Misschien een luguber onderwerp, maar wel iets waar je zakelijk over na moet denken als je een bedrijf hebt. Zeker als je ook personeel of partners hebt, want die worden dan geraakt in hun bedrijfsvoering. Natuurlijk speelt dit bij iedere ondernemer wel, en niet alleen bij ICT-ondernemers, maar er zijn wel een paar speciale aandachtspunten die voor ICT-dienstverlening uniek zijn. Maar het belangrijkste is: denk er over na en regel het ruim voordat het een issue zou kunnen gaan worden. Want anders is het voor je collega’s, personeel of nabestaanden een bijzonder complex, confronterend en ook duur traject.
Het hangt van de rechtsvorm af wat er gebeurt met je bedrijf als je overlijdt. Ben je een eenmanszaak, dan houdt deze op te bestaan na overlijden. Je kunt dat anders regelen, door in je testament op te nemen hoe het verder moet met de onderneming en de bijbehorende bedrijfsmiddelen. (Die zijn namelijk deel van je privévermogen.) Bij een vennootschap onder firma hoort in het VOF-contract te staan wat er gebeurt als een vennoot overlijdt. En bij een besloten vennootschap gaat het primair over de eigendom van je aandelen. Vaak is vastgelegd dat deze naar de andere vennoot gaan, al dan niet tegen een afkoopsom. Maar ga na hoe je wilt dat het verloopt, en leg dat vast.
Een speciaal punt van aandacht voor ICT-ondernemers is je auteursrecht. Wanneer je als directeur software maakt, of andere werken waar auteursrecht op rust, dan is niet gezegd dat die rechten aan je bedrijf toekomen. Je bent geen werknemer, dus de gewone regel “het is voor werk, dus het is van werk” gaat hier niet op. Heb je niets geregeld in je testament of in een aparte ondertekende akte, dan is het mogelijk dat je auteursrechten naar je erfgenamen gaan in plaats van naar de collega of partner die het bedrijf voortzet. Dat is natuurlijk bepaald onhandig.
Regel dus expliciet (en met handtekening) dat de rechten bij de juiste entiteit komen te liggen. En let op: een algemene zin in je VOF- of managementcontract dat alle bedrijfsmiddelen of “resultaten van vlijt en inspanning” overgaan naar het bedrijf, is niet genoeg. Een auteursrecht draag je alleen over als concreet is vastgelegd om welk werk het gaat. En er moet een handtekening onder staan.
Daarnaast heb je als bedrijf vaak de nodige accounts bij diensten van derden. Dat kan iets simpels als de bedrijfs-Twitter zijn tot een SaaS-dienst waar je als bedrijf van afhankelijk bent. Misschien betaal je die nog steeds met je privé-creditcard, omdat dat handiger was toen je begon. Zet dat even om naar een zakelijke betaalmogelijkheid, net als het gekoppelde telefoonnummer voor accountherstel. En bedenk een manier om het wachtwoord veilig beschikbaar te hebben voor je zakenpartner(s) die met je bedrijf doorgaan.
Bij je zakelijke social media wil je misschien het wachtwoord niet delen. Wat moet een collega immers met jouw Linkedin? Maar wat moet er dan met die dienst gebeuren? Wie gaat namens jou dan het account bevriezen of opheffen? Er is een procedure voor maar misschien is het makkelijker om toch het wachtwoord ergens vast te leggen, zodat iemand bij overlijden snel het account weg kan halen, of juist een bericht kan plaatsen van overlijden.
Hebben jullie nog meer tips?
Arnoud
Volgens het recht ben je óf een werknemer óf een zelfstandig opdrachtnemer. Dat levert lastige situaties op in de deeleconomie, zo wordt 
Een juridisch ondernemer stond met een stichting ingeschreven bij de KVK (ik gok een advocaat met een stichting derdengelden), waarbij zijn persoonsnaam in de stichtingnaam zat en hij zijn eigen huisadres als vestigingsadres had opgegeven. Toen zijn gegevens opdoken in Google Maps, en foto’s van zijn huis in Streetview, diende hij een klacht in. Deze leidde ertoe dat Google een en ander ging blurren, maar dat was niet genoeg voor de ondernemer. Die stapte naar de rechter met een beroep op de Wet bescherming persoonsgegevens: het ging immers om zijn naam in de stichtingnaam.