reden en delen van informatie om kwaliteit van de dienstverlening te vergroten em te borgen. Een medewerker kan dus altijd zien wat als laatste door een andere collega naar een klant of andere medewerkers is gecommuniceerd. Echter, wanneer iemand prive gebruik maakt van het zakelijke emailadres is dat dus ook zichtbaar.

  6. Standaard elke mail lezen lijkt me niet zomaar kunnen. Op zijn minst moet in het privacyreglement staan dat dit gebeurt. Verder moet je rekening houden met de mogelijjheid dat mensen privemails versturen, hoewel ik me afvraag of zulke mails in een CRM terecht komen. Hoewel? Je onderhoudt ook vaak een ietwat persoonlijke relatie met zakelijke klanten, hoort dat in het CRM?

  7. Een beperkt priv? gebruik door de werknemer van zowel telefoon als email/internet moet volgens mij door de werkgever toegestaan worden. Dat houdt dan mijns inziens per definitie in dat de werkgever nooit zomaar je email/mailbox mag lezen. Dat is een kwestie van goed werkgever- ?n werknemerschap. Alleen bij een (naar mijn mening zware !) verdenking van misbruik mag er controle plaatsvinden. Tot enige tijd geleden werd hier software gebruikt waarmee bepaalde (vlees…-!)kleuren in afbeeldingen/bijlagen van emails onderscheiden konden worden. Dat heb ik weg laten halen. Ook dat is niet toegestaan, omdat je dan zonder enige verdenking iedereen bij voorbaat controleert.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS